APM (Application Portfolio Management) is de discipline van het ontwikkelen en beheren van applicatiestrategieën om de technologische stack van een bedrijf te optimaliseren.
Gezien de steeds snellere digitalisering en de toenemende acceptatie van applicaties ter ondersteuning van de transformatie, ontdekken organisaties dat governance en zichtbaarheid in hun app-portfolio's zeer moeilijke taken worden. En naarmate de softwaremogelijkheden steeds uitgebreider worden, omarmen organisaties een groter aantal toepassingen die nodig zijn om het bedrijf te ondersteunen. Met deze toegenomen digitale acceptatie zien bedrijven een specifiek nadeel in de verschuiving naar transparantie van toepassingen: Wildgroei van toepassingen.
Ter ondersteuning van digitale transformatie en bedrijfsvoering worden steeds meer toepassingen aan de omgeving toegevoegd. Sommige toepassingen zijn niet alleen bekend, maar het is ook eenvoudiger dan ooit om toepassingen in de omgeving zelf aan te schaffen. Een snelle online zoekopdracht gevolgd door bevestiging van betalingsgegevens en de app verschijnt voor gebruik in de technologische stack van het bedrijf. Maar zodra de behoefte aan die app verdwijnt, blijft de app zelf te vaak behouden. Veel van deze toepassingen maken nog steeds gebruik van bedrijfsmiddelen, ook al bieden ze geen zakelijke waarde meer.
Dit is een voorbeeld van wildgroei van toepassingen. Bedrijven proberen de wildgroei en inventarisatie van hun applicaties te beheren door een lijst met toepassingen in Excel te maken, maar dat kan gemakkelijk leiden tot duplicatie van gegevens en kan al snel verouderd raken. Om ervoor te zorgen dat hun technische pakketten efficiënt blijven en van toepassing zijn op hun huidige en doorlopende behoeften, ontdekken bedrijven dat ze een uitgebreid overzicht van hun volledige softwareportfolio nodig hebben.
APM (Application Portfolio Management) is de oplossing. APM versterkt organisaties met inzichten en realtime gegevensanalyse die essentieel zijn voor het beheer van hun volledige toepassingsomgeving. De eindresultaten? Betere kostentoewijzing, beter inzicht in toepassingen die de bedrijfscapaciteit ondersteunen, betere afstemming van APM op de bedrijfsstrategie en vermindering van risico's door te begrijpen welke toepassingen het einde van hun levensduur naderen. Enterprise-architecten moeten de huidige infrastructuur van toepassingen ondersteunen en tegelijkertijd plannen maken voor de zakelijke roadmap van morgen.
APM legt de volledige softwarestack van een bedrijf onder een microscoop, zodat u een gedetailleerd beeld krijgt van elke toepassing en deze afstemt op de totaalstrategie voor de onderneming. Als zodanig stelt applicatieportfoliobeheer organisaties in staat om:
Wellicht het meest prominente en potentieel waardevolle voordeel, de mogelijkheid om de gevaren van uitgeschakelde apps tegen te gaan, staat centraal bij APM. Wanneer toepassingen het einde van hun levensduur bereiken, kunnen ze ernstige risico's en kwetsbaarheden gaan vormen. Met Application Portfolio Management kunnen organisaties effectieve eindplannen voor hun apps maken, zodat deze potentiële zwakke punten in de beveiliging en processen op een bepaald moment in de toekomst geen aansprakelijkheid worden.
Grote en zelfs kleine ondernemingen kunnen duizenden verschillende softwaretoepassingen in hun gehele infrastructuur hebben. Met Application Portfolio Management worden de toepassingen aan de bedrijfscapaciteit gekoppeld, zodat u eenvoudig kunt zien welke toepassingen niet langer nuttig zijn of het bedrijf ondersteunen. Bovendien kunnen app-indicatoren worden toegepast om de allroundprestaties te meten. Met behulp van deze indicatoren identificeert en categoriseert APM snel elke toepassing, zodat organisaties redundante technologieën kunnen elimineren, verouderde tools kunnen vervangen en ervoor kunnen zorgen dat elk onderdeel van de software echt waarde heeft.
Elke bedrijfstoepassing heeft één belangrijke functie: het bedrijf ondersteunen. En hoewel het beheer van de applicatieportfolio effectief is in het bieden van een overzicht op basisniveau van toepassingen en afhankelijkheden, presteert het ook uitstekend in het verzamelen van essentiële gegevens voor grootschalige IT-transformatie. Naarmate de toepassingsomgeving zich ontwikkelt en verandert om nieuwe strategische initiatieven te ondersteunen, biedt APM betrouwbare, realtime rapportage om leiders en besluitvormers te helpen de impact van IT-investeringen beter te begrijpen. Bovendien wordt het beheer van de toepassingsportfolio uitgebreid over de gehele applicatieportfolio, waardoor besluitvormers inzicht krijgen in het afstemmen van elk huidig onderdeel van de software op de behoeften van het bedrijf in het grote geheel.
Application Portfolio Management categoriseert en evalueert toepassingen op basis van de totale eigendomskosten, samen met andere relevante factoren. Dit geeft besluitvormers een duidelijk beeld van de werkelijke waarde van elk stukje software, zodat ze weloverwogen keuzes kunnen maken en het rendement op elke IT-investering uit de begroting kunnen maximaliseren.
Een ander voordeel van het categoriseren en evalueren van apps in het beheer van applicatieportfolio's is dat bedrijven gemakkelijker kunnen inzien wat er moet gebeuren en hun technologiestack kunnen identificeren en prioriteren. Applicatieportfoliobeheer biedt inzicht in welke toepassingen het einde van hun levensduur naderen en maakt het mogelijk om te plannen met andere bedrijfsinitiatieven en -prioriteiten.
Hiaten, redundanties en verouderde technologieën kunnen belangrijke bedrijfsprocessen vertragen tot een slakkengang. Het beheer van de applicatieportfolio brengt deze verborgen knelpunten aan het licht en gaat vervolgens een stap verder door haalbare verbeteringen te beschrijven die zijn ontworpen om processen te helpen de hoogste efficiëntie te bereiken.
Door alle toepassingen en tools op één plaats samen te brengen, kunnen teams en afdelingen in de hele organisatie met één enkele databron werken met betrekking tot de functionaliteit van toepassingen en investeringen. Dit zorgt voor een betere communicatie tussen belanghebbenden en voorkomt dat resources worden toegepast op onnodige IT-aankopen (en resourceondersteuning van applicaties die geen doel hebben).
Applicatieportfoliobeheer kan de aanpak van een bedrijf voor het documenteren en beheren van hun applicatieportfolio vereenvoudigen. De fasen voor het bepalen van een effectieve APM-oplossing zijn echter niet altijd even duidelijk. Hier bekijken we alle stappen die organisaties moeten volgen om succes te boeken met APM:
De eerste stap in het applicatieportfoliobeheer is het catalogiseren van de software die door de organisatie wordt gebruikt. Ontmoet service-eigenaren via elke afdeling en neem een overzicht van alle apps die worden gebruikt of die mogelijk nog lopende abonnementen hebben, maar die niet worden gebruikt. In deze fase wordt ook aanbevolen dat bedrijven andere relevante informatie verzamelen over elk van de apps, waaronder specifieke informatie over contracten en kosten, om later meer uitgebreide toepassingsevaluaties te kunnen uitvoeren.
Naast de inventarisatie van elke huidige toepassing moeten organisaties elke app aan zijn potentiële zakenpartner koppelen. Deze eigenaren zijn degenen die de app gaan gebruiken en moeten worden geïnformeerd over het applicatieportfoliobeheerproces en wat de doelstellingen van verbeterde APM zijn. Bovendien kunnen organisaties door gegevenscertificatieworkflows toe te passen de onboarding en kwaliteitscontrole van appgegevens samenbrengen voor een meer gestroomlijnde appstrategie.
Elke toepassing doorloopt op natuurlijke wijze een levenscyclus van bruikbaarheid wanneer deze overgaat van actief gebruik tot gedeeltelijke activiteit wanneer de app wordt uitgefaseerd en uiteindelijk naar inactiviteit. Zodra de toepassing niet langer nuttig is voor het bedrijf, moet deze worden vervangen door een bijgewerkte versie of volledig buiten gebruik worden gesteld. Door deze levenscyclus te definiëren, kunt u gemakkelijker vaststellen waar elke toepassing binnen deze fasen valt.
Zelfs bij actieve toepassingen zal er een breed scala aan waarde zijn. Als u bepaalt hoe vaak deze toepassingen worden gebruikt en hoe belangrijk zelfs goed gebruikte toepassingen zijn voor teams en workflows, kunt u gemakkelijker waarde toewijzen.
Voortbouwend op de vorige stap moeten organisaties vervolgens de totale kosten en bedrijfswaarde van elk actief onderdeel van de software bepalen. Het bepalen van de totale eigendomskosten en de waarde van elke toepassing in relatie tot de bedrijfsmogelijkheden biedt een benchmark waarmee bedrijven andere potentiële oplossingen kunnen evalueren.
Ten slotte is de laatste fase in het applicatieportfoliobeheerproces de implementatie van een gegevensgestuurd toepassingsindicatorkader. Vanaf dat moment kunnen managers de applicatieportfolio continu opnieuw bekijken en onderhouden, waarde op de lange termijn realiseren en de IT volledig afstemmen op de bedrijfsdoelstellingen.
Wanneer het op de juiste wijze wordt geïmplementeerd, kan het applicatieportfoliobeheer een betrouwbare basis worden voor bedrijfstransformatie, waarbij slimmere investeringen worden geïnformeerd, de impact ervan wordt gemaximaliseerd en voortdurende innovatie wordt bevorderd. Hier volgen enkele best practices om bedrijven te helpen het grootste rendement uit APM-oplossingen te behalen:
Het applicatieportfoliobeheer helpt leiders en andere belanghebbenden betere beslissingen te nemen over welke toepassingen de meeste waarde voor het bedrijf bieden. Door inzicht te krijgen in de behoeften van de huidige gebruikers, welke toepassingen ze nodig hebben om hun werk te doen, kan APM helpen de bedrijfsmogelijkheden af te stemmen op de bedrijfsstrategie. APM moet in staat zijn nauw samen te werken met leidinggevenden, projectmanagers, apparchitecten en andere functies voor technologieplanning om hen software te bieden om hun werk te doen, de bedrijfsstrategie te ondersteunen en hun vragen te beantwoorden.
Het verzamelen en onderhouden van gegevens in applicatieportfoliobeheer is geen taak van één team. Leveranciers van andere teams en afdelingen moeten regelmatig gegevens toevoegen, buiten hun traditioneel gedefinieerde verantwoordelijkheden. Om ervoor te zorgen dat ze de oriëntatie en inspiratie hebben die ze nodig hebben om de positie van APM-gegevensleverancier te vervullen, moeten organisaties eerst een groep 'pilot'-gegevensleveranciers selecteren om te trainen in belangrijke processen en best practices. Feedback van deze early adopters kan vervolgens worden gebruikt om het trainingsproces voor andere gegevensleveranciers te verfijnen. Dit is echter niet altijd een handmatig proces. IT-opsporing en IT-assetmanagement (ITAM) kunnen automatisch relevante gegevens verzamelen.
Het succes van applicatieportfoliobeheer betekent niet noodzakelijkerwijs dat alle appportfolio's volledig moet worden veranderd. In plaats daarvan komt succes vaak in stilte.
Met effectief applicatieportfoliobeheer kunnen organisaties een duidelijk inzicht krijgen in de toepassingen in hun omgeving en hoe ze kosten kunnen verlagen door de toepassingen te elimineren die niet zijn afgestemd op de bedrijfsstrategie. Fondsen kunnen worden gebruikt ter ondersteuning van toepassingen die helpen de groei van het bedrijf te versnellen. Belanghebbenden en leidinggevenden kunnen de gegevens in APM effectief gebruiken om toepassingen af te stemmen op bedrijfsfuncties en samen te werken aan een gemeenschappelijke strategie. Het delen van dit succes in de hele organisatie kan belanghebbenden op alle niveaus helpen de waarde van APM te erkennen.
Applicatie-ecosystemen zijn nog nooit zo complex geweest. Om de groeiende applicatieportfolio's effectief te beheren en tegelijkertijd de bedrijfsinvesteringen te beschermen, hebben organisaties betrouwbare beheertools voor applicatieportfolio's nodig. Tegelijkertijd ervaren sectoren een verschuiving in hun voorkeursimplementatiemodellen, waarbij een aanzienlijk deel van hun gegevens en services naar de cloud wordt gemigreerd. ServiceNow, de leider op het gebied van IT-beheer, biedt de oplossingen.
Met Application Portfolio Management van ServiceNow wordt een uitgebreide inventarisatie gemaakt van elk onderdeel van de software dat aan het bedrijf is toegewezen. Deze toepassingen worden ingedeeld op basis van vier belangrijke aandachtsgebieden: planning van de bedrijfscapaciteit, rationalisatie van toepassingen, informatiegebruik en beheer van technologische risico's. Leidinggevenden kunnen deze inzichten vervolgens gebruiken om voor d technologie relevante strategieën te ontwikkelen die appmogelijkheden volledig in lijn brengen met de vastgestelde doelstellingen. En omdat APM van ServiceNow een cloudoplossing is die naadloos samenwerkt om gegevens van andere geïntegreerde IT-workflows te integreren, profiteren organisaties van volledige nauwkeurigheid van gegevens in hun gehele ecosysteem, toegankelijk vanaf elke locatie en op elk moment.
Maak van uw toepassingen een essentieel onderdeel van uw bedrijfsstrategie. Probeer vandaag nog Application Portfolio Management van ServiceNow!
Versnel uw besluitvorming om risico's te verminderen en kosten te verlagen.