Die klügsten Köpfe im gemeinsamen Kampf gegen Krebs
Miltenyi Biotec ist die Heimat einiger der klügsten Köpfe und kreativsten Denker der Welt. Das Unternehmen wurde 1989 in Deutschland gegründet und entwickelt heute Zell- und Gentherapien und beschäftigt sich mit biomedizinischer Forschung und innovativen Technologien.
Miltenyi Biotec betreibt revolutionäre Forschung, um die Medizin neu zu erfinden und so die Behandlung von Krebs und anderen schweren Krankheiten voranzutreiben. Die Forscher und Wissenschaftler von Miltenyi Biotec arbeiten in mehr als 60 Bereichen und leisten bedeutende Beiträge für die biomedizinische Wissenschaft.
Als schnell wachsendes Unternehmen verfügt Miltenyi Biotec über ein immer größeres Portfolio an Forschungs- und Entwicklungsprojekten („Entwicklung“) und internen Verbesserungsprojekten („Organisation“). Das Unternehmen führte eine Strategie ein, um die Projektbeteiligten besser in Einklang zu bringen. Nachdem die neuen Prozesse implementiert waren, entschieden sich die Verantwortlichen, nach einer digitalen Lösung zu suchen, um den Prozess durchgängig zu unterstützen und für mehr Transparenz zu sorgen.
„Früher hatten wir zwei verschiedene Systeme zur Unterstützung von Organisations- und Entwicklungsprojekten. Sie wurden stark angepasst, um sie für den jeweiligen Zweck tauglich zu machen, und es gab immer noch einige manuelle Schritte, wie physische Unterschriften“, erinnert sich Nils Pokorny, Group Leader, Enterprise Service Management bei Miltenyi Biotec. „Daher hatten wir keinen Überblick über Projektfortschritt, Ausgaben und Ressourcen.“
Unterstützung bei jedem Schritt des Projektmanagements
Miltenyi Biotec verfügt über eine Suite von ServiceNow-Lösungen, und Strategic Portfolio Management bietet genau die richtigen Funktionen, um das Projektmanagement zu harmonisieren, und lässt sich außerdem ganz einfach in das Employee Center-Portal integrieren. Das IT-Team arbeitete mit dem Partner PlanHorizon zusammen, um die Lösung zu implementieren und Microsoft Teams – das Projektkanäle zur Unterstützung der Zusammenarbeit bereitstellt – mit der ERP-Lösung zu verbinden. Einzigartig war hierbei, dass Miltenyi Biotec SPM nicht nur in der IT-Abteilung implementieren wollte, zum Beispiel für das Demand Management, sondern auch in der Forschungs- und Entwicklungsabteilung, zum Beispiel für die Entwicklung neuer Produkte.
Heute können Mitarbeiter neue Projektanfragen über eine Registerkarte in ihrem Mitarbeiterportal starten. Hierdurch gelangen sie auf eine Seite, auf der sie auswählen können, ob es sich um ein Entwicklungsprojekt handelt, z. B. die Arbeit an einer neuen T-Zellen-Behandlung, oder um ein Organisationsprojekt, z. B. einen Vorschlag für eine Prozessverbesserung.
Durch diese Auswahl wird für jede Art von Projekt ein geführter Workflow ausgelöst. Dank einer Integration mit der Configuration Management Database (CMDB) des Unternehmens können Benutzer Informationen aus einer vordefinierten Dropdown-Liste auswählen (z. B. welche vorhandenen Technologielösungen von dem Projekt betroffen sein können), damit die jeweiligen Produktverantwortlichen benachrichtigt werden können.
Vorschläge werden kategorisiert und zur Genehmigung an die entsprechenden Teams weitergeleitet, während das ERP-System die Kosten mit dem Budget abgleicht. Aus Sicht der Finanzkontrolle bedeutet das, dass eine Bestellung nur dann erstellt werden darf, wenn ausreichende Mittel und ein gültiges Projekt im System vorhanden sind.
Sobald das Projekt anläuft, erhalten die Beteiligten eine zentrale Anlaufstelle für alle Bedürfnisse: Sie können über einen Stundennachweis ihre geleistete Arbeitsstunden nachverfolgen, Kollegen kontaktieren, die ebenfalls an dem Projekt arbeiten, und gewährleisten, dass das Projekt im Rahmen des Budgets bleibt.
„ServiceNow gibt uns mehr Transparenz und Kontrolle über Projekte. Bisher hatten wir noch keine digitale Methode zur Kostenplanung, doch jetzt können wir endlich sicherstellen, dass wir nicht zu viel ausgeben – das Finanzteam ist natürlich begeistert!“, so Pokorny.
Damit sich Experten auf das konzentrieren können, was sie am besten können
Durch die Umwandlung von Projektmanagement-Prozessen in ServiceNow-Workflows ist die Überwachung des Portfolios einfacher denn je. Alle Beteiligten werden auf dem Laufenden gehalten, ohne dass hierfür ständig E-Mails hin- und hergesendet werden müssen. So kann jeder Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt seinen Beitrag leisten. Das hilft Teams, ihre Zeit besser zu verwalten und Projekte zu priorisieren.
„Was wir mit ServiceNow erreicht haben, hat enorme Auswirkungen“, bestätigt Pokorny. „Unser Unternehmen ist voller Menschen mit großartigen Ideen. Jetzt können wir sicherstellen, dass die richtigen Experten an den richtigen Themen arbeiten.“
Heute werden mehr als 1.000 aktive Projekte von ServiceNow verwaltet – zwei Drittel sind Entwicklungsprojekte, die restlichen 300 beziehen sich auf die Optimierung interner Prozesse.
„Mit ServiceNow kann unser Forschungsteam F&E-Projekte schneller und effizienter voranbringen“, sagt Pokorny. „Entwicklungsprojekte helfen uns, unsere Mission zu erfüllen, während Organisationsprojekte dafür sorgen, dass wir hierbei effizient sind. Die Möglichkeit, alle Projekte an einem Ort zu verwalten, ist ein echter Vorteil.“
Das Unternehmen wird sowohl sein Mitarbeiterportal als auch seine Projektmanagement-Plattform weiter modernisieren. Das Team untersucht derzeit die Portfoliomanagement-Funktionen von ServiceNow, z. B. die Szenarioplanung oder die Ziele und Roadmaps im Strategic Planner Workspace.