Eine Stadt konsolidiert ihre Services

2014 wurde in Frankreich das MAPTAM-Gesetz eingeführt – MAPTAM ist kurz für „Modernisation de l’action publique territoriale et d’affirmation des métropoles“, also die Modernisierung des territorialen öffentlichen Handelns und die Stärkung der Metropolregionen. Dieses Gesetz setzt neue Standards für die Großstadtregionen Frankreichs. So können sich Ballungsräume mit mehr als 400.000 Einwohnern direkt an der lokalen Wirtschaftsentwicklung, Innovation, Energiewende und Stadtpolitik beteiligen.

Im Jahr darauf wurde die Abteilung „Bordeaux Métropole“ gegründet, die lokale Services verwaltet, beispielsweise für Abfall, Wasser, Kanalisation und Verkehr. Weitere wichtige Aufgaben umfassen die Förderung großer Entwicklungsprojekte in der Region, darunter Brücken-, Straßen- und Städteplanung, sowie andere Zuständigkeiten, die den Kommunalverwaltungen kleinerer Bezirke übertragen wurden.

Eine dieser Zuständigkeiten sind digitale Services, die heute von 18 Städten der Region gemeinsam genutzt werden. Das neue, standardisierte regionale Informationssystem beinhaltet 1.600 konsolidierte digitale Services für 850.000 Einwohner und 20.000 Mitarbeiter im öffentlichen Dienst.

Der Erfolg dieses Konsolidierungsprojekts ist nicht zuletzt der Implementierung von ServiceNow IT Service Management (ITSM) zu verdanken. Mit der Lösung wurde unter anderem ein Callcenter zur Optimierung der digitalen Aktivitäten der Servicemitarbeiter eingerichtet, damit IT-Anfragen das ganze Jahr über umgehend beantwortet werden können.

Kohlenstoffarm bis 2050

Angespornt durch diesen Erfolg wollen die Verantwortlichen von Bordeaux Métropole nun ihr Ziel, bis 2050 energieeffizient und kohlenstoffarm zu werden, deutlich ausbauen.

„Wir verfolgen in der gesamten Region das politische Ziel, einen ESG-Ansatz (Environment, Social and Governance) einzuführen. Der digitale Bereich spielt dabei natürlich eine wichtige Rolle“, so Jean-Noël Olivier, Head of Digital and Information Systems von Bordeaux Métropole.

ESG beschreibt die drei Hauptfaktoren, an denen die Nachhaltigkeit von Investitionen bemessen wird, beispielsweise im Bereich der IT-Servicebereitstellung. Da immer häufiger digitale Technologie eingesetzt wird, um Services und Einrichtungen zu verwalten, wollen die Verantwortlichen ein effektives IT-Tool einführen, um die Auswirkungen zu bewerten und verschiedene Probleme anzugehen, beispielsweise den Austausch von Geräten oder auch Standortwechsel von Servicemitarbeitern. Genauer gesagt sollen Fragen zur Nützlichkeit, zu den Umweltauswirkungen und zu anderen wichtigen Aspekten der einzelnen Services beantwortet werden.

Im September 2021 führte Bordeaux Métropole die Strategie „Orientations Numériques Partagées“ ein (zu Deutsch: gemeinsame digitale Orientierung). Sie beschreibt, wie die Region eine verantwortungsvolle digitale Entwicklung gewährleisten wird. Bei dieser Strategie stehen Bürger im Zentrum digitaler Services. Und diese Services müssen nicht nur nützlich und für alle zugänglich sein, sondern außerdem eine effiziente digitale Transformation öffentlicher Dienste ermöglichen, bei der auch Umweltauswirkungen berücksichtigt werden.

„Wir arbeiten nach dem Prinzip, dass digitale Angebote nicht aufgezwungen werden dürfen, sondern dass die Wahl den Bürgern überlassen wird. Es geht darum, ein Gleichgewicht zu finden: zwischen digitalen Services mit Mehrwert und den umweltbezogenen, sozialen und ethischen Auswirkungen, die diese Services verursachen“, erklärt Olivier. „Ein wichtiger Aspekt unseres Ansatzes war die Einrichtung eines Systems, mit dem wir die CO2-Emissionen unserer digitalen Services messen können.“

ESG auf der Agenda

Das Team von Bordeaux Métropole wandte sich an die in Nantes ansässige IT-Beratungsfirma Aguaro, um mehr über deren Lösung „My IT Footprint“ zu erfahren. Diese Anwendung erweitert die Now Platform, indem sie Fragen rund um CO2-Emissionen ins Zentrum der alltäglichen Verwaltung digitaler Services rückt.

So kann die Behörde heute ESG-Themen in den Arbeitsalltag einflechten, indem Entscheidungsprozesse enger auf Umweltziele abgestimmt werden. Dank der Lösung konnte Bordeaux außerdem das Bewusstsein seiner Mitarbeiter für entsprechende Themen steigern. Die Benutzer erhalten Informationen über die Umweltauswirkungen ihrer digitalen Services und können so nachhaltigere Entscheidungen treffen. 

Die Digitalabteilung von Bordeaux Métropole ist jetzt außerdem in der Lage, ihre IT-Budgets farblich zu kategorisieren, basierend auf den Umweltauswirkungen. So kann sie schnellstmöglich verifizieren, dass geplante Investitionen die Klimaziele der Region fördern.

„Ein Vorteil für Bordeaux Métropole ist, dass die Abteilung auf den Investitionen aufbauen kann, die sie bereits in die Now Platform getätigt hat. Und zwar, indem sie viele der Prozesse automatisiert, von denen ihre Services abhängig sind“, so Matthieu Poulard, Mitgründer von Aguaro. „Das Personal kann auf präzisere Daten zugreifen, da die Anwendung direkt mit den Quelldaten verbunden ist. Das ist entscheidend, um Einsparungsmöglichkeiten zu erkennen und für zuverlässigere Ergebnisse zu sorgen.“

Um die Verwaltung ihrer digitalen Services zu verbessern, nutzte Bordeaux Métropole eine Kombination aus ServiceNow ITSM und der intelligenten Aguaro-Lösung zur Bewertung der CO2-Emissionen digitaler Aktivitäten.

„Wir haben einen dynamischen Ansatz eingeführt, der mittlerweile integraler Bestandteil unserer alltäglichen Verwaltung ist“, erklärt Olivier. „Hierfür haben wir kein separates System aufgebaut, sondern die entsprechenden Funktionen einfach in unsere bestehenden Prozesse für die digitale Servicebereitstellung integriert.“

Eine 360-Grad-Ansicht aller wichtigen Daten

Um Limits für die Umweltbelastung einzuhalten, ist es entscheidend, sämtliche Aktivitäten abzudecken – das zeigt auch der jüngste Bericht von Arcep. Dank der Lösung von Aguaro konnte Oliviers Team nicht nur die Umweltauswirkungen aller Geräte bewerten, die in den Gemeinden eingesetzt werden, sondern auch andere Aktivitäten nachverfolgen, die Treibhausgase erzeugen. Metriken können wichtige Bereiche wie Wartungsdienste oder Transportwege von Geräten zwischen Standorten abdecken.

Das Team von Bordeaux Métropole kann heute ganz einfach die Ergebnisse der Lösung einsehen und so zuverlässige Strategien entwickeln, um die Umweltbelastung weiter zu reduzieren. Hierzu zählen Maßnahmenpläne, deren Auswirkungen kontinuierlich gemessen und dokumentiert werden – ein entscheidender Faktor, um CO2-Ziele zu erreichen.

„Für uns war es wichtig, diese Anfangsphase des Projekts als Benchmark zu nutzen, unsere Auswirkungen zu messen und unsere jährliche CO2-Bilanz zu bewerten“, erklärt Olivier. 

Stärkeres Bewusstsein unter Benutzern

Oliviers Team hat außerdem ein ServiceNow-Serviceportal eingeführt, um Benutzer über die Prinzipien der CO2-Reduzierung zu informieren. Das Portal bietet einen Katalog mit Services und Geräten, einschließlich der Umweltauswirkungen, die ein Kauf oder eine Nutzung dieser Services und Geräte verursacht. Anhand dieser Ergebnisse können problematische Services ausgemustert oder die Einsatzdauer wichtiger Geräte verlängert werden.

Um die Initiative noch weiter voranzubringen, verfolgt Bordeaux Métropole mittlerweile auch zusätzliche Projekte rund um digitale Verantwortung, darunter die sogenannten Digital Clean-up Days (also in etwa „Tage für den digitalen Hausputz“). Über einen Zeitraum von drei Wochen erfahren Mitarbeiter, wie sie Dateien bereinigen oder auch ihren Onlinespeicher oder E-Mail-Dienst optimieren können. Außerdem können sie obsolete Personalgeräte an 28 Sammelstellen in der Region zurückgeben.

Weitere Vorteile von ServiceNow ITSM und der Aguaro-Lösung umfassen dynamische personalisierte Nachrichten, die über das Portal an Benutzer gesendet werden können. So können sie auf die nötigen Tools zugreifen, um den aktuellen Projektstatus und die Ergebnisse gemeinsamer Initiativen zu überblicken, und erhalten Zugang zu weiteren Ressourcen, mit denen sie einen größeren Beitrag leisten können.