Resourcebeheersoftware beschrijft de digitale tools die worden gebruikt om werknemers, financiën en apparatuur over verschillende projecten in te zetten, toe te wijzen en te volgen.
Moderne bedrijfsprojecten vereisen meestal uiteenlopende resources om te worden voltooid. Human resources zijn hiervan misschien wel de belangrijkste. Fulltime, parttime en gecontracteerde werknemers staan aan de basis van de meeste bedrijfsorganisaties. Ze houden contact met klanten, voeren gespecialiseerde taken uit en dragen bij aan strategische beslissingen.
Helaas zijn werknemers, net als hun tijd en vaardigheden, eindige resources. En op elk moment kunnen individuele werknemers slechts op één plek aan één taak werken en hun vaardigheden toepassen op een manier die bijdraagt aan één project. Ook apparatuur, werkomgevingen en kapitaal zijn voorbeelden van eindige resources die worden beperkt door beschikbaarheid.
Resourcebeheersoftware pakt dit probleem aan door bedrijven in staat te stellen om de inzet van resources te plannen, te volgen en te optimaliseren. Resourcebeheersoftware ondersteunt resourcebeheer door een groot aantal van de betrokken processen te vereenvoudigen.
Resourcebeheer is een overkoepelende term die verwijst naar de verschillende processen en initiatieven die gericht zijn op het optimaliseren van de manier waarop organisaties hun resources inzetten en beheersen.
Met een resource wordt verwezen naar elke kostenpost die verband houdt met de inspanningen om een project te voltooien. Resourcebeheer is een vorm van projectmanagement die rekening houdt met alle verschillende soorten resources, zoals materiële resources (bijvoorbeeld materialen, apparatuur en budgetten), immateriële resources (bijvoorbeeld tijd en vaardigheden) en human resources.
Resourcebeheer omvat het inventariseren van beschikbare resources, het plannen of opnieuw plannen van begin- en einddatums voor het gebruik van resources, het beheren van conflicten of afhankelijkheden met betrekking tot resources, het monitoren van het gebruik van resources en de behoefte in de loop der tijd, en het gebruik van inzichten op basis van gegevens om waar nodig aanpassingen te maken.
Resourcebeheersoftware biedt aanvullende ondersteuning en tools om processen voor resourcebeheer te optimaliseren. Met resourcebeheersoftware kunnen organisaties het gebruik van resources onder de loep leggen om de vraag en capaciteit van resources te analyseren en resources effectiever en efficiënter toe te wijzen binnen de onderneming. Op deze manier biedt resourcebeheersoftware bedrijven een aantal belangrijke voordelen:
Zonder de juiste resources op het juiste moment komen projecten tot stilstand. Resourcebeheersoftware zorgt dat voor elk project beschikbaar is wat nodig is om vooruitgang te boeken, ook wanneer meerdere projecten afhankelijk zijn van dezelfde resources. Dit houdt alles draaiende, voorkomt kosten en verspilling als gevolg van downtime en helpt teams en afdelingen productiever te zijn.
Resourcebeheersoftware kan verschillende resourcekenmerken bijhouden, waaronder vaardigheden, beschikbaarheid en kosten. Vervolgens helpt de software door de meest geschikte en gepaste resources te vinden om aan de eisen van nieuwe projecten voldoen.
Wanneer resources worden gedeeld door meerdere projecten en afdelingen, kan overboeking een belangrijk probleem worden. Resourcebeheersoftware helpt conflicten te voorkomen die ontstaan wanneer meerdere projectmanagers tegelijkertijd resources boeken. In het geval dat een resource wordt aangevraagd voor meer dan één project, kan dat verzoek worden toegevoegd aan een wachtlijst en worden vergeleken met de vastgestelde projectprioriteiten.
Resourcebeheersoftware kan organisaties uitstekend een gedetailleerd overzicht bieden van de projectbehoeften en de beschikbaarheid van resources. Deze informatie kan worden toegepast op beslissingen over het aannemen van personeel, waardoor werkgevers duidelijker kunnen definiëren wat ze zoeken en kandidaten kunnen aantrekken die het best aansluiten op de resourcebehoeften.
Ook budgettaire vereisten vallen onder de projectvereisten die worden bijgehouden in resourcebeheersoftware. Projectleiders kunnen de financiële limieten van hun projecten duidelijker zien en ruim van tevoren begrijpen of (en wanneer) ze meer budget moeten aanvragen.
Om effectief te zijn moet resourcebeheersoftware processen combineren met technologie- en automatiseringsoplossingen. Met de juiste resourcebeheeroplossing kunnen organisaties allerlei soorten resources plannen, inroosteren, implementeren en bewaken op een manier die downtime elimineert, de beschikbaarheid en het gebruik van resources maximaliseert, en rekening houdt met belangrijke factoren zoals vaardigheden, locatie, voorkeuren en meer.
Maar resourcebeheer is misschien geen oplossing die kan worden ingezet zonder verder omkijken. Hier belichten we een aantal best practices om bedrijven te helpen het meeste uit hun resourcebeheersoftware te halen:
Resourcebeheer betekent dat je volledig begrijpt welke resources nodig zijn, welke beschikbaar zijn en welke moeilijk (of zelfs niet) te verkrijgen zijn. Als het gaat om human resources waarnaar veel vraag is en die maar beperkt beschikbaar zijn, kun je het beste met de werknemers in kwestie en hun teamleiders samenwerken om hun schema's te plannen. In resourceplannen moeten resources ook worden gekwantificeerd, rekening houdend met de verwachte inspanning die ze zullen investeren en de waarde die ze zullen toevoegen. Stel tot slot een werkplanning op, zodat alle betrokkenen weten wanneer welke resources nodig zijn en hoelang.
Niet elke taak binnen een project is even belangrijk of urgent. Door werk dat afhankelijk is van gedeelde resources effectief te categoriseren of prioriteren, kun je ervoor zorgen dat waardevolle resources niet buiten hun capaciteit worden gebruikt. Werk met alle belanghebbenden samen om ruim van tevoren een systeem te creëren voor de evaluatie van het werk, zodat er duidelijke prioriteiten worden gesteld om objectieve besluitvorming te vereenvoudigen.
Elk project dat afhankelijk is van beperkte, eindige resources zal waarschijnlijk niet worden voltooid zonder enige vorm van conflict. Maar de hinder die een project kan ondervinden door onverwachte wijzigingen en ontwikkelingen, kan worden opgelost door voortdurende samenwerking. Werk met teams en afdelingen samen om conflicten aan te pakken die zich voordoen, en verwijs vaak terug naar de vastgestelde prioriteiten om te voorkomen dat cruciale projecten hun momentum verliezen.
Resources, en vooral human resources, zijn beperkt in wat ze op enig moment kunnen doen. Maar technologie kent die beperking niet. Automatiseringsoplossingen kunnen beperkte resources ondersteunen door essentiële, repetitieve, tijdrovende taken te beheren. Dit maakt resources vrij om meer te doen met minder en om hun expertise toe te passen op niet-automatiseerbare taken.
Het bijhouden en rapporteren van tijd lijkt misschien niet van cruciaal belang voor de voltooiing van het project. Het is echter een belangrijk onderdeel van het beoordelen van trends en het plannen van toekomstige projecten. Zorg ervoor dat de tijd nauwkeurig wordt bijgehouden zonder de focus op de belangrijkste projectprioriteiten weg te halen, door eenvoudige, gebruiksvriendelijke processen voor urenregistratie in te stellen. Zorg er ook voor dat niet-projecttijd (zoals administratieve tijd en betaalde vrije tijd) ook wordt verantwoord, zowel in de planning als in de rapportages.
Het kan verleidelijk zijn om resources meerdere taken tegelijk te laten uitvoeren, maar multitasking leidt nagenoeg altijd tot een lagere werkkwaliteit en een hoger aantal fouten. Vermijd parallelle toewijzingen bij resourcebeheer en zorg dat waardevolle resources voor slechts één project of taak tegelijk worden ingezet.
Projectportfoliobeheer (PPM) van ServiceNow biedt essentiële softwareoplossingen voor resourcebeheer, waarmee organisaties van elke omvang en in elke branche essentiële projectresources effectiever kunnen plannen, implementeren en bewaken. Het op het Now Platform gebaseerde PPM fungeert als één bron van waarheid voor het beheer van de resourcebehoeften van een bedrijf en biedt ongeëvenaarde zichtbaarheid en controle. Pas tijdens de vraagfase oplossingen voor resourcebeheer toe om inzicht te krijgen in de geschatte kosten voordat de vraag wordt goedgekeurd. Stel daarna het resourcebeheer doorlopend bij in de aanloop naar en tijdens de uitvoering, met realtime inzichten in gegevens en werkelijke budgetten.
Optimaliseer je resources om je doelstellingen te bereiken. Probeer Projectportfoliobeheer en zorg dat je je resources effectief, efficiënt en in lijn met de groei van je bedrijf gebruikt.