Noções básicas de Gestão de projetos

Um projeto é qualquer esforço colaborativo planejado projetado para alcançar um objetivo. A aplicação Gestão de projetos não apenas ajuda a planejar e rastrear projetos, mas também se integra a outras aplicações.

Existem vários caminhos disponíveis para gerenciar um projeto. O melhor caminho geralmente depende das necessidades do negócio. As fases no gráfico foram projetadas para colocar um projeto em funcionamento com o mínimo de esforço:

Figura 1. Fases do projeto

Configurar o projeto

Configurar um projeto envolve decidir sobre uma abordagem para criar e vincular tarefas de projeto. Também envolve a criação dos usuários e grupos necessários na ServiceNow para que você possa atribuí-los às tarefas do projeto.

Planejar o projeto

Antes de criar um projeto, considere as seguintes perguntas e problemas:

• Você deseja uma abordagem de cima para baixo ou de baixo para cima para a tarefa?

  A tarefa de cima para baixo envolve a criação de um projeto primeiro e, em seguida, a identificação das principais fases do projeto. Posteriormente, as fases podem ser divididas em tarefas e subtarefas. A ênfase está na criação de estimativas para itens de alto nível, como fases e tarefas primárias, e na criação do projeto a partir daí em direção a um nível mais detalhado. Tenha cuidado ao criar tarefas para tarefas de cima para baixo. Ao criar uma tarefa em um projeto que tem uma data de início posterior à data de início do projeto, o projeto muda para a data de início posterior. A aplicação Gestão de projetos é mais compatível com tarefas de baixo para cima.

  A tarefa de baixo para cima envolve a criação de vários conjuntos de pequenas tarefas e a estimativa de itens de tarefa, como esforço, custo e duração. Essas estimativas são agregadas em tarefas primárias de alto nível (tarefas de rollup) e fases. A ênfase está em primeiro estimar blocos menores de trabalho com a maior precisão possível e, em seguida, permitir que essas estimativas sejam acumuladas em tarefas primárias, fases e no próprio projeto.

• O projeto faz parte de um portfólio maior de projetos?

  Considere também o planejamento de portfólio e como o projeto se relaciona a projetos ou iniciativas semelhantes.

• Que tipos de dependências as tarefas têm com outras tarefas?

  A aplicação Gestão de projetos oferece suporte a várias dependências. Consulte: Relacionamentos e dependências da tarefa do projeto.

• Os marcos e as linhas de base do projeto podem ajudar a gerenciar um projeto?

  Um marco é uma tarefa de projeto com uma duração de 0. Use marcos para indicar datas importantes em um projeto. Se necessário, crie dependências entre tarefas e marcos para que uma tarefa não seja iniciada até que um marco seja atingido.

  Uma linha de base é um snapshot das datas de início e término planejadas atuais no momento em que a linha de base foi criada para cada tarefa. Uma linha aparece em cada tarefa no gráfico de Gantt para as datas de início e término planejadas originais. A linha aparece deslocada para a esquerda ou para a direita, dependendo se a tarefa foi iniciada mais cedo ou mais tarde. Se as tarefas passarem para datas posteriores, o indicador de linha de base fornecerá uma maneira fácil de ver a gravidade dos atrasos.

• As habilidades, grupos e recursos necessários foram criados na ServiceNow?

  Se as tarefas de projeto forem atribuídas a diferentes grupos ou recursos individuais com as habilidades necessárias, crie usuários e grupos e configure a aplicação Gestão de habilidades.

• Um incidente, problema ou mudança existente justifica a criação de um projeto para rastreá-lo?

  Desses tipos de registro, uma mudança tem maior probabilidade de levar a atividades que são rastreadas como um projeto.

• Deseja rastrear os custos do projeto?

  Estime os custos de recursos do grupo antes de iniciar o projeto. Em seguida, rastreie o custo real de cada recurso do usuário a partir dos registros de horas. A aplicação Gestão de projetos também pode calcular os custos dos ICs afetados em um projeto. O complemento Gestão de projetos Costing é necessário para rastrear custos.

• Quais objetivos você deseja que o projeto alcance?

  Cada projeto tem pelo menos um objetivo. Os objetivos do projeto são salvos na tabela Objetivo e podem ser vinculados a qualquer tarefa. Em um cenário típico, vincule um objetivo a cada projeto e mantenha o campo Estado do objetivo atualizado.

Criar o projeto

Crie o projeto na aplicação Gestão de projetos após:

• Como escolher uma abordagem
• Coleta de estimativas iniciais para a data de início planejada
• Estimando custo
• Como formular um caso de negócio bem definido

Adicionar tarefas de projeto, dependências e relacionamentos

Depois de criar um registro de projeto, crie tarefas.

• Para planejamento de cima para baixo, crie uma tarefa que você já sabe que inclui várias tarefas secundárias. Em seguida, crie as tarefas secundárias e especifique que elas são tarefas secundárias da primeira tarefa que você criou.
• Para planejamento de baixo para cima, crie tarefas para as menores unidades de trabalho primeiro. Em seguida, você pode criar tarefas primárias intermediárias que cobrem um grupo de tarefas secundárias relacionadas. Por exemplo, se houver cinco tarefas sequenciais que compõem uma fase de um projeto chamado instalar banco de dados, crie as cinco tarefas primeiro. Em seguida, crie outra tarefa chamada Instalação de banco de dados e torne-a a tarefa primária das cinco tarefas. Cálculos de acúmulo, como Duração planejada, para a tarefa de instalação do banco de dados são calculados automaticamente com base nas tarefas secundárias.

É mais fácil criar relacionamentos e dependências de tarefas ao criar conjuntos de tarefas.

• Uma dependência significa que uma tarefa depende de outras tarefas a serem executadas (completa ou parcialmente) antes que ela possa ser executada. Para obter informações sobre os diferentes tipos de dependências compatíveis, consulte Relacionamentos e dependências entre tarefas do projeto.
• Um relacionamento significa um relacionamento primário-secundário em que várias subtarefas são configuradas em uma tarefa ou fase primária, que acumula campos como Duração planejada e Custo estimado.

  Use o gráfico de Gantt com formulários de tarefa e listas relacionadas para criar relacionamentos. Adicione marcos com base nos principais eventos de um projeto e crie dependências entre marcos e tarefas, se necessário.

  Configure também notificações para alertar os designados da tarefa de projeto quando suas tarefas forem movidas para o estado Trabalho em andamento. Consulte Criação de tarefas de projeto para obter mais informações sobre como criar tarefas.

Atribuir recursos ou grupos de atribuição às tarefas

Recursos do usuário são os indivíduos em uma organização atribuídos a tarefas de projeto. Você pode gerenciar seus recursos com planos de recursos na aplicação Gestão de recursos.

Adicionar o projeto a um portfólio

Um portfólio é um grupo de projetos relacionados. Se o projeto estiver relacionado a outros projetos, crie um portfólio e adicione o projeto. A aplicação Gestão de projetos fornece uma exibição de portfólio útil que facilita a emissão de relatórios sobre o status de todos os projetos em um portfólio. Os portfólios também incluem demandas.

Gerenciar o projeto

Depois que as etapas anteriores forem concluídas, o projeto poderá ser iniciado. Para medir o projeto em relação às estimativas iniciais, crie uma linha de base, que é um snapshot de todo o projeto, incluindo todas as datas planejadas para todas as tarefas e marcos do projeto. O gerente de projeto pode gerenciar um projeto no workbench do projeto.

Iniciar o projeto

Inicie o projeto alterando o estado do projeto para Trabalho em andamento. Quando você altera o campo Estado no formulário Projeto para Trabalho em andamento, a Data de início real do projeto muda para a data de início planejada.

Monitorar o Projeto e Personalizar Painéis

Você pode atualizar informações importantes de status do projeto, como o número de marcos ignorados. Você também pode exibir resumos de custo, escopo, risco do projeto e assim por diante. Modifique essas informações conforme necessário com a lista relacionada Exibição de portfólio no formulário Portfólio e exiba essas informações na página inicial Visão geral do projeto. Além disso, use os relatórios de projeto instalados com a aplicação, como Projetos ativos ou Projetos (por prioridade), para mostrar informações importantes do projeto.

Quando o projeto estiver em andamento, continue acessando os registros do projeto e edite vários itens, incluindo custos, prioridade, programação e valores planejados que não são acúmulos. Mantenha registros detalhados do projeto para riscos e problemas e consulte-os após a conclusão de um projeto. Crie também linhas de base ao longo do caminho para ver facilmente se alguma fase ou tarefa do projeto está atrasada no momento em que você cria a linha de base.

Fechar o Projeto

Quando o projeto estiver concluído, altere seu estado para Encerrado concluído no formulário do projeto. Quando um projeto está no estado fechado, a aplicação Gestão de projetos calcula valores reais como Duração real.

As atividades pós-projeto incluem a análise das linhas de base do projeto e dos valores reais e a geração de um painel de projeto final. Você pode cancelar os planos de recursos futuros e concluir os planos de recursos alocados para o projeto encerrado.

Se o projeto foi bem-sucedido e pode ser usado como modelo para projetos futuros, faça uma cópia dele. Se o projeto foi criado a partir de um registro de mudança, incidente ou problema, há várias outras atividades a serem executadas na ServiceNow.