E-Mail-Aufbewahrung

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Sie können E-Mail-Nachrichten archivieren und letztendlich vernichten, die Sie nicht mehr benötigen oder wenn Ihre E-Mail-Tabelle zu groß ist.

    Die E-Mail-Aufbewahrung ist ab dem Helsinki-Release verfügbar.

    Plugins zur E-Mail-Archivierung und -vernichtung

    Die Funktion zur Archivierung und Vernichtung von E-Mails verwendet die Plugins „Datenarchivierung“ und „E- Mail -Aufbewahrung“. Das Datenarchivierungs-Plugin muss aktiv sein, um E-Mail-Datensätze zu archivieren und zu vernichten. Das E-Mail-Aufbewahrungs-Plugin enthält eine Reihe von Regeln, die angeben, wann das System E-Mail-Datensätze archiviert und vernichtet.
    Hinweis:
    Das E-Mail-Aufbewahrungs-Plugin verhindert auch, dass das System Wasserzeichen löscht, die erforderlich sind, damit Aktionen bei eingehender E-Mail weiterhin funktionieren.

    Das E-Mail-Aufbewahrungs-Plugin und die zugehörigen Regeln zum Archivieren und Vernichten sind für neue Instanzen standardmäßig aktiv. Bei aktualisierten Instanzen müssen Sie sowohl das Plugin als auch die Regeln zum Archivieren und Vernichten manuell aktivieren. ServiceNow empfiehlt, dass Sie diese Regeln überprüfen und genehmigen, bevor Sie sie aktivieren.

    Wenn Ihre Instanz bereits über einen Prozess zum Verwalten von E-Mail-Datensätzen verfügt, müssen Sie das E-Mail-Aufbewahrungs-Plugin nicht aktivieren. Wenn Sie Ihren aktuellen Prozess durch die E-Mail-Aufbewahrung ersetzen möchten, deaktivieren Sie den aktuellen Prozess, bevor Sie die Regeln zum Archivieren und Vernichten aktivieren.

    E-Mail-Datensätze archivieren und vernichten

    Archivierung bedeutet das Verschieben von Datensätzen aus der E-Mail-Tabelle [sys_email] in die Archiv-E-Mail-Tabelle [ar_sys_email], wenn sie die Zeitgrenze der Archivierungsregel überschreiten. Vernichten bedeutet, dass Datensätze in der Archiv-E-Mail-Tabelle gelöscht werden, wenn sie die Zeitgrenze für die Vernichtungsregel überschreiten.

    Hinweis:
    Wenn eine Vernichtungsregel E-Mail-Einträge löscht, werden zugeordnete Wasserzeichen nicht gelöscht. Sie werden beibehalten, um sicherzustellen, dass Ihre Aktionen bei eingehender E-Mail weiterhin funktionieren.

    Standardmäßige Archivierungs- und Vernichtungsregeln

    Die E-Mail-Aufbewahrung bietet folgende E-Mail-Archivierungsregeln:
    • E-Mails – ignoriert und über 90 Tage alt: archiviert E-Mail-Nachrichtendatensätze, die mehr als 90 Tage vor dem aktuellen Datum erstellt wurden und vom Typ erhalten-ignoriert oder gesendet-ignoriert sind.
    • E-Mails – über ein Jahr alt: archiviert E-Mail-Nachrichtendatensätze, die mehr als 365 Tage vor dem aktuellen Datum erstellt wurden.

    Die E-Mail-Aufbewahrung bietet auch diese E-Mail-Vernichtungsregel:

    E-Mail-Archiv – über ein Jahr alt: vernichtet E-Mail-Datensätze, die länger als 365 Tage vor dem aktuellen Datum archiviert wurden.

    Mit diesen Standardeinstellungen werden Ihre E-Mail-Nachrichten insgesamt zwei Jahre in der Instanz gespeichert: ein Jahr in der E-Mail-Tabelle und ein Jahr in der E-Mail-Archivtabelle. Am Ende dieses Zeitraums löscht das System die abgelaufenen E-Mail-Datensätze aus der E-Mail-Archivtabelle.

    Hinweis:
    Standardmäßig sind diese Regeln für neue Instanzen aktiv und für Upgrades inaktiv. Das System führt Archivierungs- und Vernichtungsregeln aus, wenn Sie sie aktivieren.

    Kompatibilität mit anderen Implementierungen für die Datensatzverwaltung

    Wenn Sie bereits eine andere Methode zum Verwalten von E-Mail-Datensätzen verwenden, z. B. Tabellenbereiniger, müssen Sie die E-Mail-Aufbewahrungsfunktion nicht verwenden. Um das unerwartete Löschen von Datensätzen zu verhindern, empfiehlt ServiceNow, dass Sie nicht gleichzeitig mehrere E-Mail-Verwaltungsprozesse in derselben Instanz verwenden.

    Hinweis:
    Wenden Sie sich an Ihren Professional Services oder Vertriebsmitarbeiter, wenn Sie Support beim Ersetzen Ihrer bestehenden Datensatzverwaltungsimplementierung durch die E-Mail-Aufbewahrung benötigen.

    Auswirkungen des Archivierens und Löschens von E-Mail-Datensätzen

    Aktionen bei eingehender E-Mail kopieren den Text einer E-Mail in die Arbeitsnotizen des zugehörigen Datensatzes. Wenn der Datensatz der eingehenden E-Mail später gelöscht wird, ist der Abschnitt „E-Mail erhalten“ nicht mehr in den Arbeitsnotizen sichtbar, enthält jedoch noch eine Textkopie der E-Mail.

    Wenn das System eine E-Mail-Nachricht über einen Datensatz sendet, zeigt der Aktivitätsformatierer den Abschnitt Gesendete E-Mail mit einem Link zur E-Mail-Nachricht an. Wenn das System die E-Mail-Nachricht archiviert, entfernt der Aktivitätsformatierer den Abschnitt Gesendete E-Mail. Wenn das System die E-Mail-Nachricht löscht, ist diese weder im Aktivitätsformatierer noch in den Arbeitsnotizen sichtbar.
    Hinweis:
    Wählen Sie eine ausreichende Archivierungsdauer, sodass Ihre Benutzer über den Aktivitätsformatierer auf gesendete E-Mails zugreifen können.

    Durch die Archivierung von E-Mail-Datensätzen werden die verfügbaren Methoden des Systems geändert, um eingehende E-Mails als Antwort zu identifizieren. Nach dem Archivieren eines E-Mail-Datensatzes kann das System das Feld In-Reply-To nicht mehr verwenden, um eine eingehende E-Mail mit einem E-Mail-Datensatz abzugleichen. Das System kann jedoch immer noch eingehende E-Mails anhand einer Datensatznummer oder eines Wasserzeichens einem vorhandenen Datensatz zuordnen.