'Applicant tracking systems' beschrijft een breed scala aan wervingstools, van eenvoudige databases voor sollicitanten tot complete end-to-end oplossingen. Toch volgen veel ATS-tools een vergelijkbare reeks processen en bevatten ze vergelijkbare basisfuncties:

Informatie parseren en opslaan

De meest fundamentele functie van een ATS is het opslaan van informatie over sollicitanten, zodat deze gemakkelijk kan worden teruggevonden. Wanneer een sollicitant een cv indient, analyseert het ATS de daarin opgenomen informatie op relevante gegevens, die vervolgens automatisch in een centrale database worden verwerkt. Het gaat dan vaak om informatie als de naam, werkervaring en contactgegevens van de sollicitant, die vervolgens door recruiters kunnen worden gezocht.

Sollicitanten vooraf screenen

Recruiters zijn de meeste tijd kwijt aan het doornemen van duizenden cv's om sollicitanten uit te sluiten die door hun kwalificaties niet geschikt zijn voor de functie. ATS-tools helpen dit proces te automatiseren. Met behulp van aangepaste parameters (zoals werkgeschiedenis, vaardigheden, certificeringen, salarisvereisten, enz.) kan het ATS zo worden ingesteld dat sollicitaties die niet aan de minimumvereisten voldoen, automatisch worden afgewezen. Sollicitanten die aan de vastgestelde criteria voldoen, mogen door naar de volgende fase van de werving.

Rangschikken en prioriteren van kandidaten

Nadat ongekwalificeerde en ongeschikte cv's zijn verwijderd, kan het ATS de resterende kandidaten rangschikken. Het doet dit door het werkverleden en de ervaring van de kandidaten te vergelijken met de functieomschrijving. Kandidaten krijgen automatisch een hogere prioriteit op basis van de mate waarin zij overeenkomen met de voorgestelde ideale keuze. Recruiters kunnen de rangschikkingsparameters verfijnen om de belangrijkste opties voor de functie duidelijker te maken. Zo kunnen ze hun tijd optimaliseren door alleen kandidaten te benaderen die het meest geschikt zijn voor het bedrijf.

Gebruik van tags en trefwoorden

Ten slotte optimaliseren ATS-oplossingen het beheer van de kandidatendatabase verder door de zoekfunctie voor cv's te verbeteren. Het ATS kan cv's automatisch voorzien van relevante trefwoorden met betrekking tot locatie, arbeidsverleden, ervaring, vaardigheden en meer. Recruiters kunnen gemakkelijk hun beschikbare opties sorteren door te zoeken naar specifieke termen binnen het systeem.

Zoals bij de meeste zakelijke tools is de belangrijkste reden voor het gebruik van een ATS het verbeteren van de nauwkeurigheid en efficiëntie van bepaalde functies binnen uw bedrijf. Meer specifiek automatiseren en stroomlijnen applicant tracking systemen veel essentiële aspecten van werving en selectie. Dit biedt bepaalde belangrijke voordelen, waaronder:

Verbeterde kwaliteit van in dienst genomen personeel

Het doel van elke wervingsmanager moet niet alleen zijn om iemand te vinden voor een openstaande functie, maar om de juiste persoon voor die functie te vinden. Door als poortwachter te fungeren en te voorkomen dat ongeschikte cv's de recruiter bereiken, verfijnt het ATS de wervingspool van het bedrijf zodat alleen de beste kandidaten in aanmerking komen. AI-mogelijkheden kunnen bedrijven verder helpen een duidelijker beeld te krijgen van de ideale kandidaat, zodat wervingsmanagers de juiste persoon voor de baan kunnen vinden. Vooraf gescreende kandidaten hebben meer kans om goed presterende werknemers te worden, waardoor de net hiring score (NHS) van het bedrijf verbetert.

Verhoogde betrokkenheid

Kandidaten zijn geen automaten die gedachteloos hun weg door de wervingspipeline banen; het zijn dynamische, unieke individuen die vaak hulp, ondersteuning en aanmoediging nodig hebben op hun weg naar een baan. ATS-tools zorgen ervoor dat potentiële werknemers de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben, op het moment dat ze die nodig hebben. Dat komt de betrokkenheid ten goede.

Verbeterde efficiëntie

Werving is een investering. Als het goed wordt gedaan, compenseert het rendement van de nieuwe werknemer de kosten. Helaas vertragen tijdrovende processen, menselijke fouten en slechte samenwerking tussen belanghebbenden het proces, wat resulteert in hogere kosten per werving en een lagere tijd tot werving. ATS-tools vergroten de zichtbaarheid, verbeteren de samenwerking en elimineren knelpunten in de pipeline, zodat uw organisatie een beter rendement kan halen uit uw investering in werving.

Gestroomlijnde werving en onboarding

Werving is technisch gezien pas voorbij als de nieuwe medewerker volledig op stoom is en het bedrijf optimale waarde biedt. ATS helpt niet alleen het wervingsproces te optimaliseren, maar kan ook het onboardingproces stroomlijnen door nieuwe werknemers automatisch te voorzien van alle documentatie en ondersteuning die ze nodig hebben om aan de slag te gaan.

De bovengenoemde voordelen zijn afhankelijk van de mogelijkheden en functies van het applicant tracking system. Als u een ATS-oplossing zoekt, overweeg dan deze cruciale elementen en wat ze u kunnen bieden:

• Geavanceerd zoeken 
  Een database is slechts zo effectief als uw vermogen om er informatie uit te halen. Met ingebouwde zoekfuncties en filterweergaven kunt u met minimale inspanning de informatie vinden die u nodig hebt.

• Cv's parseren 
  ATS stelt wervingsmanagers in staat om cv's te destilleren tot de meest relevante informatie, op schaal. 

• Sourcing van kandidaten 
  Zelfs voordat kandidaten op een functie solliciteren, kunnen ATS-tools de werving van kandidaten optimaliseren via verbeterd merkbeheer, geautomatiseerde plaatsing van vacatures, geïntegreerde sollicitatiepagina's en meer. 

• Screening van cv's 
  In veel gevallen voldoet het merendeel van de ingediende cv's niet aan de minimale geschiktheidseisen van de functie. Applicant tracking systems kunnen worden ingesteld om deze cv's automatisch te elimineren op basis van verschillende aan vaardigheid en certificering gerelateerde factoren.

• Automatisering
  Traditionele werving is zeer praktijkgericht, met veel handmatige processen en goedkeuringen. Automatisering in ATS pakt veel van deze tijdrovende taken aan, zodat wervingsteams en anderen die betrokken zijn bij het wervingsproces zich kunnen richten op meer strategische zaken.

• Analyse en rapportage
  Er wordt wel gezegd dat er geen verbetering mogelijk is zonder meting. ATS-tools moeten robuuste analyse- en rapportagefuncties bevatten, zodat uw mensen mogelijke probleemgebieden kunnen identificeren en de voordelen van het applicant tracking systeem kunnen volgen.

• Ondersteuning tijdens onboarding 
  De beste applicant tracking systems bieden ook ondersteuning tijdens onboarding, zodat nieuwe werknemers zo snel mogelijk aan de slag kunnen.

Hoewel applicant tracking systems waardevolle ondersteuning bieden bij het vinden, verfijnen, volgen en beheren van kandidaten in de wervingspipeline, gelden er soms bepaalde beperkingen. Als deze beperkingen niet de kop worden ingedrukt, kunnen ze ertoe leiden dat toptalent over het hoofd wordt gezien of ten onrechte als ongeschikt wordt gemarkeerd. Denk bijvoorbeeld aan:

Het systeem is alleen effectief voor cv's die het ATS leesbaar acht

Er zijn vele verschillende soorten en stijlen cv's. Als de sollicitatie unieke lettertypen bevat of informatie presenteert in een structuur waarmee het ATS niet vertrouwd is, kan het systeem het cv afwijzen zonder rekening te kunnen houden met belangrijke factoren (zoals werkervaring en vaardigheden).

Het systeem vindt het lastig om bepaalde soorten documenten nauwkeurig te lezen

Zoals elk computersysteem kunnen ATS-tools alleen werken met specifieke, herkende documenttypen. Als de kandidaat een cv indient met een niet-herkende of niet-ondersteunde bestandsextensie, kan het ook automatisch worden geweigerd.

Het systeem kan mogelijk niet werken met afbeeldingen

Terwijl visualisatie menselijke gebruikers in staat stelt gegevens beter te begrijpen, kan het het tegenovergestelde effect hebben op niet-menselijke systemen. ATS-tools zijn mogelijk niet in staat grafische gegevens volledig te vertalen naar hun systemen.

Het systeem kan gegevens onjuist categoriseren

Er zijn veel manieren om hetzelfde te zeggen en als kandidaten andere terminologie gebruiken om hun werkgeschiedenis, vaardigheden, certificeringen of andere relevante informatie te beschrijven, kan het ATS moeite hebben met het interpreteren, categoriseren en prioriteren van het cv.

Uw medewerkers bepalen uw succes. Daarom heeft de manier waarop u werving en selectie aanpakt een grote impact op uw bedrijf. Applicant tracking biedt essentiële databaseondersteuning en maakt het tegelijkertijd mogelijk om belangrijke stappen in het wervingsproces te automatiseren. Maar niet elke ATS-oplossing is gelijk. Overweeg ServiceNow voor optimale ondersteuning en intelligente automatisering.

ServiceNow is een Employee Experience Platform, gebouwd op het krachtige, volledig geïntegreerde en gecentraliseerde ServiceNow Platform® en biedt een naadloze, bevredigende werknemersbeleving vanaf het eerste contact tot en met de uiteindelijke offboarding. Verbind alle relevante belanghebbenden en bevorder eenvoudige, duidelijke communicatie en samenwerking. Bied ongeëvenaarde zichtbaarheid in het wervingsproces, volg statistieken en genereer rapporten met één druk op de knop. Pas geavanceerde AI toe om automatiseringsfuncties in uw hele pipeline te ondersteunen. En tijdens het hele proces creëert u positieve ervaringen voor zowel kandidaten als wervingsmanagers.

Breng uw wervingsprocessen verder dan ooit tevoren: probeer vandaag nog de demo van ServiceNow!