Defina a configuração de aprovação dinâmica em um registro de política

Uma política é um conjunto de diretrizes e regras estabelecidas por uma organização de negócios para governar suas operações. A criação de um registro de configuração de aprovação para uma política permite definir um ou mais níveis de aprovação e regras de aprovação com base em várias condições dinâmicas.

Começando com Austrália versão, você pode definir a configuração de aprovação dinâmica em um registro de política. A tabela de políticas consiste nos registros de política que regulam o status das políticas. Antes de implementar uma política, ela passa por um processo de revisão e aprovação.

A configuração de aprovação dinâmica em um registro de política permite definir vários níveis de aprovações com base em várias condições dinâmicas, como tipo de política, estado e proprietário, relacionadas aos campos de política. Quando você define a configuração de aprovação dinâmica em um registro de política, os aprovadores de uma política são adicionados dinamicamente ao registro de política.

Limitações de adicionar os aprovadores manualmente

O processo de configuração de aprovação existente usa a abordagem manual que tem as seguintes limitações:

• O processo de configuração de aprovação usa um único nível de aprovação. Se vários níveis de aprovação não forem usados, isso aumenta a possibilidade de introduzir erros e omissões no processo de aprovação.
• Os aprovadores de uma política não podem ser alterados com base nas condições dinâmicas ou em mudança do processo de aprovação.
• Os aprovadores são adicionados manualmente ao registro. O processo pode ser demorado, especialmente em grandes organizações ou estruturas complexas de tomada de decisão.
• A adição manual dos aprovadores pode levar a atrasos significativos. Aguardar para receber todas as aprovações pode retardar o processo de tomada de decisão e diminuir a produtividade.

Benefícios da configuração de aprovação dinâmica

A configuração de aprovação dinâmica em um registro de política oferece os seguintes benefícios:

• As organizações geralmente encontram ambientes dinâmicos e em mudança. Ter a flexibilidade para mudar os aprovadores permite que o processo de aprovação se adapte às circunstâncias de mudança. Isso garante que os indivíduos mais apropriados estejam envolvidos no processo de aprovação a qualquer momento.
• Para decisões complexas ou de alto risco, configurar vários níveis de aprovações permite que os revisores conduzam uma revisão abrangente de fatores relevantes. Isso garante que as decisões não sejam apressadas e que os possíveis impactos sejam cuidadosamente avaliados para diferentes cenários.
• A mudança dinâmica dos aprovadores pode simplificar o processo de aprovação e reduzir a sobrecarga administrativa, economizando tempo e recursos.

Casos de uso para solicitar vários níveis de aprovações

A configuração de aprovação pode ajudar a criar níveis de aprovação complexos sem adicionar aprovadores manualmente para cada política. Em alguns casos, um responsável pela política pode querer conduzir vários níveis de aprovações para uma política. Por exemplo, uma política está relacionada ao domínio de RH. A equipe de conformidade, a equipe jurídica e a equipe de RH desejam revisá-la e aprová-la. O responsável pela apólice pode atribuir a equipe de RH como aprovadores de nível 1 da apólice.

Quando a equipe de RH aprova a política, ela é atribuída à equipe de conformidade para aprovação de nível 2. Em seguida, ele é atribuído à equipe jurídica para aprovação de nível 3 da apólice. Além disso, o responsável pela política pode querer selecionar os aprovadores dinamicamente com base em determinadas regras que correspondem à política.

Este caso de uso destaca a importância de integrar a configuração de aprovação dinâmica a uma política e configurar as regras de aprovação de política com o configurador de aprovação.

Configurador de aprovação

Para usar a configuração de aprovação, o método de aprovação na política deve ser selecionado como Usar regra de aprovação como mostrado no exemplo a seguir.

A configuração de aprovação deve ser criada para a política e regras de aprovação válidas devem ser configuradas para os usuários.

Use o. Regras de aprovação de política módulo para configurar as regras de aprovação.

Configurando regras de aprovação de política usando o configurador de aprovação

Você pode configurar várias regras de aprovação usando o Configurador de aprovação:

• Configure regras de aprovação multinível com base em condições dinâmicas.
• Envie aprovações a um usuário ou grupo de usuários selecionados em um campo do registro de origem ou selecione o usuário ou grupos manualmente.
• Configure apenas uma aprovação ou todas as aprovações como aprovações necessárias.

Para definir a configuração de aprovação em um registro, consulte as seções a seguir.

1. Para configurar um registro de configuração de aprovação, consulte Defina um registro de configuração de aprovação.
2. Para atribuir um nível de aprovação para o registro de configuração de aprovação, consulte Atribua um nível de aprovação para o registro de configuração de aprovação.
3. Para configurar uma regra de aprovação para o nível de aprovação no registro de configuração de aprovação, consulte Configure uma regra de aprovação para o nível de aprovação.

Nota:

Para obter mais informações sobre as funções no Configurador de aprovadores para GRC aplicação, consulte Funções instaladas com Configurador de aprovadores para GRC.

Funções necessárias para criar regras de aprovação de política

Para criar as regras de aprovação de política, as seguintes funções são necessárias:

• Um usuário com a função sn_compliance.manager pode criar regras de aprovação de política com a função sn_grc_appr.admin.
• Os usuários com as funções sn_grc.business_user e sn_grc.business_user_lite e acima podem exibir uma política.
• Um usuário deve ter mp_document_user com a função sn_grc.business_user ou sn_grc.business_user_lite para acessar o documento quando a marcação estiver habilitada.

Fluxo de trabalho para definir a configuração de aprovação

Quando você define a configuração de aprovação em um registro de política, o fluxo de trabalho contém as etapas a seguir.

1. Quando uma aprovação é solicitada para um registro de política, o estado da política muda para Aguardando aprovação estado.
2. Se o método de aprovação for selecionado como Use aprovadores , ele usa os aprovadores mencionados no registro de política.
3. Se o método de aprovação for selecionado como Usar regra de aprovação , ele verifica se há uma configuração válida que se adapte ao registro de política. A configuração de aprovação dinâmica pesquisa o registro de configuração de aprovação relacionado à política.
4. A configuração de aprovação dinâmica recupera os aprovadores de cada registro de nível de aprovação e envia uma solicitação de aprovação para cada nível.
5. Se uma configuração válida não for encontrada, uma mensagem de erro será exibida informando que não há configuração válida para a política.

As etapas do fluxo de trabalho são mostradas no exemplo a seguir.

Se você for o responsável pela política, poderá selecionar os aprovadores da política na Aprovadores Campo do formulário de política. Os aprovadores geralmente são os usuários que têm a função de Usuário de conformidade. Se você não tiver acesso adequado, não poderá acessar o registro de política. Para solicitar acesso ao registro de política, entre em contato com o administrador de conformidade.

Integrando a configuração de aprovação dinâmica a uma política

Para integrar a configuração de aprovação dinâmica a um registro de política, você pode configurar vários níveis de aprovação e, para cada nível, você pode configurar as regras de aprovação. Com base nos níveis de aprovação e na configuração de regras, as aprovações são acionadas automaticamente. Quando um nível é aprovado, o registro de política é enviado para o próximo nível de aprovação.

O fluxo de trabalho para integrar a configuração de aprovação dinâmica a uma política é mostrado no exemplo e nas etapas a seguir.

• Quando uma aprovação é solicitada para a política, o estado da política muda para Aguardando aprovação estado.
• A configuração de aprovação dinâmica pesquisa o registro de configuração de aprovação adequado à política atual.
• Se a configuração de aprovação dinâmica não estiver definida em um registro de política ou, mesmo que esteja configurada, ela não for aplicável a esse registro de política específico, uma mensagem de erro será exibida informando que nenhuma configuração válida foi encontrada para o registro de política e o registro será anulado. Os usuários precisam voltar para seu registro de política e selecionar os aprovadores ou criar uma configuração válida para o registro de política.
• Se a configuração de aprovação dinâmica for definida, os aprovadores, os níveis de aprovação e as regras serão adicionados com base na configuração do registro de configuração de aprovação.

O fluxo de trabalho completo é mostrado no exemplo a seguir.

Componentes usados para configuração de aprovação dinâmica

Os seguintes componentes são usados para configurar a configuração de aprovação dinâmica em uma política:

• O módulo Regras de aprovação de política cria ou verifica as configurações de aprovação com a tabela de origem como política.
• A tabela Aprovação de política armazena os aprovadores de cada nível da configuração de aprovação. Ele pode ser usado para rastrear o status dos níveis de aprovação.
• Com base na decisão de nível atual, a política é encaminhada para o próximo nível de aprovação ou, se for rejeitada, será redefinida para Rascunho estado. Se todos os níveis forem aprovados, a política será movida para Publicado estado.