Ruhestand ohne Risiko
Die Rentenversicherung PIC (Pension Insurance Corporation) verfolgt eine einzige Mission: die Renten ihrer derzeitigen und künftigen Versicherungsnehmer zu zahlen.
PIC betreut rund 400.000 Versicherungsnehmer im Vereinigten Königreich. Durch kontinuierliche Investitionen in sein Personal konnte PIC eine bemerkenswert hohe Kundenzufriedenheit von 99,3 % erreichen. Bei PIC liegt die Priorität immer auf den Bedürfnissen der Versicherten.
Seit 2017 arbeitet PIC mit ServiceNow als strategischem Partner zusammen. Die ServiceNow AI Platform und die Workflow-Lösungen ermöglichen es den Mitarbeitern des Rentenversicherers, ihre Zeit und Energie darauf zu verwenden, Klienten in ganz Großbritannien zu einem komfortablen und sicheren Ruhestand zu verhelfen.
Eine einzigartige Gelegenheit im pulsierenden Herzen Londons
Rund 99 % der Mitarbeiter von PIC nutzen ServiceNow jeden Tag, egal ob sie eine IT-Anforderung im Selfservice lösen oder auf eine der zahlreichen ServiceNow-Apps zugreifen, die unternehmensweit verwendet werden, einschließlich mehrerer maßgeschneiderter Anwendungen. Mit ServiceNow können die verschiedenen PIC-Teams ihre Aufgaben schnell und effizient erledigen und nahtlos mit Kollegen zusammenarbeiten.
2022 erweiterte PIC seine ServiceNow-Lösung um Workplace Service Delivery (WSD). Ziel war es, eine moderne, vernetzte Experience für Mitarbeiter und Besucher zu schaffen, um den Wert der Arbeitsumgebung zu maximieren sowie Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen zu erreichen.
Kurz nach der Einführung von WSD entschied sich das Unternehmen, in ein brandneues Büro in London zu wechseln, um die Mitarbeiter-Experience zu optimieren und besser für die nächste Wachstumsphase von PIC gerüstet zu sein.
Das eigens errichtete Bürogebäude an der Adresse 22 Ropemaker Street mit separatem Eingang, Empfang und 360-Grad-Aussicht auf London bot die perfekte Gelegenheit, eine neue und einzigartige, zweckmäßige Arbeitsumgebung zu schaffen, die alle Anforderungen des Unternehmens erfüllte. Entscheidend war zudem, dass es auch das ideale Spielfeld bot, um alle Funktionen von WSD in vollem Umfang zu nutzen.
„Dies war eine großartige Gelegenheit, den Arbeitsplatz völlig neu zu definieren – nicht nur die Technologie, sondern auch die gesamte Experience“, erklärt Philip Conroy, Head of IT Operations bei PIC.
„WSD passt perfekt zu unserer Strategie für ServiceNow und die IT. Die Lösung erfüllt bereits 80 % unserer Anforderungen. Außerdem vertrauen wir auf ServiceNow als Unternehmensplattform, die sich ständig weiterentwickelt. Wir haben eine wichtige strategische Ausrichtung auf ServiceNow vorgenommen, und unsere internen Teams arbeiten gemeinsam mit ServiceNow an der Umsetzung des Projekts. Die Leute von Impact und Expert Services haben hervorragende Arbeit geleistet und uns geholfen, unser Ziel zu erreichen.“
Schaffung einzigartiger Mitarbeiter- und Besucher-Experiences
Die Entscheidung von PIC, WSD zu verwenden, beruhte auf der guten Erfahrung mit ServiceNow. Das Unternehmen setzt bereits seit Jahren auf eine zentrale KI-Plattform, um die digitale Transformation voranzutreiben und eine konsistente, aber extrem flexible Anwender-Experience zu schaffen.
„Die Lösung musste hochmodern, aber einfach zu bedienen sein, damit wir ihr unsere individuelle PIC-Note verleihen konnten“, erklärt Paul Lockwood, Senior IT Operations Manager bei PIC. „WSD bietet uns einen einzigen Kontaktpunkt, um mit dem gesamten Gebäude zu interagieren und automatisierte, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.“
PIC entschied sich für eine neue Implementierung von WSD, die die Struktur des neuen Büros widerspiegelte und sich mit ihm weiterentwickeln konnte, wenn sich seine Nutzung änderte. So verfügt der neue PIC-Standort in der 22 Ropemaker Street beispielsweise über 66 Konferenzräume unterschiedlicher Größe. Im vorherigen Büro waren es nur 14 gewesen. Außerdem gibt es einen Veranstaltungssaal und ein Restaurant.
Um die Experience der WSD-Anwender zu vereinheitlichen, führte PIC ein neues ServiceNow-Portal ein, das auf dem Mitarbeiter-Center basiert. Auf das Portal mit dem Namen „PIC Now“ kann über PC, Tablet und die neu entwickelte mobile ServiceNow-App zugegriffen werden, die ebenfalls das PIC-Logo trägt.
Als die neue Lösung Gestalt annahm, wurde deutlich, wie wichtig es war, dass WSD in mehrere branchenführende proprietäre Systeme integriert werden konnte, die jeweils ganz bestimmte Geschäftsbedürfnisse erfüllten.
Obwohl weiterhin alle Raumbuchungen in Outlook vorgenommen wurden, wurde das gesamte Reservierungssystem in WSD zusammengeführt, einschließlich Besuchermanagement und Catering-Bestellungen. Beim Buchen von Besprechungsräumen stehen Mitarbeitern Panels zur Auswahl mehrerer Räume und AV-Geräte zur Verfügung. Alles ist nahtlos mit WSD verbunden, und ein Ampelsystem zeigt die Verfügbarkeit der Räumlichkeiten an. Die digitale Beschilderung vereinfacht die Kommunikation und kann problemlos mit WSD integriert werden.
Außerdem setzt PIC Sensortechnologien von XY Sense und Kaiterra ein, um Arbeitsbereiche, Personenbewegungen und das Raumklima zu überwachen. Dies hat zu einer hervorragenden Anwender-Experience geführt, da die Überwachungsdaten in Echtzeit an WSD übermittelt werden.
Wenn ein Sensor beispielsweise erkennt, dass ein reservierter Konferenzraum leer ist, kann der Raum automatisch wieder in den Status „verfügbar“ versetzt werden. Der über WSD verfügbare Schreibtisch-Buchungsservice „PIC-a-Desk“ war ein wichtiger Faktor, um die vom Unternehmen angestrebten flexibleren Arbeitsbedingungen zu unterstützen. Auch hierfür werden Sensoren eingesetzt, um den genauen Live-Status der Schreibtischnutzung und -verfügbarkeit zu gewährleisten. Seit dem Umzug in die Ropemaker Street haben die Mitarbeiter bereits mehr als 28.000 Reservierungen für Schreibtische vorgenommen.
Die integrierte Datenschicht sorgt für kontinuierliche Verbesserungen
Mit KODE Labs wurde eine Schicht zur Verwaltung der Gebäudedaten hinzugefügt. Eine API sorgt für die Integration riesiger Mengen an Echtzeit-Gebäude- und Sensordaten, die zwischen dem Gebäudeverwaltungssystem von PIC und WSD ausgetauscht werden. Den Abschluss dieser umfangreichen Lieferkette bildet SwiftConnect, das digitale Berechtigungscodes auf iPhone- und Android-Geräten bereitstellt, um den sicheren Zugang zum Gebäude und zu den einzelnen Etagen zu gewährleisten.
Das WSD-Prinzip eines einzigen Berührungspunkts gilt auch für den Zugriff auf die Schließfächer und multifunktionalen Drucker der Mitarbeiter, für die sie dieselben digitalen Pässe verwenden. Die Druckerdaten fließen zudem in eine detaillierte Nutzungsanalyse ein, um dem Personal Arbeitspraktiken zu vermitteln, die mit den Sicherheits- und Nachhaltigkeitsstandards von PIC in Einklang stehen.
Die Philosophie von PIC, hervorragende Experiences bereitzustellen, erstreckt sich nicht nur auf die Mitarbeiter, sondern auch auf die Besucher, die an Meetings im neuen Bürogebäude teilnehmen. Die Besuchermanagement-Funktion von WSD macht es möglich, den gesamten Aufenthalt eines Gastes sorgfältig zu choreografieren, beginnend mit einer persönlichen Begrüßung durch das freundliche, professionelle Empfangsteam von PIC.
Von Komplexität zu Einfachheit
„Wir sind im Dezember 2024 in unser wunderbares neues Büro umgezogen, und es war ein unglaublicher Erfolg“, freut sich Paul Lockwood.
„Die PIC-Mitarbeiter nutzen WSD mittlerweile täglich, wobei die Reservierung von Schreibtischen und Räumen im Vordergrund steht. Die Schreibtischbuchungen haben im gesamten Unternehmen um 550 % pro Woche zugenommen, und wir haben festgestellt, dass Arbeitsplatz-Fälle um 240 % schneller bearbeitet werden. Insgesamt ist die Anwender-Experience in unserem intelligenten Gebäude nun einfach, nicht mehr komplex. Das haben wir vor allem WSD zu verdanken.
„Kontinuierliche Verbesserung ist eines unserer Grundprinzipien, und wir führen bereits spannende Gespräche mit unseren ServiceNow-Partnern und unserer Lieferkette, um zusätzliche Funktionen und Optionen zu entwickeln. Es war großartig, mit dem WSD-Produktteam an Verbesserungen und neuen Ideen zu arbeiten. Das Vertrauen, das wir in die Produkte von ServiceNow gesetzt hatten, hat sich ausgezahlt.“