eDiscovery is het proces van het identificeren, verzamelen en produceren van elektronisch opgeslagen informatie (ESI) voor juridische doeleinden, zoals in onderzoeken of als bewijs in rechtszaken. ESI kan e-mails, documenten, berichten op sociale media en digitale gegevens bevatten.
Digitale informatie is een integraal onderdeel geworden van vrijwel elk aspect van de samenleving, en dat omvat rechtszaken en forensisch onderzoek. Terwijl digitale communicatie steeds meer traditionele analoge kanalen blijft vervangen en elektronische apparaten alomtegenwoordig worden in alle branches en levensstijlen, groeit de enorme hoeveelheid ESI in een duizelingwekkend tempo. Dit biedt duidelijke kansen voor juridisch professionals en criminele onderzoekers; bewijs (in de vorm van digitale informatie) biedt inzicht in juridische zaken en degenen die erbij betrokken zijn. Met de hoeveelheid beschikbare ESI zijn traditionele detectiemethoden natuurlijk niet langer voldoende.
Om aan deze behoefte te voldoen, wenden organisaties en juridisch professionals zich tot eDiscovery.
eDiscovery is een nieuwe detectiemethode voor een steeds digitalere wereld en is een uitgebreide oplossing voor het probleem van het beheren van digitaal bewijs. eDiscovery kan ESI identificeren, verzamelen en produceren in reactie op geautoriseerde juridische aanvragen en interne onderzoeken en omvat het volledige scala aan digitale gegevenstypen. Dit omvat:
- E-mails
- Documenten
- Presentaties
- Databases
- Voicemail
- Audio- en videobestanden
- Sociale media
- Websites
Papieren documenten zijn lang niet zo gebruikelijk als ze ooit waren. Aangezien het merendeel van de bedrijfscommunicatie en -records nu elektronisch wordt opgeslagen, is een nieuwe digitale aanpak nodig om volledig rekening te houden met papierloze archivering. Met eDiscovery kunnen organisaties op efficiënte wijze elektronisch bewijs en andere digitale informatie vinden en ophalen, zelfs wanneer dat bewijs over complexe servers is verspreid. Dit maakt het onontbeerlijk voor het oplossen van juridische geschillen en onderzoeken.
eDiscovery stroomlijnt het detectieproces. In tegenstelling tot traditionele, op papier gebaseerde methoden die tijdrovend en arbeidsintensief kunnen zijn, maakt eDiscovery gebruik van technologie om snel ESI te zoeken, te verzamelen en te organiseren. Deze efficiëntie bespaart tijd en verlaagt aanzienlijk de kosten die gepaard gaan met uitgebreide handmatige documentrevisie en -opvraging.
Uiteindelijk ligt het belang van eDiscovery in het vermogen om bedrijven zowel tijd als geld te besparen. Door snelle en nauwkeurige toegang tot digitaal bewijs mogelijk te maken, kunnen organisaties effectiever omgaan met juridische uitdagingen, risico's beperken en resources toewijzen. Naarmate de hoeveelheid elektronische gegevens blijft groeien, is het omarmen van eDiscovery essentieel geworden voor bedrijven die concurrerend en compliant willen blijven in het moderne juridische landschap.
Ondanks alle inspanningen en tijd die eDiscovery organisaties kan besparen, is het nog steeds een nauwgezet proces dat vraagt om een strikte naleving van een specifieke volgorde van acties. Hoewel de specifieke procedures kunnen verschillen tussen advocatenkantoren die met eDiscovery werken, zijn er over het algemeen negen fasen die helpen bij het stroomlijnen van het verzamelen, bewaren en presenteren van ESI. Deze fasen vormen samen het eDiscovery-proces, waardoor organisaties elektronisch opgeslagen informatie efficiënt kunnen beheren en presenteren, compliance met wettelijke vereisten kunnen garanderen en geschillen kunnen oplossen:
Het eDiscovery-proces begint met Information Governance, dat de vaststelling van procedures, controles en beleid voor het verzamelen en bewaren van gegevens omvat. Het Information Governance Reference Model (IGRM) dient als een leidend framework, dat ervoor zorgt dat eDiscovery-bureaus zich consequent aan gevestigde best practices houden.
In deze fase proberen belanghebbenden te bepalen welke gegevens moeten worden bewaard. Dit wordt bereikt door interviews, een onderzoek van casefeiten en een analyse van de digitale omgeving. Het is essentieel om te bepalen welke informatie relevant is voor de lopende rechtszaak.
Zodra gegevens zijn geïdentificeerd, moeten ze worden bewaard en krijgen eigenaren van gegevens formeel de instructie om ze niet te verwijderen. Bewaring zorgt ervoor dat potentieel cruciale informatie beschikbaar en ongewijzigd blijft.
Er bestaan verschillende technologieën voor het verzamelen van gegevens, maar de gekozen methoden moeten voldoen aan het gedefinieerde juridische proces. Het verzamelteam zorgt ervoor dat digitale assets worden verzameld zonder dat kritieke metagegevens worden gewijzigd, zoals aanmaakdatums, grootte en auditlogboeken die aan elk bestand zijn gekoppeld.
Onbewerkte verzamelde gegevens zijn doorgaans ongeorganiseerd en ongeschikt voor juridische presentatie. De verwerkingsfase omvat het organiseren van gegevens en het extraheren van relevante informatie. Automatiseringstools kunnen helpen relevante gegevens te extraheren uit het kaf van irrelevante informatie.
Het beoordelen van documentatie en digitale assets kan handmatig of met behulp van kunstmatige intelligentie worden gedaan. Tijdens deze fase wordt relevante informatie gescheiden van onnodige gegevens die niet relevant zijn voor de lopende rechtszaak. In deze fase worden ook documenten geïdentificeerd die onder het cliënt-advocaatgeheim vallen.
In deze fase worden digitale assets beter georganiseerd voor presentatie. Beoordelaars identificeren patronen en belangrijke informatie die essentieel zijn voor rechtszaken en ontwerpen een presentatie-indeling voor gebruik tijdens het proces of de getuigenis.
Ter voorbereiding op juridische procedures moeten digitale assets worden omgezet in fysieke documentatie die voor de rechtbank kan worden gepresenteerd. Advocaten selecteren en bereiden de belangrijkste gegevens voor op presentatie.
Tot slot moet het bewijsmateriaal in rechtszaken worden voorgelegd aan verschillende partijen, waaronder advocaten, rechters, jury's, bemiddelaars, en deelnemers aan getuigenissen. Tijdens deze fase worden de gegevens op een duidelijke en begrijpelijke manier georganiseerd, waardoor ze gemakkelijk te begrijpen en te navigeren zijn voor de beoogde doelgroep.
Zoals hierboven werd voorgesteld, kan eDiscovery bepaalde uitdagingen met zich meebrengen. Het effectief aanpakken van deze uitdagingen is cruciaal voor bedrijven die de voordelen willen benutten en tegelijkertijd risico's en onderbrekingen willen minimaliseren. Hier volgen enkele van de belangrijkste obstakels die met eDiscovery samenhangen, plus suggesties om deze te beperken:
De enorme hoeveelheid elektronisch opgeslagen informatie (ESI) kan eDiscovery complex en overweldigend maken.
Oplossing: Door geavanceerde gegevensanalyse en tools voor machine learning te gebruiken, kunnen organisaties snel relevante gegevens binnen grote volumes identificeren. Het implementeren van strategieën voor gegevensreductie, zoals deduplicatie en opschoning, kan ook helpen het volume effectief te beheren.
Hoewel eDiscovery een snellere en meer gestroomlijnde aanpak biedt in vergelijking met traditionele papieren detectiemethoden, kan het eDiscovery-proces, met zijn meerdere fasen en uitgebreide gegevensbeoordeling, nog steeds een tijdrovend proces zijn, wat mogelijk vertragingen in juridische procedures kan veroorzaken.
Oplossing: Bedrijven moeten investeren in eDiscovery-software en -technologieën die hoog worden gewaardeerd voor efficiënte gegevensverwerking en beoordelingsmogelijkheden. Goed opgeleid personeel kan eveneens helpen het proces te versnellen, net als het ontwikkelen van duidelijke eDiscovery-protocollen en -workflows.
Effectieve eDiscovery vereist samenwerking tussen juridische en IT-teams, die vaak verschillende prioriteiten en expertise hebben.
Oplossing: Stel duidelijke communicatielijnen en samenwerkingsprotocollen tussen deze teams vast. Creëer functieoverschrijdende eDiscovery-teams met vertegenwoordigers van zowel juridische als IT-afdelingen om een uniforme aanpak te garanderen. Door beide teams te trainen in best practices op het gebied van eDiscovery kan de kenniskloof worden overbrugd.
De kosten van eDiscovery kunnen snel escaleren, met name in complexe gevallen met uitgebreide gegevensvolumes.
Oplossing: Implementeer strategieën voor kostenbeheersing door de gegevensverzameling en -verwerking zorgvuldig te beheren. Overweeg indien nodig specifieke eDiscovery-taken uit te besteden aan externe leveranciers (als kosteneffectieve providers beschikbaar zijn). Evalueer prijsmodellen van eDiscovery-software en -serviceproviders om ervoor te zorgen dat ze passen binnen het budget van de organisatie.
Het verwerken van gevoelige gegevens tijdens eDiscovery vereist extreme zorg om gegevensprivacy en -beveiliging te handhaven.
Oplossing: Maak gebruik van uitgebreide gegevenscodering en toegangscontroles om gevoelige informatie te beschermen tijdens het eDiscovery-proces. Controleer en bewaak regelmatig de procedures voor gegevensverwerking om te zorgen voor compliance met gegevensbeschermingsvoorschriften, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of Health Insurance Portability and Accountability (HIPAA).
eDiscovery moet een cruciale zorg zijn voor organisaties die betrokken zijn (of kunnen raken) bij juridische zaken. Een toolset die gigabytes aan gegevens kan doorzoeken, biedt een betrouwbaar veiligheidsnet voor het geval dat specifieke ESI snel moet worden gelokaliseerd. Het potentieel van eDiscovery strekt zich dan ook uit tot buiten de juridische sector; de professionals die kunnen profiteren van eDiscovery zijn onder meer:
Advocaten zijn de primaire gebruikers van eDiscovery-oplossingen, die ze gebruiken om elektronisch bewijsmateriaal te verzamelen, te beoordelen en te presenteren in juridische procedures. Deze tools helpen juridisch professionals bij het efficiënt identificeren en organiseren van relevante elektronische documenten, e-mails en andere digitale informatie die cruciaal is voor hun cases. Door het detectieproces te stroomlijnen, bespaart eDiscovery tijd en verlaagt de kosten.
Net als individuele juridisch professionals vertrouwen advocatenkantoren, met name die gespecialiseerd zijn in rechtszaken, sterk op eDiscovery als een fundamenteel onderdeel van hun juridische praktijk. eDiscovery-oplossingen stellen deze bedrijven in staat stellen deze bedrijven in staat om hun klanten uitgebreide en efficiënte services te verlenen en zaken met grote hoeveelheden elektronische gegevens effectiever af te handelen.
Interne juridische teams binnen bedrijven maken gebruik van eDiscovery om juridische zaken, compliance met regelgeving en interne onderzoeken te beheren. eDiscovery-tools helpen juridische teams bij het identificeren en bewaren van elektronisch bewijs, zodat ze snel en effectief kunnen reageren op juridische uitdagingen of vragen van regelgevende instanties.
Overheidsinstanties, waaronder wetshandhavingsinstanties, regelgevende instanties en juridische afdelingen, gebruiken eDiscovery om hun onderzoeken en juridische procedures te ondersteunen. Oplossingen die eDiscovery bevatten, spelen een cruciale rol bij het verzamelen, beoordelen en organiseren van elektronisch bewijsmateriaal voor de vervolging van strafrechtelijke zaken en het afdwingen van regelgevende maatregelen.
Compliance officers en auditors gebruiken eDiscovery om te controleren of organisaties voldoen aan wettelijke vereisten en voorschriften. De juiste benadering van eDiscovery helpt deze professionals bij het identificeren en aanpakken van mogelijke schendingen van compliance door de meest relevante elektronische records en communicatie nader te bekijken. Ook helpt eDiscovery bij het waarborgen van gegevensintegriteit en het aantonen van compliance met brancheregels.
Recordmanagers die toezicht houden op het beleid voor informatiebeheer van een organisatie, kunnen eDiscovery gebruiken om de juiste procedures voor het bewaren en verwijderen van gegevens te garanderen. eDiscovery helpt recordmanagers bij het lokaliseren van records die relevant zijn voor juridische problemen en helpt tevens bij het beheren van gegevens conform het bewaarbeleid. Uiteindelijk verminderen records managers die eDiscovery-oplossingen correct gebruiken de juridische risico's voor hun organisaties.
Met zo veel aandacht voor het nut van eDiscovery bij strafrechtelijk onderzoek, is het logisch dat sommige professionals eDiscovery beschouwen als synoniem voor digitaal forensisch onderzoek. Hoewel eDiscovery en digitaal forensisch onderzoek beide betrekking hebben op het onderzoeken van elektronische gegevens, dienen ze verschillende doelen en worden ze gekenmerkt door fundamentele verschillen in hun aanpak en doelstellingen.
Digitaal forensisch onderzoek houdt zich voornamelijk bezig met het bewaren, extraheren en analyseren van elektronische gegevens voor onderzoeks- of juridische doeleinden. Een forensisc expert, getraind in computerwetenschap en cyberbeveiliging, neemt het voortouw, met hun primaire verantwoordelijkheid om de integriteit van digitaal bewijs te beschermen en informatie te extraheren die is opgeslagen op digitale apparaten.
Experts op het gebied van digitaal forensisch onderzoek gebruiken gespecialiseerde technieken en tools om gegevens op een methodische en wetenschappelijke manier te verkrijgen, zodat al het oorspronkelijke bewijs ongewijzigd blijft. Om dit te doen, duiken ze diep in het digitale domein, waarbij verborgen gegevens, verwijderde bestanden en metagegevens aan het licht worden gebracht. Digitaal forensisch onderzoek wordt vaak gebruikt in strafrechtelijk onderzoek, cyberbeveiligingsincidenten en gevallen waarin gegevensintegriteit van het grootste belang is.
In tegenstelling tot digitaal forensisch onderzoek is eDiscovery een proces dat zich richt op de identificatie, verzameling en organisatie van ESI met het oog op juridische beoordeling en productie. In tegenstelling tot digitale forensische analyse is eDiscovery betrokken bij de diepgaande analyse van gegevens door een forensisch expert (hoewel sommige eDiscovery-tools wel gedetailleerde gegevensanalyse bevatten). In plaats daarvan is het meer gericht op het verzamelen en organiseren van informatie in een indeling die gemakkelijk te begrijpen is voor juridisch professionals en andere belanghebbenden. Met andere woorden, het doel van eDiscovery is om ESI toegankelijk te maken voor advocaten, juridische ondersteuningsteams en andere relevante partijen tijdens het juridische ontdekkingsproces.
eDiscovery fungeert als de hoeksteen voor het efficiënt beheren van elektronisch opgeslagen informatie in juridische procedures, waardoor de identificatie, verzameling en presentatie van vitaal elektronisch bewijs wordt vergemakkelijkt. Het enorme volume en de complexiteit van eDiscovery vereisen echter innovatieve oplossingen om de ingewikkelde processen te stroomlijnen. Legal Service Delivery van ServiceNow is een krachtige juridische softwareoplossing die is ontworpen om de manier waarop juridische afdelingen eDiscovery en digitale forensische analyses benaderen te ondersteunen en te moderniseren. Met ServiceNow kunnen bedrijven silo's elimineren, handmatige stappen verminderen, de efficiëntie verhogen en tegelijkertijd de risico's verminderen. Dit transformeert het juridisch traject van intake naar inzicht, waardoor de zichtbaarheid en productiviteit over de hele linie worden verbeterd.
Een opvallende functie binnen het Legal Service Delivery-ecosysteem is de Legal Digital Forensics App. Deze software biedt een forensische basis die gestroomlijnde processen mogelijk maakt voor het aanvragen, toewijzen en volgen van aan eDiscovery gerelateerde query's in de hele onderneming. Dit vereenvoudigt de identificatie van zowel beheerders- als niet-beheergegevensbronnen en kan naadloos worden geïntegreerd met gespecialiseerde eDiscovery-tools van derden om services met toegevoegde waarde te bieden.
Meer informatie over ServiceNow voor eDiscovery en digitale forensische analyse; klik hier voor een demo en ontdek zelf hoe ServiceNow je organisatie kan helpen meer uit de ESI te halen.