Modernisierung eines veralteten Genehmigungssystems
Die Genehmigungssysteme von Fujitsu hatten bereits 20 Jahre auf dem Buckel, wodurch sich ihre Erweiterung schwierig gestaltete. Erschwerend kam hinzu, dass alle Unternehmen der Fujitsu Group ihre eigenen, maßgeschneiderten Genehmigungsworkflows nutzten, was zu Engpässen bei der Umsetzung eines agilen Managements führte.
Als Teil der Maßnahmen zur Umsetzung der neuen Mission, „die Welt nachhaltiger zu gestalten, indem das Vertrauen der Gesellschaft durch Innovation gefördert wird“, führte Fujitsu im Oktober 2021 eine neue Marke ein: Fujitsu Uvance.
Diese Marke umfasst sieben wichtige Elemente: Die branchenübergreifenden Bereiche Sustainable Manufacturing, Consumer Experience, Healthy Living und Trusted Society decken gesellschaftliche Themen ab, während sich Digital Shifts, Business Applications und Hybrid IT mit den technologischen Bereichen befassen, die den gesellschaftlichen Themen zugrunde liegen.
Um eine nachhaltige Gesellschaft aufzubauen, möchten die Verantwortlichen von Fujitsu Branchen- und Landesgrenzen überwinden und nicht nur Unternehmensreformen, sondern auch die Arbeits- und Lebensweisen der Menschen unterstützen. So fördert Digital Shifts vor allem eine agile Verwaltung und eine Verbesserung der Work-Life-Balance von Mitarbeitern mithilfe der internen Daten und Technologien von Fujitsu.
Ein Aspekt der Initiative war die flächendeckende Umgestaltung des veralteten Genehmigungssystems. Das aktuelle System wurde in den späten 90er Jahren entwickelt und war längst überholt, wodurch es schwierig war, seine Fähigkeiten zu erweitern.
Kanna Kimura, Manager of the Enterprise Service Management Department der Digital System Platform Division von Fujitsu, erklärt hierzu:
„Im aktuellen Genehmigungssystem wird im Grunde nur ein physisches Rundschreiben digitalisiert und dann verteilt. Deshalb waren wir nicht in der Lage, die Anforderungen, die mit Globalisierung und mobilen Arbeitsweisen einhergehen, effektiv zu erfüllen.“
Auch die interne Struktur von Fujitsu hat sich seit der Entwicklung des ursprünglichen Systems grundlegend verändert, wodurch die Lücke zwischen den Fähigkeiten des Systems und dem Betrieb von Fujitsu immer offensichtlicher wurde. Fujitsu kündigte daher eine Unternehmensrichtlinie an, um gemeinsam mit dem Genehmigungssystem auch die Genehmigungsregeln zu überprüfen.
Dieser Schritt knüpfte an eine 2020 gestartete Initiative an, die Genehmigungsregeln der Fujitsu Group zu vereinheitlichen. Die verschiedenen Unternehmen des Konzerns, die für Genehmigungen eigene Regeln nutzten, sollten also ihre Prozesse standardisieren. Doch die Genehmigungsprozesse der einzelnen Unternehmen unterschieden sich erheblich voneinander: Einige Unternehmen nutzten für Genehmigungen einfache E-Mails, da ihnen die nötige Infrastruktur fehlte. So war es praktisch unmöglich, die Systeme wirklich zu vereinheitlichen.
Takeshi Horikawa, Senior Manager, Corporate Governance Legal Department der Legal, Intellectual Property, and Internal Control Advancement Division von Fujitsu meint dazu: „Aufgrund der Gegebenheiten unseres Genehmigungssystems haben wir uns dazu entschieden, es von Grund auf zu modernisieren – angefangen bei der Infrastruktur. Durch die Umgestaltung des Systems mithilfe eines universellen Workflows, der Genehmigungen global unterstützt, können wir die Effizienz steigern, die Benutzer-Experience optimieren und die nötige Governance gewährleisten. Darüber hinaus benötigen wir ein hohes Maß an Skalierbarkeit, um laufende datenbasierte Prozessverbesserungen zu unterstützen.“
Sechs Fokusbereiche für das neue System
Da Fujitsu rund 400 Konzernunternehmen in 180 Ländern betreibt, war der Aufbau eines neuen Genehmigungssystems für ca. 120.000 Mitarbeiter keine leichte Aufgabe. Deshalb entschieden sich die Verantwortlichen bei der Planung des optimalen neuen Systems für einen designbasierten Ansatz.
Horikawa erklärt: „Wir haben uns mit zahlreichen Benutzern in verschiedenen Positionen beraten – von den Mitarbeitern, die Dokumente für verschiedene Themen entwickeln, bis hin zum Management. Zusätzlich zu dem Feedback, das wir hierbei erhalten haben, haben wir unter den Mitgliedern des Projekts besprochen, welches Ziel wir hierdurch erreichen wollten.“
Das angestrebte Konzept umfasste sechs Ziele: Das wichtigste bestand darin, Genehmigungen zu beschleunigen und eine agile Verwaltung zu ermöglichen. Darüber hinaus wollten die Verantwortlichen die Benutzer-Experience verbessern und die Unzufriedenheit sowie die Verwirrung beseitigen, die das alte System bei Mitarbeitern verursachte. Das dritte Ziel war eine optimierte Governance. So sollte die Einheitlichkeit und Kontinuität von Entscheidungen gewährleistet werden, indem Benutzer nach vergangenen Fällen suchen und sich darauf beziehen können. Gleichzeitig sollte eine verbesserte Datennutzung die Transparenz steigern und Engpässe beseitigen. Das fünfte Ziel bestand in der Globalisierung: Alle Konzernunternehmen weltweit sollten dasselbe System nutzen können. Und das letzte Ziel war eine optimale Koordination, um die Kompatibilität mit bestehenden Peripheriesystemen zu gewährleisten.
Eine gemeinsame Plattform für alle Workflows
Um diese sechs Ziele zu erreichen, entschieden sich die Verantwortlichen von Fujitsu für ServiceNow als Plattform für das neue Genehmigungssystem.
Zuvor nutzte Fujitsu individuelle Systeme für jede Region, jedes Konzernunternehmen oder sogar jede Abteilung. Doch mit dem Programm „One Fujitsu“ sollen alle Prozesse in einem zentralen System zusammengeführt werden. Hierzu wurde ServiceNow App Engine ausgewählt: Sämtliche Systeme, die mit Workflows in Verbindung stehen, werden nun in gemeinsam genutzten App Engine-Instanzen entwickelt und betrieben.
„Das neue Genehmigungssystem ist unsere erste Maßnahme im Rahmen dieser Richtlinie“, erklärt Kimura. „Indem wir verschiedene Workflows in gemeinsame Instanzen integrieren, können wir die Datenkoordination fördern. Darüber hinaus bot uns die Plattform den großen zusätzlichen Vorteil, dass wir ganz einfach das globale Wissen und die Best Practices von ServiceNow in unsere Workflows integrieren können.“
Die Plattform sollte es Fujitsu außerdem ermöglichen, den Fokus des Genehmigungsbetriebs von Japan weg zu lenken.
„Wenn wir Genehmigungsregeln und -prozesse in der gesamten Fujitsu Group standardisieren wollen, müssen wir sicherstellen, dass sie globalen Standards entsprechen“, so Horikawa. „Wir benötigen eine Plattform, mit der wir einen Workflow aufbauen können, der uns schnell in diese Richtung bringt und mit dem wir uns flexibel an künftige Veränderungen und Erweiterungen anpassen können. Uns standen viele verschiedene Optionen zur Verfügung, doch letztlich teilten wir der Digital System Platform Division mit, dass wir uns für ServiceNow App Engine entschieden hatten.“
30 % weniger Zeitaufwand für Genehmigungen dank verbesserter Workflows
Das Projekt zum Aufbau eines Genehmigungssystems mittels ServiceNow App Engine startete im August 2021. Hierbei stand Fujitsu ein ServiceNow-Berater zur Seite. Der Prozess, also der Schritt 1 des Projekts, begann im Januar 2022.
Kimura erklärt: „Das System zielt auf Konzernunternehmen ab, die für ihre Genehmigungsworkflows E-Mails verwendet haben, und wird von 61 nationalen und 44 ausländischen Unternehmen genutzt. Pro Tag greifen zirka 8,7 Benutzer durchschnittlich 128 Mal auf das System zu.“
Fujitsu setzte seine Arbeit fort, indem die Verantwortlichen Schritt 2 entwickelten. Dieser zielte auf andere Konzernunternehmen sowie Fujitsu selbst ab und begann Ende Mai 2022.
„Mit Schritt 2 werden alle Workflows – von Vorgesprächen über Beratungen bis hin zu Genehmigungen, die im aktuellen System getrennt voneinander stattfanden – nahtlos zusammengeführt“, so Kimura. „Wir erwarten, dass sich hierdurch der Zeitaufwand für Genehmigungen um mindestens 30 % reduzieren wird.“
Horikawa fügt hinzu: „Die Benutzeroberfläche ist so einfach und optimiert, dass jeder sie nach einer kurzen Eingewöhnung nutzen kann.“
Horikawa erwartet, dass das neue Genehmigungssystem große Auswirkungen auf den gesamten Betrieb von Fujitsu und seinen Konzernunternehmen haben wird. Doch Schritt 2 ist noch längst nicht das Ende der Modernisierungsmaßnahmen. Horikawa geht davon aus, dass Fujitsu künftig vor neuen Herausforderungen stehen wird.
„Alle Daten zum Genehmigungsbetrieb für den Konzern sollen zentral aggregiert werden. Deshalb müssen wir zunächst mithilfe von Datenanalysen unsere Prozesse reformieren“, merkt Horikawa an. „Wir werden in App Engine einen kontinuierlichen Verbesserungszyklus aufbauen: Hierbei analysieren wir Probleme, die wir beim Betrieb des Genehmigungsworkflows erkannt haben, und nehmen anschließend in neuen Workflows entsprechende Prozessverbesserungen vor. So können wir eine agilere Verwaltung erreichen.“