Systeme regions- und zweigstellenübergreifend standardisieren
IT-Unternehmen müssen mit dem Technologiewandel Schritt halten. Außerdem müssen sie in die Überprüfung und Verbesserung ihrer Produkte und Services investieren und nebenbei optimieren, wie das Unternehmen verwaltet und betrieben wird. Als ein solches Unternehmen hat Fujitsu Limited es sich zum Ziel gesetzt, schnell auf Trends innerhalb der Branche zu reagieren und im gleichen Zuge die eigene digitale Transformation zu beschleunigen.
Im Jahr 2020 stellte das Unternehmen ein Projekt für die digitale Transformation namens „Fujitra“ (Abkürzung für „Fujitsu Transformation“) auf die Beine. Für eine schnelle Umsetzung musste das Unternehmen allerdings die regionalen Niederlassungen und Zweigstellen auf einen Nenner bringen, um gemeinsam auf dieselben Ziele hinzuarbeiten. Im Rahmen der Initiative entstand so das Projekt „One Fujitsu“. Es sollte dazu dienen, die End-to-End-Prozesse und Systeme konzernübergreifend zu standardisieren, also sowohl in den Inlandsvertretungen in Japan als auch in den Zweigstellen im Ausland.
„Wenn jede Region und Zweigstelle ihre eigenen Abläufe hat, ist das Unternehmen nicht dazu in der Lage, schnell auf sich ändernde Anforderungen und Kundenwünsche zu reagieren. „One Fujitsu“ beinhaltet die Zentralisierung aller Konzerndaten auf einer Plattform sowie die Erzeugung einer Umgebung, in der wir Erkenntnisse miteinander teilen können, um fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen“, erklärt Katsunori Aoki, Senior Manager der globalen Zentrale von Fujitsu, Digital Systems Platform Unit.
Planung und Genehmigungen am weltweiten Hauptsitz zentralisieren
Fujitsu entschied sich dafür, eine neue Rolle zu schaffen, um den Übergang zu einem einheitlichen konzernübergreifenden System besser bewältigen zu können. Der Chief Data and Process Officer (CDPO) steht dem Projekt vor und ist für die internen Geschäftsprozesse und -daten verantwortlich.
Zuvor waren der Entwicklungsplan sowie das Budget alleinige Sache der Zweigstellen und Regionen. Doch das Unternehmen entschied sich dazu, diese Aspekte zu vereinheitlichen und jegliche Systeme stillzulegen, die nur auf einen Bereich ausgelegt waren. Also definierte der Hauptsitz von Fujitsu für die Umsetzung dieser Zentralisierungsinitiative einen Genehmigungsprozess und ein Budget für den gesamten Konzern.
„One Fujitsu hat unseren Unternehmensbetrieb von Grund auf verändert. Wir unterzogen die Prozesse für Systementwicklungsanträge der einzelnen Zweigstellen und Regionen einem Vergleich, um entscheiden zu können, wie dieser Prozess in Zukunft aussehen soll“, erklärt Koichi Abe, Senior Director der Cloud Services Division von Fujitsu, Digital Systems Platform Unit.
Dafür wurde jedoch zunächst ein umfassender Überblick über die Systeme benötigt, die von den einzelnen Zweigstellen eingesetzt wurden. Zu diesem Zweck implementierte Fujitsu ServiceNow Strategic Portfolio Management und Application Portfolio Management, um ein lückenloses IT-Portfolio zu erstellen.
Sichtbarkeit der konzernübergreifenden Systeme in einem Tool
ServiceNow Strategic Portfolio Management ermöglicht es Konzernen und Unternehmen, ihr IT-Portfolio auf einer Plattform zu verwalten. Es erfasst Projekte und Genehmigungen für Systementwicklungen und hilft bei der präzisen Verwaltung von Budgets. Application Portfolio Management sorgt hingegen dafür, dass die Anwendungen des Unternehmens auf die Geschäftsstrategie abgestimmt sind. In Kombination bieten die Lösungen eine ganzheitliche Sicht auf alle Systeme, die von den einzelnen Regionen und Zweigstellen von Fujitsu verwendet werden.
„Unsere IT-Assets wurden zuvor von jeder Region und Zweigstelle selbst verwaltet, wodurch alle voneinander losgelöst waren. Als wir uns dafür entschieden, eine einheitliche Vorgehensweise zu implementieren, stellte die konzernübergreifende Konsolidierung des IT-Managements den ersten Schritt in Richtung One Fujitsu dar“, erläutert Takamasa Saito aus der globalen Zentrale von Fujitsu, Digital Systems Platform Unit.
Startschuss der konzernübergreifenden Standardisierungsinitiative
Aufgrund der in Application Portfolio Management gesammelten Daten erfuhr Fujitsu, dass innerhalb des Konzerns 4.000 unterschiedliche Systeme zum Einsatz kamen.
„Sobald wir eine lückenlose Sichtbarkeit in die Anwendungen und Systeme hatten, konnten wir unsere Standardisierungsinitiative offiziell anlaufen lassen. An unserem Hauptsitz verfügen wir über einen Service Domain Owner (SDO), der für die Optimierung des Digital-Services-Portfolios für die einzelnen Geschäftsbereiche verantwortlich ist“, erklärt Abe.
Wenn über die Implementierung eines neuen Systems entschieden werden muss, führt der SDO eine Prüfung durch. Anhand dieser wird bewertet, wie groß die Verbesserung für Betrieb und Services für die einzelnen Geschäftsbereiche innerhalb des Konzerns ausfallen würden und inwiefern sich damit Kosten reduzieren lassen würden. Mit ServiceNow kann der SDO Budgets und Berichte schneller erstellen.
Schnellere Budgetierung und Berichterstellung
Strategic Portfolio Management erfasst Systementwicklungs- und Budgetanforderungen aus allen Geschäftsbereichen. Diese werden anschließend zusammengeführt, um den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess, der direkt über die Plattform verwaltet wird, zu vereinfachen. Auch der Antragsteller profitiert von einem nahtloseren Prozess. Anstatt Excel-Dokumente erstellen und per E-Mail versenden zu müssen, steht Managern eine Drop-down-Liste von Anwendungen zur Verfügung. Diese sorgt dafür, dass Anträge nicht immer wieder neu eingegeben werden müssen. Dadurch sinkt die durch Übertragungen verursachte Fehlerwahrscheinlichkeit, während die Betriebseffizienz zunimmt.
Zuvor verarbeitete Fujitsu Systembudgetanfragen aus allen Niederlassungen in Japan über ein internes System. Dennoch mussten einige Informationen in Excel verwaltet werden. Auch internationale Budgets wurden in einem separaten System verwaltet, wodurch das Unternehmen für einen konzernübergreifenden Überblick Berichte manuell konsolidieren musste.
Laut Abe führte die Zentralisierung mit Strategic Portfolio Management zu einer Zeitersparnis: „Das Aggregieren von Anwendungen, Konsolidieren von Budgets und Vorbereiten von Verwaltungsberichten erfordert rund 30 % weniger Zeit.“
Besseres Entwicklungsprojektmanagement für die Zukunft
Seit der Implementierung von ServiceNow profitiert das Unternehmen auch von einer höheren Konsistenz. Saito hierzu: „Vor der Konsolidierung von Antragsprozessen auf Strategic Portfolio Management variierten die Details der Anträge je nach Zweigstelle, Region, Projekt und Geschäftsjahr. Nun können wir dem Management umfassende Berichte zu Budgets oder Projektergebnissen zukommen lassen, um fundiertere Geschäftsentscheidungen treffen zu können.“
Das One Fujitsu-Projekt sollte den Betrieb auf effektive Weise standardisieren. Dafür musste das Unternehmen jedoch auch alle Stakeholder an einem Tisch versammeln, um die Rolle und Zuständigkeit jeder einzelnen Region und Zweigstelle im Rahmen der Initiative zu definieren. Nach dem ServiceNow-Rollout fanden mehr als 10 Workshops statt, um die Benutzer in das System einzuführen, Feedback zu sammeln und sicherzustellen, das sie mit der Lösung vertraut und zufrieden sind.
„Es ist wichtig, mit den Mitarbeitern in Verbindung zu bleiben und in dieselbe Richtung zu blicken. Jeden Tag erhalten wir Anfragen aus allen Bereichen der Organisation, weshalb wir mithilfe unseres IT Service Management-Systems (ITSM) von ServiceNow Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben haben, schnell Antworten auf häufig gestellte Anfragen zu erhalten“, erklärt Abe.
Aoki verrät, wie die nächsten Projektphasen aussehen sollen: „Wir arbeiten an der Festlegung einer übergreifende Geschäftsstruktur, um letztendlich unsere Unternehmensarchitektur konzernübergreifend anpassen und optimieren zu können.“ Während Fujitsu sein aktuelles System ersetzt, unterstützt Strategic Portfolio Management das Projektmanagement auch weiterhin.
Der Übergang von einem traditionellen Geschäftsmodell der Systemintegration zu einem serviceorientierten Digital-First-Geschäftsmodell stellte den Konzern vor große Probleme. Doch Fujitsu ist zuversichtlich, dass sich die Investition lohnen wird.
„Wenn wir mit dem „One Fujitsu“-Projekt unser Ziel erreichen und so über einfachere und transparentere Konzernsysteme verfügen, können wir die Betriebskosten deutlich senken und die Ersparnisse reinvestieren. Derzeit belaufen sich diese Kosten auf 70 bis 80 % unserer IT-Ausgaben“, erklärt Aoki. „Während die Implementierung voranschreitet, sammeln wir intern immer mehr Wissen und Expertise. Das wird uns dabei helfen, den Übergang zu einem serviceorientierten Digital-First-Geschäftsmodell zu beschleunigen. Und wir werden auch Kunden beraten können, wie sie diese digitalen Lösungen auch selbst nutzen können.“