Overzicht van de organisatie

CARE bestrijdt armoede en sociale onrechtvaardigheid in de wereld in meer dan 120 landen, met speciale aandacht voor vrouwen en meisjes. Van noodhulp tot onderwijs- en gezondheidsprogramma's, CARE maakt het verschil op plaatsen waar voorzieningen beperkt zijn en de middelen schaars. De organisatie leunt dan ook sterk op technologie die zowel flexibel als toegankelijk is. 

Achtergrond 

In Malawi, een van de meest dichtbevolkte en armste landen van Afrika, stelde CARE een hardnekkig probleem vast dat duizenden leerlingen treft: een onbetrouwbare aanwezigheidsregistratie. Scholen in het hele land werkten met handmatige, papieren aanwezigheidsregistraties die leerkrachten veel tijd kostten, foutgevoelig waren en het vrijwel onmogelijk maakten om in realtime actie te ondernemen. 

Op de scholen die CARE ondersteunt, heeft een klas gemiddeld 89 leerlingen. Zonder nauwkeurige aanwezigheidsgegevens hadden beheerders moeite om resources effectief toe te wijzen, de verstrekking van schoolmaaltijden te coördineren en leerlingen te identificeren die risico liepen op uitval.

James Laja, een leerkracht en gegevensverzamelaar, beschreef treffend het kernprobleem: "Met het oude systeem werden er veel fouten gemaakt bij het verzamelen van de aanwezigheidsgegevens en verliep de overdracht van de aanwezigheidsgegevens traag." Dit ging duidelijk ten koste van de kinderen. Als er een fout werd gemaakt bij het bepalen van de benodigde maaltijden, hadden sommige kinderen geen eten. Als niet werd opgemerkt dat kwetsbare kinderen niet aanwezig waren, was er minder tijd om te handelen. CARE had een oplossing nodig die betrouwbaar werkte in omgevingen met beperkte connectiviteit, zonder de toch al zwaarbelaste leerkrachten verder te belasten.

Als winnaar van een ServiceNow.org Partnership for Good Grant (SPGG) werkte CARE samen met KPMG aan het ontwerpen en bouwen van AttendAssist, een AI-gestuurde aanwezigheidsregistratie-oplossing op basis van sms en gebouwd op ServiceNow App-engine. Het doel was om handmatige processen te vervangen door een systeem dat aanwezigheidsgegevens in real time kon voorspellen en bijhouden, workflows voor beheerders kon verenigen en leerlingen betrokken kon houden en ervoor kon zorgen dat iedere leerling werd geregistreerd in een omgeving met beperkte connectiviteit. Het low-code-platform van App-engine was de sleutel. CARE bouwde de nieuwe oplossing zonder een groot engineering-team te hoeven inhuren, wat betekent dat ook andere organisaties met beperkte resources hetzelfde zouden kunnen doen.

De oplossing

AttendAssist is native ontwikkeld op App-engine, waardoor CARE de flexibiliteit kreeg om de oplossing af te stemmen op zijn specifieke operationele omgeving en workflowvereisten. In plaats van een off-the-shelf tool aan te passen, bouwde het team een speciaal ontworpen applicatie die betrouwbaar kon functioneren met de beperkte mogelijkheden van scholen in Malawi.

De kern van de oplossing is de AI-gestuurde beeldherkenningstechnologie die de identificatie van leerlingen in het klaslokaal automatiseert. De resultaten zijn opvallend. Dat zag ook James op zijn school: "Leerlingen vinden het geweldig om elke dag gefotografeerd te worden, wat de opkomst heeft verbeterd". Het systeem verstuurt tegelijkertijd nauwkeurige gegevens, een duidelijk voordeel ten opzichte van handmatige processen. Door handmatige aanwezigheidslijsten te elimineren, neemt het systeem leerkrachten het papierwerk uit handen, zodat ze zich kunnen concentreren op wat echt belangrijk is, namelijk lesgeven.

Sms-integratie stond vanaf het begin centraal in het ontwerp. Omdat veel scholen werken in gebieden met beperkte of onbetrouwbare internettoegang, maakt de oplossing gebruik van sms om aanwezigheidsgegevens en pushmeldingen naar beheerders en schoolpersoneel te versturen. Zo blijft het systeem inzetbaar en bruikbaar, ook in omgevingen met extreem beperkte resources, zonder dat investeringen in infrastructuur nodig zijn die de meeste scholen in de regio niet kunnen dragen.

Aan de administratieve kant verenigt AttendAssist de workflows voor schoolbeheerders, waardoor het personeel één centrale plek heeft om onregelmatigheden in de aanwezigheidsgegevens te corrigeren, de maaltijdvoorziening te coördineren en zorgen over individuele leerlingen te signaleren. In plaats van te vertrouwen op losse spreadsheets of handmatige opvolging, kunnen beheerders nu snel en consistent handelen op basis van aanwezigheidsgegevens. Zo kunnen scholen snel worden voorzien van wat ze dringend nodig hebben en worden vertragingen en fouten bij de toewijzing van resources verminderd.

Voor veel gezinnen in gemeenschappen met lage inkomens is school de plek waar een kind standaard een maaltijd krijgt, wat thuis misschien niet mogelijk is. Onderwijs en voeding zijn beide essentieel om te ontsnappen aan armoede. In de scholen die CARE ondersteunt, komt 45% van de leerlingen naar school zonder thuis te hebben ontbeten. Een nauwkeurige aanwezigheidsregistratie zorgt ervoor dat het exacte aantal schoolmaaltijden voor leerlingen kan worden bereid, zonder voedsel te verspillen of maaltijden tekort te komen.

De resultaten

De impact van AttendAssist is meetbaar en significant. "AttendAssist is nuttig omdat het precies aangeeft hoeveel leerlingen er aanwezig zijn, een belangrijke verbetering ten opzichte van toen het systeem soms nog het verkeerde aantal leerlingen gaf", aldus leerlinge Naomi Malizani.

Op 111 scholen in Malawi heeft CARE de leerlingopkomst met bijna 36% verhoogd, wat rechtstreeks ten goede komt aan meer dan 70.000 kinderen. Ook de efficiëntiewinst voor leerkrachten is aanzienlijk. De vermindering van 90% van de tijd die nodig is om aanwezigheid te registreren betekent dat die tijd kan worden besteed aan daadwerkelijk lesgeven. Voor leerkrachten die meer dan 50 leerlingen onder hun hoede hebben met beperkte resources, is die tijd allesbepalend. Het maakt het verschil tussen een gehaaste schooldag waarbij ook nog administratieve zaken moeten worden afgehandeld en een dag die helemaal gewijd is aan leren.

De sms-workflow hielp CARE ook om fouten bij de toewijzing van resources voor de schoolmaaltijden te verminderen. Zoals James het uitlegde: "Een correcte aanwezigheidsregistratie helpt ons het juiste aantal maaltijden voor te bereiden, zodat we verspilling kunnen voorkomen”. Dankzij deze nauwkeurigheid komen de maaltijden terecht bij de leerlingen die ze nodig hebben, zonder de verspilling die bij de handmatige systemen optrad.

Door administratieve workflows op één centraal platform te verenigen, was CARE in staat om districtstoezichthouders realtime feedback te geven over aanwezigheidspatronen en snel steun te mobiliseren voor scholen. Terwijl traditionele systemen drie weken nodig zouden hebben om op alle scholen het aantal aanwezige leerlingen te tellen, stelt AttendAssist CARE en districtstoezichthouders in staat om binnen één dag de aanwezigheidsgegevens van alle scholen te verkrijgen en binnen 24 uur feedback te geven.

Vooruitkijkend

CARE en ServiceNow onderzoeken momenteel hoe AttendAssist kan worden ingezet in andere landen en contexten waar handmatige aanwezigheidsregistratie barrières opwerpt voor toegang tot onderwijs. Dankzij de modulaire opbouw van App-engine kan de oplossing worden aangepast aan verschillende talen, connectiviteitsomgevingen en administratieve structuren, zonder dat deze volledig opnieuw hoeft te worden gebouwd. Nu CARE zijn digitale programma's blijft opschalen, blijft ServiceNow.org een platformpartner die in staat is om die groei te ondersteunen, van inzet op individuele scholen tot regionale en nationale programma's.

AttendAssist vertrouwt op tools die leerkrachten al elke dag gebruiken. Een leerkracht maakt een foto van de klas en verstuurt deze op dezelfde manier als elk ander bericht, zodat het systeem daadwerkelijk wordt gebruikt in plaats van in de kast te belanden. CARE hanteert dezelfde eis voor elke technologie die het gebruikt: het moet werken voor de mensen die het gebruiken en de gemeenschappen die zij van dienst zijn.

Behalve voor aanwezigheidsregistratie ziet CARE mogelijkheden om dezelfde architectuur te gebruiken voor andere operationele uitdagingen in zijn programma's op het gebied van onderwijs, personeelstraining en gezondheidszorg, waar realtime gegevens en geautomatiseerde workflows vergelijkbare verbeteringen in de toewijzing van resources en de efficiëntie van medewerkers mogelijk kunnen maken. Het succes van AttendAssist heeft aangetoond dat technologie op enterprise-niveau, mits zorgvuldig ontworpen, effectief kan functioneren in de meest veeleisende omgevingen ter wereld. 

Kort gezegd…

CARE's implementatie van AttendAssist op App-engine is een bewijs dat de juiste technologie, gebouwd voor de juiste context, voor betekenisvolle veranderingen kan zorgen op grote schaal.

Door de schoolopkomst op 111 scholen in slechts negen maanden met bijna 36% te verhogen en de tijd die leerkrachten aan aanwezigheidsregistratie besteden met 90% te verminderen, heeft CARE laten zien wat er mogelijk is wanneer AI en workflowautomatisering worden ingezet voor concrete problemen waar mensen in omgevingen met beperkte resources mee te maken hebben.

Voor organisaties die actief zijn op het gebied van nood- en ontwikkelingshulp, toont deze samenwerking aan dat het ServiceNow AI Platform kan aansluiten bij hun uitgangssituatie en hen kan helpen verder te komen.