Een verouderd goedkeuringssysteem vernieuwen
De goedkeuringssystemen die door Fujitsu werden gebruikt waren meer dan 20 jaar oud, wat uitbreiden lastig maakte. Bovendien maakten de bedrijven van de Fujitsu Group allemaal gebruik van hun eigen op maat gemaakte goedkeuringsworkflows, wat leidde tot knelpunten voor de implementatie van flexibel beheer.
Als onderdeel van de werkzaamheden om een nieuwe missie te implementeren om "de wereld duurzamer te maken door via innovatie vertrouwen in de maatschappij op te bouwen", lanceerde Fujitsu in oktober 2021 een nieuw bedrijfsmerk: Fujitsu Uvance.
Dit merk bestaat uit zeven hoofdelementen: met de brancheoverschrijdende domeinen van Sustainable Manufacturing, Consumer Experience, Healthy Living en Trusted Society wordt ernaar gestreefd maatschappelijke problemen aan te pakken, terwijl Digital Shifts, Business Applications en Hybrid IT de technologische domeinen bieden om dit ondersteunen.
Om een duurzame samenleving op te bouwen, streeft Fujitsu ernaar om de branche- en nationale grenzen te verleggen en de bedrijfshervormingen en de werkstijlen en levens van personen te ondersteunen. Met name Digital Shifts bevordert flexibel beheer en een betere balans tussen werk en privé voor werknemers die volledig gebruik maken van de interne gegevens en technologie van Fujitsu.
Eén aspect van het initiatief is de volledige vooruitgang van een bijgewerkt goedkeuringssysteem. Het huidige systeem werd eind jaren negentig gebouwd en raakte steeds meer verouderd, waardoor het moeilijk werd om de mogelijkheden uit te breiden.
Kanna Kimura, Manager van de afdeling Enterprise Service Management van de divisie Digital System Platform van Fujitsu, licht toe:
"Het huidige goedkeuringssysteem maakt in principe gebruik van een papieren versie binnen een circulair systeem, dat wordt gedigitaliseerd en gedistribueerd. Daardoor waren we niet in staat om effectief te voldoen aan de eisen van globalisering of mobilisatie."
De eigen structuren van Fujitsu zijn ook radicaal veranderd sinds de bouw van het systeem, en de kloof tussen de mogelijkheden en de activiteiten van Fujitsu is steeds duidelijker geworden. Fujitsu heeft daarom een bedrijfsbeleid aangekondigd om de goedkeuringsregels samen met het implementatiesysteem te herzien.
Deze stap werd in 2020 gekoppeld aan een initiatief om goedkeuringsregels binnen de gehele Fujitsu Group te verenigen. Dit betekende dat de processen van bedrijven van de groep die op hun eigen regels gebaseerde goedkeuringsactiviteiten hanteerden gestandaardiseerd zouden worden. De goedkeuringsactiviteiten varieerden echter aanzienlijk onderling. In sommige bedrijven werden de processen simpelweg per e-mail uitgevoerd, omdat er onvoldoende infrastructuur was. Zo zou het effectief onmogelijk zijn om een echte vereniging te realiseren.
Takeshi Horikawa, Senior Manager van de Corporate Governance Legal-afdeling van de divisie Legal, Intellectual Property, and Internal Control Advancement, zegt hierover het volgende: "Gezien de achtergrond van het goedkeuringssysteem hebben we besloten om het systeem vanaf de infrastructuur te vernieuwen. Door het systeem opnieuw op te bouwen via een workflow voor algemeen gebruik die is ontworpen om wereldwijd goedkeuringen te ondersteunen, kunnen we de efficiëntie en de UX verbeteren en zorgen voor een juiste governance. We hebben ook een hoge mate van schaalbaarheid nodig om de voortdurende gegevensgebaseerde proceshervormingen bij te kunnen benen."
Zes aandachtsgebieden voor het nieuwe systeem
De groep van Fujitsu telt ongeveer 400 bedrijven in 180 landen, en het opzetten van een nieuw goedkeuringssysteem voor ongeveer 120.000 werknemers is dus geen eenvoudige taak. Daarom koos het bedrijf voor een ontwerpgerichte aanpak als onderdeel van een proces om het nieuwe 'To-Be'-systeem optimaal in kaart te brengen.
Horikawa licht toe: "We hebben een uitgebreide reeks gebruikers op verschillende niveaus geraadpleegd, van werknemers die verantwoordelijk zijn voor het opstellen van verschillende zaken tot personeel op managementniveau. Naast de feedback die we hebben ontvangen, hebben we ook een beter inzicht gecreëerd bij de projectleden over het doel dat we probeerden te bereiken."
Het 'To-Be'-concept bestond uit zes doelstellingen, waarvan de belangrijkste was om de goedkeuringssnelheid te verbeteren en een flexibel beheer mogelijk te maken. Het bedrijf wilde ook de UX verbeteren en een oplossing bieden voor de ontevredenheid en verwarring rond het oude systeem. Geoptimaliseerde governance zou zorgen voor de consistentie en continuïteit van beslissingen, door gebruikers in staat te stellen eerdere procedures te zoeken en te raadplegen, terwijl een verbeterd gebruik van gegevens een betere zichtbaarheid zou bieden en knelpunten zou wegnemen. De vijfde doelstelling was globaliseren, zodat bedrijven wereldwijd hetzelfde systeem konden gebruiken, terwijl een uiteindelijke doelstelling van coördinatie de compatibiliteit met bestaande werksystemen voor randapparatuur zou garanderen.
Een gemeenschappelijk platform voor alle workflows
Om aan deze zes criteria te voldoen, koos Fujitsu ServiceNow als platform voor het nieuwe goedkeuringssysteem.
Fujitsu maakte voorheen gebruik van systemen die voor elke regio, bedrijf van de groep of zelfs afdeling op maat gemaakt waren. Nu zal echter overal het One Fujitsu-programma ondersteund worden om alle processen in één systeem samen te voegen. Op grond hiervan werd gekozen voor ServiceNow App Engine, zodat alle systemen die betrokken zijn bij de workflow gebouwd en gebruikt zullen worden aan de hand van door App Engine gedeelde instances.
"Het nieuwe goedkeuringssysteem is ons eerste initiatief onder dit beleid," zegt Kimura. "Door verschillende workflows in gedeelde instances te integreren, kunnen we de gegevenscoördinatie bevorderen. We zagen bovendien ook in dat het platform als bijkomend voordeel de mogelijkheid bood om de door ServiceNow opgebouwde wereldwijde kennis en best practices eenvoudig in onze workflows op te nemen."
Het platform bood Fujitsu daarnaast ook de mogelijkheid om de verantwoordelijkheid voor goedkeuringsactiviteiten buiten Japan te leggen.
"Als we goedkeuringsregels en -processen binnen de gehele Fujitsu Group gaan standaardiseren, moeten we ervoor zorgen dat ze voldoen aan de wereldwijde normen," aldus Horikawa. "We willen een platform waarmee we een workflow kunnen realiseren en bouwen die dit doel snel kan bereiken en welke flexibel kan worden aangepast aan toekomstige aanpassingen en uitbreidingen. Als gebruikers konden we uit een aantal verschillende opties kiezen, maar uiteindelijk hebben we de divisie Digital System Platform laten weten dat we ServiceNow App Engine willen gebruiken."
De goedkeuringsdoorlooptijden zijn met 30% verkort, waardoor grotere verbeteringen in de workflow worden gestimuleerd
Het project om een goedkeuringssysteem op basis van ServiceNow App Engine te bouwen werd opgestart in augustus 2021 met een ServiceNow-consultant. Het proces dat Stap 1 van het project zou worden, werd in januari 2022 opgestart.
Kimura licht toe: “Het systeem is gericht op bedrijven uit de groep die hun goedkeuringsworkflows per e-mail beheerden, en wordt gebruikt voor 61 binnenlandse en 44 buitenlandse bedrijven. Het systeem wordt gemiddeld 128 keer per dag geopend door ongeveer 8,7 gebruikers."
Fujitsu zette bovendien het werk voort door Stap 2 op te zetten, die is gericht op andere bedrijven van de groep en Fujitsu zelf. De activiteiten hiervan werden eind mei 2022 opgestart.
"Wanneer stap 2 in uitvoering is, worden alle workflows, van voorafgaande consultaties tot beraadslagingen en goedkeuringen, die in het huidige systeem waren gescheiden, naadloos met elkaar verbonden," vervolgt Kimura. "We verwachten dat de doorlooptijd voor goedkeuringsprocedures met ten minste 30% zal worden verkort,"
Horikawa voegt hieraan toe: "De gebruikersinterface is zo eenvoudig en verfijnd dat iedereen deze na een korte introductie kan gebruiken."
En hoewel Horikawa verwacht dat het nieuwe goedkeuringssysteem een grote impact zal hebben op de activiteiten binnen Fujitsu en de bedrijven van de groep, zullen de vernieuwingswerkzaamheden niet stoppen na de release van Stap 2. Hij is ervan overtuigd dat Fujitsu uitdagingen zal blijven aangaan.
“Alle gegevens met betrekking tot goedkeuringsactiviteiten voor de groep in zijn geheel worden centraal samengevoegd. We moeten dus eerst de processen hervormen op basis van gegevensanalyse," merkt Horikawa op. "We zullen een continue cyclus op de App Engine uitvoeren om problemen te analyseren die tijdens de goedkeuringsworkflow zijn geïdentificeerd, en om procesverbeteringen in nieuwe workflows weer te geven. Hierdoor kunnen we een flexibelere vorm van beheer realiseren."