Fluxo de trabalho do objetivo de controle
O fluxo de trabalho do objetivo de controle introduz um processo de revisão e aprovação de mudanças nos registros de objetivo de controle, evitando que atualizações não revisadas afetem imediatamente objetos subsequentes, como controles.
Por que o fluxo de trabalho existe
Antes do fluxo de trabalho do objetivo de controle, qualquer usuário com a função de usuário de conformidade poderia atualizar diretamente um registro de objetivo de controle sem um processo de revisão. Como os objetivos de controle são referenciados por controles, políticas, ocorrências e outros objetos, as mudanças não revisadas afetariam imediatamente todos os registros downstream.
Quando você revisa um objetivo de controle publicado, um registro de rascunho de trabalho é criado para manter mudanças de rascunho. O registro publicado permanece ativo e disponível para processos descendentes até que você publique explicitamente as mudanças de preparação aprovadas. O registro de preparação está vinculado ao registro da versão atual e está sempre inativo, independentemente do estado do fluxo de trabalho.
Por exemplo, um objetivo de controle pode exigir testes mensais de sprinklers. Se um autor de conformidade quiser mudar o intervalo para dois meses, o registro publicado existente continuará a orientar a gestão de exceções e o atestado enquanto a mudança proposta passa por revisão e aprovação no registro de preparação. Se a mudança não for aprovada, o registro publicado não será afetado.
estados do fluxo de trabalho do objetivo de controle
Quando a propriedade de fluxo de trabalho está habilitada, um objetivo de controle passa pelos seguintes estados:
- Rascunho
- O estado inicial de um objetivo de controle novo ou revisado. O registro está inativo. Usuários listados em Responsável , membros dos grupos listados em Grupo responsável e os usuários com a função de gerente de conformidade podem editar o registro e executar ações de fluxo de trabalho.
- Revisão
- Acionado quando o proprietário seleciona Solicitar revisão . As aprovações são geradas com base nas regras de aprovação dinâmicas configuradas. Se nenhuma regra de aprovação se aplicar, o objetivo de controle será movido diretamente para Aprovado. O registro é somente leitura durante a revisão.
- Aprovada
- O objetivo de controle foi aprovado em todas as aprovações necessárias. O registro é somente leitura, exceto para Data de vigência campo. O objetivo de controle ainda não está ativo.
- Publicado
- O objetivo de controle está ativo. O sinalizador ativo está definido como verdadeiro. Campos de conteúdo principais (nome, descrição, orientação suplementar, categoria, classificação, e tipo) estão bloqueados. Os campos de metadados, como configurações de atestado e regra de agrupamento de ocorrências e campos de propriedade, permanecem editáveis sem exigir um registro de preparação.
- Desativado
- O objetivo de controle está inativo. O sinalizador ativo está definido como falso. A descontinuação é acionada selecionando Descontinuar ou definindo o sinalizador ativo como falso diretamente.
Tipos de revisão
Ao iniciar uma mudança em um objetivo de controle publicado, você deve selecionar um tipo de revisão. O tipo de revisão determina como os controles associados são afetados quando a mudança é publicada.
- Principal
- Use para mudanças substanciais no significado ou intenção do objetivo de controle. Quando uma revisão principal é publicada, todos os controles associados voltam para Rascunho, exigindo que os responsáveis pelo controle revisem as mudanças e confirmem novamente.
- Secundário(a)
- Use para correções, como correções ortográficas, erros de digitação ou reformulações que não mudam o significado funcional do objetivo de controle. Quando uma revisão secundária é publicada, os controles associados permanecem em seus estados atuais. Os valores de campo atualizados são aplicados aos controles sem acionar um novo atestado.
A categorização de uma mudança como grave ou secundário é subjetiva e não é imposta por restrições no nível de campo. Os revisores podem rejeitar um registro de preparação se o tipo de revisão não corresponder ao escopo das mudanças feitas. Você pode alterar o tipo de revisão a qualquer momento antes de publicar selecionando Atualizar tipo de revisão no registro de preparação.
Comportamento com a propriedade de fluxo de trabalho habilitada e desabilitada
O fluxo de trabalho do objetivo de controle é controlado pelo Habilite o fluxo de trabalho do objetivo de controle propriedade. A tabela a seguir resume como o comportamento difere com base na configuração de propriedade.
| Área de comportamento | Propriedade desabilitada | Propriedade habilitada |
|---|---|---|
| Quem pode editar um objetivo de controle | Qualquer usuário com a função de usuário de conformidade | Usuários no Responsável , membros de grupos no Grupo responsável e usuários com a função de gerente de conformidade |
| Editando um registro publicado | Edições diretas no registro do objetivo de controle | As edições são feitas em um registro de preparação; o registro publicado não é alterado até que as mudanças de preparação sejam aprovadas e publicadas |
| Campo de estado | Transições de fluxo de trabalho presentes, mas sem transições. O padrão de novos registros é Rascunho; registros ativos mostram Publicado; registros inativos mostram Descontinuado | Transições de fluxo de trabalho completo: Rascunho → Revisar → Aprovado → Publicado → Descontinuado |
| Ações de fluxo de trabalho | Indisponível | Disponível no espaço com base no estado atual e na função do usuário (Solicitar revisão, publicar, descontinuar e outros) |
| Campos Proprietário e Grupo proprietário | Não está presente no formulário | Pelo menos um desses campos é obrigatório |
| Campo Data de vigência | Indisponível | Opcional; publica automaticamente o objetivo de controle na data especificada; preenchido com a data de publicação real quando deixado em branco |
| Impacto nos controles quando uma mudança é publicada | Todos os controles associados são movidos para Rascunho imediatamente ao salvar | Revisão principal: Os controles associados são movidos para Rascunho. Revisão secundária: Os controles associados permanecem em seus estados atuais; valores de campo atualizados são aplicados sem acionar o novo atestado |
| Ativação do objetivo de controle na publicação da política | Todos os objetivos de controle associados são ativados automaticamente quando uma política é publicada | Todos os objetivos de controle associados devem estar no estado Aprovado ou Publicado antes que uma política possa solicitar aprovação. Os objetivos de controle aprovados são publicados automaticamente quando a política associada é publicada Da mesma forma, as mudanças em um objetivo de controle não podem ser publicadas se uma política associada estiver no estado Publicado, Descontinuado ou com aprovação pendente. Para publicar mudanças de objetivo de controle, a política associada deve estar no estado Rascunho ou Revisão. |
| Suporte à IU clássica | Acesso completo à lista relacionada e à edição | Acesso de edição e à lista relacionada preservado; ações de fluxo de trabalho disponíveis somente no espaço. Uma mensagem informativa no formulário orienta os usuários a abrir o registro no espaço para executar ações adicionais |