Beschleunigte Transformation
Die Zusammenarbeit zwischen Grupo Bimbo und ServiceNow fing klein an: Das Unternehmen implementierte IT Service Management für seine amerikanischen Standorte, in erster Linie als Tool zur Ticketerstellung. Erst als das Team der Gruppe, das für digitale Transformation zuständig war, zum ServiceNow-Kundenevent „Knowledge 2019“ reiste, nahm die Zusammenarbeit Fahrt auf.

„Vier von uns besuchten das Event, und jeder von uns hat dort Dutzende verschiedener Anwendungsfälle gefunden“, erinnert sich Daniela Olvera Pérez, Digital Experience Director, Grupo Bimbo.

Laut Olvera Pérez bestand im Unternehmen der Wunsch nach Veränderung, doch bis dato war nicht klar, wie das Team dieses Ziel einheitlich und flächendeckend erreichen konnte. Die Knowledge-Konferenz hat alles verändert.

„Wir waren wirklich überwältigt von den Möglichkeiten. Wir hatten ServiceNow nie als Plattform gesehen, die verschiedene Systeme verbinden kann. Doch nun erkannten wir, wie digitale Workflows die Zukunft der Arbeitswelt transformieren konnten und dass ServiceNow mehr als nur ein Tool zur Ticketerstellung war.“

Überzeugungsarbeit statt Zwang
Als Grupo Bimbo neue Geschäftsbereiche auf die Now Platform bringen wollte, wusste Olvera Pérez, dass sie Mitarbeiter von der neuen Lösung überzeugen musste, anstatt die Einführung zu erzwingen. Um das Vertrauen in ServiceNow zu steigern, beschlossen die Verantwortlichen, zunächst einmal die Interaktion zwischen Mitarbeitern und IT umzugestalten.

„Jeder kommt mit der IT in Berührung – Passwortanfragen, Hardware, E‑Mails. Wenn wir in diesem Bereich die Workflows für 135.000 Mitarbeiter weltweit transformieren könnten, würde ein möglichst breites Publikum die Möglichkeiten der Plattform kennenlernen“, erklärt Olvera Pérez.

Innerhalb weniger Wochen konnte sich das Transformationsteam vor den Anfragen anderer Geschäftsbereiche kaum noch retten. Alle wollte ihre Prozesse mit ServiceNow zu digitalisieren. Nun bestand die Herausforderung darin, Projekte anhand ihrer Komplexität und ihrer potenziellen Auswirkungen zu priorisieren.

„Wir konnten schnell demonstrieren, dass ServiceNow eine wirtschaftliche Low‑Code-Option für zahlreiche verschiedene Anwendungsfälle darstellte“, fügt Olvera Pérez hinzu. „Anschließend haben wir uns nach Projekten umgesehen, die lokale Vorteile boten, aber auch beim Aufbau eines globalen Frameworks helfen konnten.“

Verbesserte globale Produktion und Qualität
Heute kommt ServiceNow in nahezu allen Geschäftsbereichen des Unternehmens zum Einsatz. Die Lösung ist Teil des Onboardings neuer Mitarbeiter, sie überwacht die Effizienz in der Fertigung, und sie bietet einen Audit-Trail für die Qualitätskontrolle.

Doch die vielleicht wichtigste Implementierung fand in den Produktionsprozessen statt: Nach der Empfehlung einer spanischen Fabrik begann Grupo Bimbo, sein lokales ERP‑System zu vernetzen. Die Verantwortlichen erhofften sich hiervon Echtzeit-Transparenz, um die aktuelle Situation jederzeit zu überwachen, damit Mitarbeiter nicht mehr manuell Berichte aus Excel-Tabellen ziehen mussten.

Die Gruppe betreibt 208 Produktionsstätten weltweit. „Sie können sich vorstellen, wie wichtig diese Daten für ein Unternehmen unserer Größe sind“, so Olvera Pérez.

Heute findet auch die Qualitätskontrolle auf der Now Platform statt, wodurch Prozesse über zahlreiche Abteilungen hinweg optimiert werden können. Grupo Bimbo kann den exakten Status jedes Produkts einsehen, einschließlich Nährwert und Qualität. „Diese Informationen sind essenziell für unser Geschäft. Qualität ist alles“, betont Olvera Pérez.

Transformation der Mitarbeiter-Journey
Für Mitarbeiter ist die größte Veränderung der neue Onboarding-Prozess. Das Unternehmen stellt allein in Mexiko monatlich zahlreiche neue Arbeitnehmer ein. Die Herausforderung bestand darin, diese ehemals manuellen Prozesse zu digitalisieren – nicht nur, um die Verwaltung zu verbessern, sondern um bei neuen Mitarbeitern einen modernen und überzeugenden ersten Eindruck zu machen.

Dank ServiceNow HR Service Delivery ist die Onboarding-Journey heute eine vollends digitale Experience. Es gibt einen strukturierten abteilungsübergreifenden Prozess, um neues Personal ins Unternehmen zu integrieren – von der Ausfertigung von Verträgen über Gesundheits- und Sicherheitseinweisungen bis hin zur Bereitstellung von IT‑Geräten. Neue Mitarbeiter erhalten ein Willkommensvideo von ihrem direkten Vorgesetzten, und nach 28 Tagen wird automatisch eine Feedbacksitzung ausgelöst. Der Prozess ist einheitlich und entspricht einem modernen Unternehmen. Die Mitarbeiter erhalten bei jedem Schritt die nötige Anleitung und Unterstützung und werden optimal in die Unternehmensabläufe integriert.

Innovation und Wachstum
„Ich finde die Arbeit mit ServiceNow wirklich spannend. Mit jeder neuen Chance lernen wir neue Möglichkeiten kennen“, erklärt José Antonio Parra, VP for Digital Transformation bei Grupo Bimbo. „Gerade, wenn man denkt, dass man alle ServiceNow-Fähigkeiten für sich nutzt, entdeckt man neue Möglichkeiten. Bei digitalen Tools und Plattformen geht es darum, bestehende Systeme neu zu erfinden und das Wachstum zu fördern – mit Ideen, die auf den ersten Blick vielleicht unscheinbar wirken.“

Laut Olvera Pérez ist die Begeisterung, die beim ersten Besuch der Knowledge entfacht wurde, aufgrund der Geschwindigkeit, Flexibilität und einfachen Verwendung der Now Platform vollends gerechtfertigt. Die Möglichkeit, schnell zu agieren und lokale Anpassungen vorzunehmen, wird entscheidend sein, um die aktuelle Dynamik beizubehalten – gerade weil neue Projekte schwieriger zu identifizieren und umzusetzen sind.

„Wir sind der größte Brotproduzent der Welt, und in verschiedenen Teilen der Welt sind auch unterschiedliche Vorschriften und Sprachen zu beachten“, so Olvera Pérez. „Doch die Grundlagen bleiben dieselben. Dank ServiceNow und unserer Arbeit in Mexiko können wir ein globales Framework aufbauen, das sich lokal anpassen lässt.“