Een meer verlichte manier van werken

Dropbox heeft de manier waarop mensen en teams op afstand samenwerken sinds 2007 opnieuw vormgegeven. De diensten voor cloudopslag en het delen van bestanden worden nu gebruikt door meer dan 700 miljoen gebruikers in 180 landen.

Het baanbrekende platform en de vernieuwende serviceportfolio van Dropbox evolueren voortdurend om in te spelen op het werkleven van de toekomst.  

Dropbox wil zijn positie als visionair in de branche behouden en heeft daarom Virtual First geïntroduceerd, een nieuw werkmodel dat het beste van persoonlijke samenwerking en werken op afstand combineert als onderdeel van de missie om een ‘meer verlichte manier van werken’ voor zijn mensen te ontwerpen. Het model biedt beter inzicht in de uitdagingen waarmee klanten worden geconfronteerd bij het beheren van een verspreid personeelsbestand en vormt de inspiratie voor de volgende generatie producten en services van het bedrijf die dagelijkse taken vereenvoudigen en samenwerking, innovatie en creativiteit bevorderen.

Inkoop tot een strategische asset maken

Dropbox streeft een continu digitaal transformatieprogramma na. Het doel is om de snelheid, flexibiliteit en efficiëntie in alle bedrijfsteams te stimuleren en de mensen te voorzien van tools die hen helpen om de productiviteit te maximaliseren en geweldige services te bieden. ServiceNow is een langetermijnpartner binnen dit traject die de organisatie helpt bij het realiseren van haar visie op tal van domeinen, waaronder IT, HR en Finance.

Toen Dropbox zijn inkoopactiviteiten evalueerde, zag men een unieke kans om de gehele benadering opnieuw te ontwerpen. Het doel was om losgekoppelde processen die meerdere, tijdrovende handmatige interventies vereisten, te vervangen door een gebruiksvriendelijk, end-to-end, automatisch georganiseerd en geïntegreerd systeem.

Het potentieel om bedrijfsbrede besparingen en voordelen te realiseren was aanzienlijk. De inkoopactiviteiten van Dropbox zijn omvangrijk en omvatten budgettering, sourcing, risicobeheer, aanbestedingen, inkoop, leveranciersbeheer en betalingen.

Reunan Varene is Director, Source to Pay bij Dropbox: “Ons doel is om zo snel mogelijk ‘eenvoudig’ te worden om snelheid, focus en efficiëntie te leveren. Continue innovatie is essentieel voor het voortdurende succes van Dropbox.

“In het begin moesten onze teams belangrijke uitdagingen overwinnen als gevolg van een grote afhankelijkheid van mensen, meerdere systemen en beleidsregels, unieke werkmethoden en verschillende digitalisatieniveaus.

“De werknemerservaring bood kansen voor verbetering in veel teams die hun best deden om zich een weg te banen door complexe, handmatige processen. Door een gebrek aan transparantie en zichtbaarheid wisten collega’s niet zeker waar zij moesten beginnen, met wie zij contact moesten opnemen en hoe hun aanvraag vorderde.” 

Reunan: “We willen onze teams ondersteunen om op een naadloze, snelle en kosteneffectieve manier de goederen en diensten te krijgen die zij nodig hebben om geweldig werk te doen. Wij hadden daarvoor innovatieve technologieën nodig om een geweldige gebruikerservaring te creëren, bedrijfsuitgaven om te zetten in een voordeel en deze te gebruiken om de werknemersproductiviteit en optimale groei te stimuleren.”

Inkoop tot één geheel maken en een gedeelde visie opbouwen

Dropbox koos naast Genpact voor ServiceNow als consultancy- en implementatiepartner om Sourcing and Procurement Operations (SPO) dusdanig te implementeren dat een zeer efficiënte, multifunctionele, transparante inkoopervaring werd gecreëerd voor alle werknemers en leveranciers.

“We hebben voor ServiceNow gekozen vanwege hun bewezen staat van dienst voor automatisering van complexe workflows bij Dropbox, bijvoorbeeld in IT en HR. Gedurende vele implementaties heeft ServiceNow laten zien een betrouwbare partner te zijn door consistent resultaten te leveren die aan onze verwachtingen voldoen of deze overtreffen.

“De visie van ServiceNow paste naadloos bij de manier waarop we onze inkoopfunctie wilden gebruiken, voor een uniforme, gestroomlijnde benadering ten aanzien van inkoopprocessen. Deze afstemming is essentieel voor de vereenvoudiging en optimalisatie van onze inkoopworkflows, waardoor deze efficiënter kunnen worden aangepast aan onze veranderende bedrijfsvereisten.”

Teams uit de gehele organisatie onderkenden het strategische belang van de automatisering van het volledige, end-to-end inkoopproces en zorgden samen voor de benodigde afstemming en coördinatie. Deze teams hebben samengewerkt om consensus te bereiken over processtandaardisatie, beleid, budgetten en technologieën, en om te definiëren hoe collectief succes eruit zou zien.

Genpact heeft zijn expertise op het gebied van inkoop en de toeleveringsketen ingezet om vorm te geven aan de oplossing waarmee de uitdagingen op het gebied van inkoop werden opgelost en ervoor gezorgd dat Purchasing 2.0, het algehele Dropbox-programma voor de transformatie van inkoop, werd ondersteund. Dit omvatte de implementatie van best practices op het gebied van workflows en orkestratie om selfservice, transparantie en betrouwbaarheid te vergroten.

“ServiceNow en Genpact begrepen onze visie en werken beide vanuit een cultuur van samenwerking bij het oplossen van problemen. Als onderdeel van het partnerschap werkten zij samen aan een integratie met ons Oracle ERP-systeem voor financieel beheer en goedkeuring van inkooporders. Dit was essentieel voor het algehele succes van het project.”

Eén systeem dat door iedereen wordt gebruikt

De inkoopervaring in het gehele bedrijf is volledig getransformeerd. Werknemers melden zich nu aan bij hun ServiceNow Help Me-portal, klikken op inkopen en vullen een aanvraagformulier in met behulp van vervolgkeuzemenu’s en andere prompts. Vanuit één enkele intake worden de teams die op de aanvraag moeten reageren, automatisch ingeschakeld en worden acties geactiveerd.

Gebruikers hebben volledig inzicht in de voortgang van hun aanvraag, waar deze zich in het proces bevindt, wat er gebeurt en wanneer deze wordt voltooid.

“Purchasing 2.0, ondersteund door ServiceNow, biedt één enkele intake & platform voor verbonden end-to-end inkoop, één plek waar alle inkoopactiviteiten plaatsvinden”, legt Reunan uit.

“Door het proces voor de aanmaak van inkooporders te automatiseren, hoeven onze mensen niet meer naar ons ERP-systeem te gaan. Zij hoeven geen boekhoudkundige taken meer uit te voeren. De opwinding hierover was buitengewoon groot! Je kunt alles vanuit één platform.” In totaal zijn meer dan 1000 ERP- en risicobeoordelingsprocessen geautomatiseerd, met een nalevingspercentage van 99% in de gehele organisatie.

“Door beleidsregels bij te werken, workflows te automatiseren en toepassingen te integreren, is alles veel sneller en efficiënter. Collega’s hebben één enkel toegangspunt met een eenvoudige intuïtieve interface. Ze hebben nu tijd om zich te concentreren op wat ze het beste doen: waarde toevoegen voor het bedrijf en klanten.

“SPO biedt voordelen voor onze organisatie als geheel en helpt tegelijkertijd individuele teams om hun eigen doelen te bereiken, of dat nu gaat om besparingen, risicobeheer of ervoor zorgen dat wij ethisch en duurzaam inkopen.”

Reunan Varene verwacht ook dat het nieuwe inkoopmodel van Dropbox de relaties met de toeleveringsketen verbetert. “We willen een voorkeursklant zijn en samenwerken met de allerbeste leveranciers en partners. Met ServiceNow profiteren zij ook van een transparant proces, met duidelijk zicht op de verkoop- of verlengingscyclus en een systeem dat de administratieve kosten verlaagt. Door een geweldige klant te zijn waarmee zij gemakkelijk zaken kunnen doen, is de kans groter dat zij in ons investeren en hierbij hun beste mensen en middelen gebruiken voor onze projecten.”

Volledig onder controle

In de eerste acht weken na de introductie hebben meer dan 200 Dropbox-werknemers meer dan 500 inkoopworkflows met het nieuwe systeem gestart. “Met ServiceNow hebben wij de inkoopcyclustijden in slechts acht weken met meer dan 50% teruggebracht en hebben wij volledige controle over onze bedrijfsuitgaven”, zegt Reunan. “Nu kunnen onze teams dit nieuwe middel gebruiken om de waarde te verhogen en, met de steun van de collectieve expertise van het bedrijf, de Return on Investment van de inkoop te maximaliseren ten gunste van hun eigen werkgebieden.

“We gaan stap voor stap verder. Het maken van inkooporders en het uitvoeren van risico-analyses van derden waren eerder echte knelpunten. Met ServiceNow hebben wij aangetoond dat dit kan worden opgelost.

“We gaan ons nu richten op contractbeheer om die workflows op dezelfde manier aan te pakken. Hiertoe integreren wij de automatiseringsmogelijkheden van ServiceNow Legal Service Delivery en verplaatsen wij onze juridische teams ook naar het platform. Daarnaast integreren wij Dropbox Sign, onze eSignature-oplossing voor het opstellen, verzenden, ondertekenen en volgen van eSignatures.”

Generatieve AI staat ook op de radar van Reunan Varene om de gebruikerservaring verder te verbeteren en te vereenvoudigen. “Wij willen graag kijken hoe generatieve AI gesprekken mogelijk kan maken, inzichten kan bieden en ons kan helpen om sneller tot conclusies te komen. Dit verhoogt de kwaliteit van ondersteuning, bespaart tijd en verbetert de consistentie en het gebruiksgemak voor iedereen.

“Een naadloze en geautomatiseerde end-to-end inkoopervaring mogelijk maken is een meerjarentraject. Dankzij ServiceNow en Genpact zijn wij goed op weg, met grote kansen om nog veel meer waarde te ontsluiten."