Arbeitsauftragsverwaltung ist ein systematischer Ansatz für die Verarbeitung und Durchführung von Wartungs- und anderen Arbeitsaufträgen, um Aufgaben zu optimieren und Ausfallzeiten zu reduzieren.
Wartungsteams gehören zu den geschäftigsten Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen. Sie bearbeiten Dutzende von Anfragen und sorgen dafür, dass alles ordnungsgemäß funktioniert. Gleichzeitig ist die Wartung nicht der einzige Aufgabenbereich, in dem Arbeitsaufträge bearbeitet werden: Auch Installationen, Upgrades, Modifikationen, Servicebereitstellung, Produktionsmanagement, Facility Management, Projektmanagement, Flottenmanagement und Bauprojekte sind allesamt auf eine effektive Dokumentation angewiesen, um sicherzustellen, dass die Arbeit korrekt ausgeführt wird.
In der Vergangenheit waren Wartungs- und andere Arbeitsauftragsteams auf papierbasierte Systeme angewiesen, um Arbeitsaufträge zu bearbeiten und Zuweisungen vorzunehmen. Die Arbeitsauftragsverwaltung passt sich jedoch langsam an den Rest der Geschäftswelt an und verfolgt mittlerweile einen stärker computergestützten Ansatz. In diesem Artikel werden alle wesentlichen Elemente der modernen Arbeitsauftragsverwaltung vorgestellt, damit Sie die optimalen Managementlösungen für Ihre Mitarbeiter auswählen können.
Ein Arbeitsauftrag ist ein Dokument, das alle Informationen enthält, die für die Durchführung einer Installation, einer vorbeugenden Wartung oder einer ähnlichen Aufgabe erforderlich sind. Diese Dokumente enthalten häufig Details wie die Person, die den Job autorisiert hat und der der Job zugewiesen ist, was der Job beinhaltet, welche Assets benötigt werden, Einblicke in den Serviceverlauf des Auftrags sowie Informationen über andere Erwartungen rund um die Aufgabe. Ohne Arbeitsaufträge würden die Produktivität und Effizienz Ihres Geschäftsbetriebs ernsthaft leiden. Manager, Techniker und sogar Auftragnehmer verlassen sich allesamt auf Arbeitsaufträge, um Aufgaben zu organisieren, zuzuweisen, zu priorisieren, nachzuverfolgen und abzuschließen.
Arbeitsauftrag und Arbeitsanforderung unterscheiden sich geringfügig voneinander. Eine Arbeitsanforderung ist eine Anfrage, mit der Nicht-Wartungspersonal die Wartungsabteilung über eine erforderliche Aufgabe informiert. Wenn beispielsweise das HLK-System im Verwaltungsgebäude ausfällt, könnte ein Administrator eine Arbeitsanforderung einreichen, um das HLK-System überprüfen zu lassen. Diese Arbeitsanforderung wird dann vom Wartungsmanager überprüft, der die Anforderung validiert (um sicherzustellen, dass sie sich lohnt und nicht doppelt vorhanden ist) und alle weiteren Informationen hinzufügt, bevor er die Aufgabe einplant und abzeichnet. Was früher eine Arbeitsanforderung war, ist jetzt ein Arbeitsauftrag.
Ein Wartungsteam erledigt alle möglichen Aufgaben, und es gibt andere Stakeholder wie Auftragnehmer, die spezielle Arbeiten außerhalb Ihrer Abteilung ausführen. Arbeitsaufträge werden häufig in die folgenden Kategorien unterteilt:
Reaktive (oder korrigierende) Wartung ist oft das erste, was uns in den Sinn kommt, wenn wir an die Wartungsabteilung denken. Wenn etwas kaputt geht oder nicht mehr richtig funktioniert, muss jemand die Situation bewerten, um zu bestimmen, was schief gelaufen ist und wie man es am besten reparieren kann. Der Arbeitsauftrag in diesen Reparatur-Situationen wird nur erstellt, weil etwas nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert. Das Wartungsteam muss nun auf dieses Problem reagieren. Aus diesem Grund sind reaktive Reparaturen unregelmäßig, da sie nicht vorhersehbar sind.
Die vorbeugende Wartung gilt als eine der wichtigsten Arbeiten, da sie potenzielle Probleme oder Fehlfunktionen voraussieht und die Arbeit entsprechend plant. Präventivmaßnahmen werden routinemäßig in berechneten Intervallen durchgeführt, um größere Probleme zu vermeiden, die zu reaktiver Wartung führen könnten. Da vorbeugende Wartungsarbeiten keinen Notfall darstellen, bietet sie mehr Flexibilität bei der Planung und ermöglichen es, die nötigen Arbeiten an einem Standort zu bündeln.
Reaktive Wartungsarbeiten sollten nur durchgeführt werden, wenn dies absolut notwendig ist, da diese Art der Wartung so unvorhersehbar ist und ungeplante Ausfallzeiten für Unternehmensressourcen verursachen kann. Ein Fokus auf vorbeugende Wartung hingegen kann die Wahrscheinlichkeit unerwarteter Kosten und Reparaturen verringern.
Die meisten Wartungsabteilungen erstellen geplante Arbeitsaufträge mithilfe von zeit- oder zählerbasierten Indikatoren, um den Lebenszyklus eines Assets und dessen potenzielle Ausfälle zu verfolgen (z. B. wird ermittelt, wann ein Fahrzeug einen Ölwechsel benötigt: alle drei Monate oder alle 2.000 Kilometer – je nachdem, was zuerst eintritt). So können Sie Maschinen, Systeme und die Wartungsteams, die an ihnen arbeiten, effizienter verwalten.
Prädiktive (oder vorausschauende) Wartung klingt wie vorbeugende Wartung, und die beiden Arten haben ähnliche Zwecke: Probleme aufzuhalten, bevor sie auftreten. Der Unterschied besteht darin, dass vorausschauende Arbeitsaufträge erstellt werden, wenn die Leistung des Assets auf ein Problem hinweist, z. B. wenn ein PSI-Messwert außerhalb der erwarteten Bereiche liegt. In vorausschauenden Fällen wird ein Wartungsauftrag nur dann erstellt, wenn die Funktion eines Assets unterhalb der Standardwerte fällt.
Serviceteams sind in der Regel auch für neue Installationen und die Inbetriebnahme anderer Gerätetypen verantwortlich. Es kann also auch relevante Arbeitsaufträge geben, bei denen nichts repariert oder gewartet, sondern ein neues System, eine neue Maschine usw. implementiert wird.
Es gibt viele verschiedene Arten von Arbeitsaufträgen, und einige fallen nicht unbedingt in die oben aufgeführten Kategorien. Dies schließt Folgendes ein:
Inspektionen
Inspektionen umfassen die systematische Untersuchung von Produkten, Prozessen oder Einrichtungen, um die Compliance mit bestimmten Standards oder Vorschriften sicherzustellen. Sie können intern oder extern durchgeführt werden, wobei Arbeitsaufträge detailliert angeben, was zu prüfen ist, wie dies zu tun ist und wie der Berichterstellungsprozess funktionieren sollte.Audits
Audits sind umfassende Evaluierungen, die von internen Mitarbeitern oder externen Prüfern durchgeführt werden. Arbeitsaufträge für Audits definieren den Umfang, die Ziele, die Kriterien und die Methodik und verbessern so die Transparenz und Governance der Bewertung.Lieferung
Lieferaufträge konzentrieren sich auf den Transport von Waren, Materialien oder Produkten zwischen Standorten, indem sie detaillierte Informationen zu den Artikeln, dem Standort, dem Zeitplan und den Anweisungen für die Handhabung bereitstellen. Diese Arbeitsaufträge optimieren das Logistik- und Lieferkettenmanagement und gewährleisten eine zeitnahe und genaue Lieferung.
Die Erledigung eines Arbeitsauftrags kann viele kleinere Schritte umfassen. Im Folgenden haben wir jedoch den allgemeinen Prozess aufgeführt, den ein Arbeitsauftrag von Anfang bis Ende durchläuft:
Geräteprobleme können in der Regel von den meisten Menschen erkannt werden. Wenn eine Maschine nicht mehr funktioniert, kann der Bediener dies melden. Wenn im Pausenraum ein Leck auftritt, wird es ein Mitarbeiter bemerken. Diese beobachtbaren Geräteausfälle sind ein wichtiger Indikator, der Unternehmen dabei hilft, Probleme zu identifizieren. Außerdem gibt es nutzungs- und zeitbasierte Indikatoren, die verwendet werden können, um verantwortliche Teams zu benachrichtigen und einen Arbeitsauftrag in der Pipeline zu erstellen. Darüber hinaus können Kunden auch andere Anforderungen abseits der Wartung haben, die identifiziert und angegangen werden müssen. So verlassen sich beispielsweise Mitarbeiter im Bereich der häuslichen Pflege auf Arbeitsaufträge für die Planung und Disposition.
Wenn das Problem identifiziert wurde, wird als Nächstes eine Arbeitsanforderung von einem Mitarbeiter eingereicht. Je schneller die Anfrage an den Manager geht, desto besser. So kann das Wartungsteam die richtigen Mitarbeiter auf die dringendsten Probleme ansetzen. Diese Anfragen sollten das Problem, den Standort des Assets, alle relevanten Bilder oder Videos, einen Hauptansprechpartner sowie alle anderen erforderlichen Details enthalten.
In vielen Unternehmen kann ein Arbeitsauftrag nur mit Genehmigung des Managers bearbeitet werden, was entscheidend ist, um sicherzustellen, dass die Arbeit möglichst effektiv erfolgt. Manager verfügen über die Erfahrung und das Wissen, um zu bestimmen, was priorisiert werden muss und wie die Aufgabe erledigt werden sollte.
Automatisierungstools ermöglichen die automatische Zuweisung von Aufgaben an die Mitarbeiter oder Techniker, die basierend auf ihren Fähigkeiten, Teilen und ihrer Verfügbarkeit am besten für die Aufgabe geeignet sind, um die Servicelevel-Vereinbarung (Service Level Agreement, SLA) oder die nötige Qualifikation zu erfüllen.
Sobald ein Mitarbeiter mit der Durchführung des Arbeitsauftrags beauftragt wurde, muss er Zugriff auf Informationen über den Auftrag erhalten, darunter Dokumentation, Prozess-Prüflisten, Informationen zur Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen, Bilder, verwendete Teile, Ausgaben, Zeitaufwand und andere relevante Details. Diese Daten sind wichtig, um sicherzustellen, dass alle die geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten.
Sobald die Arbeit erledigt wurde, prüft der Techniker, ob alles ordnungsgemäß funktioniert. Er kann auch eine Folgeinspektion planen, um sicherzustellen, dass keine weiteren Probleme vorliegen. Dann wird der Arbeitsauftrag geschlossen, und der Mitarbeiter kann mit der nächsten Aufgabe fortfahren.
Durch eine effektive Arbeitsauftragsverwaltung können Unternehmen ihre Abläufe effizienter, genauer und kontrollierter verwalten: von Inspektionen über Wartungsaufgaben bis hin zu Installation, Lieferung und mehr. Ob es darum geht, die Einhaltung von Branchenstandards zu gewährleisten, die Transparenz des täglichen Betriebs zu verbessern, Sicherheitsrisiken zu reduzieren usw. – ein gut strukturiertes System für die Arbeitsauftragsverwaltung bietet eine Reihe von Vorteilen, die die Ziele des Unternehmens unterstützen und zum Gesamterfolg beitragen. Dazu gehören:
Priorisierte Arbeit
Große Probleme, die Produktivität und Umsätze beeinträchtigen können, werden zuerst gelöst, während kleinere Projekte später bearbeitet werden, um Wartungsressourcen optimal zu nutzen. Eine effektive Arbeitsauftragsverwaltung erkennt an, dass die Betriebszeit entscheidend ist. Daher werden kritische Projekte den Projekten vorgezogen, die auf später verschoben werden können.Detaillierte Dokumentation
Abgeschlossene Arbeitsaufträge werden abgelegt, sodass ein Nachweis der durchgeführten Arbeit entsteht, der später verwendet werden kann, wenn ein Asset repariert oder nachträglich aktualisiert werden muss oder wenn es Streitigkeiten über die Arbeit selbst gibt. Eine ordnungsgemäße Dokumentation unterstützt auch die Auditprozesse für Aufzeichnungen – wichtige Ressourcen, wenn interne Untersuchungen oder behördliche Bedenken auftreten.Verbesserte Effizienz
Arbeitsaufträge reduzieren die Belastung und den Stress, wenn ein Asset ausfällt, und fördern stattdessen die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Wartungsmanager und Technikern, was auch die Effizienz steigert.Geringere Kosten
Wenn Ihre Wartungsverfahren effizient, organisiert und gut geplant sind, können Sie die Arbeitskosten senken, die Produktivität steigern sowie Überstunden, Arbeitsrückstände und Ausfälle reduzieren – und all das spart Geld.Leistungsüberwachung
Ein effektives System für die Arbeitsauftragsverwaltung sorgt für mehr Transparenz im gesamten Arbeitsauftragsprozess. So erhalten alle Beteiligten ein klareres Bild davon, wie die Assets des Unternehmens funktionieren und was sie tun müssen, um den Mitbewerbern einen Schritt voraus zu sein.Verbesserte Compliance
Arbeitsaufträge und sorgfältige Dokumentation stellen sicher, dass Techniker und Wartungsmanager Branchenstandards und Arbeitsgesetze einhalten. Und auch bei Audits ist die richtige Dokumentation entscheidend.Höhere Sicherheit
Dokumentation und verbesserte Kommunikation sorgen auch für eine sicherere Arbeitsumgebung. Darüber hinaus bedeutet die gesteigerte Produktivität und Effizienz, dass Maschinen oder andere Betriebsmittel sicher funktionieren, sodass Mitarbeiter oder Techniker vor Ort geringeren Risiken ausgesetzt sind.Verbessertes Zeitmanagement
Durch erweiterte Workflow-Automatisierung können Sie allen Beteiligten der Arbeitsauftragsverwaltung, wie z. B. Managern und Außendienstleitern, viel Zeit sparen.Prozessoptimierung
Letztendlich verbessern Arbeitsaufträge den Prozess der Reparatur und Wartung im Geschäftsbetrieb von Anfang bis Ende.
Jedes Unternehmen verwaltet Arbeitsaufträge anders, doch es gibt einige gängige Ansätze, die Ihre Effektivität und Ihren Erfolg auf Abteilungsebene steigern können:
Prozess zentralisieren und normalisieren
Um maximale Effizienz zu erreichen, normalisieren Sie den Prozess so weit wie möglich, und stellen Sie sicher, dass jeder Arbeitsauftrag dasselbe System durchläuft. Durch die Normalisierung von Prozessen können Sie die Leistung effektiver analysieren und mit dem Prozess vergleichen. Sobald der Auftrag gesendet wurde, sollte die Anfrage an einen zentralen Organisator weitergeleitet werden, wo sie geplant, zugewiesen und dokumentiert werden kann. CMMS-Software (Computerized Maintenance Management System) ist hier besonders nützlich.Aufgaben entsprechend zuweisen
Moderne Planungstools sind in der Lage, den Planungsprozess basierend auf dem Arbeitsverlauf, den Fähigkeiten und der Teileverfügbarkeit der Mitarbeiter zu automatisieren.Priorisieren
Richten Sie ein System ein, das Ihnen nicht nur hilft, Aufgaben mit hoher Priorität nachzuverfolgen und sich darauf zu konzentrieren, sondern das auch verhindert, dass Aufgaben mit niedriger Priorität unter den Teppich gekehrt werden. In einigen Servicemanagement-Systemen kommen moderne KI-/ML-Tools zum Einsatz, um Arbeitsaufträge schneller und genauer zu priorisieren und zu kategorisieren als über menschliche Prozesse.Transparenz gewährleisten
Um eine schädliche Fehlkommunikation oder Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie transparente Systeme zur Verarbeitung und Priorisierung von Arbeitsaufträgen einsetzen. Stellen Sie sicher, dass alle Daten nachverfolgt werden und über einen Auditpfad mit sämtlichen Änderungen verfügbar sind. Auf diese Weise geht niemand davon aus, dass seine Arbeit aufgeschoben wird oder durch die Maschen fällt.Effizient planen
Es darf nicht passieren, dass Techniker einen Burnout erleiden oder nicht ausgelastet sind, nur weil die Planung ineffektiv ist. Manager benötigen einen zuverlässigen Prozess, wenn es um die Zuweisung von Arbeitsaufträgen und die Verwaltung der Erwartungen anderer Mitarbeiter geht, damit alle Arbeiten in angemessener Zeit abgeschlossen werden. Tools für die Auftragsverwaltung sind in der Lage, die Arbeitsbelastung auszugleichen und zu optimieren, um Reisezeiten zu reduzieren, die Auslastung zu verbessern und die Produktivität zu optimieren.Einheitlich arbeiten
Je einheitlicher Sie den Arbeitsauftragsprozess gestalten können, desto effizienter ist das gesamte Team. Jeder, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Wartungspersonals, wird genaue Erwartungen haben, und die Arbeit wird viel reibungsloser verlaufen.Klar mit Auftragnehmern kommunizieren
Gewährleisten Sie für diejenigen, die Arbeitsaufträge erfüllen und normalerweise außerhalb Ihres Teams arbeiten, dass die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmern eindeutig geklärt ist und so einheitlich wie möglich erfolgt, um größere Unterbrechungen zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass die Auftragnehmer auf den Prozess abgestimmt sind, und integrieren Sie die richtige Dokumentation, um die Compliance zu fördern.
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