Een man met een missie

Toen dr. Hugo Tempelman in 1994 arriveerde in de Zuid-Afrikaanse provincie Limpopo, had hij een vurige wens om zijn medische vaardigheden in te zetten om de gezondheid en het levensvooruitzicht van de lokale bevolking in de vele afgelegen landelijke gemeenschappen te verbeteren. 

Het was een gigantische uitdaging in een regio met weinig artsen en beperkte medische infrastructuur. Maar Hugo Tempelman was niet te stoppen. Hij liet zich niet afschrikken en nam een tweede hypotheek op zijn eigen huis, kocht 60.000 bakstenen en bouwde zijn eigen kliniek.

De waterinfrastructuur en gemeenschapsprogramma's van zijn non-profitorganisatie hebben het leven van talloze mensen veranderd, waardoor kinderen kunnen opgroeien zonder de gevolgen van ziekte en ondervoeding. Het Ndlovu Youth Choir bereikte zelfs de finale van America's Got Talent, dat door 10 miljoen kijkers op televisie werd bekeken. Het is een opmerkelijk verhaal - en ServiceNow had het voorrecht dit verhaal van dichtbij mee te maken en eraan bij te dragen.

Een praktische aanpak van zorgverlening

De eerste 1000 dagen van een kind zijn de belangrijkste van zijn leven en vormen de basis voor een gezonde groei en ontwikkeling. Maar in geïsoleerde gemeenschappen in Zuid-Afrika leiden ondervoeding en gebrek aan essentiële mineralen en vitaminen nog steeds tot nadelen voor de neurologische ontwikkeling en tot andere gezondheidsproblemen, waardoor kinderen niet over voldoende energie beschikken en weinig interesse hebben om te leren.

Een op de vijf Zuid-Afrikaanse kinderen groeit op met de gevolgen van ondervoeding en een gebrekkige voedselvoorziening. En veel van de kinderen die de volwassenheid bereiken, hebben een beperkte levensverwachting. Het aanpakken van de hoofdoorzaken van deze problemen is al meer dan 25 jaar een topprioriteit voor de Ndlovu Care Group.

"Het behandelen van zieke kinderen werkt op de korte termijn, maar als we de onderliggende oorzaken niet aanpakken, zullen kinderen ziek blijven worden", legt Hugo Tempelman, CEO van de Ndlovu Care Group, uit. "We moesten naar gezinnen en gemeenschappen in afgelegen dorpen gaan, hun vertrouwen winnen en met hen samenwerken om hun situatie op de lange termijn te verbeteren. Daarom hebben we vijf voedingscentra opgezet en zijn we aan het werk gegaan."

Digitale technologie vervangt pen en papier

In de loop der jaren hebben Ndlovu en zijn teams van zorgverleners verbeteringen doorgevoerd in een regio waar 140.000 mensen wonen. Ze hebben gezorgd voor voorlichting over gezondheid, toegang tot schoon water, betere sanitaire voorzieningen en hygiëne, en ze hebben lokale mensen meer mogelijkheden geboden om voedzamer eten te verbouwen en te bereiden.

Maar de zorgverleners, allemaal afkomstig uit de gemeenschappen waarin ze actief zijn, waren veel tijd kwijt met het vastleggen van de gezondheidsgegevens van de duizenden kinderen. Deze waren nodig voor de beoordeling, diagnose en behandeling, en om de voortgang bij te houden. Notities werden met de hand op papier geschreven en in de kliniek handmatig overgebracht naar papieren registersystemen.

ServiceNow en zijn Elite-partner FlyForm werkten samen met Ndlovu om inzicht te krijgen in hoe de teams van de voedingscentra in het veld werkten en om te bepalen welke gegevens de teams moesten vastleggen, met welke uitdagingen ze te maken hadden door te werken in gebieden zonder internetverbinding, hoe gegevens konden worden beveiligd en in hoeverre teamleden vertrouwd waren met technologie. Op basis van deze inzichten konden ServiceNow en FlyForm op het ServiceNow-platform een vereenvoudigde digitale beleving creëren voor het team van Ndlovu.

Vijf handmatige stappen voor het vastleggen van gegevens vervangen door één

De oplossing, die in juli 2022 werd geïntroduceerd, is een aangepaste low-code ServiceNow-applicatie die is gebouwd in App Engine. De gebruiksvriendelijke interface, functies en functionaliteit wisten al snel het vertrouwen van de teams van Ndlovu te winnen. Daarnaast werkt de oplossing ook offline. De teamleden kunnen dus ook zonder internet doorwerken en de verzamelde gegevens synchroniseren zodra de verbinding met internet is hersteld.

Met behulp van de app kunnen de teamleden bij alle voedingscentra van Ndlovu hun werk beheren, gezondheidsonderzoeken organiseren, patiëntendossiers aanmaken en beheren op basis van checklists en de voortgang van behandelingen bijhouden. Er is nu volledig vertrouwen in de gegevens, waardoor artsen nauwkeurige diagnoses kunnen stellen en passende behandelingen voor kinderen, gezinnen en gemeenschappen kunnen kiezen.

Omdat gegevensregistratie en -beheer nauwkeuriger zijn, kan Ndlovu donateurs ook betere feedback geven, waardoor ze erop kunnen vertrouwen dat hun geld goed wordt besteed. Een van de donateurs zegt hierover het volgende: "Je doneert niet aan Ndlovu Care Group, je investeert in de gezondheid van de volgende generatie."

"We hebben vijf handmatige stappen voor het vastleggen van gegevens vervangen door één, waardoor het risico op fouten aanzienlijk is verkleind", aldus Hugo. "Dat is een ongelooflijke verbetering. We beschikken nu over een fantastische tool voor gegevensbeheer en rapportage, en onze teams kunnen veel meer tijd doorbrengen met de kinderen in hun zorg dankzij een tool die ze vertrouwen en waarderen."

Zorgmedewerker Debbie Ditshego ondersteunt sinds 1998 kinderen en gezinnen in Limpopo. "Toen ik voor Ndlovu begon te werken, hadden we veel ernstig ondervoede kinderen in afgelegen gemeenschappen. Maar door voorlichting, bewustwording, ondersteuning en aanmoediging is de situatie gestaag verbeterd.

"Het gebruik van papier betekende voor iedereen een enorme werklast. Met onze ServiceNow-app is alles veel eenvoudiger en hebben we extra tijd om meer patiënten te bezoeken. We moesten er in het begin nogal aan wennen, maar we kregen veel hulp om vertrouwd te raken met de app. De gezinnen die we zorg bieden, hebben veel waardering voor het werk dat we doen en de verbetering in de gezondheid van hun kinderen. Ze vertrouwen echt op ons."

Toegang tot bruikbare inzichten

De app geeft de gegevens bovendien weer in eenvoudig te begrijpen dashboards en rapporten, met bruikbare inzichten en een duidelijke, actuele demonstratie van de impact van de programma's van Ndlovu.

De gegevens worden centraal beheerd door Moses Mashingaidze, Monitoring, Evaluation en Reporting Manager bij Ndlovu. "Ndlovu doet al vele jaren fantastisch werk, maar we hadden niet de betrouwbare gegevens om dit aan te tonen.

"We hadden omslachtige systemen met op papier genoteerde gegevens. De datakwaliteit was twijfelachtig en er ging wel eens iets verloren. Mijn rol was het om systemen te ontwikkelen waarmee we onze gegevens effectief kunnen vastleggen en beheren. Maar Excel heeft zijn beperkingen.

"Nu is alles volledig gedigitaliseerd en geautomatiseerd in ServiceNow. De activiteiten en GPS-locatie van elke begunstigde worden allemaal vastgelegd in onze nieuwe toepassing. Nu hebben we realtime gegevens van hoge kwaliteit binnen handbereik waarop we onze beslissingen kunnen baseren. We hebben nauw samengewerkt met Debbie en haar collega's om erachter te komen wat ze nodig hadden om hun werk te doen, en om hen te trainen en te ondersteunen bij het gebruik van de technologie, vaak voor de allereerste keer."

Moses noemt het vermogen van de app om offline volledig te blijven functioneren en het gemak van integratie met andere IT-systemen als belangrijkste sterke punten van ServiceNow. "Het was een perfecte samenwerking! Toen iedereen samenkwam om een oplossing voor ons te vinden, bleek de samenwerking erg productief en was iedereen heel toegewijd.

"Gegevens zijn in realtime beschikbaar en de kwaliteit is fantastisch. We kunnen de voortgang van elk kind volgen en het aantal kinderen dat we steunen is toegenomen. We zijn er trots op dat we voor ons werk in 2022 de toonaangevende Zuid-Afrikaanse prijs voor bewakings- en evaluatietechnologie voor non-profitorganisaties hebben gekregen.

"Het belangrijkste is dat we nu nauwkeurig kunnen melden dat het gebruik van de ServiceNow-app ons heeft geholpen om het percentage ondervoeding onder meer dan 5000 kinderen die door onze voedingscentra worden verzorgd te verlagen van 45% naar 21%."

Resultaten die levens veranderen

"ServiceNow heeft ons de mogelijkheid gegeven om onze achterban te laten zien dat we hun donaties verstandig en efficiënt besteden, en dat we bijdragen aan meetbare resultaten voor duizenden kinderen en gezinnen, waardoor hun vooruitzichten voor de rest van hun leven worden verbeterd", voegt Hugo toe.

"Met het bewijs dat is vastgelegd in ServiceNow, wordt het zo veel gemakkelijker om ons succes aan te tonen wanneer we financiële ondersteuning nodig hebben voor nieuwe programma's of nieuwe investeringen in infrastructuur."

En naarmate de hoeveelheid gegevens in de loop van de tijd toeneemt, verwacht Hugo dat de app kan worden gebruikt om gezondheidstrends en -patronen te identificeren die Ndlovu in staat stellen gezondheidsproblemen te voorspellen, zodat tijdig preventieve maatregelen kunnen worden genomen.

Het succes van de ServiceNow-app in de voedingscentra heeft voor veel aanvullende mogelijkheden gezorgd. De gebruikte methoden kunnen als digitale blauwdruk dienen voor de andere programma's van Ndlovu, zoals de initiatieven op het gebied van onderwijs, nascholing en mensen met een beperking. En voor een visionair als Hugo is dat nog maar het begin.

"Als de ServiceNow-app de manier waarop we dingen doen heeft veranderd en het leven van mensen hier in Limpopo heeft verbeterd, kan het dezelfde resultaten opleveren voor NGO's in de rest van Zuid-Afrika en daarbuiten.

"De app kan een belangrijke rol spelen bij het verminderen van armoede en ongelijkheid, en het bevorderen van stabiliteit, waardoor mensen uit de overlevingsmodus kunnen stappen en voor zichzelf een productief leven kunnen opbouwen."