Introductie van een speciale DX-afdeling in Japan
Asahi Group is een Japanse producent van voedingsmiddelen en dranken die bekend staat om de productie van Asahi Super Dry-lager, Mitsuya Cider, MINTIA-pepermuntjes en diverse andere alcoholische dranken en zoetigheden. Het bedrijf heeft de afgelopen 10 jaar zijn wereldwijde activiteiten laten groeien en tegenwoordig komt bijna 50% van de omzet uit het buitenland.

In 2022 introduceerde het bedrijf Asahi Group Japan, dat zich uitsluitend richt op activiteiten in het thuisland.

"De binnenlandse activiteiten werden voorheen beheerd door de Japanse divisie van Asahi Group Holdings, maar in januari 2022 hebben we Asahi Group Japan opgericht om het management van die markt over te nemen", aldus Tomokazu Yamakawa, Executive Officer van de Digital Transformation Department, Asahi Group Japan.

Asahi Group Japan consolideerde de binnenlandse afdelingen die belast waren met de digitale transformatie (DX) van het bedrijf, verspreid over interne bedrijven zoals Asahi Group Holdings en Asahi Breweries, en creëerde één nieuwe geconsolideerde DX-afdeling die verantwoordelijk is voor het promoten en beheren van DX-initiatieven in Asahi-bedrijven in Japan.

"Om het voor onze bedrijven gemakkelijker te maken om samen te werken met de nieuwe DX-afdeling, hadden we speciale infrastructuur, processen en databases nodig.

"Voor ons is DX bedrijfstransformatie. De DX-afdeling is een pionier op het gebied van een bredere bedrijfstransformatie, met de nadruk op het bevorderen van innovatie in al onze processen en bedrijfsmodellen onder al onze organisaties", zegt Yamakawa.

Werknemers behandelen als klanten
Om best practices op te zetten, werkt Asahi Group Japan aan een transformatie van de werknemersbeleving door gebruik te maken van de kracht van digitalisering. ServiceNow speelt een cruciale rol door inefficiënte processen te elimineren en activiteiten te automatiseren met digitale workflows.

"We begonnen onze digitale transformatie met de introductie van ServiceNow IT Service Management, dat IT-activiteiten stroomlijnt en automatiseert," aldus Hiroshi Shimizu, Manager van de Digital Transformation Department, Asahi Group Japan. "Hierdoor konden we het aantal tijdrovende en voor werknemers frustrerende dagelijkse taken verminderen. We hebben ook onze mindset veranderd om werknemers dezelfde hoogwaardige beleving te bieden als onze klanten."

Bij het vorige goedkeuringsproces voor toepassingen waren meerdere afdelingen betrokken bij de controle op fouten rond de inhoud, verwerking en instructies van de toepassing, wat tijd en moeite kostte.

"We realiseerden ons dat we deze workflow konden vereenvoudigen en onnodige stappen konden elimineren. Dat zou niet alleen het goedkeuringsproces voor aanvragen versnellen, maar ook de werknemersbeleving verbeteren", legt Shimizu uit.

Om dit te bereiken, besloot de DX-afdeling een reeks interne servicetoepassingen te centraliseren op het Now Platform.

Goedkeuring van toepassingen in minuten, niet in weken
Het transformeren van het interne servicetoepassingsproces met ServiceNow levert al resultaten op. Toen Asahi Group Japan bijvoorbeeld cloudservices zoals webconferenties en het delen van bestanden uitrolde, heeft ServiceNow de goedkeuring en provisioning voor deze toepassingen geautomatiseerd.

"Wanneer een werknemer voorheen een gedeelde map maakte, moest het IT-team goedkeuring vragen van een manager of afdelingshoofd voordat de map werd gemaakt, en dat kon een week duren", legt Shimizu uit. "Met ServiceNow is het proces volledig geautomatiseerd. We beschikken over alle informatie die we nodig hebben om het verzoek goed te keuren en het delen van bestanden via een API in slechts enkele minuten te leveren."

Een groot voordeel van het Now Platform is dat cloudservices flexibel kunnen worden verbonden via een vrij gekoppelde architectuur. "Het integreren van ServiceNow met andere cloudservices is handig en biedt ons de beste functionaliteit. We willen dit platform gebruiken om naadloos te integreren met andere systemen om de activiteiten te optimaliseren," aldus Shimizu.

"ServiceNow is een zeer veelzijdige oplossing en we zijn niet van plan het gebruik ervan te beperken tot direct inzetbare toepassingen. Het is geen puzzel met één juiste oplossing: het is een platform met bouwstenen die oneindig veel mogelijkheden ondersteunen", vervolgt hij.

Registratiesystemen verbinden met interactiesystemen
Asahi Group Japan maakt ook gebruik van ServiceNow HR Service Delivery voor human resource management, en van App Engine, die de ontwikkeling van low-code-bedrijfstoepassingen ondersteunt. Dit betekent ook dat de DX-afdeling workflows kan gebruiken die zich buiten de IT-afdeling bevinden.

In de toekomst is Asahi Group Japan ook van plan om ServiceNow te gebruiken om zijn registratiesystemen (SoR, systems of record) en interactiesystemen (SoE, systems of engagement) te koppelen om een enkele architectuur te bouwen voor het gehele binnenlandse bedrijf.

Zoals Yamakawa uitlegt: "ServiceNow integreert API's op flexibele wijze met cloudservices, waardoor het eenvoudig is om het platform te verbinden met verouderde systemen. Dit maakt het de ideale brug tussen cloudservices en bestaande systemen. We werken nog steeds aan onze ideale IT-architectuur, maar we weten dat we met ServiceNow veerkrachtig en schaalbaar zijn en dat onze werknemers zich kunnen richten op taken die meer voldoening geven."