Automatisering voor betere bedrijfsresultaten
TDSB (Toronto District School Board (TDSB) is de grootste en een van de meest diverse regionale onderwijsafdelingen in Canada. Ze zijn verantwoordelijk voor ongeveer 247.000 leerlingen, van de kleuterschool tot en met de zesde klas op 583 scholen. Daarnaast werken ze met bijna 130.000 volwassen studenten via de Adult and Continuing Education-programma's.
De zoektocht was aanvankelijk gebaseerd op de wens een oplossing te implementeren die meer zou doen dan één probleem oplossen. TDSB was op zoek naar een totaaloplossing die kon uitgroeien tot een waar bedrijfsplatform. De zoektocht was aanvankelijk gebaseerd op de wens een oplossing te implementeren die meer zou doen dan één probleem oplossen. TDSB wilde iets wat kon uitgroeien tot een waar bedrijfsplatform.
En dat heeft ServiceNow ze gegeven. De IT-afdeling van TDSB fungeert niet langer als probleemoplosser, maar is nu een ware partner voor de andere delen van de organisatie. Een belangrijk doel was dat leraren of studenten op mobiele apparaten moesten kunnen werken en ongeacht hun locatie service moesten kunnen ontvangen. Met de Workplace Service Delivery-oplossing van ServiceNow was dit mogelijk. TDSB wilde ook voldoen aan een intern vastgestelde KPI waarbij 90% van dringende problemen binnen vijf uur moet zijn opgelost. Toen dit doel in 2013, vóór de implementatie van ServiceNow, voor het eerst werd gesteld had het team nog een slagingspercentage van 68%. Sinds de implementatie van het platform heeft het team deze KPI bereikt.
Het ServiceNow-pakket heeft TDSB door de pandemie geloodst, waarbij gebruik werd gemaakt van een optie voor gezondheidscontrole. Via een samenwerking met Toronto Health heeft het een zeer effectieve gezondheidscontrole-app ontwikkeld voor gebruik op de smartphones van 247.000 studenten en 42.000 werknemers. Met de app konden ouders de gezondheidstoestand van hun kinderen elke ochtend snel en eenvoudig indienen, zodat de scholen over die informatie beschikten voordat de kinderen op school kwamen.
De risicobeheerafdeling van TDSB heeft ServiceNow ook gebruikt om workflows te automatiseren. Voorheen werd het werk handmatig uitgevoerd, via spreadsheets, Google-sheets en Word-documenten, en was daarom erg gevoelig voor menselijke fouten. ServiceNow heeft het proces voorzien van hyperautomatisering en korte metten gemaakt met de kans op fouten. Dankzij een volledig geautomatiseerde oplossing kan TDSB nu gegevens in realtime verzamelen en met dit inzicht kan het management tijdige, op bewijs gebaseerde beslissingen nemen.
"ServiceNow helpt ons als organisatie echt om een verschil te maken", zegt Peter Singh, Executive Officer - IT Services bij de Toronto District School Board. "En als we aan andere belanghebbenden laten zien wat we de afgelopen drie en een half jaar hebben bereikt, is achteraf ieders reactie ''Wat kan ik zeggen? Ik vind het geweldig. Ik wou dat we dat ook hadden". Ik vind het geweldig. Ik wou dat we dat ook hadden".