De slimste geesten verenigd in de strijd tegen kanker
Miltenyi Biotec is de werkplek van enkele van de slimste en meest creatieve denkers ter wereld. De organisatie werd in 1989 opgericht in Duitsland en ontwikkelt cel- en gentherapieën en past biomedisch onderzoek en innovatieve technologieën toe.
Miltenyi Biotec is een drijvende kracht achter de revolutie binnen de geneeskunde en tilt die naar een niveau waarop de behandeling van kanker en andere ernstige ziekten zal veranderen. De onderzoekers en wetenschappers van het bedrijf werken in meer dan 60 disciplines en leveren aanzienlijke bijdragen aan de biomedische wetenschap.
Als snel groeiende organisatie heeft Miltenyi Biotec een groeiend portfolio van projecten voor zowel R&D (ontwikkeling) als interne verbetering (organisatie). Het bedrijf startte een strategie voor een betere afstemming tussen belanghebbenden van projecten. Zodra de nieuwe processen waren geïntegreerd, besloot het bedrijf op zoek te gaan naar een digitale oplossing om het proces van begin tot eind te ondersteunen en meer transparantie te bieden.
"Voorheen hadden we twee verschillende systemen die organisatie- en ontwikkelingsprojecten ondersteunden. Ze waren sterk aangepast om ze geschikt voor het doel te maken en we hadden nog steeds enkele handmatige stappen, zoals fysieke handtekeningen", vertelt Nils Pokorny, Group Leader of Enterprise Service Management bij Miltenyi Biotec. "Als gevolg daarvan hadden we geen overzicht van de voortgang, uitgaven en resources van projecten."
Elke stap van projectmanagement ondersteunen
Miltenyi Biotec heeft een suite ServiceNow-oplossingen, en Strategic Portfolio Management heeft de juiste functies om projectmanagement te harmoniseren en kan eenvoudig integreren met de Employee Center-portal. Het IT-team werkte samen met partner PlanHorizon om de oplossing te implementeren en Microsoft Teams, dat projectkanalen biedt voor samenwerking, en de ERP-oplossing met elkaar te verbinden. Wat uniek was, is dat Miltenyi Biotec ervoor koos om SPM niet alleen te implementeren op hun IT-afdeling, bijvoorbeeld voor Demand Management, maar ook op hun Research & Development-afdeling, bijvoorbeeld voor de ontwikkeling van nieuwe producten.
Nu kunnen werknemers een nieuwe projectaanvraag starten vanaf een tabblad in hun werknemersportal. Dit leidt ze naar een pagina waar ze moeten selecteren of het een ontwikkelingsproject is, zoals werken aan een nieuwe T-celbehandeling, of een organisatieproject, zoals het voorstellen van een procesverbetering.
Dit triggert een begeleide workflow op basis van het type project. Een integratie met de Configuratiebeheerdatabase (CMDB) van de organisatie stelt gebruikers in staat informatie te selecteren uit een vooraf gedefinieerde vervolgkeuzelijst, bijvoorbeeld welke bestaande technologische oplossingen door het project kunnen worden beïnvloed, zodat de producteigenaren hiervan op de hoogte kunnen worden gesteld.
Voorstellen worden gecategoriseerd en voor goedkeuring doorgestuurd naar de juiste teams, terwijl het ERP-systeem de kosten met het budget vergelijkt. Vanuit het perspectief van financieel beheer betekent dit dat er alleen een inkooporder (PO) kan worden gemaakt als er voldoende budget en een geldig project in het systeem aanwezig zijn.
Zodra het project van start gaat, hebben belanghebbenden een centrale plek om de gewerkte uren bij te houden met behulp van Time Sheet Management, contact op te nemen met collega's die ook aan het project werken en ervoor te zorgen dat het project binnen het budget blijft.
"ServiceNow geeft ons meer inzicht in en controle over projecten. We hadden nog geen digitale manier om kostenplannen te maken, maar nu kunnen we ervoor zorgen dat we niet te veel uitgeven. Het financiële team vindt het geweldig!", zegt Nils.
Experts zich laten richten op wat ze het beste doen
Door projectmanagementprocessen om te zetten in ServiceNow-workflows, is het volgen van de portfolio eenvoudiger dan ooit. Alle betrokkenen worden op de hoogte gehouden zonder gebruik van e-mail, zodat ze op het juiste moment kunnen bijdragen. Dit helpt hen om hun tijd beter in te delen en prioriteiten te stellen voor projecten.
"Wat we met ServiceNow hebben bereikt, heeft een enorme impact gehad", bevestigt Nils. "Onze organisatie zit vol mensen met geweldige ideeën. Nu kunnen we ervoor zorgen dat de juiste experts aan de juiste onderwerpen werken."
Momenteel worden er meer dan 1000 actieve projecten beheerd door ServiceNow. Twee derde daarvan zijn ontwikkelingsprojecten en de overige 300 hebben betrekking op het optimaliseren van interne processen.
"Met ServiceNow kan ons grote onderzoeksteam R&D-projecten sneller en efficiënter uitvoeren", zegt Nils. "Ontwikkelingsprojecten helpen ons om onze missie te realiseren en organisatieprojecten stellen ons in staat om dat efficiënter te doen. Het is een groot voordeel om ze allemaal op één plek te kunnen beheren."
Het bedrijf blijft zowel de werknemersportal als het projectmanagementplatform innoveren. Het team onderzoekt momenteel de mogelijkheden van ServiceNow voor portfoliobeheer, zoals Scenario Planning en Goals and Roadmaps in de Werkomgeving voor Strategische planning.