Wet- en regelgeving draagt bij aan eerlijke marktvoorwaarden, de bescherming van consumentenrechten en het creëren van een veilige, rechtvaardige werkomgeving. Maar wetten alleen zijn meestal niet voldoende om wijzigingen af te dwingen, vooral wanneer het gaat om interne bedrijfsvereisten. Vaak ligt de echte uitdaging voor bedrijven in het begrijpen en naleven van de complexe behoeften die samenhangen met interne compliance. Corporate compliance is het mechanisme waarmee bedrijven ervoor zorgen dat zij en hun werknemers zich houden aan de wettelijke en ethische normen die van hen worden verwacht. Het omvat alles, van intern beleid en trainingsprogramma's tot audit- en handhavingsstrategieën.
In essentie gaat corporate compliance over het implementeren en handhaven van beleidsregels en procedures binnen een organisatie om ervoor te zorgen dat alle activiteiten in overeenstemming zijn met de ethische normen van het bedrijf. Hoewel sommige aspecten van corporate compliance wettelijk verplicht zijn, worden veel elementen vrijwillig toegepast om de corporate governance en de operationele integriteit te verbeteren.
Hoewel corporate compliance beperkend kan lijken doordat de werking van het bedrijf wordt gedicteerd, draait dit in wezen om het beschermen van het bedrijf tegen interne risico's en ethische schendingen. Het versterkt de integriteit van bedrijfsactiviteiten door de ontwikkeling en handhaving van interne beleidsregels en frameworks. Deze frameworks helpen de reputatie en operationele levensvatbaarheid van een bedrijf te beschermen door ervoor te zorgen dat bij elke actie de vastgestelde ethische normen en strategische doelstellingen worden nageleefd. Het belang van corporate compliance strekt zich in het bijzonder uit tot:
Door duidelijke richtlijnen en procedures vast te stellen, worden de verantwoordelijkheden van individuele werknemers en de organisatie als geheel in de complianceprogramma's van het bedrijf beschreven. Deze verantwoording zorgt ervoor dat alle acties in overeenstemming zijn met wettelijke en ethische normen, waardoor een cultuur van integriteit wordt bevorderd en het bedrijf wordt beschermd tegen potentieel schadelijke beslissingen.
Transparantie is van fundamenteel belang voor compliance, aangezien het beleid een duidelijk beeld vereist van de bedrijfsvoering en welke stappen bedrijven ondernemen om ervoor te zorgen dat ze aan de vastgestelde verwachtingen voldoen. Dit stimuleert bedrijven om opener te zijn over hun activiteiten, besluitvormingsprocessen en bedrijfsvoering. Indien op de juiste wijze geïmplementeerd, geven initiatieven op het gebied van corporate compliance interne belanghebbenden nauwkeurigere informatie over de interne werking van de organisatie. Misschien nog belangrijker is dat het ook de relaties met klanten kan verbeteren, die in toenemende mate waarde hechten aan eerlijkheid en openheid bij de bedrijven waarmee ze te maken hebben.
Corporate governance, dat gericht is op effectief beheer en effectieve besluitvorming, wordt aangevuld met grondige complianceprogramma's die ervoor zorgen dat alle acties juridisch en ethisch verantwoord zijn. Wanneer compliance en governance op elkaar worden afgestemd, leiden ze tot efficiëntere en verantwoorde bedrijfsactiviteiten.
Als ze weten dat ze deel uitmaken van een organisatie die handelt volgens wettelijke en ethische gedragsrichtlijnen, geeft dat werknemers een groter gevoel van trots op het werk dat ze doen. Een dergelijke positieve omgeving, waarin ethisch gedrag de norm is, draagt ook bij aan een gevoel van toegevoegde waarde onder het personeel, wat vaak leidt tot een hogere tevredenheid en loyaliteit.
Door naleving van milieuwetten en -voorschriften te garanderen, kunnen corporate-complianceprogramma's bedrijven helpen hun ecologische voetafdruk verkleinen en duurzame bedrijfsvoering bevorderen. Deze interne inzet voor milieubeheer is van cruciaal belang voor de gezondheid van de planeet op de lange termijn en sluit aan bij de groeiende verwachtingen van de samenleving en consumenten ten aanzien van maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Hoewel corporate compliance vaak eerder wordt geassocieerd met vrijwillige interne beleidsregels, kunnen er nog steeds juridische sancties worden opgelegd voor non-compliance op bepaalde gebieden. Door ervoor te zorgen dat een bedrijf zich aan alle relevante regelgeving houdt, kunnen complianceprogramma's het risico op juridische sancties verminderen.
Een uitgebreid corporate-complianceprogramma integreert alle facetten van compliance in de hele organisatie. Deze integratie strekt zich uit van het beheer van externe regelgeving en intern beleid tot grondige training voor werknemers. Door ervoor te zorgen dat alle afdelingen en werknemers deze normen op een uniforme manier toepassen, wordt het risico op ernstige storingen en overtredingen aanzienlijk beperkt. Deze afstemming is van cruciaal belang voor de algehele gezondheid en efficiëntie van het bedrijf.
In het bredere perspectief stelt het handhaven van compliance werknemers in staat hun werk effectief te doen, waardoor het bedrijf zijn doelen kan bereiken en een cultuur van empowerment en verbeterde groei kan bevorderen. Bovendien kan een robuust corporate-complianceprogramma in geval van een rechtszaak de organisatie in aanzienlijke mate helpen in de rechtszaal. Het toont aan welke stappen het bedrijf heeft genomen om aan de regels te blijven voldoen en creëert een papierspoor dat juridische professionals kunnen volgen.
Omdat er zoveel op het spel staat (en er zoveel te winnen valt), vereist het opzetten van een effectief corporate-complianceprogramma een weloverwogen aanpak. Hier volgen een aantal belangrijke stappen die bedrijven moeten overwegen bij het opstellen en in stand houden van succesvolle corporate-complianceprogramma's:
In de kern gaat corporate compliance over het tegengaan van risico's. Hiertoe moeten bedrijven eerst vaststellen op welke gebieden zij het meest kwetsbaar zijn voor non-compliance. Er moeten regelmatig risicobeoordelingen worden uitgevoerd om potentiële problemen voor te blijven. Kijk hierbij naar factoren zoals auditresultaten, de geschiedenis van juridische zaken, handhavingstrends in de branche en feedback van werknemers. Deze beoordelingen helpen bij het prioriteren van resources en het afstemmen van het complianceprogramma om specifieke risico's effectiever aan te pakken.
Effectieve corporate compliance is de verantwoordelijkheid van het hele bedrijf en dat begint met de toewijding van het management. De C-suite en andere belangrijke besluitvormers moeten niet alleen het complianceprogramma steunen, maar er ook actief aan deelnemen. Ze moeten de bevoegdheid hebben om regels toe te passen en het personeel op alle niveaus verantwoordelijk te houden. Maar leidinggevenden moeten niet alleen compliance afdwingen. Ze moeten ook het goede voorbeeld geven door ethisch gedrag te modelleren, open communicatie over compliance aan te moedigen en integriteit als kernwaarde van de organisatie te versterken.
Een goed gedefinieerde gedragscode moet duidelijk het doel, de gedragsverwachtingen en de verantwoordelijkheden van het programma beschrijven. Daarnaast moeten er gedetailleerde beleidsregels en normen worden opgesteld voor specifieke compliancegebieden die relevant zijn voor de branche, zoals corruptiebestrijding, naleving van de belastingwetgeving en gegevensbewaring.
Als iedereen een stem heeft, wordt de organisatie sterker. Technologie kan het proces stroomlijnen waarmee werknemers complianceproblemen melden, ongeacht of deze voortkomen uit operationele kwesties of wettelijke vereisten. Dit kan het indienen van complianceverzoeken, het melden van klachten of het registreren van incidenten omvatten. Bovendien zorgt een betrouwbaar volgsysteem over de behandeling van alle meldingen en verzoeken voor een eerlijke behandeling en levert het tevens essentiële documentatie die kan worden geraadpleegd in het geval dat de handelingen van het bedrijf ooit ter discussie worden gesteld.
Elke persoon die het bedrijf in een officiële hoedanigheid vertegenwoordigt, is verantwoordelijk voor compliance. Dit betekent dat alle werknemers, inclusief bedrijfsfunctionarissen en externe leveranciers, grondig moeten zijn getraind in wetten, codes, beleid en normen. Idealiter moet de training worden afgestemd op specifieke rollen (met name voor gebieden met een hoog risico) en volledig worden gedocumenteerd en bijgehouden. Met tools voor compliancebeleid en trainingsbeheer kan dit proces worden gestroomlijnd en kan een uitgebreide, consistente training in het hele bedrijf worden gegarandeerd.
Een corporate-complianceprogramma mag niet statisch zijn; het is een dynamisch proces dat voortdurende evaluatie en verbetering vereist. Regelmatige feedback van werknemers, voortdurende monitoring van de effectiviteit van compliance en goed geïnformeerd blijven over nationale en federale regelgeving helpen organisaties om zich aan de veranderende verwachtingen te houden. Deze continue benadering van verbeterde compliance zorgt ervoor dat het programma in de loop van de tijd effectief blijft en wordt aanpast aan het veranderende bedrijfs- en regelgevingslandschap.
Bedrijven hebben vandaag de dag veel slagkracht en wanneer ze zich op de juiste manier inzetten voor compliance met vastgestelde interne beleidsregels en richtlijnen, kunnen ze een drijvende kracht achter positieve verandering zijn. ServiceNow wordt als leider erkend in de Forrester Wave Q4 2023 over platforms voor governance, risico's en compliance (GRC) en ondersteunt organisaties bij het stellen van prioriteiten op het gebied van corporate compliance.
ServiceNow Geïntegreerd risicobeheer (IRM) is gebaseerd op het bekroonde Now Platform®, dat een uitgebreide aanpak voor corporate compliance biedt. Gebruik krachtige ingebouwde tools om volledige processen te stroomlijnen door eenvoudig regelgeving te importeren en intern beleid te beheren. Krijg toegang tot realtime gegevens met behulp van dynamische dashboards om een volledig gedetailleerd overzicht van compliance in de hele organisatie te maken. Gebruik geavanceerde automatiseringen en workflows om de levenscyclus van beleidsregels te beheren terwijl je voortdurend monitort of er sprake is van schendingen. En profiteer daarbovenop van de ondersteuning en begeleiding die je krijgt als je werkt met een gevestigde leider in GRC.
De integratie van geavanceerde systemen voor compliancebeheer in bedrijfsactiviteiten laat zien dat een bedrijf compliance proactief aanpakt. Probeer de demo van ServiceNow vandaag nog en maak van compliance een strategisch onderscheidende factor van je bedrijf.