Moderne klanten eisen meer van de bedrijven waar ze zaken meedoen. Ze verwachten tegenwoordig niet alleen kwaliteitsproducten die aan hun behoeften voldoen, maar ook dat organisaties ethisch en verantwoordelijk te werk gaan en dat ze als een positieve kracht op de wereldmarkt fungeren.
Maar ondanks dat veel prominente bedrijven uit zichzelf al prioriteit geven aan sociaal bewustzijn en integriteit, is er nog steeds behoefte aan meer formele governance. Wettelijke eisen (in de vorm van wetgeving, richtlijnen en voorschriften die door federale en staatsoverheden kunnen worden afgedwongen) stellen strikte, meetbare normen voor bedrijven om ervoor te zorgen dat organisaties die binnen bepaalde rechtsgebieden actief zijn, dit doen op een veilige, eerlijke en in overeenstemming met de vastgestelde verwachtingen.
Evengoed zijn wetten niet statisch. Ze veranderen voortdurend en van bedrijven wordt verwacht dat ze volledig op de hoogte te blijven van alle relevante regels. Doen ze dat niet, dan dreigen sancties. Om hun belangen te beschermen en te garanderen dat ze binnen de wettelijke grenzen werken, zijn organisaties in elke sector afhankelijk van compliance met de regelgeving.
Bedrijven bestaan om in de behoeften van klanten te voorzien en inkomsten te genereren. Compliance met de regelgeving ondersteunt deze doelen. Als wettelijke voorschriften niet worden nageleefd, leidt dat doorgaans tot hoge boetes, rechtszaken en onderzoeken, die allemaal de omzet kunnen drukken en het vermogen van een organisatie om zaken te doen kunnen verstoren. Compliance is ook cruciaal voor het behoud van de reputatie van een bedrijf. In een tijdperk waarin informatie snel wordt verspreid, kan elke misstap op het gebied van de regelgeving snel openbaar worden, waardoor het imago van een merk wordt beschadigd en het consumentenvertrouwen negatief wordt beïnvloed.
De Sarbanes-Oxley Act (SOX) onderstreept bijvoorbeeld de cruciale rol van compliance bij het handhaven van financiële integriteit en openbaar vertrouwen in bedrijven. Als regelgevingskader legt SOX strenge interne controles en regelmatige controles op om financiële fraude te voorkomen en een nauwkeurige financiële rapportage te garanderen. SOX dwingt verantwoordelijkheid af op het hoogste niveau van de bedrijfsleiding, beschermt beleggers tegen financiële misstanden en vermindert het risico op financiële schandalen die de reputatie van het bedrijf kunnen schaden. Bovendien bevordert SOX-compliance de operationele transparantie en worden protocollen voor gegevensbeveiliging versterkt, zodat bedrijven zware juridische straffen en boetes kunnen vermijden.
Een ander voorbeeld is NERC-CIP, dat is ontwikkeld om ervoor te zorgen dat kritieke infrastructuur bij energie- en nutsbedrijven goed wordt onderhouden en wordt beschermd tegen cyberdreigingen. We hebben gezien wat de rampzalige gevolgen kunnen zijn wanneer de infrastructuur niet goed wordt onderhouden. Een voorbeeld zijn de wildbranden die hebben geleid tot rechtszaken en ondermijning van het publieke vertrouwen.
Compliance met de regelgeving draait echter om meer dan alleen het vermijden van sancties. Een sterkere focus op compliance stimuleert bedrijven om te innoveren, vooral op het vlak van milieuvoorschriften. Hier kan compliance de ontwikkeling van groenere technologieën en duurzamere praktijken stimuleren.
Bovendien kan een krachtig complianceprogramma de operationele efficiëntie verbeteren door processen te stroomlijnen en uitgebreidere gegevensbeveiligingscontroles in te richten. Omdat datalekken alsmaar vaker voorkomen en bedreigingen steeds gedifferentieerder worden, is compliance met gegevensbeschermingswetten een absolute randvoorwaarde. Als gevoelige gegevens niet worden beschermd, kan dat onherstelbare schade veroorzaken – zowel voor het bedrijf zelf als voor de relatie met klanten.
Eenvoudig gezegd bieden processen en strategieën voor compliance met de regelgeving organisaties richtlijnen bij het bereiken van hun doelen. Om dit te ondersteunen, hebben afdelingen voor compliancebeheer doorgaans de taak om ervoor te zorgen dat hun organisatie volledig voldoet aan alle officiële wettelijke verplichtingen.
Het belang van compliance met de regelgeving blijkt wel uit de voordelen die dit biedt. Compliance kan een concurrentievoordeel zijn. Een effectief complianceprogramma biedt een bedrijf doorgaans de volgende voordelen:
Complianceprogramma's helpen organisaties op de hoogte te blijven van relevante wetten en deze na te leven. Deze proactieve benadering vermindert op aanzienlijke wijze het risico op juridische overtredingen, rechtszaken en beperkingen die de normale bedrijfsvoering kunnen verstoren en tot boetes of andere, zwaardere sancties kunnen leiden. Door ervoor te zorgen dat de wet wordt nageleefd, helpt compliance bedrijven ongewenste juridische problemen te voorkomen, zodat ze zich kunnen richten op hun kernactiviteiten.
Consumenten en zakenpartners geven steeds meer de voorkeur aan bedrijven die hun succes op een ethische en verantwoorde manier bereiken. Veel klanten zullen bijvoorbeeld eerder kiezen voor organisaties die zich houden aan de ESG-voorschriften dan voor organisaties die een negatieve invloed hebben op het milieu. Op deze manier verbeteren sterke resultaten op het gebied van compliance het merk en de reputatie van een bedrijf. De inzet voor compliance kan een krachtig onderdeel worden van de merkidentiteit van een bedrijf, wat het vertrouwen en de loyaliteit van klanten, investeerders en werknemers vergroot.
Complianceprogramma's omvatten vaak de implementatie van gestandaardiseerde procedures en best practices. Deze standaardisatie stroomlijnt niet alleen workflows, maar draagt ook bij aan een veiligere werkplek. De naleving van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften op de werkplek zorgt bijvoorbeeld voor een werkomgeving die vrij is van ongegronde gezondheidsrisico's, waardoor de kans op ongevallen wordt verminderd en de algehele productiviteit wordt verbeterd.
Compliance met de regelgeving zorgt ervoor dat het speelveld op de markt gelijk is. Door ervoor te zorgen dat alle bedrijven zich aan dezelfde regels en normen houden, bevordert compliance een eerlijke en gezonde concurrentie. Dit is met name belangrijk in branches waar niet-naleving een oneerlijk voordeel kan opleveren, bijvoorbeeld wanneer een bedrijf het niet te nauw neemt met de regels om de kosten te verlagen.
Een effectief complianceprogramma helpt bedrijven risico's aan te pakken voordat die tot ernstige problemen leiden. Dit risicobeheer is cruciaal voor de duurzaamheid en winstgevendheid op de lange termijn. Een complianceprogramma draagt bij aan de financiële gezondheid en stabiliteit van een bedrijf, doordat het risico op juridische sancties en reputatieschade wordt geminimaliseerd en een veilige en efficiënte werkomgeving wordt gecreëerd.
Hoewel compliance met de regelgeving een essentieel doel heeft en verschillende voordelen biedt, gaat dit ook gepaard met bepaalde uitdagingen die organisaties moeten overwinnen. Veel van deze obstakels komen voort uit de dynamische aard van de regelgeving zelf en de complexiteit van de integratie ervan in bestaande bedrijfsstructuren en -culturen.
Dit zijn de belangrijkste uitdagingen:
Wetten ontwikkelen zich en veranderen als reactie op sociale omstandigheden, waardoor het voorspellen van toekomstige trends in de regelgeving een lastige taak wordt. Het juridische landschap kan onvoorspelbaar zijn. Om deze onzekerheid weg te nemen, kunnen organisaties investeren in voorspellende compliancetools en meedoen aan regelmatige benchmarks voor de branche. Het bijhouden van nieuws over regelgeving en het ontwikkelen van een netwerk met brancheorganisaties kunnen ook vroege inzichten in potentiële veranderingen opleveren.
Het handhaven van compliance, zoals het voldoen aan SOX- en NERC-CIP-eisen, brengt vaak aanzienlijke kosten voor tests en audits met zich mee. Om deze kosten te beperken, kunnen bedrijven geavanceerde audittechnologieën gebruiken, gespecialiseerde bedrijven inschakelen en complianceprocessen automatiseren om handmatig werk te verminderen. Deze strategieën helpen bij het stroomlijnen van de activiteiten en kunnen de kosten die gepaard gaan met compliancetests verminderen.
Veel bedrijven hebben speciale compliancemedewerkers, maar dat betekent niet dat compliance alleen de verantwoordelijkheid is van compliance officers en managers. Om ervoor te zorgen dat iedereen binnen de organisatie volgens de wet en de vastgestelde normen werkt, is een culturele verschuiving nodig. Maar het kan moeilijk zijn om zo'n cultuur te creëren en te bevorderen. Bedrijven kunnen deze vraagstukken aanpakken door te zorgen dat het management compliancewaarden ondersteunt en door voortdurende personeelstraining aan te bieden in combinatie met duidelijke communicatie over het belang van compliance. Het integreren van compliance in prestatiecijfers en het belonen van het vereiste gedrag kan deze waarde nog verder versterken.
Compliancemedewerkers kunnen bedrijven helpen om samenhang te creëren op het gebied van compliance met de regelgeving. Maar naarmate compliance met de regelgeving een grotere focus wordt voor organisaties, ontstaat het probleem dat door de groeiende vraag de pool van potentiële medewerker met deze waardevolle vaardigheden slinkt. Organisaties moeten werken aan het creëren van aantrekkelijke loopbaantrajecten voor hun compliancefuncties, continue training en ontwikkeling bieden en overwegen om samen te werken met onderwijsinstellingen om gespecialiseerde opleidingsprogramma's voor compliance te ontwikkelen.
In het bedrijfsleven kunnen zelfs de meest positieve veranderingen leiden tot verstoring. Een naadloze integratie van complianceprocessen in bestaande bedrijfsactiviteiten kan kernprocessen vertragen of onderbreken. Het is mogelijk om deze onderbrekingen te compenseren met behulp van automatiserings- en compliancebeheersoftware, waardoor werknemers gemakkelijk met het complianceteam kunnen communiceren.
Een laatste essentieel aspect van compliance met de regelgeving is het voorspellen hoe nieuwe wetten het bedrijf kunnen beïnvloeden. Het begrijpen en kwantificeren van de impact van nieuwe regelgeving op bedrijfsactiviteiten en de winstgevendheid vereist een gedetailleerde gegevensanalyse. Bedrijven kunnen voorspellende analyses en modellering gebruiken om de potentiële impact van nieuwe regelgeving te beoordelen. Er moeten regelmatig audits en impactbeoordelingen worden uitgevoerd om de doorlopende effecten van compliance op de bedrijfsactiviteiten te evalueren.
Compliance met de regelgeving waarborgen is een doorlopend proces dat een zorgvuldige planning en uitvoering vereist. Dit omvat een aantal belangrijke stappen die organisaties ondersteunen bij het voldoen aan wettelijke en branchespecifieke voorschriften. Hier volgt een overzicht van de belangrijkste fasen in dit proces:
Relevante regelgeving identificeren
De eerste stap naar compliance is bepalen welke wetten en voorschriften van toepassing zijn op de organisatie. Dit omvat onder meer inzicht krijgen in federale, staats- en gemeentelijke regels die direct of indirect van invloed kunnen zijn op het bedrijf of die bepalen hoe het moet werken. Een uitgebreid begrip van deze voorschriften helpt ervoor te zorgen dat alle relevante aspecten worden gedekt en dat het bedrijf niet wordt gehouden aan normen waarvan het zich niet bewust is.
De toepasselijke eisen vaststellen
Nadat alle relevante voorschriften zijn geïdentificeerd, bestaat de volgende fase uit het vaststellen van de specifieke vereisten binnen deze voorschriften die betrekking hebben op de organisatie. Dit bestaat uit een gedetailleerde analyse van de voorschriften om te begrijpen hoe deze van toepassing zijn binnen de context van het bedrijf en welke wijzigingen er moeten worden doorgevoerd om te zorgen dat het bedrijf hieraan voldoet.
Een interne audit uitvoeren
Voordat er nieuwe processen kunnen worden geïmplementeerd, moet er een duidelijk beeld zijn van de huidige naleving van de regelgeving binnen de organisatie. Een interne audit kan deze informatie verschaffen en afwijkingen en andere mogelijke verbeterpunten identificeren. Hiermee wordt een nulmeting bepaald voor het opbouwen of wijzigen van complianceprocessen.
Bewijs van compliance verzamelen voor toekomstige audits
Verzamel en orden bewijs van de huidige complianceprocedures en eventuele corrigerende maatregelen. Deze stap zorgt dat de organisatie bij externe audits concreet bewijs heeft om complianceactiviteiten en operationele integriteit aan te tonen. Door in dit stadium een gedetailleerde registratie en documentatie bij te houden, worden eenvoudigere auditprocessen mogelijk en kunnen claims op het gebied van compliance worden aangetoond voor toekomstige beoordelingen.
Complianceprocessen opzetten en documenteren
Als de vereisten zijn vastgesteld en de eerste audit is voltooid, is het tijd om de interne activiteiten aan te passen om risicogebieden beter aan te pakken. Stel complianceprocessen op en documenteer deze duidelijk. Geef duidelijke instructies over individuele verantwoordelijkheden en doelen binnen deze processen en registreer elke wijziging grondig voor gebruik bij toekomstige audits.
Compliancetraining bieden
Compliance is een verantwoordelijkheid voor de hele organisatie en iedereen heeft daar een rol bij. Verzorg regelmatig trainingssessies om medewerkers en belanghebbenden te informeren over complianceprocessen, het belang daarvan en eventuele wijzigingen in de regelgeving.
Toezicht houden op wijzigingen in de regelgeving en deze beoordelen
Compliance is geen eenmalige taak, maar iets dat voortdurende aandacht vraagt. Voorschriften veranderen vaak en het is belangrijk om voortdurend te controleren of wijzigingen van toepassing zijn op het bedrijf. Wanneer er relevante wijzigingen worden vastgesteld, moeten organisaties de complianceprocessen snel bijwerken en hun personeel indien nodig opnieuw trainen.
In aanvulling op basisprocessen zijn er extra maatregelen die een organisatie kan invoeren om effectieve compliance met de regelgeving te bevorderen. Deze best practices omvatten het volgende:
Controleer het regelgevingslandschap continu op veranderingen. Dit houdt onder meer in dat bedrijven op de hoogte moeten blijven van branchespecifieke voorschriften en bredere juridische wijzigingen binnen het rechtsgebied. Op deze manier kunnen ze hun compliancestrategieën snel en effectief aanpassen.
Stel een compliancecode op. Dit document, waarin de organisatie haar streven naar eerlijke, veilige en ethische praktijken moet beschrijven, dient als compliancerichtlijn voor werknemers bij hun dagelijkse werkzaamheden en besluitvorming.
Maak tests een prioriteit wanneer je controles definieert. Dit helpt overbelasting van de controles te voorkomen naarmate het aantal voorschriften toeneemt. Door de controles te harmoniseren zodat aan meerdere voorschriften wordt voldaan, kunnen onnodige tests en onderhoud worden geminimaliseerd. Dit verbetert de efficiëntie en beheerbaarheid van de controles.
Herzie en update het compliancebeleid regelmatig om het relevant te houden. Identificeer en corrigeer eventuele zwakke punten in het beleid en breng het beleid in overeenstemming met de nieuwste wijzigingen in de regelgeving. Deze herzieningen helpen bij het onderhouden van een nuttig en up-to-date nalevingskader.
Het automatiseren van compliancegerelateerde activiteiten kan de efficiëntie en nauwkeurigheid aanzienlijk verbeteren. Automatiseringen kunnen controleren op veranderingen in de regelgeving, documentatie beheren en ervoor zorgen dat complianceprocessen in de hele organisatie consistent worden gevolgd. Deze op technologie gebaseerde benadering stroomlijnt het compliancebeheer en vermindert het risico op menselijke fouten.
Formaliseer het streven naar compliance van de organisatie door een gedetailleerd compliancebeleid op te stellen en te communiceren.
Een compliancebeleid bestaat uit een reeks geformaliseerde richtlijnen en procedures, die een organisatie heeft opgesteld om compliance te waarborgen met wettelijke normen en branchevoorschriften die relevant zijn voor haar activiteiten. Dit beleid dient als hoeksteen om het gedrag en de beslissingen van de organisatie te sturen op basis van externe regelgevingseisen. Het doel van dit type beleid is tweeledig: Het beleid bestaat om wettelijke overtredingen te voorkomen die kunnen leiden tot boetes, terwijl ook wordt getracht de integriteit en reputatie van de organisatie te handhaven in de ogen van toezichthouders, klanten en het grote publiek.
Het beleid beschrijft doorgaans de specifieke wet- en regelgeving die van toepassing is op het bedrijf, beschrijft de verantwoordelijkheden en verwachtingen voor werknemers op alle niveaus en zet de processen voor het bewaken en rapporteren van naleving uiteen. Dit kunnen bijvoorbeeld protocollen voor regelmatige audits, trainingsprogramma's voor personeel en methoden voor het aanpakken en verhelpen van schendingen van de compliance zijn. Door deze aspecten duidelijk te definiëren, helpt een compliancebeleid een cultuur van naleving binnen de organisatie te creëren, zodat alle activiteiten worden uitgevoerd binnen het wettelijke kader en de ethische normen die door regelgevende instanties zijn opgesteld.
Afhankelijk van waar het hoofdkantoor van een bedrijf is gevestigd en wie de klanten zijn, kunnen er uiteenlopende lokale, nationale, federale en buitenlandse voorschriften gelden waarvan een organisatie op de hoogte moet zijn. Bovendien kennen specifieke sectoren vaak eigen wet- en regelgeving. Branchespecifieke voorschriften zijn net zo belangrijk om op te nemen in compliance-initiatieven.
Hoewel het advies aan elk bedrijf is om een gedetailleerde evaluatie uit te voeren van de regelgeving binnen hun eigen bedrijfstak, volgen hier al een aantal belangrijke branchevoorschriften waar rekening mee moet worden gehouden:
SOX: Deze wet is opgesteld als reactie op financiële schandalen, zoals die bij Enron en WorldCom. SOX legt strenge controle- en financiële voorschriften op om aandeelhouders en het algemene publiek te beschermen tegen boekhoudkundige fouten en frauduleuze praktijken.
De Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) is van toepassing op onderwijsinstellingen en andere organisaties die studentengegevens verzamelen.
De Health Information Technology for Economic and Clinical Health (HITECH) en Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) geldt voor zorgverleners en andere bedrijven of groepen die digitale patiëntgegevens verzamelen, opslaan of overdragen.
Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS): voor betalingsprocessen, bedrijven en groepen die digitale financiële gegevens opslaan en overdragen.
Het NIST Risk Management Framework: Dit kader is ontwikkeld door het National Institute of Standards and Technology (NIST) en biedt een uitgebreid proces waarmee activiteiten op het gebied van beveiliging, privacy en risicobeheer worden geïntegreerd. Dit wordt gebruikt door Amerikaanse federale instanties en andere entiteiten om IT-beveiligingsrisico's te beheren.
NERC Critical Infrastructure Protection: Deze normen worden afgedwongen door de North American Electric Reliability Corporation (NERC) en zijn ontworpen om de bedrijfsmiddelen te beveiligen die nodig zijn voor het gebruik van het Noord-Amerikaanse net voor bulkelektriciteit. De normen dekken fysieke en cyberassets die essentieel zijn voor een betrouwbaar elektriciteitsnet.
De California Consumer Privacy Act van 2018 (CCPA): Deze wet versterkt de rechten van inwoners van Californië met betrekking tot hun persoonsgegevens en legt verantwoordelijkheden voor gegevensbescherming op aan bedrijven die zulke informatie verzamelen of verkopen.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG): Een essentiële verordening voor bedrijven die actief zijn in de Europese Unie of die de gegevens van EU-burgers verwerken. De AVG staat bekend om de strenge eisen op het gebied van gegevensbescherming, waardoor personen aanzienlijke controle hebben over hun persoonsgegevens en zware straffen kunnen worden opgelegd voor niet-naleving.
ServiceNow wordt als leider genoemd in de Forrester Wave Q4 2023 over platforms voor governance, risk and compliance (GRC) en biedt organisaties cruciale ondersteuning bij hun inspanningen om te voldoen aan verwachtingen op het gebied van compliance.
Integrated Risk Management (IRM) van ServiceNow is ontworpen om compliance met de regelgeving te stroomlijnen en te versterken via een uitgebreide suite van tools en functies. Processen voor risicomanagement en compliance worden gecombineerd in één system of action, waardoor organisaties eenvoudig binnen juridische en regelgevende kaders kunnen werken.
IRM biedt real-time inzicht voor een holistisch overzicht van het risicoprofiel en de compliancestatus van de organisatie. Geautomatiseerde workflows verhogen de productiviteit en helpen de kosten te verlagen, terwijl geavanceerde AI essentiële besluitvormingsaspecten verbetert. Op deze manier worden risico's snel en effectief ingeperkt en beheerd. Bovendien zorgen continue bewaking en geautomatiseerde risicobeoordelingen ervoor dat bedrijven zich snel kunnen aanpassen aan veranderingen in de regelgeving, zonder dat dit ten koste gaat van de operationele efficiëntie.
ServiceNow IRM biedt een krachtige en betrouwbare oplossing voor bedrijven die hun compliancestrategie willen verbeteren. Ontdek hoe ServiceNow jouw complianceactiviteiten kan transformeren. Probeer de demo ServiceNow vandaag nog!