Nalevingsbeheer is het proces van het plannen, bewaken, controleren en beoordelen van IT-systemen om afstemming op de wettelijke normen te waarborgen.
Regels bepalen in wezen elk aspect van het bedrijfsleven - van de kwaliteitsnormen die ervoor zorgen dat producten veilig zijn om te gebruiken, tot de sociale richtlijnen die gepast gedrag op kantoor voorschrijven. En terwijl sommige regels niet veel meer zijn dan suggesties of richtlijnen, zijn andere gebaseerd op gevestigde beleidslijnen, of zelfs op voorschriften van werknemersvakbonden of door de overheid afgedwongen wetgeving. In deze gevallen kan het niet naleven van regels aanzienlijke gevolgen hebben.
Nalevingsbeheer is bedoeld om ervoor te zorgen dat een bedrijf, diens medewerkers en alle relevante IT-systemen deze normen naleven.
Regelgevingsnormen bestaan om verschillende redenen. In veel gevallen zijn deze voorschriften bedoeld om te voorkomen dat bedrijven handelen op een manier die in strijd zou kunnen zijn met de voortdurende veiligheid en het geluk van de gemeenschap. Organisaties hebben de verantwoordelijkheid om kwaliteitsproducten en -diensten te leveren, en om zodanig te handelen dat ze hun klanten of anderen niet misleiden of in gevaar brengen. Naleving kan ook helpen om eerlijke concurrentie op de markt te bevorderen, door richtlijnen op te stellen waar bedrijven zich aan moeten houden wanneer zij met concurrenten te maken hebben.
Ethische kwesties vormen vaak de kern van federale, staats- en lokale mandaten. Het niet naleven van deze wetten kan leiden tot zware straffen voor bedrijven, waaronder boetes, gevangenisstraffen voor leidinggevenden van het bedrijf of zelfs gedwongen sluiting of wijziging van de bestemming van het bedrijf zelf.
Ethische kwesties zijn natuurlijk niet de enige motivatie achter regelgeving voor bedrijven. Het vaststellen van normen, wetten en beste praktijken kan een concurrentievoordeel opleveren. Ten eerste zullen klanten waarschijnlijk eerder bereid zijn om samen te werken met een bedrijf dat zich houdt aan essentiële processen en procedures. Tegelijkertijd bestaan veel van deze procedures om beter beheer van het bedrijf zelf te bevorderen, en organisaties kunnen over de hele linie verbeteringen ervaren wanneer ze zich houden aan vastgestelde normen, wetten en best practices. Dit is met name zichtbaar met betrekking tot IT-systemen van bedrijven.
- Nalevingsbeheer in IT biedt bedrijven de volgende voordelen:
- Ervoor zorgen dat essentiële goedkeuringen worden verzameld voordat specifieke acties kunnen worden ondernomen (zoals IT-updates of noodpatches).
- Garanderen dat financiële gegevens nauwkeurig en consistent worden gerapporteerd.
- Risico's voor gevoelige klant-, leverancier-, werknemer- en bedrijfsgegevens voorkomen.
- Mogelijkheden voor het opstellen van Service Level Agreements (SLA's) om ervoor te zorgen dat beveiligingslekken tijdig worden ontdekt en aangepakt.
- Het identificeren van escalatiepaden of meldingsketens.
Succesvol nalevingsbeheer vereist dat organisaties een duidelijk inzicht krijgen in hun infrastructuur en alle bijbehorende systemen. Daartoe dienen bedrijven de volgende acties te ondernemen:
Bij beoordeling wordt nagegaan welke systemen, processen, verkopers of toepassingen niet aan de voorschriften voldoen. Daarbij kan het gaan om kwetsbare of niet-gepatchte systemen, maar ook om systemen die op een andere manier niet aan de regelgeving voldoen. Om systemen te beoordelen, legt u eerst alle relevante voorschriften vast in een regelgevingskader en taxonomie. Vervolgens kunt u controleprocessen opstellen en harmoniseren, zodat er geen dubbele processen zijn - veel regelgeving omvat vergelijkbare vereisten. Deze controles kunnen worden toegepast om systemen te beoordelen, en controletests moeten regelmatig worden gepland voor doorlopend toezicht.
Eventuele nalevingsproblemen die worden ontdekt door controletests en die worden geïdentificeerd in een auditlogboek, moeten vervolgens worden geprioriteerd op basis van de benodigde inspanning, de mogelijke impact op het bedrijf en de ernst van het probleem. Door nalevingsproblemen te classificeren op basis van het risico dat het bedrijf loopt en de middelen die nodig zijn om ze te herstellen, kunnen organisaties eerst belangrijke problemen met 'laaghangend fruit' oplossen, voordat ze naar anderen gaan die misschien niet zo druk of eenvoudig zijn.
Naleving is gericht op het bewaken, prioriteren en rapporteren van problemen, in plaats van deze te verhelpen. Wanneer nalevingproblemen worden ontdekt, moet het nalevingmanagementteam de details bekijken en beslissen of het moet worden overgedragen aan IT of een ander team voor herstel, of dat het bijbehorende risico wordt geaccepteerd en het nalevingprobleem onopgelost blijft. In het geval van een beleidsuitzondering geeft het uitvoeren van risicoanalyses het risicoteam de informatie die nodig is om te bepalen of het risico moet worden beperkt, geaccepteerd, overgedragen of vermeden. Er mag slechts een klein aantal beleidsuitzonderingen worden toegestaan en elke beleidsuitzondering moet een einddatum en herinneringen omvatten om gebruikers te informeren wanneer de uitzondering bijna verloopt.
Nadat eventuele wijzigingen zijn aangebracht en systemen opnieuw zijn beoordeeld, moet een rapport worden opgesteld waarin wordt bevestigd dat de wijzigingen zijn doorgevoerd en dat het systeem nu aan de eisen voldoet. Bovendien moet er in elke fase sprake zijn van controle en rapportage. Doorlopende controle helpt bij het herkennen van trends, snellere opsporing van problemen rond niet-naleving en het geven van realtime updates over oplossingen en uitzonderingen.
Het naleven van regelgeving, wetten, normen en beleidsregels is een noodzakelijk aspect van moderne bedrijfsvoering. Helaas kan het op de juiste manier beheren van naleving soms lastig zijn. Hieronder bespreken we kort enkele uitdagingen die in de weg kunnen staan:
Er worden doorlopend nieuwe wetten en normen opgesteld om ervoor te zorgen dat de IT-systemen van het bedrijf veilig en zodanig werken dat er geen risico's ontstaan wat betreft gevoelige klantgegevens. Dit betekent dat de oplossingen voor nalevingsbeheer van organisaties bijzonder aanpasbaar moeten zijn en veel van de huidige opties zijn dat momenteel niet.
Beveiligingsrisico's evolueren nog sneller dan de regelgevingsnormen; een systeem dat vandaag veilig lijkt, kan morgen al kwetsbaar zijn voor nieuwe bedreigingen en aanvalsmethoden waar nog geen rekening mee was gehouden.
De meeste zakelijke IT-systemen zijn niet centraal geïntegreerd; ze zijn verspreid over meerdere lokale en cloudgebaseerde platformen in gedistribueerde omgevingen. Zonder geïntegreerde rapportage of inzicht in de gehele onderneming kan het erg moeilijk zijn om een volledig beeld te krijgen van de huidige nalevingstatus en de bijbehorende kwetsbaarheden en risico's.
Complexe IT-omgevingen, in combinatie met grote teams, kunnen coördinatie bemoeilijken, waardoor beoordeling van naleving kan worden vertraagd en inconsistenties of misverstanden ontstaan bij het vaststellen van verantwoordelijkheden.
Bedrijven die met aannemers, leveranciers of andere externe partijen werken, kunnen aansprakelijk worden gesteld voor de manier waarop deze partners gevoelige klant- of bedrijfsgegevens beheren waartoe die toegang krijgen. Dit kan problematisch zijn, omdat effectieve controle op naleving van externe, niet-voltijds aannemers niet altijd mogelijk is.
Nu veel van de obstakels die effectief nalevingsbeheer in de weg staan in de afgelopen jaren zijn geëvolueerd, breiden toporganisaties hun aanpak uit. Tegenwoordig vereist het waarborgen van naleving van de regelgeving vaak een veelzijdige aanpak om alle relevante omgevingen te bewaken, te analyseren en erover te rapporteren. Het hebben van de juiste hulpmiddelen is daarbij van groot belang.
Andere best practices op het gebied van naleving zijn:
Als het gaat om uitgebreide naleving monitoring, is 'recent genoeg' mogelijk niet recent genoeg. Nalevingsproblemen kunnen snel en onverwacht optreden. Het uitvoeren van dagelijkse systeemscans kan er dus voor zorgen dat wanneer problemen of kwetsbaarheden zich voordoen, bedrijven kunnen handelen voordat deze problemen gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering.
Bedrijfsbeleid is niet statisch (en zou dat ook niet moeten zijn); beleid moet dynamisch en flexibel genoeg zijn om te kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen, wetten en beveiligingsrisico's die zich kunnen voordoen. Plan regelmatig datums in om het IT-beleid kritisch te bekijken en wees erop voorbereid om dit indien nodig bij te werken.
Het is de verantwoordelijkheid van het bedrijf om up-to-date te blijven wat betreft alle wetgeving op het gebied van IT-naleving en -regelgeving. Via RSS-feeds en andere services kunnen bedrijven de meldingen krijgen die ze nodig hebben om wijzigingen te plannen zodra deze zich voordoen.
Handmatig nalevingsbeheer is onnauwkeurig, inefficiënt en ongelooflijk tijdrovend. En naarmate een organisatie groeit, kan het lastig zijn om handmatige nalevingprocessen bij te houden. Automatisering maakt het mogelijk om bepaalde essentiële, herhalende taken door te spelen aan machinale programma's. Hierdoor kunnen bedrijven nalevingsbeheer stroomlijnen en de nauwkeurigheid, consistentie en productiviteit verbeteren, zodat ze zelfs de meest plotselinge bedrijfsgroei kunnen bijbenen.
De eenvoudigste en meest effectieve stap die bedrijven kunnen nemen om naleving te garanderen, is het up-to-date houden van al hun IT-systemen. In veel gevallen kan patching bijna volledig worden geautomatiseerd. Alle systemen met patches moeten worden getest om de levensvatbaarheid te garanderen voordat ze hun functies kunnen hervatten.
In veel gevallen is naleving een wettelijke vereiste, en zelfs wanneer dit niet wettelijk verplicht is, kan naleving van belangrijke IT- of bedrijfsbeleidsregels en -normen aanzienlijke voordelen opleveren. Ga als volgt te werk om aan de slag te gaan met nalevingsbeheer:
- Zorg voor betrokkenheid van alle leidinggevenden en belangrijke besluitvormers binnen de organisatie.
- Stel een geformaliseerd programma op waarin essentiële normen en voorschriften worden vastgesteld, beleidsregels worden opgesteld en controles worden ingesteld.
- Identificeer kritieke systemen, bedrijfsmiddelen, processen en leveranciers waarvoor naleving moet worden beheerd.
- Stel vast wie verantwoordelijk moeten zijn voor de naleving van de essentiële systemen, bedrijfsmiddelen, processen en leveranciers.
- Maak een gecentraliseerde opslagplaats om gevallen van niet-naleving te identificeren, ten behoeven van gegevens, auditlogboeken en informatie over bedrijfsmiddelen (zoals de CMDB).
- Maak indien nodig gebruik van externe partijen die ondersteuning kunnen bieden met gespecialiseerde kennis.
- Bied verplichte nalevingstraining aan op alle relevante afdelingen.
- Automatiseer controletests voor doorlopende controle van naleving.
ServiceNow is niet alleen een toonaangevende speler in het Gartner Magic Quadrant voor IT Risk Management, maar ook marktleider op het gebied van digitale nalevingsoplossingen. ServiceNow Governance, Risk and naleving (GRC) is gebaseerd op het bekroonde ServiceNow AI Platform en stelt bedrijven in staat effectieve beheerstructuren op te bouwen.
Binnen deze kaders kunnen gebruikers voorschriften importeren, beleidsregels identificeren en levenscycli voor beleid instellen, controles toewijzen en testen, verklaringen opstellen en regelmatige tests plannen. Ook kunnen ze procedures voor het beheren van problemen en taken uitvoeren om te reageren op nalevingproblemen zodra deze zich voordoen. ServiceNow GRC wordt ondersteund door dynamische, gecentraliseerde dashboards en intuïtieve rapportage, zodat organisaties beschikken over alle informatie die ze nodig hebben om snel en besluitvaardig te handelen.
Lees meer over Policy and Compliance Management en maak doorlopende naleving een integraal onderdeel van het succes van uw bedrijf.