Konfigurieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen für Beobachtungslisten
Mit Beobachtungslisten (Feldtyp „glide_list“) können mehrere Benutzer Benachrichtigungen zu einer Aufgabe abonnieren. Sie können Bedingungen in einer E-Mail-Benachrichtigung angeben, um E-Mail-Benachrichtigungen an die Mitglieder zu senden, wenn die Bedingungen erfüllt sind.
Vorbereitungen
Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird
Um diese Benachrichtigungen zu erhalten, müssen Anwender eine E-Mail-Adresse in ihrem Anwenderdatensatz definieren oder eine E-Mail-Adresse in das E-Mail-Feld der Beobachtungsliste eingeben.
Bei einer erweiterten Konfiguration mit Beobachtungslisten werden zwei Beobachtungslisten in einem Formular platziert – eine für allgemeine Kommentare zu einer Aufgabe und eine für Arbeitsnotizen oder nicht öffentliche Kommentare. Durch die Konfiguration separater E-Mail-Benachrichtigungen können separate Benutzer auf jeder Beobachtungsliste über unterschiedliche Informationen benachrichtigt werden.
Wenn Benutzer auf einer Beobachtungsliste für jede Aktualisierung eines incident mehr als eine E-Mail erhalten, kann dies daran liegen, dass andere Empfänger alle auf eine E-Mail-Benachrichtigung antworten. Empfänger können E-Mails über ihr E-Mail-System (Outlook, Groupweise usw.) und über das Basissystem erhalten. Um diese Duplizierung zu stoppen, entfernen Sie die Namen anderer Anwender aus der E-Mail oder der Beobachtungsliste.
Prozedur
- Öffnen Sie die zu konfigurierende Benachrichtigung.
- Wählen Sie im Abschnitt Wer wird empfangen das Symbol neben Anwender/Gruppen in Feldern aus.
- Doppelklicken Sie in der Spalte Verfügbar auf Beobachtungsliste, um sie in die Spalte Ausgewählt zu verschieben.
- Klicken Sie auf Aktualisieren.