Wann Flows und Playbooks verwendet werden sollen

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  • Aktualisiert 31. Juli 2025
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Verwenden Sie diese allgemeinen Richtlinien, um zu bestimmen, wann ein Flow oder Playbook erstellt werden soll.

    Wann Flows verwendet werden sollen

    Flows, Subflows und Aktionen sind die grundlegenden Bausteine der Prozessautomatisierung. Flows werden ausgeführt, wenn ihre Auslöserbedingungen erfüllt sind, und jeder Flow wiederum führt eine Sequenz von Aktionen, Flow-Logik und Subflows aus. Die Aktionen, die Flow-Logik und die Subflows innerhalb eines Flows erstellen und aktualisieren Daten.

    Ein Flow eignet sich gut für Prozessautomatisierungen, die diese Kriterien erfüllen.
    Erwarten Sie wenige bis keine manuellen Anwenderinteraktionen
    Solange ein Flow über die erforderlichen Eingabedaten verfügt, kann er ohne Anwenderinteraktion bis zum Abschluss ausgeführt werden. Einige Flow-Logik und -Aktionen erfordern, dass Anwender Datensatzänderungen vornehmen, ein Flow kann jedoch automatisch anhalten, bis seine Wartebedingungen erfüllt sind. Prozessautomatisierungen, die von Anwenderinteraktionen abhängen, z. B. das Lesen eines Knowledge Base-artikels, das Durchlaufen einer Prüfliste und das Sammeln von Feedback, sind mit Flows schwieriger zu verwalten. Flows stellen keine direkten UI-Elemente bereit, mit denen Anwender interagieren können. Flows hängen davon ab, ob Anwender wissen, wie sie eine vorhandene UI finden und alle erforderlichen Änderungen vornehmen können. Beispielsweise hängt ein datensatzbasierter Flow davon ab, dass ein Anwender eine Änderung an einem bestimmten Datensatz wie einem Fall oder einem Incident vornimmt.
    Wird voraussichtlich mit hohen Volumina ausgeführt
    Eine Instanz kann Hunderte bis Tausende von Flows pro Sekunde ausführen. Wenn Flow-Reporting standardmäßig deaktiviert ist, kann eine Instanz ein hohes Volumen von Flows ausführen, bevor sie Auswirkungen auf die Leistung erkennt. Wenn Sie erwarten, eine Prozessautomatisierung bei hohen Volumina auszuführen, ist ein Flow eine gute Lösung für ein Playbook, da er weniger Overhead und Systemressourcen erfordert.
    Erwarten Sie, dass einige bis keine Subflows ausgeführt werden
    Je mehr Subflows ein Flow aufruft, desto schwieriger wird die Verwaltung über die Flows-Schnittstelle. Sie können zwar eine bedingte Flow-Logik oder eine Entscheidungstabelle verwenden, um einen auszuführenden Subflow auszuwählen, Playbooks bieten jedoch eine bessere Anwender-Experience für die Ausführung einer Sequenz von Subflows.

    Wann Playbooks verwendet werden sollen

    Playbooks basieren auf Aktivitäten, die vorgefertigte Flows, Subflows und Aktionen als Bausteine verwenden.

    Ein Playbook eignet sich gut für Prozessautomatisierungen, die diese Kriterien erfüllen.
    Erwarten Sie mehrere manuelle Anwenderinteraktionen
    Playbooks stellen UI-Elemente bereit, mit denen Anwender interagieren können. Die Playbook-Experience führt Anwender dazu, alle erforderlichen Änderungen vorzunehmen, um das Playbook weiterzuentwickeln.
    Wird voraussichtlich bei geringen Volumina ausgeführt
    Playbooks erfordern mehr Systemressourcen, da sie UI-Elemente generieren und weitere Ausführungsdetails speichern.
    Es wird erwartet, dass viele Subflows ausgeführt werden
    Playbooks bieten eine bessere Anwender-Experience für die Ausführung einer Sequenz von Subflows.