Mobiles Arbeiten einfach gemacht

Als Tech-Spezialist unterstützt KOMSA Unternehmen dabei, in der heutigen Geschäftswelt effizient, produktiv und schnell zu sein. Mittelständische Firmen nutzen den Service ebenso wie große Konzerne, Dax-Unternehmen und die öffentliche Hand: KOMSA rüstet sie als unabhängiger Technologieanbieter mit mobilen Arbeitsplätzen aus und übernimmt den kompletten Service rund um die Firmengeräte.

Das Besondere: Anstatt zu kaufen, können Unternehmen ihre Firmengeräte bei KOMSA mieten. Das Angebot heißt Device as a Service (DaaS) und setzt genau dort an, wo Unternehmen aktuell der Schuh drückt. Denn DaaS entlastet gerade in Zeiten historisch hoher Finanzierungskosten die Unternehmensbudgets, erhöht die Effizienz und schont IT-Ressourcen.

Alles aus einer Hand

Mit dem Mietmodell erhalten Firmen alles für den mobilen Arbeitsplatz aus einer Hand – und zu einem festen monatlichen Mietpreis.

Device as a Service ist als All-In-Service für mobile Geräteflotten in kleinen und großen Unternehmen, Konzernen sowie für öffentliche Auftraggeber konzipiert. Sämtliche Aufgaben, die rund ums Management der mobilen IT-Infrastruktur anfallen, sind in dem Service inklusive: Dazu gehören die Beschaffung und Lieferung der Hardware, Finanzierung, Einrichtung und Ausstattung mit passendem Zubehör, 24-Stunden-Austauschservice im Defektfall, Absicherung bei Diebstahl und Verlust und selbst die Rücknahme und zertifizierte Datenlöschung. Damit stellt KOMSA sicher, dass die Geräte längstmöglich im Kreislauf gehalten werden, was wertvolle Ressourcen schont. Damit verknüpft KOMSA mit DaaS den Trend zum mobilen Arbeiten mit der Idee der Kreislaufwirtschaft.

Bei der Einführung des Mietmodells in Unternehmen setzt KOMSA auf die ServiceNow Plattform. Die Now Plattform ermöglicht ein schnelles Onboarding und eine Vielzahl an Self-Services, was den IT-Aufwand für die Firmen im laufenden Betrieb auf ein absolutes Minimum schrumpfen lässt. Gleichzeitig bietet die Plattform den Verantwortlichen auf Knopfdruck einen Überblick, welche Geräte gerade im Einsatz sind, wie der Status der einzelnen Geräte ist und vieles mehr. Dadurch erreichen die Firmen volle Transparenz über ihre mobile IT-Infrastruktur und können leichter Entscheidungen zur Optimierung treffen.

„Wir haben schon unzählige Firmen fürs mobile Arbeiten ausgerüstet. Daher wussten wir genau, was wir für den Ausbau unseres Mietmodells brauchen und haben mit der ServiceNow Plattform die ideale Lösung gefunden“, so KOMSA-Projektmanagerin Zuzana Matejkova.

In fünf Monaten vom Konzept zur Markteinführung

Der Aufbau der Device as a Service Plattform von KOMSA wurde vom ServiceNow Elite-Partner agineo unterstützt. „Unsere Anforderungen wurden von unserem Produktmanagementteam vorgegeben, agineo stand uns beim Aufbau der Plattform zur Seite“, erklärt Zuzana.

Es dauerte lediglich fünf Monate vom Konzept bis zur Einführung der ServiceNow-gestützten Device as a Service Plattform, einer digitalisierten und automatisierten End-to-End-Kundendienstlösung. Kunden von KOMSA können ein Kunden-Self-Service Portal auf Basis von ServiceNow Customer Service Management nutzen, oder sich über eine Custom API an KOMSA anbinden. Das maßgeschneiderte KOMSA-Kundenportal mit einer intuitiven Benutzeroberfläche bietet einen ansprechenden, leicht zu navigierenden Einstiegspunkt. Die vereinbarten Services können die Kunden selbständig nutzen und verwalten. Dies hat KOMSA dazu befähigt, nahtlose Prozesse zu schaffen, welche die Teams der Kunden entlasten. agineo sorgte dafür, dass die benötigten Workflows und die Anbindungen zielgerichtet aufgebaut wurden.

Kinderleichte Verwaltung

Das System ist so konzipiert, dass Kunden jede Transaktion über das Portal per Self-Service lösen können. Sie können jederzeit auch Rückfragen an die Customer Agents von KOMSA stellen und haben so auch jederzeit den direkten persönlichen Draht.

Das Device as a Service Paket umfasst zudem die Verwaltung der Geräte und Verträge mit ServiceNow Hardware Asset Management sowie Contract Management. Services wie Austausch bei Defekt, Verlust und Diebstahl eines Gerätes, Rückgaben oder Generationswechsel können ebenfalls über die Plattform beauftragt werden. Der Customer Service von KOMSA kümmert sich um die SLA-konforme Abwicklung, die Geräte werden unmittelbar aus der eigenen KOMSA-Logistik versandt.

Anhand von in ServiceNow erstellten Dashboards kann KOMSA alle Bestellungen im System einsehen und ein fundiertes Verständnis des Volumens und der Art der getätigten Geschäfte für die Geschäftsplanung und Prognosen erhalten und als Grundlage für Beschaffungsentscheidungen nutzen, was wiederum die Lagerbestände optimiert und die Betriebs- und Investitionsausgaben senkt. 

Spürbare Effekte

„Eine Stärke von ServiceNow ist der Plattformgedanke und seine Workflow-Orientierung. Unterschiedliche Prozesse auf der Plattform greifen auf die gleichen, bereits vorhandenen Daten zu. So können Prozesslücken geschlossen werden“, so Zuzana.

Die Ergebnisse sprechen für sich: Allein in den ersten sechs Monaten konnte die Reaktionszeit auf Serviceanfragen um 50 % und die Fallbearbeitungszeit um 30 % gesenkt werden.

Der Plattformbetrieb und die Weiterentwicklung der Service Produkte wird von Zuzana und ihrem fünfköpfigen Team übernommen. Dabei setzt das Team auf ServiceNow ITSM, Customer Service Management und Strategic Portfolio Management sowie auf das Agile Development Module. „Die Nachfrage nach unserem Mietmodell wächst rasant. Wir bauen den Service in Deutschland aus und stellen Device as a Service auch in weiteren Ländern Europas wie Frankreich, UK, Irland bereit. Ohne unsere hoch effizienten Prozesse wäre das gar nicht stemmbar.“

Beispiellose Transparenz

„Unsere Kunden profitieren von einem bisher unerreichten Maß an Transparenz und haben jederzeit Zugang zu allen Informationen, die sie brauchen oder wollen. Auch können wir unsere strategische Planung in ServiceNow Strategic Portfolio Management durchführen. Wir können Pläne visuell darstellen, den Fortschritt gegenüber unseren Zielen verfolgen und unsere Agenda mit anderen Stakeholdern teilen, um unsere Zukunft mit Device as a Service und andere Service Produkten zu steuern. Das bietet wiederum einen Grad an Transparenz, den unsere Führungskräfte schätzen“, resümiert sie.