Procesmining is een datawetenschapstool die workflows detecteert, valideert en verbetert, waardoor knelpunten en redundanties in bedrijfsprocessen zichtbaar worden.
Wat je bedrijf of branche ook is, je beschikt over bepaalde workflows die je activiteiten soepel laten verlopen. Hoe effectiever deze processen zijn, hoe productiever de mensen en systemen binnen je bedrijf kunnen zijn. Om de productiviteit te verhogen en meer omzet te genereren, is het essentieel om je werkprocessen te analyseren en te optimaliseren. De uitdaging? Bepalen waar en hoe je workflows kunnen worden verbeterd. En dat is waar procesmining een rol speelt.
Procesmining is een unieke en krachtige tool waarmee bedrijven loggegevens uit hun informatiesystemen kunnen minen om de prestaties van verschillende processen beter te begrijpen. Hierdoor kunnen ze deze processen verbeteren door middel van een op gegevens gebaseerde besluitvorming. Met deze en andere IT-implementaties kun je doelgerichter met je structuur werken en elke workflow zo naadloos mogelijk maken.
Om dit echt te begrijpen, moet je eerst de gebeurtenislogboeken begrijpen. Gegevens van gebeurtenislogboeken, een fundamenteel element van IT, worden gegenereerd telkens wanneer een IT-functie wordt uitgevoerd. In wezen zijn deze gegevens de primaire manier waarop interacties tussen mensen en bots worden gedocumenteerd.
Een gebeurtenislogboek kan een willekeurig aantal acties of voorvallen zijn die binnen een softwaresysteem plaatsvinden. Elk logboek registreert bepaalde informatie, zoals wanneer de gebeurtenis plaatsvond, wat er gebeurd is en het proces dat nodig was om die actie te voltooien of uit te voeren. Dit kan een ondersteuningsticket zijn dat een klant heeft geopend en dat nu moet worden verwerkt, of de verwerking van een recente aanvraag voor een online leningaanvraag. Wat de gebeurtenis ook is, met behulp van procesmining worden deze gebeurtenislogboeken door een analyse geleid die in feite in real time een momentopname maakt van de functionaliteit van een systeem.
Door de knelpunten in je workflows aan de hand van deze 'screenshots' van je systemen bloot te leggen, zorgt procesmining ervoor dat de digitale transformatie en automatisering in je bedrijf werkt. Hier wordt de stap van de procesmining van dichterbij bekeken.
Wanneer zakelijke interacties of objecten je bedrijfsproces binnen een systeem doorlopen, laten ze een spoor van breadcrumbs achter die we een digitale voetafdruk noemen. Deze gebeurtenissen worden opgepikt door de procesminingtechnologie, die de gebeurtenislogboeken visueel reconstrueert, zodat gebruikers beter kunnen begrijpen wat er van begin tot eind gebeurt.
Wanneer de gegevens nauwkeurig worden verzameld en visueel worden gereconstrueerd, wordt een zogenaamde digital twin gecreëerd, een interactieve kaart van de chronologische volgorde van de gebeurtenissen. Deze kaart geeft alle paden weer die een gebeurtenis heeft gebruikt om het proces te voltooien. Elk pad wordt een variant genoemd en wanneer varianten verschillen van het standaardpad, worden ze devianten genoemd.
Je bevindingen in het procesoverzicht maken het vinden van problemen of fouten veel eenvoudiger, zodat je de beste workflow op basis van het procesoverzicht kunt detecteren. Waar zijn de knelpunten? Waar zijn resources overbelast? Zijn er activiteiten die vaak worden overgeslagen of die afwijkingen veroorzaken? Het procesoverzicht helpt bij het kwantificeren van de onderliggende oorzaken van de inefficiënties die van invloed zijn op je cyclustijd, operationele kosten en je bedrijfsresultaten.
Je kunt ook procesbenchmarking gebruiken om de procesprestaties over twee verschillende dimensies te vergelijken, zoals het direct vergelijken van de tijd die nodig is om een inkooporder van twee afzonderlijke leveranciers te verwerken. Dit kan je helpen je activiteiten uniformer te maken of best practices te vinden voor specifieke locaties, afdelingen enz.
Ten slotte kun je conformiteitscontrole gebruiken om je voorkeurspad voor bepaalde processen te definiëren en vervolgens te zien waar processen afwijken. Zo zie je het percentage gebeurtenissen die je gewenste proces volgen en de gebeurtenissen die dat niet doen, zodat je verbeteringen kunt aanbrengen en deze processen kunt optimaliseren.
Er zijn veel niche-voordelen van procesmining, waaronder de manier waarop het je activiteiten transformeert om krachtiger en productiever te zijn dan ooit tevoren. Deze voordelen omvatten het volgende:
Je hoeft niet veel tijd te besteden aan het zoeken naar afwijkingen of inzichten; met één druk op de knop kun je een proces uit een auditlogboek minen, filters gebruiken en een e-mailmelding ontvangen wanneer de mining is voltooid.
Gebeurtenislogboeken en varianten kunnen moeilijk te begrijpen zijn, maar met de juiste tools kun je interactieve procesgrafieken gebruiken, specifieke paden in detail inspecteren en kant-en-klare meetwaarden gebruiken voor prestatieanalyse.
Omdat procesmining zo'n visueel proces is, is het eenvoudig om gegevensbevindingen te delen, samen te werken met proceskaarten en governance en profielbeheer mogelijk te maken op basis van bepaalde rollen.
De meeste procesminingsoftware heeft een geïntegreerde technologie voor verbeteringsbeheer waarmee bestaande en nieuwe verbeteringsinitiatieven en de bedrijfswaarde van procesverbeteringen worden gevolgd.
Om de bevindingen van je procesmining echt in actie te brengen, kun je meetwaarden van prestatieanalyses integreren en bepaalde benchmarks instellen waarmee je bedrijfswaardeprestaties op basis van specifieke verbeteringsinitiatieven kunt volgen.
In het moderne personeelsbestand kunnen zakelijke leiders het zich niet veroorloven om terrein te verliezen als het gaat om digitale innovatie en verbetering. Procesmining wordt een essentiële bedrijfsstap, aangezien de verzamelde gegevens helpen bij het identificeren van trends, het optimaliseren van prestaties en het maken van nuttige voorspellingen voor de toekomst. Het kan de tijd die bepaalde processen nodig hebben verminderen, kosten drukken en investeringsbedragen verlagen, verspilling minimaliseren en de algehele kwaliteit van je activiteiten verbeteren, waardoor je bedrijf extra concurrerend wordt.
Door de kosten te verlagen en inefficiënties in hun activiteiten te elimineren met behulp van gegevensgestuurd bewijsmateriaal, kunnen leiders weloverwogen en objectieve beslissingen nemen over budgetten en resources. Uiteindelijk word je bevrijd van het giswerk of de subjectiviteit van menselijke belevingen en zorg je met op feiten gebaseerde informatie voor verbeteringen.
Procesmining gebruikt de volgende functies om informatie uit gebeurtenislogboeken te halen, zodat je bedrijf die informatie kan toewijzen:
- Geautomatiseerde procesdetectie: zorgt dat procesdetectie automatisch plaatsvindt, zodat procesmodellen efficiënt uit een gebeurtenislogboek kunnen worden geëxtraheerd.
- Conformiteitscontrole: monitort afwijkingen door het procesmodel te vergelijken met de logboeken.
- Mining van sociale netwerken/organisatie: zoekt patronen en relaties tussen gebeurtenissen binnen je netwerk-/organisatiestructuren om de technieken te verbeteren.
- Geautomatiseerde constructie van simulatiemodellen: voorspelt aan de hand van geautomatiseerde simulatiemodellen hoe toekomstige trends of wijzigingen je processen zullen beïnvloeden.
- Modeluitbreiding: biedt flexibiliteit voor het uitbreiden of verbeteren van bestaande modellen wanneer nieuwe informatie wordt achterhaald.
- Modelreparatie: filtert afwijkend gedrag in het model uit met behulp van conformiteitscontrole.
- Casusvoorspelling: anticipeert op resultaten voor cases op basis van kritieke prestatie-indicatoren en met behulp van eerder uitgevoerde actiereeksen.
- Aanbevelingen op basis van geschiedenis: biedt aanbevelingen op basis van gegevensverzamelingen en gebeurtenislogboeken uit het verleden.
De drie belangrijkste typen procesminingtechnieken zijn detectie, conformiteit en verbetering.
Zoals kort besproken, maakt dit type procesmining gebruik van gebeurtenisloggegevens om een procesmodel te maken zonder gebruik te maken van eerdere procesmodellen om dit te informeren. Dit betekent dat elk model dat je maakt alleen wordt ontwikkeld met de gegevens die voor deze geïsoleerde gebeurtenissen zijn verzameld. Dit is het meest voorkomende type procesmining.
Conformiteit is een andere vorm van procesmining, maar in plaats van alleen te vertrouwen op inkomende gegevens, vergelijkt het een procesbeschrijving met een bestaand procesmodel om eventuele afwijkingen te identificeren. Dit is de primaire manier om een beoogd model of een beoogde werkwijze te bepalen en te zien hoe bepaalde processen de norm volgen of ervan afwijken.
Verbeteringsprocesmining, ook bekend als uitbreidings-, organisatie- of prestatiemining, wordt gebruikt om bestaande procesmodellen te verbeteren. Met deze techniek wordt een doelmodel uitgebreid of verbeterd met behulp van gedetecteerde informatie over het proces zelf.
Procesmining en datamining zijn niet hetzelfde, hoewel ze beide deel uitmaken van het bedrijfsprocesbeheer en gegevens gebruiken om betere manieren te vinden voor het uitvoeren van activiteiten. Procesmining is specifieker, omdat het voornamelijk gebeurtenisloggegevens gebruikt om modellen te genereren en een proces te verbeteren. Datamining heeft een veel breder bereik en gebruikt allerlei gegevenssets om gedrag in verschillende bedrijfsprocessen en -modellen te observeren en te voorspellen.
Bedrijven die een herhaald digitaal proces gebruiken, kunnen profiteren van procesmining, en zelfs bedrijven die momenteel geen gebruik maken van dergelijke processen zullen waarschijnlijk het tijdperk van de digitale transformatie omarmen om de concurrentie bij te blijven. Dat gezegd zijnde, kan vrijwel elke branche gebruikmaken van procesmining om hun activiteiten te optimaliseren. Hier volgen enkele voorbeelden.
Of je nu probeert je leningaanvraagproces efficiënter of veiliger te maken, met datamining kun je sneller reageren op kwetsbaarheden als het gaat om vertrouwelijke informatie en kun je detecteren waar zowel klanten als werknemers knelpunten tegenkomen. Het helpt ook accounts te auditen, je klantenbestand uit te breiden en nog meer.
Met procesmining is het mogelijk om de DevOps-pipelines te optimaliseren, gegevens te blijven verplaatsen waar ze naartoe moeten en hoogwaardige software te leveren. Het is vooral handig voor het maken van een duidelijk gedocumenteerd proces, zodat IT-beheerders ervoor kunnen zorgen dat hun systemen en workflows soepel verlopen.
Door processen en de gegevensstroom te optimaliseren, kun je ook een kortere verwerkingstijd verwachten voor patiënten in de gezondheidszorg.
Als je meer inzicht wilt in het gedrag van kopers om de tendensen van je klantenbestand beter te begrijpen, kan datamining je helpen deze patronen te vinden en de verkoop te verhogen.
Je kunt het gedrag en de prestaties van studenten beter monitoren en begrijpen met behulp van gegevensmonitoring, en kun je cursussen en klaslokaalmethoden hierop afstemmen.
Compliance is een van de grootste uitdagingen bij het runnen van je bedrijf, en datamining kan helpen de compliance met software te handhaven door schadelijke afwijkingen te detecteren.
Datamining helpt de toeleveringsketen operationeel te houden met behulp van technieken die duizenden datapunten uit magazijnen verwerken, en trends in de prestaties van magazijnen te vinden.
Elk jaar wordt de zakelijke wereld steeds meer gedigitaliseerd en gestroomlijnd met behulp van geavanceerde technologie en software, die een grote leercurve heeft. In de kern gaat het er met procesmining om bedrijven te helpen begrijpen hoe hun processen communiceren en specifieke inefficiënties isoleren, zodat, naarmate de processen meer gedigitaliseerd en geautomatiseerd worden, bedrijfsleiders verbeteringen kunnen aanbrengen via geïnformeerde besluitvorming. Dit betekent dat procesmining het toeleveringsketenbeheer van ondernemingen, de resourceplanning, de IT-infrastructuur en talrijke andere aspecten van vele branches kan versterken.
Ben je er klaar voor om elk proces van je bedrijf als een goed geoliede machine te laten functioneren? Profiteer optimaal van procesminingtechnieken en beschik over de beste functies met ServiceNow.
De native Process Mining van ServiceNow biedt na enkele uren al toegevoegde waarde, aangezien het is opgezet met de context en intelligentie van alle workflows van ServiceNow, om continue procesoptimalisatie te stimuleren. Procesmining werkt op de achtergrond van al je activiteiten, zodat je je kunt concentreren op je werk terwijl de software de rest doet. Je kunt vervolgens aanbevelingen gebruiken, zoals de automatisering van bepaalde processen of het opnieuw beoordelen van gebieden waar je team meer ondersteuning nodig heeft.
Met een gebruiksvriendelijke interface, kant-en-klare dashboards en andere aanpassingsopties vind je precies de functies die je nodig hebt om je workflows te optimaliseren, je klanten beter van dienst te zijn en je werknemers beter te ondersteunen. Het ServiceNow AI Platform heeft alles wat je nodig hebt, van analyse van achterliggende oorzaken tot conformiteitscontrole en vergelijkingen van procesoverzichten.
Wanneer een onzichtbare workflow zichtbaar wordt via Process Maps en verborgen inefficiënties en waarden onthult, gaat er een wereld van mogelijkheden open voor je teams en services. Schaf Process Mining vandaag nog aan en zie meteen het verschil!