Beheer van de contractlevenscyclus (CLM) is het geautomatiseerde en gedisciplineerde proces waarbij toezicht wordt gehouden op elk aspect van een contract, van de start tot de verlenging of de vervaldatum. Het zorgt voor efficiënte tracering, beheer en compliance, beperkt risico's en verbetert de prestaties van cruciale overeenkomsten.
Ongeacht de branche of het publiek, wanneer je alle andere zaken van het bedrijf wegneemt, draait het allemaal om interacties tussen mensen. Vaak zijn deze interacties complex, beslaan ze meerdere fasen en schetsen ze wederzijdse verplichtingen. De wettelijk bindende contracten die helpen om deze overeenkomsten te formaliseren en die duidelijk specificeren wat elke partij kan verwachten te ontvangen (en kan worden verwacht te doen), zijn essentieel voor het vaststellen van het framework voor organisatorische operaties. Naarmate bedrijven zich door een steeds complexer juridisch en regelgevend landschap verplaatsen, wordt het effectief beheren en onderhouden van contracten natuurlijk steeds moeilijker.
Met CLM (beheer van de contractlevenscyclus) worden deze processen gestroomlijnd en essentiële contracten door de gehele levenscyclus geleid, van concept en onderhandeling tot uitvoering, doorlopende compliance en uiteindelijke vernieuwing of afsluiting.
Als je inzicht wilt krijgen in het belang van het beheer van de contractlevenscyclus, is het de moeite waard om de processen nader te bekijken die definiëren hoe contracten worden ontwikkeld, uitgevoerd en opgevolgd. Elk van de volgende fasen vertegenwoordigt een cruciale stap in het traject van het contract - van concept tot conclusie:
Het proces begint met een bedrijfsbehoefte aan een transactie met een andere partij. Dit kan gaan om het kopen van goederen of services, het sluiten van een verkoop, het formaliseren van een partnerschap of andere transacties. Het verzoek kan worden ingediend door elke werknemer in een organisatie. Verzoeken kunnen betrekking hebben op een nieuw contract of de controle van een contract met een externe partij. Bij een nieuw contract omvat het verzoek het doel van het contract, het type partij (klant, partner, leverancier), de naam van de partijen en andere informatie die vereist is voor het specifieke contracttype. Een verzoek om een contract met een externe partij te beoordelen omvat het contract, zoals een MSA (hoofdserviceovereenkomst) en eventuele ondersteunende documenten zoals een NDA (geheimhoudingsovereenkomst) of SOW (werkverklaring).
Het proces beschrijft de basisvoorwaarden en verplichtingen van het contract. In deze fase wordt de basis gelegd voor een duidelijke en ondubbelzinnige overeenkomst, waarbij verwachtingen voor alle betrokken partijen worden vastgesteld. Contracten omvatten per definitie meer dan slechts één partij. Door te onderhandelen kunnen besluitvormers aan beide zijden van de tafel de contractvoorwaarden verfijnen, zodat wederzijdse overeenstemming en tevredenheid worden gewaarborgd. Effectieve onderhandelingen brengen tegenstrijdige belangen samen en effenen deze om de weg vrij te maken voor een wederzijds voordelige oplossing. Beoordeling door juridisch personeel en relevante belanghebbenden helpt potentiële valkuilen in het contract vast te stellen (en op te lossen). In middelgrote en grote bedrijven kunnen meerdere afdelingen worden gevraagd om specifieke secties te bekijken. Dit garandeert dat het contract in overeenstemming is met de wettelijke vereisten en het beleid van de organisatie, en biedt een uitgebreide evaluatie voordat je verder gaat.
Met de formele ondertekening en activering van het contract wordt het contract actief. In deze fase zetten alle betrokken partijen hun handtekening om aan te geven dat ze zich aan de afspraken zullen houden en worden de contractuele verplichtingen van kracht. Technologieën voor elektronische handtekeningen worden het meest gebruikt, hoewel soms ook met de hand moet worden ondertekend.
Ondertekende contracten moeten beschikbaar en opvraagbaar blijven, zodat ze op elk moment kunnen worden geraadpleegd. Een centrale opslagplaats verzekert de toegankelijkheid, zodat compliancebewaking en snelle reacties op vragen of geschillen mogelijk zijn. Dit kan op locatie zijn of via een cloudopslagsysteem van derden.
Contracten stoppen niet zodra ze zijn opgeslagen. Organisaties moeten voortdurende verplichtingen beheren en belangrijke mijlpalen en vervaldatums bijhouden. Met workflows kun je voldoen aan verplichtingen.
Met behulp van analyses kunnen organisaties inzicht krijgen in de effectiviteit van contracten en andere verbeterpunten, wat een basis biedt voor gegevensgestuurde besluitvorming. Het monitoren van compliance, prestaties en risico's gedurende de looptijd van het contract biedt meer controle bij het beheren en optimaliseren van contractuele relaties.
Elk van de hierboven beschreven fasen vertegenwoordigt gebieden met een potentieel risico waar één fout of vergeten verantwoordelijkheid snel kan escaleren, zodat de contracten die zakelijke interacties definiëren, worden verstoord. Een goed gedefinieerd CLM-framework stroomlijnt dit gehele proces en biedt een reeks voordelen:
Transparantie is de voedingsbodem voor vruchtbare zakelijke relaties. Met CLM kunnen belanghebbenden contractgegevens snel inzien, begrijpen en erop reageren, waardoor duidelijke en directe communicatie wordt bevorderd. Deze transparantie strekt zich ook uit tot het volgen en rapporteren van prestaties, zodat alle betrokken partijen goed geïnformeerd zijn en samenwerken om een omgeving te creëren die bijdraagt aan werkrelaties.
CLM biedt verbeterde mogelijkheden voor het monitoren en beheren van risico's die verband houden met interactie met andere partijen. CLM biedt snelle toegang tot gegevens en vergemakkelijkt regelmatige audits, en beschermt zo tegen potentieel kostbare fouten terwijl naleving van het compliancebeleid en de regelgeving worden gegarandeerd.
Als efficiëntie de valuta van moderne bedrijven is, is CLM een heuse geldpers. Vastgestelde workflows en administratieve controle binnen CLM-systemen identificeren en pakken problemen snel aan, versnellen processen en optimaliseren de tijd en waarde van elk contract. Het resultaat is een meer agile en productieve bedrijfsomgeving.
Het gestroomlijnde contractbeheerproces beperkt niet alleen het risico van omzetverlies, maar draagt ook bij aan kostenbesparing dankzij de hierboven vermelde verbeterde efficiëntie. Dankzij transparantie, gegevensgestuurde besluitvorming en geoptimaliseerde waarden voor de contractlevenscyclus kan CLM een belangrijke rol spelen bij het verbeteren van de totale omzet en het garanderen van het financiële succes van de organisatie.
Naast de voordelen die in de vorige sectie zijn genoemd, ondersteunt beheer van de contractlevenscyclus organisaties verder door:
Een snellere contractlevenscyclus
CLM versnelt het hele contractproces, van ontwikkeling tot uitvoering en daarna. Door geautomatiseerde workflows en gestroomlijnde processen wordt de tijd die nodig is om een contract van begin tot eind te brengen, aanzienlijk verminderd.
Eenvoudiger opstellen van contracten
Gestandardiseerde sjablonen, duidelijke taal en samenwerkingstools staan allemaal centraal in de meeste CLM-oplossingen. Dit zijn mogelijkheden om het proces voor het opstellen van contracten te vereenvoudigen en alles consistent en nauwkeurig te houden.
Duidelijke contractonderhandelingen
Met behulp van CLM-tools voor samenwerking kunnen alle belanghebbenden deelnemen aan realtime discussies, wijzigingen bijhouden en snel tot overeenstemming komen, wat leidt tot duidelijkere en meer bevredigende contractvoorwaarden.
Eenvoudige ondertekeningsprocessen
Dankzij geïntegreerde eSignature-mogelijkheden kan de uitvoering van contracten worden versneld en is tegelijkertijd minder papierwerk nodig dat moeilijk bij te houden is.
Moeiteloos beheer van verplichtingen
CLM zorgt ervoor dat contractuele verplichtingen duidelijk worden gedefinieerd, nauwkeurig worden gevolgd en grondig worden beheerd. Met geautomatiseerde waarschuwingen en herinneringen kunnen organisaties hun verplichtingen in de gaten houden, waardoor het risico op onoplettendheid en niet-compliance wordt verminderd.
Gedetailleerde analyses
CLM-oplossingen kunnen enorme hoeveelheden informatie verwerken en bieden gedetailleerde gegevensanalyses, zodat ze inzicht bieden in belangrijke meetwaarden, risico's en kansen. Door deze gegevensgestuurde benadering is geïnformeerde besluitvorming en continue verbetering mogelijk.
Optimaal wijzigingsbeheer
CLM doet naadloos wijzigingen in contracten. Of het nu gaat om wijzigingen, verlengingen of aanpassingen, het systeem zorgt ervoor dat wijzigingen nauwkeurig worden gedocumenteerd, gecommuniceerd en uitgevoerd.
Mobiele toegankelijkheid
Contracten kunnen zeer tijdgevoelig zijn en er kan niet altijd worden gewacht tot controleurs of ondertekenaars een desktopcomputer hebben gevonden. Door mobiele toegankelijkheid hebben belanghebbenden op elke locatie toegang tot contracten om ze te beheren. Dit bevordert flexibiliteit, vooral in een dynamische bedrijfsomgeving waarin samenwerking op afstand steeds belangrijker wordt.
Verbeterde samenwerking in de workflow
Ten slotte verbetert CLM de samenwerking tussen teamleden die betrokken zijn bij de contractlevenscyclus. Gecentraliseerde toegang, realtime updates en samenwerkingsfuncties zorgen voor een samenhangende workflow, waardoor efficiëntie wordt bevorderd en communicatieonderbrekingen worden verminderd.
De voordelen van CLM mogen niet over het hoofd worden gezien. Helaas gaat het beheer van de contractlevenscyclus ook gepaard met verschillende uitdagingen die organisaties moeten overwinnen voordat ze kunnen profiteren van alle voordelen die het biedt. Het herkennen en aanpakken van deze obstakels is essentieel voor organisaties die de effectiviteit van hun CLM-strategieën willen maximaliseren:
Contracten bevatten vaak complexe juridische taal, wat tot ambiguïteit en mogelijke misinterpretatie leidt. Los dit probleem op door contractsjablonen te standaardiseren met duidelijke, beknopte taal. Betrek juridische experts om de duidelijkheid te waarborgen en contracten op branchestandaarden af te stemmen. Implementeer trainingsprogramma's om het begrip onder belanghebbenden te verbeteren.
Zonder een gestandaardiseerde set processen lopen organisaties waarschijnlijk tegen vertragingen, fouten en inefficiënties in de contractlevenscyclus aan. Het antwoord hier is de implementatie van een consistente CLM-workflow. Definieer rollen en verantwoordelijkheden duidelijk en stel goedkeuringshiërarchieën op. Automatiseer eenvoudige, repetitieve taken. Controleer en optimaliseer het proces regelmatig voor continue verbetering.
Eén contract kan gemakkelijk worden bijgehouden, maar naarmate dat aantal toeneemt, neemt ook de complexiteit van CLM toe. Het beheren van een groot aantal contracten kan leiden desorganisatie en toegankelijkheidsproblemen. Gecentraliseerde opslagplaatsen voor contracten en documentbeheersystemen helpen problemen met opslag en organisatie tegen te gaan. Gebruik deze tools om gedetailleerde categorisatie- en taggingsystemen te implementeren om contracten eenvoudig te kunnen ophalen. Controleer en archiveer verouderde contracten regelmatig om het systeem overzichtelijk te maken.
Het handmatig bijhouden van de status en prestaties van contracten kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. Dit probleem kun je relatief eenvoudig oplossen: Implementeer een CLM-systeem met mogelijkheden voor volgen en rapporteren en gebruik kritieke prestatie-indicatoren om mijlpalen, deadlines en compliance van contracten te monitoren. Ga nog een stapje verder door met automatisering realtime updates te leveren.
Niet iedereen die betrokken is bij een contract heeft per se dezelfde ideeën over de voortgang van het contract, en een gebrek aan overeenstemming tussen belanghebbenden kan leiden tot conflicterende prioriteiten. Creëer duidelijke communicatiekanalen en houdt regelmatig vergaderingen om doelen en verwachtingen af te stemmen, zodat je een omgeving van samenwerking en gemeenschappelijke doelstellingen creëert bij besluitvormers. Zorg ervoor dat alle relevante partijen vanaf het begin betrokken zijn bij het opstellen en goedkeuren van contracten.
Zoals altijd is transparantie van fundamenteel belang. Zonder duidelijk inzicht in relevante gegevens, doelen en contracten, kunnen belanghebbenden bepaalde specifieke kenmerken verkeerd begrijpen of tegenstrijdige doelen nastreven. Mechanismen voor toegankelijkheidsrapportage kunnen de transparantie vergroten, en CLM-tools creëren audittrails en houden documentwijzigingen bij, zodat iedereen kan zien waar het contract is en waar het is geweest.
Effectief beheer van de contractlevenscyclus is gebaseerd op een bewezen reeks best practices die is gekoppeld aan drie belangrijke gebieden: planning, implementatie en gebruik.
Begin met inzicht krijgen in bestaande contractprocessen. Visualiseer de gewenste toekomstige status en identificeer gebieden voor verbetering en efficiëntiewinst.
Definieer duidelijk de succesmeetwaarden voor de CLM-implementatie, waarbij je ze op één lijn brengt met de doelstellingen van de organisatie. Dit biedt een roadmap om de effectiviteit van de CLM-strategie te meten.
Begin langzamerhand met de implementatie van CLM. Door te beginnen met een pilotproject kun je iteratieve verbeteringen doen en worden lopende activiteiten zo min mogelijk verstoord.
Verzeker jezelf van ondersteuning door leidinggevenden en acceptatie van CLM-initiatieven. Betrokkenheid van leidinggevenden bevordert de afstemming van de organisatie en geeft prioriteit aan het succes van de CLM-implementatie.
Implementeer een gezonde governancestructuur voor CLM. Bepaal rollen, verantwoordelijkheden en besluitvormingsprocessen om een soepele implementatie en doorlopend beheer te garanderen.
Bied uitgebreide training aan teamleden die betrokken zijn bij CLM. Goed uitgeruste en geïnformeerde teams dragen bij aan een succesvolle adoptie van CLM-tools en -processen.
Prioriteer contracten op basis van hoe belangrijk ze zijn en hoe dringend ze gemigreerd moeten worden. Met een gefaseerde aanpak kun je systematisch migreren, waardoor onderbrekingen tot een minimum worden beperkt en de integriteit van gegevens wordt gewaarborgd.
Voer strenge tests uit op CLM-systemen voordat je de systemen op volledige schaal gebruikt. Identificeer en los eventuele problemen op, zodat het systeem naadloos werkt en voldoet aan de behoeften van de organisatie.
Kies voor een gecentraliseerde cloudgebaseerde opslagplaats voor het bijhouden en beheren van contracten. Dit verbetert de toegankelijkheid en samenwerking en zorgt voor realtime updates.
Gebruik eSignatures om goedkeuringsprocessen te stroomlijnen. Dit versnelt de uitvoering van contracten, waardoor vertragingen worden verminderd en de algehele efficiëntie wordt verbeterd.
Implementeer geautomatiseerde meldingen voor belangrijke mijlpalen en verplichtingen in het contract. Dit zorgt voor tijdige actie en minimaliseert het risico op onoplettendheid.
Voer regelmatig audits uit om de contractprestaties en compliance te beoordelen. Deze proactieve benadering beperkt risico's en zorgt voor naleving van contractuele verplichtingen.
Prioriteer beveiliging door gebruik te maken van SSO (Single Sign-on), gegevenscodering en machtigingsfuncties. Bescherm gevoelige contractinformatie en beperk de toegang tot bevoegd personeel.
Monitor financiële gegevens met betrekking tot contracten consistent. Deze werkwijze vergemakkelijkt de financiële planning, risicobeperking en het identificeren van mogelijkheden voor optimalisatie.
Beoordeel regelmatig contracttrends om patronen, kansen en potentiële verbeterpunten te identificeren. Inzichten gebaseerd op gegevens dragen bij aan geïnformeerde besluitvorming en continue verbetering.
De term beheer van de contractlevenscyclus beschrijft het algemene proces om de contractlevenscycli te beheren. De tools die organisaties gebruiken om dit proces te optimaliseren, zijn meestal in de vorm van softwareoplossingen voor het beheer van de contractlevenscyclus. CLM-software is ontworpen om de gehele contractworkflow binnen organisaties te optimaliseren en te automatiseren. Het omvat een uitgebreide reeks functies, van de eerste fasen van het opstellen van een contract tot het continu bijhouden en rapporteren, voor een geïntegreerde benadering van contractbeheer.
CLM-software onderscheidt zich van deeloplossingen (zoals contractonderhandelings- of herinneringssoftware) door functies aan te bieden die zich richten op elke fase van de contractlevenscyclus. In plaats van zich te concentreren op afzonderlijke aspecten, bieden CLM-platforms een geïntegreerde werkomgeving waarmee teams efficiënt contracten van begin tot eind kunnen beheren. Deze holistische benadering zorgt voor een naadloos en geconsolideerd beheerproces, waardoor de samenwerking en effectiviteit binnen de organisatie worden verbeterd.
Niet alle CLM-softwareoplossingen zijn hetzelfde, maar de meest effectieve opties hebben veel gemeenschappelijke functies. De zijn enkele van de meest relevante:
Een integraal aspect van effectief contractbeheer is de mogelijkheid om waarschuwingen en meldingen over belangrijke mijlpalen te ontvangen. Dit kunnen waarschuwingen zijn voor escalatiepunten, verlengingsdatums en vervaldatums. Door proactieve waarschuwingen kun je tijdig actie ondernemen, waardoor het risico op gemiste deadlines wordt verminderd en effectief toezicht op contracten gedurende de gehele levenscyclus wordt bevorderd.
Met geïndexeerde zoekopdrachten kunnen gebruikers snel specifieke termen in contracten vinden. Deze functie verbetert de efficiëntie doordat handmatig zoeken niet meer nodig is, waardoor je snel toegang hebt tot belangrijke informatie. Dit is met name waardevol in grote contractportfolio's waar snel ophalen van specifieke details essentieel is voor tijdige besluitvorming.
Functies voor het opstellen van contracten in CLM-software gebruiken vooraf goedgekeurde bibliotheken met clausules, digitale handtekeningen en branchespecifieke sjablonen. Dit versnelt niet alleen het opstelproces, maar zorgt ook voor consistentie en compliance met de branchenormen. Het gebruik van digitale handtekeningen versnelt de contractuitvoering nog verder, waardoor de afhankelijkheid van handmatige processen en papierwerk wordt verminderd.
Een hoeksteen van CLM-software is documentbeheer. Dit omvat het onderhouden van een centrale opslagplaats met momenteel actieve contracten, sjablonen en de volledige geschiedenis van contracten. Deze gecentraliseerde opslag zorgt voor eenvoudige toegankelijkheid en vereenvoudigt versiebeheer, zodat de kans op fouten zo klein mogelijk is en je een uitgebreid overzicht van het contractuele landschap van de organisatie hebt.
De functies voor compliance omvatten versiebeheer en een audittrail, zodat alle wijzigingen in contracten transparant en traceerbaar zijn. Dit ondersteunt interne governance, terwijl het ook helpt bij het bijhouden van naleving van regelgevende en wettelijke vereisten.
De rapportagefunctionaliteit in CLM-software gaat verder dan basisanalyses. Hiermee kunnen aangepaste rapporten worden gemaakt over de contractstatus en de prestaties van leveranciers. Een visueel dashboard biedt een uitgebreid overzicht van kritieke meetwaarden, waardoor belanghebbenden bruikbare inzichten krijgen. Deze rapporten dragen bij aan strategische besluitvorming, prestatiebeoordeling en doorlopende verbetering van methoden voor contractbeheer.
Contracten kunnen vele vormen aannemen. Een noemenswaardig onderscheid bij het beheren van de contractlevenscyclus is het verschil tussen CLM aan de kant van de koper en aan de kant van de verkoper.
CLM aan de kant van de koper omvat het opstellen van contracten voor de inkoop van goederen en services van leveranciers. Het richt zich op het onderhandelen over de beste prijs, het optimaliseren van uitgaven onder beheer en het verbeteren van de efficiëntie om inkoopdeadlines te halen.
CLM aan de kant van de verkoper heeft betrekking op contracten die de verkoop en levering van goederen en services aan een koper regelen. Voor contracten aan de kant van de verkoper is de verkooptijd een essentiële meetwaarde en worden moderne CLM-oplossingen gebruikt om processen te stroomlijnen, zodat vertragingen en potentieel verlies van deals worden voorkomen. Prijsinformatie in bestaande contracten helpt bij het ontwikkelen van effectieve prijsstrategieën.
Het selecteren van de juiste CLM-software is een strategische beslissing die je zorgvuldig moet afwegen. Belangrijke factoren waarmee je rekening moet houden bij het maken van deze cruciale keuze, zijn:
Beoordeel welke fasen van de contractlevenscyclus de grootste uitdagingen voor je bedrijf vormen. Evalueer hoe elk CLM-platform waarde levert in deze specifieke fasen en identificeer ontbrekende kernfuncties. Voor maximale efficiëntie is het essentieel om de software aan te passen aan jouw unieke knelpunten in de workflow.
Denk na over de complexiteit van je contracten. Bepaal of je met standaardovereenkomsten werkt die consistentie vereisen of met zwaar onderhandelde contracten met ingewikkelde voorwaarden. Kies een CLM-systeem dat is afgestemd op de complexiteit van je contracten, voor naadloos beheer en naleving van specifieke vereisten.
Weet welk budget is toegewezen voor een CLM-tool, en houd rekening met mogelijke onboardingskosten en de kosten vooraf. Beoordeel of een prijs op basis van gebruikers overeenkomt met het budget van je team en of je extra tools nodig hebt. Het vinden van een evenwicht tussen functies en betaalbaarheid is cruciaal voor een duurzame investering.
Bepaal welke bedrijfsplatformen je wilt integreren met je CLM-software. Bevestig de beschikbaarheid van deze integraties in potentiële tools en beoordeel de effectiviteit en betaalbaarheid ervan. Naadloze integratie met andere bedrijfssystemen verbetert de algehele productiviteit en samenwerking.
Bepaal hoe snel de CLM-tool waarde moet opleveren. Beoordeel of je team de tijd en resources heeft voor een uitgebreide implementatie of dat je de voorkeur geeft aan een snellere, direct inzetbare oplossing. Door de implementatieperiode af te stemmen op de bedrijfsbehoeften, ben je verzekerd van een soepel adoptieproces.
Je bedrijf is gebaseerd op relaties en die relaties worden gedefinieerd door contracten. ServiceNow, de toonaangevende leverancier van IT-beheeroplossingen, staat klaar om je te helpen je aanpak van het beheer van de contractlevenscyclus te optimaliseren.
ServiceNow Contractbeheer Pro (CM Pro) is een agile, kosteneffectieve, workflowgebaseerde oplossing voor klanten die een CLM-tool (contractlevenscyclus) overwegen. CM Pro is gebouwd in nauwe samenwerking met ServiceNow-klanten en biedt de meest hoogwaardige mogelijkheden van een legacy CLM, maar is eenvoudig te implementeren, configureren en gebruiken. Juridische, inkoop-, verkoop- en IT-teams kunnen met CM Pro de efficiëntie verbeteren en risico's verminderen. Belangrijke mogelijkheden zijn selfservice, sjablonen, een opslagplaats, audittrail en beheer van verplichtingen via workflowmogelijkheden op ondernemingsniveau. CM Pro is ook geïntegreerd in ServiceNow Sourcing and Procurement Operations, zodat inkoopteams kunnen profiteren van de kracht van de oplossing om het inkoopproces verder te stroomlijnen.
Raadpleeg de datasheet over Contractbeheer Pro voor meer informatie.