Tijdrovende taken elimineren om levens te redden

AstraZeneca heeft een ambitieuze missie: het vinden van oplossingen voor zeldzame ziekten die miljoenen mensen treffen, maar waar momenteel geen beschikbare behandelingen voor zijn.

Niet alleen neemt het bedrijf een aantal van 's werelds moeilijkste farmaceutische uitdagingen aan, waarbij elke dag telt in de race om levens te redden, maar AstraZeneca zet zich ook in voor ambitieuze doelen. Het streven is om in 2030 20 nieuwe geneesmiddelen op de markt te hebben gebracht.

Als het bedrijf zijn doelen wil bereiken, moet het een van de belangrijkste beschikbare middelen in handen krijgen: tijd. Duurzaam gebruik van tijd is de fundamentele drijfveer van de samenwerking tussen AstraZeneca en ServiceNow, waardoor onderzoekers en wetenschappers kunnen samenwerken, innoveren, creëren, testen en hun uitvindingen kunnen lanceren.

Het is nog nooit zo belangrijk geweest om tijdrovende handmatige taken weg te nemen en sneller, slimmer en efficiënter te werken, op alle mogelijke manieren. Dat is een wens die tot uiting komt in het IT-motto van het bedrijf: 'elke minuut telt'. Door het ServiceNow AI Platform voor bedrijfstransformatie te omarmen, de ultieme optie voor tijdsbesparing en vereenvoudiging, zal het bedrijf innovatie en werknemersproductiviteit verder versnellen, operationele kosten verlagen en de veerkracht van de service verbeteren.

Laten we eens kijken hoe ServiceNow ervoor zorgt dat AstraZeneca tijd kan besparen door meerdere handmatige taken te vervangen door één universeel beschikbaar, snel, efficiënt en intuïtief systeem:

• Zet wetenschap op de eerste plaats door repetitieve, handmatige taken te automatiseren
• Richt je op de gebruikerservaring om de acceptatie van het platform te maximaliseren
• Vergroot de waarde door de potentiële cumulatieve tijdsbesparing te zien
• Personaliseer onboarding zodat nieuwe werknemers vanaf de eerste dag productief kunnen zijn

Zet wetenschap op de eerste plaats door repetitieve, handmatige taken te automatiseren

"Gezien de uitgesproken ambitie zijn IT en het gebruik van technologie van cruciaal belang om deze resultaten te bereiken", zegt Cindy Hoots, Chief Digital Officer en CIO bij AstraZeneca. "Bij AstraZeneca telt elke minuut, want het is van cruciaal belang dat we zo snel mogelijk levensreddende medicijnen bij patiënten krijgen.

"ServiceNow is een geweldige partner geweest en hielp ons na te denken over hoe we het werk dat onze wetenschappers elke dag doen, kunnen optimaliseren, processen kunnen stroomlijnen en de efficiëntie kunnen verbeteren zodat ze zich op de wetenschap kunnen richten."

Neem bijvoorbeeld de handeling van het selecteren, bestellen en opslaan van essentiële laboratoriumapparatuur, zoals reageerbuizen. Voor het op de markt brengen van slechts één nieuw geneesmiddel zijn tijdens de ontwikkelingsfasen miljoenen reageerbuizen nodig. AstraZeneca ontdekte dat werknemers bestellingen met de hand in een notitieblok schreven. Dit proces duurde telkens 30 minuten. Het stroomlijnen van de workflow met het ServiceNow AI Platform betekent dat wetenschappers en onderzoekers in luttele seconden leveringsorders kunnen plaatsen via een centraal platform, waardoor tijd wordt bespaard die kan worden besteed aan het leveren van medicijnen aan patiënten.  

Richt je op de gebruikerservaring om de acceptatie van het platform te maximaliseren

Het op de markt brengen van een nieuw medicijn is enorm complex en daar hebben we de slimste mensen ter wereld voor nodig. Het vereist ook projectmanagement op topniveau en logistieke expertise om ervoor te zorgen dat onderzoekers en wetenschappers altijd beschikken over wat ze nodig hebben om snel, efficiënt en nauwkeurig te werken.

Het elimineren van handmatige taken en het vrijmaken van tot wel 30 minuten extra tijd per dag voor onderzoekers en wetenschappers levert een enorme bijdrage aan de inspanningen van AstraZeneca om in 2030 20 nieuwe levensreddende geneesmiddelen te lanceren.

Om de ideale oplossing te ontwerpen, hebben ServiceNow-teams hun collega's van AstraZeneca gevolgd om een forensisch inzicht te krijgen in de precieze vereisten van een onderzoekslaboratorium van wereldklasse.

Het resultaat is een gedigitaliseerd, geautomatiseerd en AI-gestuurd end-to-end systeem voor het selecteren en bestellen van apparatuur en benodigdheden, binnen de AskAZ-werknemersportal van het bedrijf. Gebruiksvriendelijke schermen en vertrouwde menu's zorgen voor een snelle en intuïtieve gebruikerservaring, met toegang tot vooraf geselecteerde items van goedgekeurde leveranciers, waardoor bestellingen binnen enkele seconden kunnen worden voltooid.

"Het ServiceNow AI Platform speelt een cruciale rol bij het realiseren van waardevolle tijd voor onze onderzoekers en wetenschappers door hun workflows te stroomlijnen en hun efficiëntie te verbeteren", zegt Cindy. "Door die werklast via vereenvoudigde processen te verlagen, hebben we de complexiteit verminderd.

"AI speelt een rol bij alles wat we doen, het zorgt ervoor dat we medicijnen sneller bij patiënten krijgen. Met een innovatieve partner als ServiceNow, die ons bijstaat op ons traject, kunnen we gezamenlijk alles in het werk stellen om betere patiëntresultaten te bereiken."

Vergroot de waarde door de potentiële cumulatieve tijdsbesparing te zien

Dankzij het selecteren en bestellen van alle apparatuur en benodigdheden op het ServiceNow AI Platform zijn de laboratoria van AstraZeneca in staat hun missie voor 2030 te realiseren.

Meer dan 60.000 aanvragen in meer dan 400 categorieën lopen nu jaarlijks via het ServiceNow AI Platform en elke handeling bespaart vele minuten per keer. De cumulatieve, jaarlijkse tijdsbesparing is enorm en wordt geschat op zo'n 30.000 uur. In plaats van deze onschatbare tijd kwijt te zijn aan handmatige administratieve taken, wordt die tijd nu gebruikt voor het streven naar levensveranderende medicijnen.

Met alles op één plek en rijke gegevens en analyses hebben managers direct inzicht in het systeem, kunnen ze kooppatronen en de voorraadstatus beoordelen, slimme aankoopbeslissingen onderbouwen en verbeteringen voor gebruikers mogelijk maken.

"Bij alles wat we hier bij AstraZeneca doen, denken we aan een patiënt, en voor mij is dat heel persoonlijk", zegt Dinesh Krishnan, Global Head of Enterprise platforms bij AstraZeneca. "Ik, mijn vrienden, mijn familie; allemaal patiënten. We kennen allemaal mensen die patiënten zijn, en we zijn er voor die mensen. De patiënten zelf, de families en de gemeenschappen waarin we werken.

"Met AI ingebouwd in het ServiceNow-platform vanaf dag één, kunnen we de waarde sneller aanwenden en aansturen. Als processen die 20 of 30 minuten in beslag namen nu slechts enkele seconden duren, en dat meer dan 60.000 keer per jaar, dan kun je je voorstellen hoeveel tijd er vrij komt en welke focus je kunt genereren door efficiënter te rijden."

Personaliseer onboarding zodat nieuwe werknemers vanaf de eerste dag productief kunnen zijn

De ambitieuze doelstellingen van AstraZeneca voor 2030 omvatten ook een aanzienlijke groei met meer dan 20.000 nieuwe werknemers. Deze nieuwe werknemers zullen zich aansluiten bij elk onderdeel van het bedrijf, waarbij iedereen, zowel binnen als buiten het lab, een bijdrage levert aan de missie van AstraZeneca: het vinden van oplossingen voor ziekten die miljoenen mensen treffen, die uitdagingen met zich meebrengen en waarvoor momenteel geen behandelingen beschikbaar zijn.

Het bedrijf wil de nieuwe collega's vanaf hun eerste contact een ervaring van wereldklasse bieden, hen voorbereiden op hun nieuwe carrière en hen in staat stellen de grond in te slaan.

Om deze ambitie te ondersteunen, heeft AstraZeneca Onboarding 2,0 ontwikkeld op het ServiceNow AI Platform, een nieuwe, gestroomlijnde onboarding-ervaring met gepersonaliseerde portals voor elke nieuwe werknemer, waardoor die vanaf de eerste dag productief kan zijn.

"Nieuwe collega's onboarden is een cruciaal moment”, legt Jackie Crockford, VP Global Business Services bij AstraZeneca uit. “Door AI aan het werk zetten voor elke werknemer helpt ons dat om efficiënter en effectiever te werken.

"We ontdekten dat managers meer dan 50 uur bezig waren met het onboarden van werknemers. Dus als we 10% van die tijd kunnen wegnemen door een aantal van de meer transactionele elementen te automatiseren in plaats van de menselijke elementen, besparen we meer dan 90.000 uur. Tegelijkertijd zullen we mensen onboarden en hen sneller in het bedrijf verwelkomen, en ook sneller belangrijke nieuwe inzichten van onze nieuwe collega's krijgen."