In het huidige volatiele bedrijfsklimaat moeten organisaties hun IT-resources goed in de gaten houden om ervoor te zorgen dat elk bedrijfsmiddel verantwoord, kosteneffectief en op de juiste manier wordt gebruikt. Meer dan ooit is het essentieel dat IT-besluitvormers een duidelijk en nauwkeurig beeld hebben van hun IT-ecosysteem. Terwijl het aantal waardevolle IT-oplossingen blijft groeien, ontdekken veel organisaties echter dat het simpelweg bijhouden van hun IT-assets—laat staan het optimaliseren ervan—meer is dan traditionele IT-afdelingen alleen aankunnen.
Om IT-assets te visualiseren, organiseren en coördineren, gebruiken bedrijven over de hele wereld de levenscyclus van IT-assets.
De levenscyclus van IT-assets volgt gewoonlijk een geformaliseerd proces en wordt vaak ondersteund door softwaretools. Hoewel verschillende organisaties in verschillende bedrijfstakken hun eigen versies van de levenscyclus kunnen hebben, volgen de meeste dezelfde basisopzet. Hier verkennen we de zes stadia van de levenscyclus van IT-assets:
De eerste stap in de levenscyclus van IT-assets vindt plaats voordat assets worden aangeschaft of ingezet. Deze aanvraagfase kan ook worden gezien als een fase van ideeënvorming of planning, waarbij belanghebbenden samenkomen om hun doelstellingen te bespreken en te bepalen welke assets nodig zijn en waarom. Het hoogtepunt van deze fase is een formeel verzoek om een IT-asset.
Zodra een verzoek is ingediend, moet het door de juiste kanalen van goedkeuring gaan. Degenen die verantwoordelijk zijn voor het goedkeuren van IT-aanvragen, moeten eerst beschikbare, op voorraad zijnde assets vergelijken om te zien of deze aan het verzoek kunnen voldoen. Als dat niet het geval is, moet de IT-asset worden aangeschaft.
Als de juiste IT-assets zijn geselecteerd en beschikbaar zijn, moeten ze in gebruik worden genomen. Bij de levering van IT-assets kan gebruik worden gemaakt van workflowautomatisering, waardoor organisaties automatisch toepassingen, cloudresources, hardware, enzovoort kunnen aanbieden.
De bewakingsfase richt zich op het vergroten van de zichtbaarheid, het garanderen van optimaal en efficiënt gebruik van assets, en het identificeren en beperken van risico's. In deze fase kunnen relevante gegevens worden vastgelegd voor analyse ter informatie van een toekomstige IT-assetstrategie.
Gedurende de hele levensduur van de asset zijn er verschillende vormen van service nodig om optimaal functioneel te blijven. Dit omvat doorlopend onderhoud, incidentele upgrades of zelfs noodreparaties. Teamleden moeten regelmatig tijd inplannen om ervoor te zorgen dat deze stappen voor elke afzonderlijke asset worden genomen, zodat deze zo efficiënt mogelijk werkt.
Tenslotte, wanneer het einde van de levenscyclus is bereikt, is het tijd om een asset te verwijderen en te vervangen door een nieuwe. Het IT-team moet de vastgestelde stappen begrijpen en volgen om ervoor te zorgen dat de verwijdering van assets niet tot toekomstige veiligheidsrisico's leidt.
Levenscyclusbeheer van IT-assets stelt bedrijven in staat om de tools en strategieën te gebruiken die ze nodig hebben om een optimale levenscyclus van IT-assets te garanderen. In het bijzonder kan het levenscyclusbeheer van IT-assets organisaties de volgende mogelijkheden bieden:
Het levenscyclusbeheer van IT-assets biedt organisaties een nauwkeurig en uitgebreid overzicht van alle bestaande IT-assets. Deze informatie kan worden gebruikt om bestaande voetafdrukken van IT-assets te analyseren en de volledige levenscyclus van assets te optimaliseren. Dit ondersteunt essentiële assets, vergroot de efficiëntie en verbetert de effectiviteit in de toekomst. Effectieve planning, gebaseerd op het juiste levenscyclusbeheersysteem voor IT-assets, kan verbeteringen realiseren van planning en aankoop tot vernieuwingscycli en het uit bedrijf nemen van assets.
Levenscyclusbeheer van IT-assets maakt slimme inkopen mogelijk door mogelijkheden voor consolidatie te identificeren. Systemen voor het beheer van de levenscyclus van IT-assets kunnen ook de binnenkort aflopende garanties en de end-of-life-gegevens voor verschillende assets bijhouden.
De levering kan worden verbeterd door het beheer van de levenscyclus van IT-assets. Geautomatiseerde mogelijkheden kunnen relevante informatie over assets rechtstreeks in ITAM-databases inbrengen, terwijl ze tegelijkertijd worden gekoppeld aan identiteitsbeheersystemen en HR-records, met een minimum aan handmatige invoer.
Het beheer van de levenscyclus van IT-assets helpt om een completer beeld van assetportfolio's te krijgen. Hierdoor kunnen organisaties gebruikstrends in kaart brengen en het gebruik van bestaande assets optimaliseren. Sommige systemen voor levenscyclusbeheer van IT-assets integreren ook met ERP- en andere plannings- en analysesystemen, wat het gemakkelijker maakt om trends in specifieke technologiestacks te spotten.
Topsystemen voor het beheer van de levenscyclus van IT-assets kunnen worden geïntegreerd met ticketing- en helpdesksystemen. Dit stelt IT-teams in staat om automatisch de vereiste onderhoudsinterventies voor de levenscyclus te genereren. Organisaties kunnen onderhoudstrends analyseren en veelvoorkomende terugkerende problemen opsporen met specifieke typen assets, leveranciers of assetmodellen. Strategiemakers kunnen deze inzichten gebruiken om toekomstige inkoop- en garantiebeslissingen te verbeteren en de onderhoudskosten te verlagen.
Het juiste levenscyclusbeheer van IT-assets fungeert ook als beveiligingsbeheerder, zodat alle defecte of verouderde assets veilig worden afgevoerd. Dit helpt bedrijven om minder open te staan voor een verscheidenheid aan risico's, kwetsbaarheden en aansprakelijkheden.
De mogelijkheden van het levenscyclusbeheer van IT-assets brengen een aantal duidelijke voordelen met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan:
Het levenscyclusbeheer van IT-assets biedt volledige zichtbaarheid en transparantie in IT-inventarissen. Dit betekent dat organisaties in staat zijn om goed geïnformeerde beslissingen te nemen op basis van harde cijfers, in plaats van schattingen of benaderingen.
Correct toegepast kan het levenscyclusbeheer van IT-assets de tijd en moeite die veel organisaties anders zouden moeten investeren in het handmatig beheren van hun IT-assets verminderen. Dit stelt bedrijven niet alleen in staat om geld te besparen op technologische kosten en gewerkte uren, maar bevordert ook een effectiever en efficiënter gebruik van assets. Bovendien biedt levenscyclusbeheer van IT-assets een duidelijker inzicht in de totale eigendomskosten van een bepaalde asset, zodat leiders kostenbewuste beslissingen kunnen nemen over tools en andere hulpmiddelen.
Het levenscyclusbeheer van IT-assets is een effectieve tool bij het volgen en afdwingen van het beleid en de wettelijke vereisten voor assets. Het helpt risico's te identificeren en te elimineren voordat ze uitgroeien tot echte problemen.
Ten slotte kan het beheer van IT-assets ervoor zorgen dat IT-assets beter worden onderhouden, regelmatig worden bijgewerkt en beschikbaar zijn wanneer dat nodig is. Dit neemt effectief een belangrijk stresspunt voor IT-personeel weg.
Om optimaal te profiteren van de levenscyclus van IT-assets, moet u de juiste benadering kiezen voor het beheer van de levenscyclus van IT-assets. Hier belichten we een aantal best practices om in gedachten te houden:
Verschillende afdelingen hebben verschillende behoeften. Het is cruciaal om deze behoeften in overweging te nemen bij wijzigingen in de IT-infrastructuur. Zorg ervoor dat iedereen die door de verandering wordt beïnvloed, op de hoogte is en dat er rekening wordt gehouden met hun wensen.
Verschillende assets hebben verschillende levenscycli. IT-afdelingen moeten deze levenscycli en de betrokken processen volledig in kaart brengen, zodat ze inzicht krijgen in waar hun huidige technologie tekortschiet.
Stel KPI's vast, meet en rapporteer veranderingen in het levenscyclusbeheer van IT-assets. Dit stelt alle belanghebbenden en besluitvormers in staat te bepalen of de veranderingen in het vermogensbeleid de workflow van het bedrijf positief hebben beïnvloed.
Automatisering binnen het levenscyclusbeheer van IT-assets verhoogt niet alleen de efficiëntie en verlaagt de kans op menselijke fouten, maar helpt ook om het aantal menselijke resources te maximaliseren voor taken die niet kunnen worden geautomatiseerd.
Bedrijfsgroei kan worden gerealiseerd door het klantenbestand te vergroten of inefficiënties binnen de workflows te verminderen. Het verbeteren van IT-assets stelt organisaties in staat om inefficiënties weg te werken, waardoor de workflows in het hele bedrijf kostenefficiënter worden.
Om volledig te kunnen profiteren van een heldere levenscyclus van IT-assets hebben organisaties tools nodig die deze levenscycli kunnen beheren en administreren en zich tegelijkertijd kunnen aanpassen aan veranderende bedrijfsbehoeften. ServiceNow, de leider op het gebied van IT-beheer voor ondernemingen, heeft de oplossing in de vorm van IT Asset Management.
IT Asset Management, dat is gebaseerd op het bekroonde ServiceNow AI Platform, stelt bedrijven in staat om workflows te automatiseren gedurende de hele levenscyclus van de assets: aankoop, inventaris, implementatie, monitoring, service, en uit bedrijf nemen van assets. IT Asset Management volgt de assets tussen de verschillende fasen en binnen elke fase van het beheer van de levenscyclus van assets, en biedt ongeëvenaarde controle en flexibiliteit bij het beheer van de assets waar zovelen afhankelijk van zijn.
Zie hoe ver uw IT-assets u kunnen brengen met IT Asset Management.