Privacyverklaring voor services

ServiceNow, Inc., met inbegrip van haar dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen (gezamenlijk 'ServiceNow', 'wij' of 'ons') respecteert de privacy van personen.

Deze Privacyverklaring voor services ('Kennisgeving voor services') is van toepassing op de verzameling, het gebruik en de openbaarmaking door ons van informatie die is verkregen in verband met de levering en het gebruik van onze softwaretoepassingen en Mobiele toepassingen (de 'Abonnementsservice') voor zover wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke (bijvoorbeeld met betrekking tot accountbeheer en factureringsgegevens).  Deze is ook van toepassing op onze verwerking van persoonsgegevens in het kader van de aanvullende services die worden geleverd via of door andere platforms buiten de Abonnementsservice (waaronder bijvoorbeeld Now Learning, Now Community, Now Support, de App Store, het Partner Portal en andere sites in het ServiceNow‑ecosysteem) voor zover we als verwerkingsverantwoordelijke optreden. In deze Kennisgeving voor services wordt dit zojuist vermelde aanbod waarvoor wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke in zijn totaal aangeduid als de 'Services'.

Voor de duidelijkheid betekent dit dat deze Kennisgeving voor services niet van toepassing is wanneer wij persoonsgegevens verwerken als verwerker namens onze Klanten in het kader van het leveren van de Abonnementsservice. Wij of onze Klanten of Partners kunnen ook toepassingen en integraties leveren die worden gehost door services van derden. Deze Kennisgeving voor services geldt niet voor dergelijke services van derden, zelfs niet als deze gegevens via onze Service worden verzameld.

Deze Kennisgeving voor services is ook niet van toepassing op informatie of gegevens die door ServiceNow zijn verzameld voor andere doeleinden buiten de Service of die er geen verband mee houden. Raadpleeg de Privacyverklaring voor onze Website en Evenementen voor meer informatie over onze privacypraktijken met betrekking tot gegevens die worden verwerkt in verband met onze websites, evenementen en marketingactiviteiten of onze Privacyverklaring voor sollicitanten waarin onze privacypraktijken zijn opgenomen met betrekking tot de sollicitatie van een persoon bij ServiceNow.

In het kader van deze Kennisgeving voor services:

• 'Klant' verwijst naar de entiteit die onze Service aanschaft (of die een gratis proefversie van onze Service verkrijgt, indien van toepassing).
• 'Klantovereenkomst' verwijst naar de definitieve overeenkomst tussen de Klant en ServiceNow waaronder de Klant toegang tot de Service heeft aangeschaft.
• 'Klantgegevens' betekent de elektronische gegevens die in de Abonnementsservice door of voor een Klant of diens Gebruikers zijn geüpload.
• 'Accountgegevens' verwijst naar een creditcard of factureringsgegevens en de contactgegevens van de vertegenwoordigers van de Klant of Partner.
• 'Mobiele toepassingen' verwijst naar toepassingen die door een bevoegde gebruiker van onze softwaretoepassingen zijn gedownload naar een mobiel apparaat.
• 'Gebruiksgegevens' verwijst naar gegevens die zijn afgeleid van het gebruik van de Service door Gebruikers. Voor alle duidelijkheid: gebruiksgegevens bevatten geen Klantgegevens en maken geen deel uit van Klantgegevens.
• 'Gebruiker' verwijst naar een persoon die is geautoriseerd toegang te verkrijgen tot en gebruik te maken van de Services.
• 'Partner' verwijst naar een entiteit die ServiceNow‑producten en ‑services verkoopt of services of technologie levert aan ServiceNow‑klanten met betrekking tot de Service.

Hoe we informatie verkrijgen

We verzamelen verschillende soorten informatie van en over onze Klanten, Gebruikers en Partners tijdens het hosten, leveren, onderhouden, ondersteunen en verbeteren van onze Services.  

We kunnen optreden als verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot persoonsgegevens die op onze platforms zijn geüpload. Voor alle duidelijkheid, echter: wij fungeren als gegevensverwerker bij de verwerking van Klantgegevens namens onze Klanten tijdens de levering van de Abonnementsservice aan deze klanten.

We kunnen persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke verwerken die Gebruikers naar deze platforms willen verzenden, zoals naam, contactgegevens, inloggegevens, functietitels, foto's en opleiding. Wanneer Gebruikers of personen ervoor kiezen om feedback te geven over de Services aan ons onderzoeksteam, kunnen we contactgegevens verwerken, foto's nemen en audio‑ en/of video‑opnamen van Gebruikers verzamelen. 

We verzamelen ook Accountgegevens van onze Klanten of Partners.  Accountgegevens omvatten creditcard‑ of factureringsgegevens en de contactgegevens of functietitel van de vertegenwoordigers van de Klant of Partner of informatie over de aangeschafte of geconfigureerde Services. 

Wij kunnen via Mobiele toepassingen aanvullende informatie verkrijgen die Klanten of hun Gebruikers op hun mobiele apparaat downloaden. Naast de persoonsgegevens die Gebruikers verstrekken, verzamelen we ook bepaalde andere persoonsgegevens via het gebruik van onze Mobiele toepassingen. Onze Mobiele toepassingen kunnen ons bijvoorbeeld ook informatie verschaffen over het gebruik van de Mobiele toepassingen door een Gebruiker, waaronder informatie over het apparaat en besturingssysteem, de taal, de locatie en de tijdzone van een Gebruiker. Mobiele toepassingen kunnen ook informatie verzamelen over de interactie van een Gebruiker met de Mobiele toepassingen. Deze informatie kan ServiceNow gebruiken om de Mobiele toepassingen en/of Services te leveren en te verbeteren.

Daarnaast verzamelen we Gebruiksgegevens rechtstreeks via het gebruik van de Services door de Gebruiker. Dit kunnen gebruikspatronen, sessieduur, verkeersgegevens, locatiegegevens, geschatte locatie, logboeken en andere communicatiegegevens zijn of de resources waartoe de gebruiker toegang heeft, alsook informatie over het apparaat en de internetverbinding, waaronder het besturingssysteem en het browsertype van de Gebruiker. 

Ten slotte kunnen we bepaalde inloggegevens van Gebruikers voor bepaalde Services verwerken.

Hoe we informatie gebruiken

Wij kunnen persoonsgegevens om een aantal redenen verwerken.  Wij kunnen Accountgegevens verwerken voor facturering, accountbeheer en aanbestedingsdoeleinden. We kunnen Gebruiksgegevens verwerken voor algemeen onderhoud, ondersteuning, beveiliging en om de Service te verbeteren. We kunnen inloggegevens van Gebruikers verwerken om individuele accounts te beheren met betrekking tot training‑ en scholingsactiviteiten.

Als we de voorafgaande goedkeuring en instemming van een Klant hebben, kunnen we hun Klantgegevens verwerken met als doel de artificial intelligence ('AI')‑ en machine learning ('ML')‑modellen van ServiceNow te trainen. Daarnaast kunnen we ook andere persoonsgegevens verwerken die geen Klantgegevens zijn (inclusief gegevens die door Gebruikers worden ingevoerd in andere ServiceNow‑platforms), met het doel deze AI‑ en ML‑modellen te trainen.  

We kunnen ook AI‑ en ML‑functies implementeren binnen de Services om een betere ervaring te bieden, en dit kan betekenen dat alle persoonsgegevens worden verwerkt die aan deze functies worden verstrekt. We kunnen bijvoorbeeld gegevens die zijn ingediend in Now Support verwerken om oplossingen voor onze Gebruikers voor te stellen of relevantere zoekresultaten te produceren. We raden Gebruikers aan geen gevoelige of vertrouwelijke informatie in te dienen bij Now Support.

We kunnen een beroep doen op serviceproviders van derden om te helpen bij de implementatie van AI‑ of ML‑functies of om onze modellen te trainen, wat mogelijk de overdracht van persoonsgegevens aan deze derden inhoudt. 

Als een Gebruiker zich inschrijft voor de Service, maakt ServiceNow namens de Gebruiker een profiel aan waarmee de Gebruiker toegang heeft tot alle andere door ServiceNow aangewezen sites met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord voor alle sites. De persoonsgegevens kunnen worden verzameld tijdens de registratie en/of het gebruik van een van deze sites die de Gebruiker openbaar wil maken en kunnen zichtbaar zijn voor andere gebruikers van de sites. Daarnaast kunnen de persoonsgegevens van de Gebruiker door de andere websites worden gebruikt om de ervaring van de Gebruiker en de kwaliteit van onze services te verbeteren.

We kunnen ook Accountgegevens en andere persoonsgegevens verwerken die we ontvangen van Gebruikers of vertegenwoordigers van Klanten of Partners voor andere doeleinden, waaronder:

• het gebruik, het onderhoud en de verbetering van de Services (ook door onder bepaalde omstandigheden om feedback te vragen); 
• de ontwikkeling van nieuwe producten en functies;
• het aan Gebruikers, Klanten en Partners verstrekken van informatie, producten of services die zij van ons vragen;
• het nakomen van onze verplichtingen en afdwingen van onze rechten die voortvloeien uit contracten die tussen ons zijn afgesloten;
• het uitvoeren van branche‑analyse, benchmarking, analyse en andere zakelijke doeleinden;
• het afdwingen van onze wettelijke rechten of verweer voeren tegen een claim of een andere manier om de rechten en eigendommen van ServiceNow en anderen te beschermen;
• het nakomen van wettelijke en financiële verplichtingen.

Wettelijke grondslag

Voor zover wij persoonsgegevens verwerken, inclusief Accountgegevens of Gebruiksgegevens of bepaalde inloggegevens van Gebruikers, doen wij dit op basis van ons rechtmatig zakelijk belang (rekening houdend met de fundamentele privacyrechten van relevante personen) en/of bij de uitvoering van een contract, en/of op basis van de naleving van een wettelijke verplichting, en/of op basis van een toestemming, afhankelijk van de specifieke activiteit.

Wanneer we persoonsgegevens verwerken om AI‑ of ML‑modellen te trainen, wordt deze verwerking uitgevoerd ofwel op basis van de legitieme belangen van zowel ServiceNow als onze Klant ofwel op basis van de toestemming van de betrokkenen in kwestie, om onze AI‑ en ML‑modellen te verbeteren, en om Klanten en Gebruikers van ServiceNow zo een meer nauwkeurige en betrouwbare service te bieden.  Indien van toepassing nemen we ook maatregelen om de hoeveelheid persoonsgegevens die voor dit doel worden verwerkt tot een minimum te beperken.

Hoe we verzamelde informatie openbaar maken

We kunnen persoonsgegevens die onder deze Kennisgeving voor services vallen openbaar maken aan de volgende categorieën ontvangers:

• Aan onze dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen, indien nodig voor de hierboven beschreven doeleinden.
• Aan onze opdrachtnemers, Partners en serviceproviders waarop we een beroep doen om onze Services en Partners te ondersteunen die namens ons en namens onze Klanten services leveren (inclusief AI‑ en ML‑serviceproviders, indien van toepassing).
• Aan een mogelijke overnemende partij (en diens servicemedewerkers en adviseurs) met betrekking tot een voorgestelde fusie, overname of welke verkoop of overdracht dan ook van een deel van of al onze assets (ook in het geval van een reorganisatie, ontbinding of faillissement), in welk geval persoonsgegevens over onze Klanten, Gebruikers en Partners die in ons bezit zijn onder de assets vallen die worden overgedragen aan de koper of verwerver.
• Aan een bevoegde wetshandhavingsinstantie, regelgevende instantie, overheidsinstantie, rechtbank of andere derde partij om: (i) een gerechtelijk bevel, een verzoek van een bevoegde wetshandhavingsinstantie of andere wettelijke verplichtingen na te leven; (ii) de voorwaarden van de Klantovereenkomst of een contract waarbij ServiceNow een partij is af te dwingen of toe te passen; (iii) de voorwaarden van de overeenkomst voor partnerschap met onze Partners af te dwingen of toe te passen; (v) verweer te bieden tegen een juridische claim. 
• Aan elke andere gebruiker van de site of van andere sites in het ServiceNow‑ecosysteem, als de Gebruiker ervoor kiest die informatie openbaar te maken.
• Aan elke andere persoon die namens jou handelt of toestemming heeft voor het inzien van informatie.

We maken ook samengestelde of niet‑geïdentificeerde informatie bekend die redelijkerwijs niet kan worden gebruikt om je te identificeren. ServiceNow verwerkt, onderhoudt en gebruikt deze informatie alleen op een onherkenbare manier en zal niet proberen dergelijke informatie opnieuw te identificeren, tenzij dit wettelijk is toegestaan.

Internationale overdracht

Wij kunnen gegevens die onder deze Kennisgeving voor services vallen opslaan en verwerken in: (i) elk land waar we faciliteiten hebben; en (ii) elk land waarin we serviceproviders inschakelen. Een lijst met wereldwijde kantoren van ServiceNow is hier beschikbaar.

Voor internationale overdrachten van persoonsgegevens vanuit de EER, het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland zullen wij de nodige maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat we passende waarborgen voor de overgedragen gegevens bieden, onder andere door het gebruik van modelcontractbepalingen of een ander rechtmatig overdrachtsmechanisme voor gegevens.

Meldingen over beveiliging en schending

ServiceNow hanteert passende technische en organisatorische maatregelen die zijn opgesteld om de gegevens die onder deze Kennisgeving voor services vallen te beveiligen tegen vernietiging (hetzij per ongeluk of onrechtmatig), verlies, vervalsing, niet‑toegelaten openbaarmaking en toegang. Het personeel en de serviceproviders van ServiceNow met toegang tot dergelijke gegevens zijn verplicht om deze vertrouwelijk en veilig te houden. 

Behoud

We bewaren persoonsgegevens alleen zolang we een voortdurende legitieme bedrijfsbehoefte hebben om dit te doen (bijvoorbeeld om de Gebruiker een service te bieden die deze of de Klant of Partner heeft aangevraagd of om te voldoen aan de toepasselijke wettelijke, fiscale of boekhoudkundige verplichtingen, of om de voorkeuren voor toestemming bij te houden).

Jouw privacykeuzes

Als we als gegevensbeheerder optreden, bieden we Gebruikers bepaalde keuzes met betrekking tot de persoonsgegevens die zij aan ons verstrekken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Afhankelijk van waar de Gebruiker woont, heeft de Gebruiker mogelijk de volgende rechten:

• Indien een gebruiker toegang wenst te krijgen tot persoonsgegevens of deze wilt corrigeren, bijwerken of verzoeken om verwijdering, kan deze persoon contact met ons opnemen om de uitoefening van dergelijke rechten aan te vragen.
• Afhankelijk van waar je woont, kunnen er aanvullende specifieke privacyrechten van toepassing zijn onder de toepasselijke wetgeving, waaronder het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking, om beperking van de verwerking aan te vragen, om een draagbare kopie van persoonsgegevens aan te vragen of om een klacht in te dienen bij ons in verband met onze verwerking van de persoonsgegevens van een Gebruiker. Wij zullen je verzoeken om dergelijke rechten uit te oefenen behandelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
• Gebruikers hebben het recht om een klacht in te dienen bij een autoriteit voor gegevensbescherming als ze niet tevreden zijn met het feit dat wij hun persoonsgegevens verzamelen en gebruiken.
• Volgens de toepasselijke wetgeving hebben Gebruikers mogelijk het recht om beroep aan te tekenen wanneer wij een beslissing nemen met betrekking tot hun verzoek in verband met hun persoonsgegevens. 

We zullen op dergelijke verzoeken reageren in overeenstemming met de vereisten van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Let op: om aan het verzoek van een Gebruiker te voldoen, kan het zijn dat wij de Gebruiker om bepaalde informatie vragen om de identiteit van de Gebruiker te verifiëren. Bovendien kun je, afhankelijk van waar je woont, een geautoriseerde persoon inzetten om je rechten uit te oefenen. We kunnen om bewijs vragen dat de Gebruiker deze persoon heeft gemachtigd om namens de Gebruiker verzoeken in te dienen en de Gebruiker vragen om zijn of haar identiteit rechtstreeks bij ons te verifiëren.  Als je een geautoriseerde persoon bent die een aanvraag wil indienen, neem je contact met ons op via privacy@servicenow.com.

Om sommige rechten uit te oefenen onder de toepasselijke wetgeving, kunnen Gebruikers hier een formulier indienen. Gebruikers kunnen ook contact met ons opnemen via de gegevens in het artikel 'Contactgegevens' hieronder om deze of andere rechten uit te oefenen.

Aanvullende informatie voor personen die woonachtig zijn in Californië en bepaalde andere staten in de VS

Als je inwoner bent van de staat Californië, die de California Consumer Privacy Act van 2018, zoals gewijzigd door de California Privacy Rights Act van 2020 (zoals gewijzigd, de CCPA), of als je inwoner bent van een andere staat in de VS waar ServiceNow aan soortgelijke vereisten is onderworpen (de 'Andere Staten'), is dit artikel op jou van toepassing.

Hoe we persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en openbaar maken

Naast de onderstaande tabel:

Voor informatie over de bronnen en categorieën van de persoonsgegevens die wij verkrijgen, kun je hierboven het artikel 'Hoe we informatie verkrijgen' raadplegen. 

Voor informatie over hoe en voor welke doeleinden we persoonsgegevens gebruiken, bekijk je het artikel 'Hoe we verzamelde gegevens gebruiken' hierboven. 

Voor informatie over hoe we persoonsgegevens openbaar maken (inclusief aan serviceproviders), ga je naar het artikel 'Hoe we verzamelde gegevens openbaar maken' hierboven.

Gevoelige persoonsgegevens

Wij verzamelen of gebruiken geen gevoelige persoonsgegevens voor het afleiden van kenmerken over jou in verband met onze Services.

Wij delen of verkopen geen persoonsgegevens die als onderdeel van de Services zijn verzameld. ServiceNow 'verkoopt', 'deelt' of gebruikt persoonsgegevens die we verzamelen in verband met de Services niet voor gerichte reclame. Persoonsgegevens die wij via andere kanalen over jou verzamelen, waaronder onze websites of evenementen, kunnen aan bepaalde derden bekendmaken op een manier die kan worden beschouwd als een 'verkoop' of 'delen' van je persoonsgegevens of het gebruik van je persoonsgegevens voor gerichte reclame. Bezoek onze Privacyverklaring voor websites en evenementen voor meer informatie.

Jouw privacyrechten

Als je een inwoner bent van Californië of een van de andere staten in de VS, heb je de volgende rechten:

• Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we over je hebben verzameld en om toegang te krijgen tot die persoonsgegevens. Je kunt dit recht uitoefenen door naar onze link 'Je privacykeuzes' te gaan, ons gratis nummer te bellen op +1 858 345 1444 of door contact met ons op te nemen via privacy@servicenow.com.
• Je hebt het recht onjuiste persoonsgegevens die wij over je hebben verzameld te corrigeren. Je kunt dit recht uitoefenen door naar onze link 'Je privacykeuzes' te gaan, ons gratis nummer te bellen op +1 858 345 1444 of door contact met ons op te nemen via privacy@servicenow.com.
• Je hebt het recht om te verzoeken dat we de persoonsgegevens verwijderen die we over je hebben verzameld. Je kunt dit recht uitoefenen door naar onze link 'Je privacykeuzes' te gaan, ons gratis nummer te bellen op +1 858 345 1444 of door contact met ons op te nemen via privacy@servicenow.com.
• Je hebt het recht om de overdraagbaarheid van je persoonsgegevens aan te vragen. Je kunt dit recht uitoefenen door naar onze link 'Je privacykeuzes' te gaan, ons gratis nummer te bellen op +1 858 345 1444 of door contact met ons op te nemen via privacy@servicenow.com.
• Je hebt het recht in beroep te gaan als wij je verzoek om uitoefening van je rechten op toegang, correctie, verwijdering of portabiliteit weigeren. Je kunt dit recht uitoefenen door contact met ons op te nemen via privacy@servicenow.com.
• Voor inwoners van Californië: Als je twijfels hebt over de uitkomst van een beroep, heb je het recht om contact op te nemen met het kantoor van de procureur‑generaal van de staat Californië.
• Je hebt het recht niet te worden gediscrimineerd voor het uitoefenen van je rechten onder de CCPA of wetten met soortgelijke vereisten. Wij zullen geen discriminerende acties ondernemen tegen je voor het uitoefenen van je rechten onder de CCPA of wetten met soortgelijke vereisten.

Wanneer je deze rechten uitoefent, kunnen wij je om aanvullende informatie vragen (zoals een e‑mailadres) die redelijkerwijs noodzakelijk is om je verzoek te voltooien of je identiteit te verifiëren, zoals vereist of toegestaan door de toepasselijke wetgeving. Afhankelijk van waar je woont, kun je mogelijk een geautoriseerde persoon gebruiken om deze rechten uit te oefenen. We kunnen om bewijs vragen dat jij deze persoon hebt gemachtigd om namens jou verzoeken in te dienen en je vragen om de identiteit van deze persoon rechtstreeks bij ons te verifiëren.  Als je een geautoriseerde persoon bent die een aanvraag wil indienen, neem je contact met ons op via privacy@servicenow.com.

Raadpleeg het artikel 'Behoud' hierboven voor informatie over onze methodes voor gegevensbehoud.

Algemeen

Wijzigingen in deze Kennisgeving voor services

Wij behouden ons het recht voor om deze Kennisgeving voor services van tijd tot tijd bij te werken of te wijzigen. Voor de duidelijkheid: elke update of wijziging van deze Kennisgeving voor services zal de Klantovereenkomst niet wijzigen.

Contactgegevens

We hebben een speciaal Privacyteam dat verantwoordelijk is voor de implementatie van ons wereldwijde privacyprogramma. Voor vragen of opmerkingen over deze Kennisgeving voor services of onze privacypraktijken kun je contact opnemen met privacy@servicenow.com. Klanten of Gebruikers die hulp nodig hebben bij het bijwerken of wijzigen van informatie in de Service of het verwijderen van informatie uit de Service, moeten een ticket indienen via onze klantenondersteuningsportal.

Voor schriftelijke vragen kun je contact met ons opnemen via:

ServiceNow, Inc.
Attn: Privacy
2225 Lawson Lane
Santa Clara, CA 95054

Onze belangrijkste vestiging in de Europese Unie voor GDPR‑doeleinden is in Ierland, en onze belangrijkste toezichthoudende autoriteit is de Ierse Data Protection Commission ('DPC').