Kanban is een framework dat wordt gebruikt bij softwareontwikkeling, waarbij werkitems visueel worden weergegeven om te zorgen voor realtime communicatie en transparantie.
Kanban is ontstaan in de maakindustrie en het systeem beheert de waardeketen vanaf het begin - waarschijnlijk bij de leverancier - tot aan de consument. Op die manier helpen Kanban-systemen bedrijven verstoringen in de levering, overbevoorrading en knelpunten in de toeleveringsketen te voorkomen. Met constante bewaking kan een Kanban-systeem helpen om kortere levertijden te realiseren.
Sinds het ontstaan heeft Kanban zich uitgebreid van de maakindustrie naar andere productiesystemen, zoals softwareontwikkeling. Met continue bewaking kunnen ontwikkelaars de toeleveringsketen van ontwikkeling tot productie beheersen met visuele weergave van de workflow. Het einddoel van Kanban bij softwareontwikkeling is het bereiken van efficiëntere levertijden en het voorkomen van productieonderbrekingen.
Kanban is in de loop der jaren ontwikkeld en de Kanban-principes zijn het resultaat van de samenwerking tussen tal van mensen. De Kanban-principes kunnen worden onderverdeeld in vier hoofdcategorieën:
Werken met reeds bestaande processen kan moeilijk zijn, dus deze principes zijn ontworpen om verandering op een weining ingrijpende manier in te passen en te integreren.
Begin met wat er al gebeurt
Het eerste principe van het managen van verandering begint met wat er al bekend is. Kanban is ontworpen om te worden geïntegreerd zonder de huidige processen te herzien. In plaats daarvan gaat dit principe over het erkennen van de waarde van bestaande processen, rollen en verantwoordelijkheden en het behouden van wat goed werkt met elk van deze processen. Als je begint met wat je weet, kun je ook zien welke problemen er zijn.
Spreek af dat we stapsgewijze, evolutionaire verandering nastreven
Het implementeren van Kanban moet weinig ingrijpend zijn. Om dit waar te maken, moeten de wijzigingen stapsgewijs worden uitgevoerd. Wijzigingen in Kanban worden aangebracht, feedback wordt verzameld en samenwerking geïmplementeerd. Grote, ingrijpende veranderingen en reorganisaties kunnen weerstand ondervinden. Daarom is het ideaal om evolutionair te veranderen met kleine stappen.
Stimuleer leiderschapsgedrag op alle niveaus
Leiderschap is een onderdeel van de implementatie van Kanban en veranderende processen. Maar leiderschap is niet alleen voorbehouden aan het hogere management. Door leiderschap op alle niveaus aan te moedigen, krijgt iedereen een mentaliteit van voortdurende verbetering die samen met Kanban het bedrijf vooruit helpt.
Kanban is een framework dat bedrijven helpt een servicegerichte aanpak te ontwikkelen. Om Kanban effectief te gebruiken, is een diepgaand begrip van de behoeften van de klant nodig, waarbij de processen voortdurend worden verbeterd om aan die behoeften te voldoen.
Focus op de behoeften en verwachtingen van de klant
Elke succesvolle organisatie wil een product of service van hoge kwaliteit leveren aan de klant. Inzicht in de behoeften en verwachtingen van een klant moet de kern vormen van Kanban- en bedrijfsprocessen.
Beheer de werkzaamheden
Goed beheer van het werk draait niet om micromanagement, maar een goede organisatie en uitvoering van de servicenetwerken en de te verrichten werkzaamheden. Iedereen weet wat er moet gebeuren en wanneer het moet gebeuren.
Beoordeel de servicenetwerken regelmatig
Kanban stimuleert de verbetering van de resultaten die een bedrijf aan de klant levert. Het beoordelen van de huidige servicenetwerken biedt de mogelijkheid om resultaten te verbeteren en te evalueren hoe de processen bijdragen aan het uiteindelijke doel, namelijk het leveren van hoogwaardige resultaten.
Kanban visualiseert het concept van flow. Kaarten op het Kanban-bord moeten gelijkmatig door een systeem stromen, zodat het Kanban-systeem kan helpen de blokkades aan het licht te brengen en ze vervolgens kritisch kunnen worden bekeken. Het concept van de flow is cruciaal voor effectief verbeteren en opereren. Door flowmetrieken te meten en deze te verbeteren, kunnen bedrijven de snelheid van leveringsprocessen aanzienlijk verbeteren. De Kanban-technieken kunnen bijdragen aan continue verbetering van de processtroom.
Te vaak hebben werknemers bij een bedrijf te veel onderhanden werk (Work In Progress / WIP). Een kernprincipe van Kanban is om dit te beperken en werknemers in plaats daarvan te laten focussen op één WIP per keer en deze af te ronden voordat ze verder gaan met de volgende taak. Dit principe helpt multitasking te verminderen en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen.
Het gebruik van Kanban bij elke product- of softwareontwikkeling heeft veel voordelen. Kanban kan leiden tot:
- Verbeterde zichtbaarheid van de flow
Kanban is een visuele methode die ontwikkelaars helpt de processtroom te visualiseren. Een Kanban-bord wordt een informatiehub die iedereen kan zien (wat ook helpt om het aantal verborgen taken te verminderen). - Verbeterde leveringssnelheid
Dankzij een duidelijke visualisatie van het huidige project en de huidige workflow, maakt Kanban het mogelijk om knelpunten te identificeren en snel te verminderen. Als een deel van het project wordt opgehouden, wordt dit gemakkelijk opgemerkt en opgelost. Door de workflow te verbeteren en knelpunten op te lossen, kan de leveringssnelheid van een project worden verbeterd. - Afstemming van de uitvoering op bedrijfsdoelen
Soms is er een kloof tussen de doelstellingen van een project en de daadwerkelijke voortgang ervan. Kanban kan helpen om deze twee elementen samen te brengen. Kanban-methoden zijn ontworpen om het dagelijkse werk af te stemmen op strategische doelen. Door doelen af te stemmen op de uitvoering, blijft een bedrijf flexibel en kan het zich aanpassen aan veranderingen in de branche of aan klanten. - Verbeterde voorspelbaarheid
Voorspelbaarheid helpt bedrijven betere zakelijke beslissingen te nemen en agenda's nauwkeuriger te plannen. Met Kanban krijgen bedrijven een duidelijk beeld van de workflow van een proces, zodat ze tijdlijnen en resultaten beter kunnen voorspellen. - Meer mogelijkheden om de schaal en afhankelijkheden te beheren
Beheer van afhankelijkheden kan inzicht bieden in de workflow en het ontwikkelingsproces. Door het beheer van de bedrijfsschaal en -afhankelijkheden te verbeteren, krijgen bedrijven meer inzicht in hun eigen processen en hoe ze kunnen groeien. - Grotere klanttevredenheid
Kanban vermindert tijdverlies en energieverspilling om tot een beter eindresultaat voor de klanten te komen. Het doel is om aan de verwachtingen van de klant te voldoen of deze te overtreffen. Eventuele problemen in het proces moeten worden aangepakt om de klanttevredenheid continu te verhogen.
Kanban is een veranderingsmanagementsysteem dat teams kan helpen stapsgewijze verbeteringen door te voeren die kunnen leiden tot betere klantervaringen. De sleutel tot Kanban is dat het weinig tot geen weerstand zou moeten ondervinden, omdat de stapsgewijze veranderingen naadloos kunnen worden geïntegreerd.
De eerste stap van Kanban is het visualiseren van de workflow. De meeste mensen visualiseren de workflow met een Kanban-bord. Het bord kan een whiteboard of een soort van prikbord zijn (of zelfs een digitaal bord) met plaknotities of kaarten die elke taak vertegenwoordigen die moet worden uitgevoerd. Doorgaans is het bord verdeeld in drie categorieën: Te doen, in uitvoering en klaar. In de kolom "Te doen" wordt weergegeven wat nog niet is gestart; in de kolom "In uitvoering" wordt weergegeven waar teamleden actief aan werken; in de kolom "Klaar" worden alle voltooide taken weergegeven.
Eenvoudige visualisatie bevordert de transparantie en de verdeling van werk. Kanban-borden kunnen zo nodig uitgebreide workflows laten zien, en de gevisualiseerde Kanban-workflow kan helpen knelpunten zichtbaar te maken en teams te helpen deze weg te nemen.
- De workflow visualiseren
Om te beginnen heeft het team een Kanban-bord nodig om de workflow te visualiseren en een soort kaarten om de taken weer te geven. Om het bord effectief te maken, is het belangrijk om te begrijpen wat er nodig is om van punt A naar punt B te komen. Zodra de workflow is gemaakt, kunnen teamleden taken door de drie kolommen verplaatsen om aan te geven hoe het project vordert. Een Kanban-bord kan er anders uitzien, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf. - WIP (work in progress) beperken
Een doel van Kanban is om niet meer dan een beheersbare hoeveelheid werk in uitvoering te hebben zodat multitasking wordt voorkomen. Beperk het aantal taken waaraan teamleden op dat moment kunnen werken, zodat er nooit te veel is dat "Net is begonnen". Als er een onbeperkt aantal taken in de kolom "In uitvoering" kan staan, is het geen Kanban. Beperkingen kunnen ook helpen bij het aan het licht brengen problemen die anders zouden kunnen worden gemist. - Flow beheren
Flowbeheer gaat over het beheren van het werk zelf, zonder de betrokken mensen te hoeven managen. In plaats van micromanagement ligt de nadruk op het begrijpen hoe je het werk snel door het proces kunt leiden. - Maak procesregels expliciet
Je moet iets begrijpen voordat je het kunt verbeteren. Het proces moet duidelijk worden gedefinieerd, gepubliceerd en uitgedragen. Mensen zouden niet deelnemen aan iets waarvan zij het nut niet inzien. Wanneer iedereen bekend is met het doel van het project, kan iedereen het Kanban-proces gebruiken en het project verder ontwikkelen. - Feedbackloops
Voor bedrijven die meer agile willen zijn, zijn feedbackloops een verplichte stap. Feedback-lussen zorgen ervoor dat organisaties goed reageren op veranderingen en dat belanghebbenden op de hoogte zijn van alles wat ze moeten weten. - Verbeteren door samen te werken
Samen veranderingen implementeren kan een cultuur van continue verbetering tot stand brengen. Het is ook belangrijk om veranderingen door te voeren op basis van wetenschappelijk bewezen methoden, feedback en metingen.
Het belangrijkste verschil tussen Kanban en Scrum is dat Kanban een proces is, terwijl Scrum een framework is. Kanban bouwt een leveringsmodel dat gericht is op continue groei, terwijl het Scrum-framework zich richt op het organiseren van werk in 'sprints'. Kanban maakt gebruik een op maat gemaakte aanpak en Scrum gebruikt vooraf bepaalde regels. Het kiezen van een van beide is afhankelijk van de aard van het proces, maar Kanban kan worden aangepast voor verschillende processen.
Kanban is adaptief en Scrum is een voorgeschreven aanpak.
Kanban omvat de principes:
- Begin met wat je nu doet
- We spreken af dat we evolutionaire verandering nastreven
- Stimuleer leiderschapsgedrag op alle niveaus
- Richt je op de behoeften van de klant
- Beheer de werkzaamheden
- Controleer regelmatig het netwerk van services
Terwijl Scrum de volgende principes omvat:
- Empirisme
- Transparantie
- Inspecties
- Aanpassen
Het Kanban-proces heeft ritmes op teamniveau en servicegerichte ritmes, terwijl Scrum is gericht op:
- Sprint met een vaste lengte
- Sprintplanning
- Dagelijkse Scrum
- Sprint-review
- Sprint-retrospectie
Kanban vereist geen vooraf bepaalde rollen, maar sommige bedrijven gebruiken de Service Delivery Manager en Service Request Manager. Scrum heeft drie vooraf gedefinieerde rollen:
- Producteigenaar
- Scrum Master
- Ontwikkelingsteam
Kanban is gericht op het meten van de cyclustijd van het voltooien van een proces, hoe zaken van onderhanden werk naar klaar gaan en de verwerkingscapaciteit. Scrum-meetwaarden zijn snelheid en geplande capaciteit. Elk meet verschillende ideeën.
Om de Kanban-methode te gebruiken, hebben bedrijven een bord nodig om de workflow te visualiseren. Het ServiceNow Visual Task Board biedt een moeiteloze manier om de processen waarmee je werkt te visualiseren om knelpunten te identificeren en op te lossen, werkitems door het proces te verplaatsen en het werk transparant weer te geven.
Een digitaal bord als dit is ontworpen om organisaties te helpen Kanban te gebruiken in een moderne en snelle omgeving. Omdat werken op afstand meer veranderingen met zich meebrengt dan ooit tevoren, hebben bedrijven een digitaal takenbord nodig om optimaal te profiteren van Kanban. Het Visual Task Board bied je de kracht van projectvisualisatie, zodat je eenvoudig Kanban in je organisatie kunt implementeren zonder dat je je zorgen hoeft te maken over de installatie. Meer informatie over het Visual Task Board van ServiceNow om de Kanban-methode te gaan gebruiken.