Workflow-Studio Flow-Auslösertypen
Jeder Auslösertyp definiert, wann ein Flow startet, und die ihm zur Verfügung stehenden Startdaten. Es gibt Auslöser für Datensatzvorgänge, Daten und Anwendungsvorgänge.
Datensatz-Auslöser
Verwenden Sie Datensatzauslöser, um einen Flow zu starten, wenn ein Datensatz erstellt oder aktualisiert wird.
| Auslöser | Beschreibung |
|---|---|
| Erstellt | Startet einen Ablauf, wenn ein Datensatz in einer bestimmten Tabelle erstellt wird. |
| Aktualisiert | Startet einen Ablauf, wenn ein Datensatz in einer bestimmten Tabelle aktualisiert wird. Erfordert die Auswahl, wann der Flow ausgeführt werden soll.
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| Erstellt oder aktualisiert | Startet einen Ablauf, wenn ein Datensatz entweder in einer bestimmten Tabelle erstellt oder aktualisiert wird. Erfordert die Auswahl, wann der Flow ausgeführt werden soll.
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Hinweis:
Abläufe mit Genehmigungsaktionen sollten den Auslöser nur einmal ausführen. In Fällen, in denen Sie eine Genehmigung aktualisieren und erneut übermitteln müssen, sollten Sie eine verwenden Kehren Sie zur Flow-Logik zurück Um erneut eine Genehmigung anzufordern.
REST-Auslöser
Verwenden Sie REST-Auslöser, um einen Flow nach einer bestimmten REST API-Anforderung zu starten.
Hinweis:
Diese Funktion erfordert ein IntegrationHub Enterprise-Abonnement. Weitere Informationen finden Sie unter Request Integration Hub.
| Auslöser | Beschreibung |
|---|---|
| REST-API – asynchron | Starten Sie einen Flow aus einem eingehenden API-Aufruf oder Webhook aus einem externen System. Konfigurieren Sie die Startbedingungen des Auslösers, ohne anwenderdefinierten Code schreiben oder verwalten zu müssen.Weitere Informationen finden Sie unter REST API-Auslöser . |
Geplante Auslöser
Verwenden Sie geplante Auslöser, um einen Flow nach einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit oder wiederholt in geplanten Intervallen zu starten. Geplante Auslöser verwenden die Zeitzone der Instanz, um zu bestimmen, wann ein Flow gestartet werden soll.
Hinweis:
Da Flows asynchron verarbeitet werden, wird ein Flow mit einem geplanten Auslöser möglicherweise nicht genau zum geplanten Zeitpunkt ausgeführt, zu dem seine Auslöserbedingungen erfüllt wurden. Wenn beispielsweise ein geplanter Ablauf während der Hauptgeschäftszeit ausgelöst wird, muss das System möglicherweise andere Ereignisse in der Warteschlange verarbeiten, bevor der geplante Ablauf ausgeführt werden kann.
| Auslöser | Beschreibung |
|---|---|
| Täglich | Startet jeden Tag zu einem bestimmten Zeitpunkt einen Ablauf. |
| Wöchentlich | Startet jede Woche zu einem bestimmten Zeitpunkt einen Ablauf. |
| Monatlich | Startet jeden Monat einen Ablauf zu einer bestimmten Zeit. |
| Einmal ausführen | Startet einen Ablauf einmal zu einer bestimmten Zeit, wiederholt sich jedoch nicht. Wenn Sie ein Datum oder eine vergangene Zeit auswählen, plant das System den Ablauf so schnell wie möglich durchzuführen. |
| Wiederholen | Startet einen Ablauf in regelmäßigen, von Ihnen definierten Intervallen. |
Auslöser der Anwendung
Verwenden Sie Anwendungsauslöser, um einen Ablauf zu starten, wenn anwendungsspezifische Bedingungen erfüllt sind.
| Auslöser | Beschreibung |
|---|---|
| Kafka-Nachricht | Startet einen Flow, wenn in einem Thema in Ihrer Kafka-Umgebung eine Nachricht vorhanden ist. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie einen Flow mit einem Kafka-Nachrichtenauslöser. |
| MetricBase | Startet einen Ablauf, wenn ein MetricBase Auslöser erreicht ist. Benötigt die MetricBase Anwendung. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie einen Flow mit einem MetricBase Auslöser. |
| Proaktive Analytics | Startet einen Flow, wenn die KPI-Punktzahl oder KPI-Schwellenwerte für proaktive Analytics erfüllt sind. Erfordert Performance Analytics Abonnement für proaktive Analytics. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie einen Flow mit einem Auslöser für proaktive Analytics. |
| Servicekatalog | Startet einen Ablauf aus einer Servicekatalog Artikelanfrage. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie einen Flow mit einem Servicekatalog Auslöser. Hinweis: Servicekatalog Auslöser unterstützen keine Katalogvariablen als Teil der Auslöserbedingung. Rufen Sie stattdessen Katalogvariablen im Haupttext des Flows ab oder erstellen Sie sie. |
| SLA-Aufgabe | Startet einen Flow aus einem SLA-Definitionsdatensatz. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Flows mit einem SLA-Aufgabenauslöser. |
Auslöser für eingehende E-Mails
Starten Sie einen Flow, wenn Ihre Instanz eine E-Mail erhält.
Eingehende E-Mail-Flows haben Priorität vor Aktionen für eingehende E-Mails. Wenn Sie Flows mit Auslösern für eingehende E-Mails erstellen, werden E-Mails zuerst von den Auslösern für eingehende E-Mails verarbeitet, bevor sie von Aktionen für eingehende E-Mails verarbeitet werden.
Mit Aktionen für eingehende E-Mails haben Sie keine vollständige Kontrolle über die Verarbeitung von E-Mail-Anhängen oder die Zuweisung des Zieldatensatzes einer E-Mail. Wenn Sie einen Flow mit einem Auslöser für eingehende E-Mails erstellen, können Sie diese Aktionen mit ausführen Aktion „E-Mail-Anhänge in Datensatz verschieben“ Und Datensatz der E-Mail-Aktion zuordnen. Um die Kontrolle über E-Mail-Anhänge zu verbessern, können Sie auch verwenden Aktion „E-Mail-Anhänge suchen“ Dient zum Zugreifen auf einen bestimmten Anhang als Datenpille.
Obwohl Sie eine eingehende E-Mail mit mehreren Aktionen für eingehende E-Mails verarbeiten können, können Sie eine eingehende E-Mail standardmäßig nicht mit mehreren Flows verarbeiten. Zusätzliche Konfiguration ist erforderlich. Informationen zum Beenden der Verarbeitung in Aktionen für eingehende E-Mails finden Sie unter Gibt die Verarbeitungsreihenfolge für eingehende E-Mails an .
Weitere Informationen zum Ausführen mehrerer Flows für eine eingehende E-Mail finden Sie unter Zulassen, dass mehrere Auslöser eine eingehende E-Mail verarbeiten.
Das folgende Diagramm zeigt, wie eingehende E-Mails von Auslösern für eingehende E-Mails verarbeitet werden. Nachdem die E-Mail als Antwort-, Weiterleitungs- oder neue E-Mail klassifiziert wurde, versucht das System, die E-Mail mit einem aktiven Auslöser für eingehende E-Mails abzugleichen. Wenn die E-Mail die Bedingungen eines Auslösers für eingehende E-Mails erfüllt, wird der Flow ausgeführt. Wenn die Verarbeitung der Flow-Probleme beendet wird, ist die Verarbeitung der E-Mail abgeschlossen. Wenn der Flow die Verarbeitung nicht stoppen kann, wertet das System die Bedingungen weiterer Auslöser für eingehende E-Mails aus. Wenn keine Auslöser für eingehende E-Mails mehr auszuwerten sind, versucht das System, die E-Mail stattdessen mit einer aktiven Aktion für eingehende E-Mails abzugleichen.
Wichtig:
Eingehende E-Mail-Flows verwenden den E-Mail-Absender als Anwender, der die Sitzung initiiert. Wenn das System den Absender nicht erkennt, wird der Flow für eingehende E-Mails als Gastanwender ausgeführt. Wenn Sie den Flow für eingehende E-Mails so festlegen, dass er als Anwender ausgeführt wird, der die Sitzung initiiert, wird sichergestellt, dass die Flow-Aktionen durch Anwenderzugriffssteuerungen eingeschränkt werden. Wenn der initiierende Anwender aus irgendeinem Grund erhöhte Berechtigungen benötigt, lassen Sie den Flow für eingehende E-Mails einen Subflow aufrufen, der mit den erforderlichen Rollen ausgeführt wird.
Um Zugriffssteuerungen für einen Flow für eingehende E-Mails zu testen, nehmen Sie die Identität eines typischen Anwenders für eingehende E-Mails an, und lösen Sie den Flow manuell aus.
Spoke-Auslöser
Spokes können bedingte und ereignisgesteuerte externe Auslöser oder Webhooks haben, die von Drittanbieteranwendungen ausgehen. Die Webhooks fungieren als Auslöser, die die Daten für einen Flow bereitstellen. Wenn Sie beispielsweise ein Problem auf P1-Ebene in einer Drittpartei-Problemverfolgungsanwendung erstellen, wird der Incident-Datenbankdatensatz in aktualisiert ServiceNow Instanz. Um diesen Flow zu implementieren, folgen Sie Diese Schritte:
Erweiterte Optionen
Geben Sie die Anforderungen für Anwendersitzungen an, die zum Starten eines Flows in erforderlich sind Erweiterte Optionen Abschnitt.
- Zeitpunkt für die Ausführung des Flows
-
Bestimmen Sie den Typ der Sitzung, die den Flow auslösen kann, ob der Flow ausgeführt werden soll, wenn er von bestimmten Anwendern ausgelöst wird, und welche Tabellen den Flow auslösen können.
Tabelle : 1. Optionen des Dropdown-Menüs für interaktive Sitzungen Option Beschreibung Nur für nicht interaktive Sitzung ausführen Flow, der nur in nicht interaktiven Sitzungen ausgelöst wird. Siehe Nicht interaktive Sitzungen . Nur für interaktive Anwendersitzung ausführen Flow, der nur in interaktiven Sitzungen ausgelöst wird. Für sowohl interaktive als auch nicht interaktive Sitzungen ausführen Flow, der in allen Sitzungen ausgelöst wird. Tabelle : 2. Optionen des Dropdown-Menüs „Anwender“ Option Beschreibung Bei Auslösung durch die folgenden Anwender nicht ausführen Flow, der für eine ausgewählte Liste von Anwendern nicht ausgelöst wird. Wählen Sie das Symbol Anwender hinzufügen ( 
), um der Liste Anwender hinzuzufügen.Nur ausführen, wenn von den folgenden Anwendern ausgelöst Flow, der nur für eine ausgewählte Liste von Anwendern ausgelöst wird. Wählen Sie das Symbol Anwender hinzufügen ( ), um der Liste Anwender hinzuzufügen.Für beliebigen Anwender ausführen Flow, der für jeden Anwender ausgeführt wird. Tabelle : 3. Optionen im Dropdown-Menü „Tabelle“ Option Beschreibung Nur für aktuelle Tabelle ausführen Flow, der nur für die ausgewählte Tabelle ausgelöst wird. Für aktuelle und erweiterte Tabellen ausführen Flow, der für die ausgewählte Tabelle und alle erweiterten Tabellen ausgelöst wird. - Wo soll der Flow ausgeführt werden?
-
Legen Sie fest, ob der Flow im Hintergrund oder in der aktuellen Sitzung ausgeführt werden soll.
Option Beschreibung Flow im Hintergrund ausführen (Standard) Flow, der asynchron im Hintergrund ausgeführt wird. Verwenden Sie diese Option für Flows, die keine sofortigen Updates erfordern, und damit andere Systemprozesse gleichzeitig ausgeführt werden können. Flow im Vordergrund ausführen Flow, der in der aktuellen Sitzung synchron ausgeführt wird. Verwenden Sie diese Option, um einem Endanwender sofortige Updates bereitzustellen. Wenn ein Flow beispielsweise eine Aufgabe öffnet, nachdem die vorherige Aufgabe geschlossen wurde, verwenden Sie diese Option, um die nächste Aufgabe sofort zu öffnen, nachdem ein Anwender eine schließt. Hinweis:Das Ausführen eines Flows im Vordergrund kann den aktuellen Sitzungs-Thread blockieren und die Anwendereingabe verhindern, bis der Flow abgeschlossen ist. Vermeiden Sie die Ausführung von Flows im Vordergrund, wenn sie Aktionen enthalten, die nicht unterbrochen werden können, z. B. Aktionen, die ein Skript ausführen. Aktionen oder Flow-Logik, die einen Flow anhalten, blockieren keine Sitzung.
Datenpillen, die nach Auslösertyp verfügbar sind
Flow-Designer haben Zugriff auf Datenpillen über den Auslöser.
| Auslösertyp | Datenpillen verfügbar |
|---|---|
| Datensatz |
|
| REST-API – asynchron |
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| Datum |
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| SLA-Aufgabe |
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| Eingehende E-Mail |
|
| Metrikbasis |
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| Servicekatalog |
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| Kafka-Nachricht |
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Allgemeine Leitlinien
Befolgen Sie diese allgemeinen Richtlinien beim Erstellen von Datensatzauslösern.
- Bestimmen Sie, ob Ihr Flow einen Auslöser oder eine Variableneingabe benötigt
- Flows werden immer ausgeführt, wenn ihre Auslöserbedingungen erfüllt sind. Auslöser stellen immer dieselben Daten wie Eingaben für Flows bereit. Wenn Sie stattdessen Variableneingaben benötigen, um einen Flow zu initiieren, erstellen Sie einen subflow .
- Fügen Sie Bedingungen hinzu, um anzugeben, welche Datensatzwerte Ihren Flow starten
- Das Starten eines Flows nur bei Bedarf verbraucht weniger Systemressourcen als das Starten eines Flows, das Anhalten und das Warten auf Fortsetzen des Flows, bis eine bestimmte Datensatzbedingung gilt. Anstatt einen Flow zu erstellen, der mit einer Aktion „auf Bedingung warten“ beginnt, entwerfen Sie den Flow neu, um die Wartebedingung als Teil des Datensatzauslösers einzubeziehen.
- Erstellen Sie eindeutige Bedingungen für Datensatzauslöser in derselben Tabelle
- Um zu verhindern, dass Flows sich gegenseitig überschreiben, erstellen Sie eindeutige Bedingungen für jeden Flow, der in derselben Tabelle ausgeführt wird. Wenn mehrere Flows in derselben Tabelle dieselben Filterbedingungen haben, kann die Reihenfolge, in der die Flows ausgeführt werden, nicht ermittelt werden. Die Verwendung von Bedingungen hilft auch, die Flow-Leistung zu optimieren, indem ein präziserer, kleinerer Satz von Datensätzen zurückgegeben wird.
- Durch Import- und Update-Sätze hinzugefügte oder aktualisierte Datensätze ignorieren
- Datensatzauslöser ignorieren Datensätze, die durch Anwenden eines Update-Satzes oder Importieren einer XML-Datei hinzugefügt oder aktualisiert wurden. Diese Vorgänge gelten für die gesamte Anwendung oder Tabelle und nicht für einen einzelnen Datensatz.
- Ersetzen Sie Datensatzauslöser in Servicekatalog-Tabellen durch Anwendungsauslöser für Servicekatalog
- Flow Designer zeigt Servicekatalog-Tabellen nicht mehr als Optionen für Datensatzauslöser an. Erstellen Sie stattdessen Flows, die den Auslösertyp der Servicekatalog-Anwendung verwenden.
- Verifiziert, ob die Anwender, die einen Flow auslösen, Zugriff auf Auslöserbedingungsdaten haben
- Da Flows normalerweise als Anwender ausgeführt werden, der sie auslöst, überprüfen Sie, ob Anwender Zugriff auf alle in den Auslöserbedingungen angegebenen Daten haben. Vermeiden Sie das Erstellen von Auslöserbedingungen für zugehörige Tabellen, auf die typische Anwender keinen Zugriff haben. Wenn Ihre Flow-Auslöserbedingungen Zugriff auf rolleneingeschränkte Daten erfordern, führen Sie Ihre Flows mit der Rolle aus, die für den Zugriff auf diese Daten erforderlich ist.