Höhere Leistung und Produktivität
Halbleiterprodukte sind aus vielen Bereichen unseres täglichen Lebens nicht mehr wegzudenken – von Smartphones, Wearables und intelligenten Haushaltsgeräten über autonome Fahrzeuge und Verkehrskameras bis hin zu Medizingeräten, die unsere Gesundheit überwachen. Auch Unternehmen sind in immer höherem Maße auf Daten und fortschrittliche Elektronik angewiesen, und die Produkte von MKS Instruments spielen in der Halbleiterbranche eine äußerst wichtige Rolle. Jeder Halbleiterchip, der heute irgendwo auf der Welt hergestellt wird, enthält Produkte von MKS.
Das Unternehmen blickt auf eine lange Geschichte zurück, und hilft seiner globalen Kundenbasis, selbst die anspruchsvollsten Probleme zu lösen. Doch aufgrund seines rasanten Geschäftswachstums fiel es MKS immer schwerer, die große Anzahl von Projekten zu verwalten, die das Unternehmen für zahlreiche Kunden gleichzeitig ausführte. Das Projektmanagementsystem war veraltet und die Prozesse zur Verwaltung des Projektportfolios wurden immer komplizierter. Es war an der Zeit für ein Upgrade, um die Prozessleistung und Produktivität zu steigern.
Wenige Minuten statt mehrerer Stunden
Eines der Unternehmen, das MKS akquirierte, verwendete bereits ServiceNow und die Funktionen erschienen vielversprechend. Daher erweiterte MKS die ServiceNow-Lösung auf weitere Geschäftsbereiche, doch es fehlte immer noch an einem zuverlässigen Projektmanagement-System. Als Lori Krikorian als Direktorin des IT Project Management Office (PMO) zu MKS stieß, war sie schockiert, dass es kaum möglich war, Projekte nachzuverfolgen und Berichte zu erstellen.
„Wir verwendeten PowerPoint, Word und Excel. Ich hatte keinen Überblick über das Portfolio und konnte keine effizienten Berichte zum Projektstatus erstellen“, erklärt sie. Krikorian drängte zur Implementierung von ServiceNow Strategic Portfolio Management (SPM), um die Prozesse im IT-PMO zu optimieren. Sie war sich aber sicher, dass SPM auch andere Unternehmensbereiche von SPM profitieren würden.
Dank des Wechsels zu ServiceNow war MKS in der Lage, mehrere veraltete Systeme durch eine einzige Plattform zu ersetzen. Microsoft Office Excel, PowerPoint und Liquid Planner wurden durch ServiceNow überflüssig. Das Projektmanagement und der Zugriff auf Projektdaten wurden dadurch erheblich vereinfacht.
Heute geht Krikorian die Arbeit leichter von der Hand. „Vor der Einführung von SPM brauchte ich für die Berichterstattung an die MKS-Führungsetage fast einen ganzen Tag. Ich musste aus den Portfolio-Informationen eine 90-seitige PowerPoint-Präsentation mit den Statusberichten aller Projekte erstellen. Heute rufe ich einfach Roadmap Planning im Alignment Planner Workspace auf, um die Roadmap anzuzeigen. Wir schauen uns die Daten in der IT-Organisation gemeinsam an, und anschließend kann ich sie herunterladen und sie mit den Stakeholdern teilen.“
Die IT-Abteilung kann im Alignment Planner Workspace nicht nur Projekt-Roadmaps für einzelne Portfolios erstellen, um sie Stakeholdern zu präsentieren. Es ist auch möglich, Roadmaps für die einzelnen Geschäftsbereiche und Programme zu generieren.
Effizientere interne Prozesse
SPM bietet nicht nur eine komplette Übersicht über alle Projekte und Daten, sondern zeigt auch an, welchen Geschäftsnutzen die einzelnen Projekte erbringen – sowohl auf der Ebene des IT-PMOs als auch auf der Ebene des Enterprise Project Management Office (EPMO). Mit Alignment Planner Workspace und Project and Portfolio Management (PPM) erhalten die Teams eine Echtzeit-Ansicht. Das macht es einfacher, Projekte zu besprechen und Aufgaben abzustimmen, um strategische Ziele zu erreichen. Da MKS so viele verschiedene Projekte managt, ist es wichtig, dass die Arbeit auf die Unternehmensstrategie ausgerichtet ist, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Krikorian erklärt: „Wir nutzen SPM für alle Projektanfragen in der Pipeline: Anwendungsentwicklung, Infrastrukturprojekte – selbst Upgrades können nachverfolgt werden. SPM managt wirklich alles, sodass ich auch wirklich alles überblicken kann.“
Dank SPM hat das Unternehmen seine Produktivität gesteigert, da die Mitarbeiter keine langwierigen manuellen Prozesse mehr ausführen müssen und die eingesparte Zeit für sinnvollere Aufgaben aufwenden können. Zum Beispiel sparen die Projektmanager im IT-PMO durchschnittlich vier Arbeitsstunden pro Woche ein, weil sie keine PowerPoint-Präsentationen für Projektstatus-Berichte mehr erstellen müssen. Stattdessen greifen die Projektmanager in Meetings direkt auf den Alignment Planner Workspace von SPM, das Investmentportal und die Projektdatensätze zu, um die Projektinformationen mit den Stakeholdern zu teilen. Zudem hat sich durch die neu gestaltete Lösung Demand Management die Endbenutzer-Experience erheblich verbessert.
Principal Business Systems Analyst Ryan Healey ist verantwortlich für das ServiceNow-Produkt bei MKS. Er sagt: „Vorher wurde der Zugriff von den einzelnen Geschäftsbereichen separat verwaltet. Benutzer mussten der Gruppe mit den richtigen Berechtigungen zugewiesen werden, bevor sie in unserem alten Anforderungsprozess eine Anfrage stellen oder eine Produktidee vorschlagen konnten. Heute führen wir alle Anfragen an zentraler Stelle zusammen und priorisieren die Arbeitsschritte, um schnell Ergebnisse zu erzielen. Alle Mitarbeiter können den Fortschritt nachverfolgen und der Prozess ist benutzerfreundlicher. Es ist einfach alles effizienter.“
Hybrides Projektmanagement für mehr Agilität
Heute profitiert das Unternehmen von mehr Transparenz. Es kann Anfragen, aktive Projekte und neue Projektpläne über seine drei Geschäftsbereiche hinweg übersichtlich nachverfolgen. Dazu wurden unter anderem die SPM-Tools Demand Management, Project Portfolio Management sowie Alignment Planner Workspace mit Roadmap Planning implementiert.
Mithilfe von Investmentportal, Berichterstellung und Dashboards können Informationen in Echtzeit geteilt werden, ohne Offline-Präsentationen mit statischen Daten erstellen zu müssen. Das ist eine enorme Verbesserung. „Ich kann die Daten problemlos interaktiv strukturieren, um sie den Stakeholdern zu vermitteln. Das hilft bei der effizienten Planung und Ausführung des gesamten Projektportfolios“, bestätigt Krikorian. In Zukunft möchte sie noch besseren Nutzen aus allen SPM-Anwendungen ziehen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass die Plattform hybrides Projektmanagement ermöglicht, denn einige Teams verwenden die Wasserfallmethode in PPM und andere haben sich Agile verschrieben. Mit ServiceNow können Erweiterungsaufgaben und andere Arbeitsschritte gemeinsam in Selektierungsansichten angezeigt werden, was die Projektausführung vereinfacht.
„Wir teilen unsere Projekte in einzelne Iterationen auf, um dem Kunden den Nutzen schneller zu verdeutlichen“, erklärt Krikorian. „Mit der Lösung können wir die Vorteile von Agile voll ausschöpfen: schnelle Bereitstellung, Transparenz und Flexibilität. Ich organisiere die Arbeit, und jeder im Team kann alle Aufgaben sehen, da alles ganz übersichtlich strukturiert ist.“
Volle Transparenz für Kunden
Auch die Kunden von MKS profitieren von SPM, da sie ihre Projekte und Erweiterungen jetzt viel besser überblicken können. Krikorian nennt ein Beispiel: „Wir senden den Kunden Informationen, damit sie sehen, wie schnell wir mit ihren Erweiterungsanfragen vorankommen und wie viele Storys wir bereits abgeschlossen haben.“
Healey ergänzt: „Die Daten sind nicht in irgendwelchen Excel-Tabellen versteckt. Sie befinden sich im System und werden in Echtzeit aktualisiert. Früher war es so, dass Erweiterungsanfragen in einem Schwarzen Loch verschwanden. Keiner kannte den Projektstatus, bis das Produkt irgendwann in die Testphase überging. Heute ist alles sehr viel einfacher.“
Unbegrenzte Möglichkeiten
Krikorian hat in der Vergangenheit bereits erfolgreich mit ServiceNow gearbeitet und sich daher sehr für die Implementierung bei MKS eingesetzt. Da die Lösung dem Unternehmen und seinen Kunden deutliche Vorteile bringt, möchte das Team in naher Zukunft gerne weitere SPM-Tools
wie Statusberichte und Performance Analytics einführen. „Wir setzen auf kontinuierliche Verbesserung“, so Krikorian. „Wir wollen weitere Tools implementieren und noch mehr Funktionen aktivieren.“
„Je mehr die Mitarbeiter die Plattform nutzen, desto begeisterter sind sie“, freut sich Healey. „Die Teams interessieren sich für neue Anwendungsmöglichkeiten und fragen: ‚Geht das mit ServiceNow?‘ Und die Antwort lautet immer: ‚Ja, das geht!‘“
Da MKS weiter wächst, ist die Fähigkeit, neue Akquisitionen reibungslos in die IT-Infrastruktur zu integrieren, besonders wichtig. So stieß kürzlich das deutsche Chemieunternehmen Atotech zu MKS, das weltweit mehr als 4.000 Mitarbeiter beschäftigt. Die Firmenleitung entschied sich für den Wechsel zu ServiceNow. Diese Entscheidung überrascht wohl kaum!