Payroll-software is een digitale oplossing, on-premise of cloudgebaseerd, die loonstroken van werknemers en andere salarisadministratieprocessen beheert en automatiseert.
Bedrijven hebben de veeleisende en vaak saaie taak van het verwerken van de salarisadministratie gedurende het jaar, waaronder werknemers tijdig betalen, belastingaangifte doen en wet- en regelgeving naleven. Human Resources of de boekhoudafdeling is primair verantwoordelijk voor het bijhouden van werknemersgegevens en het correct betalen van iedereen, maar aangezien steeds meer van deze kantoor- en werknemersgerelateerde processen worden gedigitaliseerd, geldt dat ook voor de salarisadministratie.
Veel bedrijven gebruiken nu payroll-software om dit proces te stroomlijnen, vooral omdat hiermee alle relevante informatie wordt bijgehouden, menselijke fouten worden voorkomen en de belangrijkste gegevens voor belastingaangifte worden gedocumenteerd. In dit artikel worden de basisprincipes van payroll-software besproken, waarom deze zo waardevol is voor de moderne werkomgeving en hoe je de juiste software voor je bedrijf kunt kiezen.
Het belangrijkste voordeel van payroll-software is dat het ontzettend handig en nauwkeurig is voor allerlei soorten bedrijven.
Ten eerste zorgt dit type software ervoor dat werknemers worden betaald. Ze worden niet alleen betaald, maar ze krijgen ook consistent het juiste bedrag betaald, op het juiste moment en via de gewenste betaalmethode. Als ze een bankoverschrijving willen en dat hun geld wordt verdeeld over specifieke rekeningen, dan wordt het geld automatisch overgemaakt naar hun bankrekening, pensioenrekening, enz.
Naast het tijdig ontvangen van betalingen en eenvoudige toegang tot hun geld, zijn er ook nog andere voordelen voor werknemers:
- Ze kunnen hun betalingsgeschiedenis bekijken
Werknemers moeten hun financiën kunnen inzien om te bekijken hoe en wanneer ze worden betaald, wat eenvoudig wordt wanneer al deze belangrijke gegevens worden opgeslagen in software. Werknemers kunnen de uitsplitsing van hun loonstroken bekijken, zien waar ingehouden loon naartoe gaat en meer. - Ze kunnen persoonlijke gegevens en betalingsgegevens aanpassen
Wanneer iemand verhuist, begint te bankieren bij een nieuwe kredietvereniging, trouwt of wat dan ook, hoeven werknemers niet noodzakelijkerwijs een verzoek in te dienen bij de HR-afdeling. In plaats daarvan kunnen ze in de payroll-software zelf hun gegevens bijwerken. - Ze kunnen snel antwoord op hun vragen krijgen
Met payroll-software is er over het algemeen geen tussenpersoon meer en kunnen werknemers informatie en inzichten krijgen wanneer ze vragen hebben. Dit betekent dat ze niet hoeven te wachten tot iemand anders tijd heeft en ze die informatie snel kunnen krijgen. - Ze hoeven minder vaak hun werk te onderbreken
Als je midden op de dag HR of de boekhouding te pakken probeert te krijgen of een afspraak met iemand plant, gaat dit ten koste van het werk of de vrije tijd van zowel de werknemer als de salarisafdelingen. Met eenvoudige toegang tot salarisgegevens via een website of app kunnen werknemers hun eigen tijd beheren en krijgen wat ze nodig hebben zonder dat dit ten koste gaat van hun taken.
Niet alleen werknemers hebben baat bij payroll-software — bedrijven profiteren zelfs nog meer van deze tool. De grote voordelen van de software zijn dat deze teams efficiënter maakt, gegevens nauwkeuriger bijhoudt en extra tools biedt buiten de verwerking van betalingen. Enkele specifieke bedrijfsvoordelen zijn:
- Hoger moreel onder werknemers
Werknemers waarderen transparantie. En wanneer ze toegang hebben tot wat ze nodig hebben, op tijd en correct worden betaald en verder onbelemmerd hun leven kunnen leiden, zijn ze meer tevreden over hun werkplek. - Verbeterde beveiliging
De persoonlijke gegevens van je werknemers zijn privé en in plaats van papieren bestanden te beheren en beschermen of vertrouwelijke informatie via onveilige kanalen te delen, heeft iedereen toegang tot wat ze nodig hebben zonder dat dit ten koste gaat van de beveiligingsmaatregelen of gegevens. - Diepgaandere zakelijke inzichten
Wanneer salarisgegevens worden gedigitaliseerd, verwerkt met geavanceerde en geautomatiseerde software en geïntegreerd met andere zakelijke tools, is het voor bedrijven gemakkelijker om financiële inzichten te begrijpen. Budgettering, afdelingskosten, afdelingsopbrengsten en zelfs real-time gegevens kunnen worden gebruikt voor tijdkritische besluitvorming. - Verbeterde rapportage
Payroll-software biedt nauwkeurigere berekeningen en documentatie met betrekking tot rapportage voor compliance en belastingvereisten.
Payroll-software heeft veel voordelen die niet alleen handig zijn, maar ook in toenemende mate essentieel zijn voor moderne bedrijven die fouten willen minimaliseren en efficiënt willen blijven functioneren. Met behulp van payroll-software kun je de volgende voordelen voor je werknemers verbeteren:
- Tijdige en nauwkeurige uitbetaling van salaris
Er zijn eindeloos veel factoren van invloed op betalingen aan werknemers, zoals fusies en overnames, diensten, nieuwe werknemers, salarissen, bonussen, enz. Met een hulpmiddel als payroll-software kunnen organisaties elke keer de juiste werknemers het juiste bedrag betalen, wat het vertrouwen tussen werknemers en werkgevers vergroot en ervoor zorgt dat mensen het nodige geld hebben voor hun uitgaven. - Transparantie voor bedrijven
De personeelskosten zijn omvangrijk voor bedrijven en het kan moeilijk zijn om deze kosten onder de rest van de uitgaven van je organisatie te beheren. Goede payroll-software kan worden geïntegreerd met andere afdelingen, zoals de boekhouding, zodat organisaties meer transparantie en perspectief hebben voor budgettering, rapportage en het toewijzen van resources. - Flexibiliteit
Payroll-software is ontworpen om zich aan te passen aan de bedrijfstak en grootte van je organisatie. Zelfs wanneer je bedrijf grote veranderingen te wachten staat, moet dit type software niet alleen deze veranderingen bijhouden, maar ze ook gemakkelijker maken. Als een bedrijf bijvoorbeeld een nieuw kantoor opent op een geheel nieuwe locatie met andere belastingregels, moet de payroll-software de nieuwe regels voor die werknemers automatiseren en aanpassen. - Meer tijd voor taken op hoog niveau
In plaats van kostbare tijd te besteden aan het verwerken van salarisadministratie met verouderde methoden, kunnen organisaties zich richten op de belangrijkste aspecten van hun bedrijf, zoals innovatie en uitvoering.
De hierboven genoemde voordelen zijn afhankelijk van de software die je gebruikt. Niet alle systemen werken op dezelfde manier of voldoen aan hoge normen. De software moet alle functies uitvoeren die je organisatie gebruikt en innovatief, aanpasbaar en gebruiksvriendelijk zijn voor iedereen. Wanneer je payroll-software wilt aanschaffen, stel dan de volgende vragen om de juiste oplossing voor je organisatie te vinden.
- Hoe groot is je bedrijf?
- Hoeveel werknemers heb je?
- Krijgen je werknemers per uur betaald of hebben ze een vast salaris?
- Hoe vaak betaal je je werknemers?
- Wat is je budget voor payroll-software?
- Wie beheert je salarisplanning?
- Ondersteunt het systeem elke regio waarin je werknemers hebt?
- Is de software geïntegreerd met je andere kernsystemen?
- Is de software eenvoudig te configureren?
- Heeft de software ervaring met organisaties zoals die van mij?
- Is de software gebruiksvriendelijk?
Nogmaals, er zijn geen twee payroll-softwaresystemen hetzelfde, maar er zijn enkele basisfuncties die je programma moet hebben. Krijg de meeste waar voor je geld met software die de meest tijdrovende taken van je overneemt met de volgende functies:
- Loon berekenen
Dit is een fundamentele functie van payroll-software; zorg ervoor dat het systeem automatisch het loon van werknemers kan berekenen, voor fulltime, parttime, enzovoort. - Salarisadministratie integreren met uren en aanwezigheid
Met de beste programma's kun je je salarisadministratie combineren met roosters en aanwezigheidswerkwijzen. Dit zorgt ervoor dat alle tijdbeheerfactoren worden gedigitaliseerd en geautomatiseerd, ongeacht of je werknemers per uur worden betaald of een vast salaris hebben. - Belastingen en andere inhoudingen
Je moet erop kunnen vertrouwen dat de software belastingen en andere aangepaste inhoudingen voor werknemers nauwkeurig berekent en automatisch inhoudt. Deze inhoudingen kunnen meestal ook door de werknemers zelf worden bewerkt, zodat ze hun loonstroken naar behoefte kunnen aanpassen. - Werknemers uitbetalen
Hoewel je wellicht nog steeds managers uuroverzichten en andere elementen van de salarisadministratie wilt laten goedkeuren, moet je software automatisch betalingen kunnen doen volgens je instellingen. Als je werknemers elke vrijdag betaalt, zou je deze wekelijkse betalingen moeten kunnen instellen - Salarisrapporten genereren
Het uitvoeren van ramingen en het controleren van je financiën met belastingverplichtingen kan stressvol, vermoeiend, foutgevoelig en tijdrovend zijn. Payroll-software kan salarisrapporten voor je uitvoeren, zodat je in een handomdraai de juiste informatie krijgt. - Toegang tot belangrijke belastingformulieren
Zowel HR-professionals als andere werknemers moeten toegang hebben tot belastinggegevens en belastingformulieren. Deze payroll-systemen moeten ook zijn beveiligd met beveiligingsfuncties die garanderen dat alleen de relevante personen vertrouwelijke gegevens kunnen inzien.
Het kan zijn dat je organisatie bepaalde functies belangrijker vindt dan andere, maar je software moet minimaal aan de bovenstaande vereisten voldoen, zeker als je er een flink bedrag voor betaalt.
Payroll-software transformeert procedures voor Human Resources en managers, zodat iedereen op één lijn zit en maximale zichtbaarheid heeft. Er wordt aan de behoeften van werknemers voldaan, ze krijgen op tijd het juiste loon betaald en ze hebben toegang tot essentiële informatie wanneer dat nodig is. Ondertussen kan HR zich richten op veeleisendere en zinvollere taken om het functioneren van de organisatie te optimaliseren.
ServiceNow biedt gebruikers een selfserviceplatform waarmee ze eenvoudig alle salarisgegevens kunnen vinden die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben: ServiceNow Knowledge Management. Door deze gegevens samen te voegen in een krachtige kennisbank, kunnen werkgevers de werklast voor hun HR-teams verminderen en 24 uur per dag, 7 dagen per week directe toegang tot informatie bieden. Daarnaast biedt de Case Management-oplossing van ServiceNow werknemers de mogelijkheid om vragen met betrekking tot salaris in te dienen, zodat ze onmiddellijk kunnen worden beantwoord door HR-teams. Deze functie stroomlijnt het salarisproces en helpt ervoor te zorgen dat werknemers tijdig en nauwkeurig antwoord op hun vragen krijgen.
Met behulp van effectieve en gebruiksvriendelijke selfserviceopties bieden ServiceNow-oplossingen werknemers eenvoudige toegang tot alles wat ze nodig hebben om hun aanpak van salarisadministratie te optimaliseren. Verminder de HR-werklast, geef je werknemers de mogelijkheid om antwoorden op hun vragen te vinden en stroomlijn je salarisadministratie als nooit tevoren om de tevredenheid van werknemers te verbeteren, de productiviteit te verhogen en de kosten te verlagen.
Maak salarisadministratie een fluitje van een cent; neem vandaag nog contact op met ServiceNow.
Vereenvoudig het werknemersbeheer voor iedereen in je organisatie met ServiceNow. Kom meer te weten over HR Service Delivery en ontdek hoe je je werknemers beter kunt ondersteunen.