Privacyverklaring voor services

ServiceNow, Inc., met inbegrip van haar dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen (gezamenlijk 'ServiceNow', 'wij' of 'ons') respecteert de privacy van personen.

Deze Privacyverklaring voor services ('Kennisgeving voor services') is van toepassing op de verzameling, het gebruik en de openbaarmaking door ons van informatie die is verkregen in verband met de levering en het gebruik van onze softwaretoepassingen en Mobiele toepassingen (de 'Abonnementsservice') voor zover wij optreden als gegevensbeheerder (bijvoorbeeld met betrekking tot accountbeheer en factureringsgegevens).  Deze is ook van toepassing op onze verwerking van persoonsgegevens in het kader van de aanvullende services die worden geleverd via of door andere platforms buiten de Abonnementsservice (waaronder Now Learning, Now Community, Now Support, ServiceNow Store, de Partner Portal en andere sites in het ServiceNow‑ecosysteem) voor zo ver we als verwerkingsverantwoordelijke optreden. In deze Kennisgeving voor services wordt dit zojuist vermelde aanbod waarvoor wij optreden als gegevensbeheerder in zijn totaal aangeduid als de 'Services'.

Voor de duidelijkheid betekent dit dat deze Kennisgeving voor services niet van toepassing is wanneer wij persoonsgegevens verwerken als verwerker namens onze Klanten in het kader van het leveren van de Abonnementsservice. Wij of onze Klanten of Partners kunnen ook toepassingen en integraties leveren die worden gehost door services van derden. Deze Kennisgeving voor services geldt niet voor dergelijke services van derden, zelfs niet als deze gegevens via onze Service worden verzameld.

Deze Kennisgeving voor services is ook niet van toepassing op informatie of gegevens die door ServiceNow zijn verzameld voor andere doeleinden buiten de Service of die er geen verband mee houden. Raadpleeg de Privacyverklaring voor onze Website en Evenementen voor meer informatie over onze privacypraktijken met betrekking tot gegevens die worden verwerkt in verband met onze websites, evenementen en marketingactiviteiten of onze Privacyverklaring voor sollicitanten waarin onze privacypraktijken zijn opgenomen met betrekking tot de sollicitatie van een persoon bij ServiceNow.

In het kader van deze Kennisgeving voor services:

• 'Klant' verwijst naar de entiteit die onze Service aanschaft (of die een gratis proefversie van onze Service verkrijgt, indien van toepassing).
• 'Klantovereenkomst' verwijst naar de definitieve overeenkomst tussen de Klant en ServiceNow waaronder de Klant toegang tot de Service heeft aangeschaft.
• "Klantgegevens" betekent de elektronische gegevens die in de Abonnementsservice door of voor een Klant of diens Gebruikers zijn geüpload.
• 'Accountgegevens' verwijst naar een creditcard of factureringsgegevens en de contactgegevens van de vertegenwoordigers van de Klant of Partner.
• 'Mobiele toepassingen' verwijst naar toepassingen die door een bevoegde gebruiker van onze softwaretoepassingen zijn gedownload naar een mobiel apparaat.
• 'Gebruiksgegevens' verwijst naar gegevens die zijn afgeleid van het gebruik van de Service door Gebruikers. Voor alle duidelijkheid: gebruiksgegevens bevatten geen Klantgegevens en maken geen deel uit van Klantgegevens.
• 'Gebruiker' verwijst naar een persoon die is geautoriseerd toegang te verkrijgen tot en gebruik te maken van de Services.
• 'Partner' verwijst naar een entiteit die ServiceNow‑producten en ‑services verkoopt of services of technologie levert aan ServiceNow‑klanten met betrekking tot de Service.

We verzamelen verschillende soorten informatie van en over onze Klanten, Gebruikers en Partners tijdens het hosten, leveren, onderhouden, ondersteunen en verbeteren van onze Service. 

Wij zijn een gegevensbeheerder met betrekking tot gegevens die naar onze platforms worden geüpload (met uitzondering van Klantgegevens die naar de Abonnementsservice worden geüpload). Wij kunnen persoonsgegevens verwerken die Gebruikers naar deze platforms willen verzenden, zoals naam, contactgegevens, inloggegevens, functietitels, foto's en opleiding. Voor alle duidelijkheid: wij fungeren als gegevensverwerker bij de verwerking van Klantgegevens namens onze Klanten tijdens de levering van de Abonnementsservice aan deze klanten.

We kunnen audio‑ en/of video‑opnamen en/of foto's van Gebruikers of andere personen verzamelen die ervoor hebben gekozen feedback over de Services te geven aan ons onderzoeksteam.

We verzamelen ook Accountgegevens van onze Klanten of Partners.  Accountgegevens omvatten creditcard‑ of factureringsgegevens en de contactgegevens of functietitel van de vertegenwoordigers van de Klant of Partner of informatie over de aangeschafte of geconfigureerde Services.

Wij kunnen via Mobiele toepassingen aanvullende informatie verkrijgen die Klanten of hun Gebruikers op hun mobiele apparaat downloaden. Naast de persoonsgegevens die Gebruikers verstrekken, verzamelen we ook bepaalde andere persoonsgegevens via het gebruik van onze Mobiele toepassingen. Onze Mobiele toepassingen kunnen ons bijvoorbeeld ook informatie verschaffen over het gebruik van de Mobiele toepassingen door een Gebruiker, waaronder informatie over het apparaat en besturingssysteem, de taal, de locatie en de tijdzone van een Gebruiker. Mobiele toepassingen kunnen ook informatie verzamelen over de interactie van een Gebruiker met de Mobiele toepassingen. Deze informatie kan ServiceNow gebruiken om de Mobiele toepassingen en/of Services te leveren en te verbeteren.

Daarnaast verzamelen we Gebruiksgegevens rechtstreeks via het gebruik van de Services door de Gebruiker. Dit kunnen gebruikspatronen, sessieduur, verkeersgegevens, locatiegegevens, geschatte locatie, logboeken en andere communicatiegegevens zijn of de resources waartoe de gebruiker toegang heeft, alsook informatie over het apparaat en de internetverbinding, waaronder het besturingssysteem en het browsertype van de Gebruiker.

Ten slotte kunnen we bepaalde inloggegevens van Gebruikers voor bepaalde Services verwerken.

Wij kunnen persoonsgegevens om een aantal redenen verwerken.  Wij kunnen Accountgegevens verwerken voor facturering, accountbeheer en aanbestedingsdoeleinden. We verwerken Gebruiksgegevens voor algemeen onderhoud, ondersteuning, beveiliging en om de Service te verbeteren. We verwerken ook inloggegevens van Gebruikers om individuele accounts te beheren met betrekking tot training‑ en scholingsactiviteiten.

Als we de voorafgaande goedkeuring en instemming van een Klant hebben, kunnen we hun Klantgegevens verwerken met als doel de artificial intelligence ('AI')‑ en machine learning ('ML')‑modellen van ServiceNow te trainen.  Daarnaast kunnen we ook andere persoonsgegevens verwerken die geen Klantgegevens zijn (inclusief gegevens die door Gebruikers worden ingevoerd in andere ServiceNow‑platforms), met het doel deze AI‑ en ML‑modellen te trainen.  Wij kunnen een beroep doen op serviceproviders van derden om onze modellen te trainen, wat mogelijk de overdracht van persoonsgegevens aan deze derden inhoudt.

Als een Gebruiker zich inschrijft voor de Service, maakt ServiceNow namens de Gebruiker een profiel aan waarmee de Gebruiker toegang heeft tot alle andere door ServiceNow aangewezen sites met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord voor alle sites. De persoonsgegevens kunnen worden verzameld tijdens de registratie en/of het gebruik van een van deze sites die de Gebruiker openbaar wil maken en kunnen zichtbaar zijn voor andere gebruikers van de sites. Daarnaast kunnen de persoonsgegevens van de Gebruiker door de andere websites worden gebruikt om de beleving van de Gebruiker en de kwaliteit van onze services te verbeteren.

We kunnen ook Accountgegevens en andere persoonsgegevens verwerken die we ontvangen van Gebruikers of vertegenwoordigers van Klanten of Partners voor andere doeleinden, waaronder:

• het gebruik, het onderhoud en de verbetering van de Services (ook door onder bepaalde omstandigheden om feedback te vragen); 
• de ontwikkeling van nieuwe producten en functies;
• het aan Gebruikers, Klanten en Partners verstrekken van informatie, producten of services die zij van ons vragen;
• het nakomen van onze verplichtingen en afdwingen van onze rechten die voortvloeien uit contracten die tussen ons zijn afgesloten;
• het uitvoeren van branche‑analyse, benchmarking, analyse en andere zakelijke doeleinden;
• het afdwingen van onze wettelijke rechten of verweer voeren tegen een claim of een andere manier om de rechten en eigendommen van ServiceNow en anderen te beschermen;
• het nakomen van wettelijke en financiële verplichtingen.

Voor zover wij persoonsgegevens verwerken, inclusief Accountgegevens of Gebruiksgegevens of bepaalde inloggegevens van Gebruikers, doen wij dit op basis van ons rechtmatig zakelijk belang (rekening houdend met de fundamentele privacyrechten van relevante personen) en/of bij de uitvoering van een contract, en/of op basis van de naleving van een wettelijke verplichting, en/of op basis van een toestemming, afhankelijk van de specifieke activiteit.

Wanneer we persoonsgegevens verwerken (inclusief persoonsgegevens in Klantgegevens, indien van toepassing) om AI‑ of ML‑modellen te trainen, wordt deze verwerking uitgevoerd op basis van de legitieme belangen van zowel ServiceNow als onze Klant, om deze AI‑ en ML‑modellen te verbeteren, en om Klanten en Gebruikers van ServiceNow zo een meer nauwkeurige en betrouwbare service te bieden.  Indien van toepassing nemen we ook maatregelen om de hoeveelheid persoonsgegevens die voor dit doel worden verwerkt tot een minimum te beperken.

We kunnen persoonsgegevens die onder deze Kennisgeving voor services vallen openbaar maken aan de volgende categorieën ontvangers:

• Aan onze dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen, indien nodig voor de hierboven beschreven doeleinden.
• Aan onze aannemers, Partners en serviceproviders waarop we een beroep doen om onze Service en Partners te ondersteunen die namens ons en namens onze Klanten services leveren (inclusief AI‑ en ML‑serviceproviders, indien van toepassing).
• Aan een mogelijke overnemende partij (en diens servicemedewerkers en adviseurs) met betrekking tot een voorgestelde fusie, overname of welke verkoop of overdracht dan ook van een deel van of al onze assets (ook in het geval van een reorganisatie, ontbinding of faillissement), in welk geval persoonsgegevens over onze Klanten, Gebruikers en Partners die in ons bezit zijn onder de assets vallen die worden overgedragen aan de koper of verwerver.
• Aan een bevoegde wetshandhavingsinstantie, regelgevende instantie, overheidsinstantie, rechtbank of andere derde partij om: (i) een gerechtelijk bevel, een verzoek van een bevoegde wetshandhavingsinstantie of enige andere wettelijke verplichting na te leven; (ii) de voorwaarden van de Klantovereenkomst of een contract waarbij ServiceNow een partij is af te dwingen of toe te passen; (iii) de voorwaarden van de overeenkomst voor partnerschap met onze Partners af te dwingen of toe te passen; (iv) de rechten, eigendommen of veiligheid van ServiceNow, haar gelieerde ondernemingen, werknemers en servicemedewerkers en/of Klanten, Gebruikers van ServiceNow of anderen te beschermen, en (v) verweer te bieden tegen een juridische claim.
• Aan elke andere gebruiker van de site of van andere sites in het ServiceNow‑ecosysteem, als de Gebruiker ervoor kiest die informatie openbaar te maken.
• Aan elke andere persoon met toestemming tot openbaarmaking.

We maken ook geaggregeerde of geanonimiseerde informatie openbaar die redelijkerwijs niet kan worden gebruikt om je te identificeren. ServiceNow verwerkt, onderhoudt en gebruikt deze informatie alleen op een geanonimiseerde manier en zal niet proberen dergelijke informatie weer identificeerbaar te maken, tenzij dit wettelijk is toegestaan.

Wij kunnen gegevens die onder deze Kennisgeving voor services vallen opslaan en verwerken in: (i) elk land waar we faciliteiten hebben, en (ii) elk land waar wij serviceproviders inhuren. Een lijst met wereldwijde kantoren van ServiceNow is hier beschikbaar.

Voor internationale overdrachten van persoonsgegevens vanuit de EER, het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland zullen wij de nodige maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat we passende waarborgen voor de overgedragen gegevens bieden, onder andere door het gebruik van modelcontractbepalingen of een ander rechtmatig overdrachtsmechanisme voor gegevens.

ServiceNow hanteert passende technische en organisatorische maatregelen die zijn opgesteld om de gegevens die onder deze Kennisgeving voor services vallen te beveiligen tegen vernietiging (hetzij per ongeluk of onrechtmatig), verlies, vervalsing, niet‑toegelaten openbaarmaking en toegang. Het personeel en de serviceproviders van ServiceNow met toegang tot dergelijke gegevens zijn verplicht om deze vertrouwelijk en veilig te houden.

We bewaren persoonsgegevens alleen zolang we een voortdurende legitieme bedrijfsbehoefte hebben om dit te doen (bijvoorbeeld om de Gebruiker een service te bieden die deze of de Klant of Partner heeft aangevraagd of om te voldoen aan de toepasselijke wettelijke, fiscale of boekhoudkundige verplichtingen, of om de voorkeuren voor toestemming bij te houden).

Als we als gegevensbeheerder optreden, bieden we Gebruikers bepaalde keuzes met betrekking tot de persoonsgegevens die zij aan ons verstrekken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

• Bepaalde rechtsgebieden bieden hun inwoners extra controle over de manier waarop hun persoonsgegevens worden 'gedeeld' of 'verkocht' (zoals deze termen zijn gedefinieerd onder de toepasselijke wetgeving). ServiceNow 'verkoopt' geen persoonsgegevens die zijn verkregen door het gebruik van de Services aan derden. ServiceNow 'deelt' deze informatie niet voor het doeleinde van gedragsreclame in verschillende contexten.

• Gebruikers hebben het recht om een klacht in te dienen bij een autoriteit voor gegevensbescherming als ze niet tevreden zijn met het feit dat wij hun persoonsgegevens verzamelen en gebruiken.

• Volgens de toepasselijke wetgeving hebben Gebruikers mogelijk het recht om beroep aan te tekenen wanneer wij een beslissing nemen met betrekking tot hun verzoek in verband met hun persoonsgegevens. 

We zullen op dergelijke verzoeken reageren in overeenstemming met de vereisten van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Let op: om aan het verzoek van een Gebruiker te voldoen, kan het zijn dat wij de Gebruiker om bepaalde informatie vragen om de identiteit van de Gebruiker te verifiëren. Bovendien kan de Gebruiker, afhankelijk van waar deze woont, een gemachtigde aanwijzen om de rechten van de Gebruiker uit te oefenen. We kunnen om bewijs vragen dat de Gebruiker deze persoon heeft gemachtigd om namens de Gebruiker verzoeken in te dienen en de Gebruiker vragen om zijn of haar identiteit rechtstreeks bij ons te verifiëren.  Als je een gemachtigde bent die een verzoek wil indienen, neem je contact met ons op via privacyacy@servicenow.com.

Om bepaalde rechten uit te oefenen onder de toepasselijke wetgeving, kunnen Gebruikers een formulier indienen. Gebruikers kunnen ook via de gegevens in het gedeelte 'Contactgegevens' hieronder contact met ons opnemen om deze of andere rechten uit te oefenen.

Californië, Colorado, Connecticut, Utah en Virginia hebben privacywetgeving voor consumenten ingevoerd die hun inwoners bepaalde rechten verleent en aanvullende openbaarmakingen vereist ('Staatswetgeving'). Als je inwoner bent van een van deze staten, is dit gedeelte op jou van toepassing.

Aanvullende openbaarmakingen

Raadpleeg het gedeelte 'Hoe we informatie verkrijgen' hierboven voor meer informatie over de specifieke gegevenspunten die wij verzamelen en de bronnen van een dergelijke verzameling.

Informatie over hoe we deze persoonsgegevens gebruiken, vind je in het gedeelte 'Hoe we verzamelde informatie gebruiken' hierboven. 

Informatie over de manier waarop we persoonsgegevens openbaar maken, vind je in het gedeelte 'Hoe we verzamelde informatie openbaar maken' hierboven.

Zoals vereist door bepaalde Staatwetgeving, gebruiken we hieronder twee verschillende tabellen om deze informatie uit te leggen, waaronder de categorieën persoonsgegevens die we verzamelen (en hebben verzameld in de afgelopen 12 maanden), de soorten entiteiten waaraan we dergelijke persoonsgegevens openbaar maken, en de manier waarop we elke categorie persoonsgegevens gebruiken.

Verzameling, gebruik en openbaarmaking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens die we 'delen', 'verkopen' of gebruiken voor 'gerichte reclame'

Als een bedrijf de persoonsgegevens van een Gebruiker 'verkoopt', 'deelt' of gebruikt voor 'gerichte reclame', zoals gedefinieerd in de Staatswetgeving, heeft de betreffende Gebruiker het recht om zich af te melden voor het gebruik of de openbaarmaking van zijn of haar gegevens voor deze doeleinden. Bij de levering van onze Service worden persoonsgegevens echter niet door ons 'verkocht', 'gedeeld' of gebruikt voor 'gerichte reclame'.

We kunnen inloggegevens of accountgegevens van Gebruikers verwerken, indien deze aan ons zijn verstrekt. Deze informatie wordt alleen gebruikt voor het leveren van de service aan Gebruikers en niet voor andere doeleinden. We gebruiken geen gevoelige persoonsgegevens of maken deze niet openbaar met als doel om kenmerken over Gebruikers af te leiden.

Overige details over onze informatiepraktijken

• Zoals beschreven in het bovenstaande gedeelte verzamelen we persoonsgegevens rechtstreeks van jou (bijvoorbeeld wanneer je gegevens uploadt op onze platforms, anders dan Klantgegevens die zijn geüpload naar de Abonnementsservice, Accountgegevens van onze Klant of Partners, aanvullende informatie via Mobiele toepassingen, en Gebruiksgegevens rechtstreeks afkomstig van het gebruik van de Services door de Gebruiker).

Jouw privacyrechten

Inzage, correctie en verwijdering

Als je een Gebruiker bent, heb je het recht om te: (1) verzoeken om meer informatie over en inzage in je persoonsgegevens, waaronder in een draagbaar formaat, (2) verzoeken om verwijdering van je persoonsgegevens en (3) verzoeken om correctie van onjuiste persoonsgegevens. Je kunt een verzoek om inzage, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens indienen via dit formulier. Zodra we het verzoek hebben ontvangen, verifiëren we je verzoek.

Non‑discriminatie

Wij zullen jou als Gebruiker niet discrimineren als je ervoor kiest om je rechten volgens de CCPA of andere rechten die je mogelijk hebt met betrekking tot je persoonsgegevens uit te oefenen.

Gegevensbehoud

Raadpleeg het gedeelte 'Behoud' hierboven voor informatie over onze methodes voor gegevensbehoud.

Bezwaar

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen een beslissing die we mogelijk hebben genomen inzake je privacyrechten. Als we je verzoek afwijzen, kun je bezwaar maken tegen onze beslissing door contact met ons op te nemen via privacy@servicenow.com. Als je bezorgd bent over de uitkomst van een bezwaar, kun je contact opnemen met de procureur‑generaal in de staat waar je woont.

Raadpleeg het gedeelte 'Behoud' hierboven voor informatie over onze methoden voor gegevensbehoud.

Wijzigingen in deze Kennisgeving voor services
Wij behouden ons het recht voor om deze Kennisgeving voor services van tijd tot tijd bij te werken of te wijzigen. Voor de duidelijkheid: elke update of wijziging van deze Kennisgeving voor services zal de Klantovereenkomst niet wijzigen.

Contactgegevens
We hebben een speciaal Privacyteam dat verantwoordelijk is voor de implementatie van ons wereldwijde privacyprogramma. Voor vragen of opmerkingen over deze Kennisgeving voor services of onze privacypraktijken kun je contact opnemen met privacy@servicenow.com. Klanten of gebruikers die hulp nodig hebben bij het bijwerken of wijzigen van informatie in de Service of het verwijderen van informatie uit de Service, moeten een ticket indienen via onze klantenondersteuningsportal.

Voor schriftelijke vragen kun je contact met ons opnemen via:

ServiceNow, Inc.
T.a.v.: Privacy
2225 Lawson Lane
Santa Clara, CA 95054