Geïntegreerde systemen voor werkplekbeheer (IWMS) kunnen een organisatie helpen met faciliteitenbeheer, projectbeheer en beheer van de levenscyclus van onroerend goed.
Softwareoplossingen van geïntegreerde systemen voor werkplekbeheer (IWMS) zijn toepassingen waarin meerdere softwareplatforms zijn opgenomen. Ze helpen werkplekken om het facilitair beheer, kapitaalprojectmanagement, faciliteitenonderhoud, beheer van de levenscyclus van onroerend goed en resourcebeheer te optimaliseren. Er zijn belangrijke implementatiestappen die moeten worden gevolgd voor alle IWMS-oplossingen, en voor het vinden van de juiste IWMS-oplossing moeten de gegevensbehoeften, de gebruikersinterface en de mogelijke consolidatie van andere toepassingen worden geanalyseerd.
Het toonaangevende technologische onderzoeksbureau Gartner gebruikte in 2004 voor het eerst de term “geïntegreerd systeem voor werkplekbeheer” om een programma van ondernemingsniveau te beschrijven dat verschillende functionele gebieden kon beheren. Het concept van integratie, zoals beschreven door Gartner, is “één technologieplatform, één gegevensopslagplaats”. De opkomst van het internet aan het einde van de jaren negentig en het begin van de jaren 2000 zorgde ervoor dat de integratie en dergelijke platforms nog meer mogelijk en nog essentiëler werden.
In de ideale IWMS-software zijn een reeks functionele gebieden binnen een werkplek opgenomen die aanvankelijk niet werden gecombineerd of gelijktijdig werkten, maar nu dienen als gebieden waarvoor een samenwerking essentieel is.
Dit heeft betrekking op de activiteiten en het onderhoud van faciliteiten op de werkplek, zoals beheer van de werknemersservice, beheer van verhuizingen, resourceplanning, computerondersteund ontwerp, modelleren van informatie over gebouwen en ruimtebeheer. Plattegronden of andere kaarten kunnen direct beschikbaar worden gestekt in een gemakkelijk te begrijpen weergave voor iedere noodzakelijke analyse of verzameling van informatie. Het Internet of Things (IoT) kan ook sensoren voor productgegevens over bezetting voorzien en de mogelijke ruimtebezetting en ideale kostenveranderingen analyseren.
Kapitaalprojectmanagement omvat doorgaans het ontwerp en de implementatie van uitbreidingen of renovaties van gebouwen, vervanging van faciliteiten en blauwdrukken, die allemaal worden gecoördineerd in een IWMS ter ondersteuning van ontwerp, kapitaalbeheer, kosten, inkoop, planning, bieding, analyse van kritieke paden en documentatie.
Het is van cruciaal belang ervoor te zorgen dat de bewoners van gebouwen comfortabel en veilig blijven. Faciliteiten moeten worden onderhouden, en IWMS-oplossingen kunnen een database bijhouden met noodzakelijke informatie, zoals onderhoudsaanvragen, inventaris, leveranciers, garanties, werkorders, en bijbehorende kosten. Preventief onderhoud kan ook worden geanalyseerd en toegepast om duurdere toekomstige kosten te voorkomen. De bewoners kunnen aanvragen indienen via een selfserviceportal, en de beheerders van faciliteiten kunnen hierbij prioriteit geven aan bepaalde verzoeken.
IoT-systemen worden geïntegreerd in IWMS-platforms, die kunnen anticiperen op onderhoudsbehoeften en realtime monitoring van faciliteiten en bijbehorende assets bieden.
Voor het beheer van onroerend goed zijn gecombineerde datasets nodig over beheerde eigendommen, zoals vierkante meters, kosten, assets, leasevoorwaarden, en bezetting. Het beheer van onroerend goed in een IWMS biedt een visualisatie voor verschillende ruimten, om een showcase van de ruimte te laten zien en de verschillende beschikbare opties en lay-outs bij te houden. Zo wordt een communicatie mogelijk gemaakt tussen potentiële en huidige huurders, en iedereen die met het pand in contact komt, inclusief onderhoudsmedewerkers en externe aannemers.
Een IWMS kan ook informatie beheren in het geval van een overname, noodzakelijk portefeuillebeheer, leasebeheer, boekhouding en belastingbeheer.
Bedrijven volgen de trend van duurzamere methoden, en de IWMS-software komt hieraan tegemoet. De faciliteiten kunnen het verbruik van resources en de afval te meten, analyseren en verminderen. Voorbeelden hiervan zijn het gebruik van water, energie en de uitstoot van broeikasgassen. IWMS maakt het mogelijk voor het facilitair beheer om te profiteren van functies voor de toename van duurzame methoden, de verzameling van prestatiemeetwaarden en de planning van een beter energiebeheer.
Het facilitair beheer kan ook de doelen registreren en bijhouden via gegevensverzameling en geautomatiseerde rapporten, die kunnen aangeven of doelen al dan niet worden gehaald, en of doelen realistischer moeten worden aangepast. Doelen kunnen een breder beeld geven van de duurzaamheidsmethoden en werkplekken helpen het begrip van hun totaal verbruik te vergroten. IoT heeft ook een rol gespeeld in facilitair beheer, omdat slimme sensoren alles kunnen afstellen, van de verlichting tot de aanpassing van de temperatuur op basis van gebruik, detectie van de omgeving en bezetting van de ruimte.
Een geïntegreerd systeem voor werkplekbeheer kan effectief fungeren als één toegangspunt voor verschillende softwareplatforms. IWMS-platforms kunnen ook fungeren als een uitstekende tool om workflows onder en tussen teams te stroomlijnen, wat bijdraagt tot een algemene optimalisatie van de activiteiten en bestaande IT-systemen ondersteunt.
Teams zijn ongelooflijk waardevol wanneer er verschillende mogelijkheden worden samengebracht in één systeem dat meerdere mogelijkheden biedt. Minder softwareplatforms kunnen obstakels elimineren en de kans op uitvaltijd en gaten of redundanties in functies verkleinen. Nuttige systemen zoals IWMS kunnen processen stroomlijnen, kosten verlagen en unieke inzichten bieden met behulp van superieure rapportagesystemen die doelen, analyses en geïnformeerde besluitvorming kunnen ondersteunen.
Bedrijven en organisaties kunnen een potentiële return on investment zien als ze een uniforme oplossing zoals de workplace service delivery-oplossing van ServiceNow gebruiken.
Een goede IWMS-implementatiestrategie is cruciaal voor succes op de hele werkplek en in de verschillende functionele systemen. Er zijn belangrijke overwegingen en identificaties van behoeften.
Neem de tijd om de nodige teamleden te identificeren, op basis van bekende resourcebehoeften, voor uw implementatie en doorlopend gebruik van de IWMS-software. De ideale constructie van werkgroepen zijn kleinere functionele groepen die samenwerken om implementatieprocessen te stroomlijnen. Communicatie is nog steeds noodzakelijk, maar er zijn minder handen nodig in elke fase van het proces.
Het implementatieproces kent een reeks noodzakelijke behoeften die zowel preventief als naarmate het proces vordert moeten worden geïdentificeerd. Er zijn verschillende mogelijkheden die kunnen worden benut om de processen te stroomlijnen, terwijl er ook gebruik wordt gemaakt van gekoppelde workflows die momenteel worden aangewend. Neem de tijd om de resources die direct beschikbaar zijn en de resources die mogelijk nodig zijn in het heden en in de toekomst te identificeren.
Eventuele wijzigingen in IT-processen zijn ook noodzakelijk, zoals mogelijke fysieke infrastructuurwijzigingen, eventuele wijzigingen in cloudcomputing en alle IT-systemen die geschikt zijn voor de overgang.
Langetermijn- en kortetermijndoelen zijn cruciaal tijdens alle fasen van de implementatie. U moet rekening houden met de soorten gegevens die u wilt verzamelen en opslaan, wat de gegevens u vertellen en hoe u die gegevens wilt gebruiken. Zodra deze normen zijn geschetst, begint u doelen te stellen. Enkele mogelijke doelen zijn bijvoorbeeld de mijlpalen van het team tijdens de uitrol van de IWMS-programma's, indien nodig de tijdlijn van veranderingen in de IT-infrastructuur, en de mijlpalen voor het verzamelen van gegevens tijdens het proces.
U hebt behoeften geïdentificeerd, inclusief resources en doelen. Er moeten verschillende dingen worden overwogen. Overweeg in de eerste plaats in hoeverre IT-systemen moeten worden uitgebreid en geïntegreerd om de IWMS-software te ondersteunen. Denk aan de kostenopties voor implementatie en veranderingen die de software-infrastructuur van het IWMS kunnen ondersteunen. Overweeg de extra softwaresystemen die nodig zouden zijn om het IWMS en de bijbehorende kosten te implementeren en voortdurend te ondersteunen. Denk opnieuw na over een mogelijke procesoptimalisatie voor de eerste en toekomstige uitrollen van het IWMS en hoe over hoe het de huidige en mogelijke toekomstige processen zal beïnvloeden.
Het is meestal raadzaam om IWMS en de upgrades in fasen te implementeren. Upgrades zijn doorgaans gericht op een bepaald gebied en worden gemaakt om processen te verbeteren of iets binnen het systeem te patchen.
Er moet veel worden overwogen bij het selecteren van een IWMS-systeem, inclusief de mogelijkheden voor integratie, de gebruikersinterface, de bruikbaarheid en de kwaliteit.
Ook al is de software uitzonderlijk, het ontbreken van een bruikbare gebruikersinterface kan afbreuk doen aan de beleving en de kwaliteit. IWMS-software vormt hierop geen uitzondering. Denk eens goed na over de kwaliteit van de software - bedenk of er al dan niet veel fouten of bugs in zitten, en de mate waarin deze software de kwaliteitsbeleving, de presentatie, de bruikbaarheid, de gegevensverzameling en de gegevensrapportage biedt die uw werkplek nodig heeft. Het is ook belangrijk om te onderzoeken of de gebruikersinterface al dan niet gemakkelijk te begrijpen is voor alle soorten gebruikers over de hele organisatie en of ze in hoge mate intuïtief is voor nieuwe gebruikers.
Een volledige platformmigratie kan leiden tot gegevensverlies, frustratie en storingen. Een ideaal IWMS kan worden geïntegreerd met andere platforms die in gebruik zijn, om een holistische beleving te creëren in één platform voor een betere gebruikerservaring, terwijl de functies van andere platforms die nuttig zijn voor organisaties nog steeds worden gebruikt.
Digitale workflows kunnen silo's over verschillende organisaties verdelen. Zo wordt flow designing mogelijk, met onder meer geautomatiseerde workflows zonder code, versnelde IT-ontwikkeling, geïntegreerde services en specifieke flowacties voor een complete productiviteit en organisatie, die ideaal zijn om meer succes te boeken en te voldoen aan de noodzakelijke vereisten.
CAFM-software (computer aided facility management) richt zich doorgaans op een enkelvoudig beeld van ruimte- en assetmanagement—volledig geoptimaliseerd voor facilitair beheer en een mate van integratie met workplace service requests. Dit zou ideaal zijn voor kleinere bedrijven en faciliteiten die geen complexere beheeroftware nodig hebben en doorgaans alleen services onderhouden en verzoeken bijhouden. CAFM-programma's worden gewoonlijk ook uitgebreid over meerdere platforms in plaats van over één enkel platform.
IWMS-oplossingen zijn ideaal voor grotere organisaties en organisaties op ondernemingsniveau die toezicht houden op meer dan slechts enkele beheergebieden. Deze systemen bestaan op één platform dat helpt bij het request management, het plannen van ideale strategieën, het beheer van energie en resources, kapitaalprojecten en onroerend goed, leasebeheer en het onderhoud van faciliteiten.
De toekomst van het IWMS zal een evolutie inhouden, om te blijven voldoen aan de steeds toenemende verwachtingen van leiders en organisaties. Net zoals er een versnelling van de verwachtingen was in de begindagen van het internet, zullen er nu nog hogere verwachtingen zijn naarmate de technologie zich ontwikkelt en vanuit alle richtingen wordt ingezet. De technologie is momenteel gericht op het ontwikkelen van platforms die cloudcompatibel, mobiel, toegankelijk en verbonden zijn met IoT-apparaten. Met name IoT-apparaten worden steeds relevanter en meer beschikbaar, en de toepasbaarheid ervan wordt steeds belangrijker voor IWMS-gebruikers, vooral voor het verzamelen van geautomatiseerde en slimme data van slimme apparaten.
Er is ook een sterke vraag naar intuïtievere gebruikersinterfaces die probleemloos of zonder teveel pagina's en links te moeten doorlopen alle noodzakelijke functies kunnen bieden. Idealiter zullen IWMS-platforms evolueren met steeds veranderende interfaces en methoden voor het verzamelen van gegevens, hoe complex ook. IWMS-platforms zullen schaalbaarder, gestroomlijnder en flexibeler worden, en talloze mogelijkheden bieden.
Gemoderniseerde digitale services voor de veranderende werkplek.