Workflowbeheer is in wezen in het leven geroepen om vier basisvragen te beantwoorden over om het even welke taak binnen de workflow:

• Wat moet er worden gedaan?
• Wie moet het doen?
• Wanneer moet het worden voltooid?
• Hoe moet het worden bereikt?

Als workflowbeheer op de juiste wijze wordt toegepast, biedt het een combinatie van duidelijke zichtbaarheid, procesautomatisering en ondersteuningstools om mensen en processen te begeleiden. Daarnaast zien teams die werken binnen betrouwbare workflows een hogere productiviteit en efficiëntie, en zijn ze doelgerichter dan teams die dat niet doen. Dit komt door de eenvoudige toegang tot de workflowgegevens, waardoor een grotere zichtbaarheid wordt verkregen van de stappen en processen die worden uitgevoerd en van welke rollen verantwoordelijk zijn voor welke acties.

Net zoals workflows mensen en processen samenbrengen, zijn projecten de situaties waarin meerdere workflows tegelijk werken om een specifiek resultaat te bereiken. Projectmanagement beschrijft de tools en strategieën die gekoppeld zijn aan het begeleiden en optimaliseren van deze projecten. Als workflowbeheer bijvoorbeeld kan helpen bij het illustreren en optimaliseren van de processen die nodig zijn om nieuwe werknemers te onboarden, zou het projectmanagement eerder de taken die nodig zijn voor het werven, aannemen en onboarden van een specifieke nieuwe medewerker gedetailleerd beschrijven en beheren.

Gezien de toenemende verfijning van workflowbeheersoftware kan er echter een grote overlapping zijn tussen deze twee disciplines. De beste workflowbeheersystemen die momenteel beschikbaar zijn kunnen in feite alle projectbeheertaken uitvoeren die belangrijk zijn voor een bedrijf.

Gezien de omvang en complexiteit van de meeste moderne bedrijfsprocessen zijn voor het coördineren en volgen van taken en mensen die aan workflows zijn gekoppeld effectieve tools vereist. Workflowbeheersystemen zijn softwareoplossingen die bedrijven helpen hun workflows beter te stroomlijnen. Deze tools bevatten over het algemeen een ingebouwde functionaliteit die het mogelijk maakt om repetitieve taken en processen te automatiseren, herinneringen en follow-ups te plannen, gebruikers te waarschuwen voor onvoltooide taken, prestatiecijfers bij te houden en vanuit een uitgebreid overzicht van elk aspect van de workflow te werken.

Essentiële functies van workflowbeheersystemen

Bij een effectief beheer van een workflow komt van begin tot einde veel kijken. Topsystemen voor workflowbeheer moeten in staat zijn elk aspect van de workflow te optimaliseren en menselijke gebruikers op alle niveaus te ondersteunen. Daarom zijn workflowbeheersystemen afhankelijk van een reeks geavanceerde functies en mogelijkheden, waaronder: 

• Analyses volgen
• Geautomatiseerde meldingen
• Cloudgebaseerde berekeningen
• Codevrije workflowontwerper
• Tools voor slepen en neerzetten
• Integratie met applicaties van derden
• Low-code appontwikkeling
  
• Parallelle vertakkingen
• Rapporten genereren
• Op rollen gebaseerde toegangscontrole
• Statusindicatoren voor service level agreements (SLA's)
  

Softwaretools voor workflowbeheer zijn ontworpen om het grootste deel van het zware werk dat bij je workflows hoort, te kunnen uitvoeren. De effectiviteit van elke tool hangt echter sterk af van je vermogen om het op de juiste manier te gebruiken en optimaal te benutten wat het te bieden heeft. Houd rekening met de volgende best practices wanneer je een workflowbeheeroplossing voor je bedrijf implementeert:

Zorg voor de buy-in van het management

Workflows kunnen de grenzen van afzonderlijke afdelingen overschrijden, en mensen en processen uit je hele organisatie betrekken. En omdat deze oplossingen waarschijnlijk van invloed zijn op je bedrijf in zijn geheel, is het van essentieel belang dat je steun krijgt van het management van het bedrijf. Bespreek workflowbeheer met managers en C-suite-leidinggevenden en zorg ervoor dat je hun steun hebt voordat je je verbindt.

Identificeer belanghebbenden en werk met hen samen

Naast het leiderschap van het bedrijf moet je ook individuele belanghebbenden erbij betrekken. Bepaal wie verantwoordelijk is voor verschillende taken binnen de workflow. Werk nauw samen met deze personen om ervoor te zorgen dat alles aanwezig is om processen effectief van begin tot einde te begeleiden.

Wijs workflows toe en prioriteer ze

Toewijzing is een cruciaal aspect van workflowbeheer, maar niet elke workflow heeft dezelfde urgentie of hetzelfde belang. Prioriteitsworkflows (met betrekking tot financiën, IT, HR enz.) en klantgerichte workflows moeten je primaire zorg zijn. Deze moeten agile, volledig operationeel en efficiënt zijn. Zodra deze zijn geïmplementeerd, kun je prioriteit geven aan ondersteunende workflows.

Automatiseer uitgebreid

Automatisering is de sleutel tot effectief workflowbeheer en moet waar mogelijk worden toegepast. Doorzoek je workflow om eenvoudige, herhalende taken of goedkeuringen te vinden; deze zijn mogelijk zeer geschikt voor automatisering en kunnen werknemers helpen vrijmaken voor de uitvoering van andere, meer strategische acties.

Elimineer redundanties

Door de toewijzing van workflows wordt een totaaloverzicht verkregen van precies welke taken bij de workflow betrokken zijn. Dit kan je helpen overbodige acties te identificeren die de tijd van werknemers in beslag nemen, maar geen extra voordeel bieden. Werk nauw samen met je belanghebbenden om workflows te beoordelen, gebieden met dubbele inspanningen te lokaliseren en deze te verwijderen.

Volg KPI's

Veel workflows moeten na de implementatie mogelijk opnieuw worden beoordeeld en herzien. Stel relevante meetwaarden op en monitor KPI's (kritieke prestatie-indicatoren) om ervoor te zorgen dat alles optimaal verloopt en dat de individuele processen naar verwachting functioneren. Zo kun je potentiële probleemgebieden identificeren en vervolgens aan verbetering werken.

Beheer het proces

Hoewel geavanceerde automatiseringstechnologieën workflows kunnen creëren die zichzelf aandrijven, is het altijd beter dat een persoon toezicht houdt op het proces. Beheer je workflows, breng waar nodig koerscorrecties aan en gebruik de inzichten die je ontwikkelt om je bedrijf verder te optimaliseren.

Het optimaliseren van processen door knelpunten en dubbele taken te elimineren is een van de primaire voordelen van workflowbeheer. Maar hoewel snelheid een natuurlijk bijproduct van deze benadering vormt, is het vanaf nul opzetten van een workflowbeheersysteem over het algemeen niet iets wat van de ene op de andere dag kan worden bereikt. Het configureren van de relevante tools, het trainen van gebruikers, het integreren van bijbehorende systemen en het uiteindelijk implementeren van de oplossing kan dagen, weken of zelfs maanden duren. Voor workflowbeheer dat als onderdeel van een groter beheerplatform functioneert en werkt met low-code tools, is wellicht haast geen installatie of training vereist. Dit maakt een snellere implementatie mogelijk, vaak in één dag.

Processen zijn de drijfkracht van je bedrijf, en de manier waarop je je workflows beheert, kan bepalen hoe effectief deze processen functioneren. ServiceNow, de leider op het gebied van IT-beheersystemen, tilt workflowbeheer naar een hoger niveau dan ooit tevoren.

ServiceNow workflowbeheer, dat gebaseerd is op het bekroonde Now Platform®, combineert low-code-mogelijkheden en direct inzetbare functionaliteit met geavanceerde AI en ondersteunende tools, allemaal op afstand toegankelijk vanaf één centrale locatie. Bouw snel en nauwkeurig workflows op maat. Integreer ze met bestaande gegevens en tools. Definieer en volg essentiële meetwaarden en KPI's. Leg variabelen en workflowvertakkingen vast. Pas bij dit alles een revolutionaire automatisering toe om alles op het juiste pad te houden.

Ontdek zelf hoe ServiceNow het workflowbeheer opnieuw definieert. Vraag vandaag nog een demo aan!