Compliancemanagement ist der Prozess zur Planung, Überwachung, Kontrolle und Bewertung von IT‑Systemen, um die Einhaltung regulatorischer Vorgaben zu gewährleisten.
Regeln steuern im Grunde jeden Aspekt des Unternehmens: von den Qualitätsstandards, die eine sichere Produktverwendung gewährleisten, bis hin zu sozialen Leitlinien, die unser Verhalten im Büro bestimmen. Und während es sich bei einigen Regeln eher um eine Empfehlung handelt, basieren andere auf festgelegten Richtlinien oder sogar auf Vorschriften von Gewerkschaften oder Regierungsbehörden. In diesen Fällen kann fehlende Compliance verheerend sein.
Compliancemanagement soll gewährleisten, dass ein Unternehmen, seine Mitarbeiter und alle relevanten IT‑Systeme diese Standards und Vorschriften einhalten.
Regulatorische Standards existieren aus verschiedensten Gründen. In vielen Fällen sollen sie verhindern, dass Unternehmen der Sicherheit und Prosperität der Gemeinschaft zuwiderhandeln. Unternehmen stehen in der Verantwortung, hochwertige Produkte und Services bereitzustellen und Kunden oder andere Personen nicht zu täuschen oder Risiken auszusetzen. Compliance kann außerdem ein faires Zusammenspiel auf dem Markt fördern, indem sie Leitlinien für den Umgang mit Wettbewerbern schafft.
Oftmals stehen ethische Aspekte im Kern der nationalen, regionalen und lokalen Gesetze. Unternehmen, die diese Gesetze nicht einhalten, riskieren empfindliche Strafen, darunter Geldbußen, Gefängnisstrafen oder sogar eine Zwangsschließung oder Umstrukturierung des Unternehmens.
Doch natürlich sind ethische Bedenken nicht die einzige Motivation hinter Unternehmensvorschriften. Die Einrichtung von Standards, Gesetzen und Best Practices kann auch einen Wettbewerbsvorteil bedeuten. Zum einen wollen Kunden lieber mit Unternehmen zusammenarbeiten, die wichtige Prozesse und Verfahren einhalten. Und zum anderen fördern viele dieser Verfahren auch eine bessere Verwaltung des Unternehmens. Indem sich Unternehmen an die festgelegten Standards, Gesetze und Best Practices halten, können sie Verbesserungen in allen Bereichen erzielen. Das gilt besonders für die IT‑Systeme des Unternehmens.
- Das Compliancemanagement in der IT bietet Unternehmen folgende Vorteile:
- Sie können gewährleisten, dass Genehmigungen eingeholt werden, bevor bestimmte Aktionen ausgeführt werden (wie IT‑Updates oder Notfallpatches).
- Sie können gewährleisten, dass die Finanzdaten korrekt und konsistent ausgewiesen werden.
- Sie können Risiken für vertrauliche Kunden-, Lieferanten-, Mitarbeiter- und Unternehmensdaten reduzieren.
- Sie können Servicelevel-Vereinbarungen (Service Level Agreements, SLAs) einrichten, um zu gewährleisten, dass Schwachstellen rechtzeitig erkannt und behoben werden.
- Sie können Eskalationspfade oder Benachrichtigungsketten identifizieren.
Für ein erfolgreiches Compliancemanagement müssen Unternehmen ihre Infrastruktur und alle zugehörigen Systeme genauestens kennen. Hierzu sind folgende Maßnahmen erforderlich:
Bei der Bewertung werden Systeme, Prozesse, Lieferanten oder Anwendungen ermittelt, die nicht konform sind. Hierzu zählen anfällige oder ungepatchte Systeme oder Komponenten, die die regulatorischen Vorschriften auf andere Weise nicht erfüllen. Um Systeme zu bewerten, müssen zunächst alle relevanten Vorgaben in ein regulatorisches Framework und eine gemeinsame Taxonomie importiert werden. Als Nächstes erstellen Sie Kontrollen und harmonisieren sie, damit keine Duplikate vorhanden sind – denn viele Vorgaben umfassen ähnliche Anforderungen. Diese Kontrollen können zur Bewertung von Systemen verwendet werden, und Kontrolltests sollten regelmäßig eingeplant werden, um eine kontinuierliche Überwachung zu gewährleisten.
Anschließend müssen die Complianceprobleme, die bei den Kontrolltests erkannt oder in einem Audit-Protokoll identifiziert wurden, anhand des nötigen Aufwands, der potenziellen Auswirkungen auf das Unternehmen und des Schweregrads priorisiert werden. Indem Unternehmen Complianceprobleme anhand des zugehörigen Risikos und der erforderlichen Ressourcen klassifizieren, können sie wichtige und leicht zu behebende Probleme sofort lösen und sich erst danach um weniger dringende und schwierigere Fälle kümmern.
Der Schwerpunkt von Compliance liegt weniger auf der Lösung von Problemen, sondern eher auf Überwachung, Priorisierung und Meldung von Problemen. Wenn Probleme erkannt werden, müssen Compliancemanagement-Teams die Details prüfen und entscheiden, ob sie das Problem zur Behebung an die IT‑Abteilung oder ein anderes Team übertragen – oder ob sie das damit verbundene Risiko einfach akzeptieren und das Complianceproblem ungelöst bleibt. Im Falle einer Richtlinienausnahme erhält das Risikomanagement-Team die nötigen Informationen, um zu entscheiden, ob das Risiko gemindert, akzeptiert, übertragen oder vermieden werden soll. Unternehmen sollten jedoch nur wenige Richtlinienausnahmen zulassen, und jede Ausnahme sollte ein Enddatum sowie Erinnerungen enthalten, um Benutzer zu informieren, wenn die Ausnahme bald abläuft.
Sobald Änderungen vorgenommen und die Systeme neu bewertet wurden, wird ein Bericht erstellt, um zu bestätigen, dass die Änderungen übernommen wurden und das System den Anforderungen entspricht. Außerdem sollte jede Phase Monitoring und Reporting umfassen. Eine kontinuierliche Überwachung hilft dabei, Trends zu erkennen, Complianceprobleme schneller zu identifizieren und in Echtzeit Aktualisierungen über Lösungen und Ausnahmen bereitzustellen.
Die Einhaltung von Vorschriften, Gesetzen, Standards und Richtlinien ist ein notwendiger Aspekt der modernen Geschäftswelt. Doch leider gestaltet sich die richtige Verwaltung der Compliance oft schwierig. Folgende Herausforderungen können Ihnen hierbei begegnen:
Ständig entstehen neue Gesetze und Standards, um zu gewährleisten, dass die IT‑Systeme von Unternehmen sicher betrieben werden und dass vertrauliche Kundendaten keinem Risiko ausgesetzt sind. Deshalb müssen Compliancemanagement-Lösungen äußerst anpassungsfähig sein – eine Anforderung, die viele aktuelle Optionen nicht erfüllen.
Sicherheitsbedrohungen entwickeln sich sogar noch schneller als die regulatorischen Vorgaben. Ein System, das heute noch als sicher gilt, ist morgen vielleicht schon anfällig für neue Bedrohungen und bisher unbekannte Angriffsmethoden.
Die meisten IT‑Systeme in Unternehmen sind nicht zentralisiert, sondern über verteilte Umgebungen auf mehreren lokalen und cloudbasierten Plattformen verstreut. Ohne integriertes Reporting oder unternehmensweite Transparenz lässt sich nur schwer eine vollständige Übersicht über den aktuellen Compliancestatus und die zugehörigen Schwachstellen und Risiken herstellen.
In Kombination mit großen Teams erschweren komplexe IT‑Infrastrukturen die Koordination. So werden Compliancebewertungen verlangsamt, und beim Festlegen der Zuständigkeiten kommt es zu Ungereimtheiten oder Missverständnissen.
Unternehmen, die vertrauliche Kunden- oder Geschäftsdaten an Auftragnehmer, Anbieter oder andere Drittparteien weitergeben, haften möglicherweise dafür, wie diese externen Stellen die Daten handhaben. Das kann Probleme verursachen, da die Complianceüberwachung externer Drittparteien nicht immer möglich ist.
Mit den wachsenden Herausforderungen, die mit effektivem Compliancemanagement einhergehen, haben Unternehmen auch ihre Ansätze mit der Zeit ständig weiterentwickelt. Heute ist für optimale Compliance ein vielseitiger Ansatz erforderlich, der Überwachung, Analyse und Reporting für alle relevanten Umgebungen abdeckt. Mit den richtigen Tools kommen Unternehmen diesem Ziel einen Schritt näher.
Weitere Best Practices im Compliancebereich umfassen:
Für eine umfassende Complianceüberwachung können Scans gar nicht oft genug ausgeführt werden. Complianceprobleme entstehen oft sehr schnell und unerwartet. Dementsprechend können tägliche Systemscans dabei helfen, Probleme und Schwachstellen sofort zu beheben, bevor sie den Betrieb beeinträchtigen.
Unternehmensrichtlinien sind nicht statisch (und das sollten sie auch nicht sein). Sie müssen dynamisch und flexibel sein, um sich an neue Entwicklungen, Gesetze und mit der Zeit entstehende Sicherheitsbedrohungen anzupassen. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen der IT‑Richtlinien ein, und seien Sie darauf vorbereitet, sie nötigenfalls zu aktualisieren.
Es liegt in der Verantwortung des Unternehmens, sich über sämtliche Vorgaben und Gesetze der IT‑Compliance zu informieren. Mit RSS‑Feeds und anderen Services erhalten Unternehmen die nötige Vorwarnung, um sich auf anstehende Änderungen vorzubereiten.
Manuelles Compliancemanagement ist ungenau, ineffizient und unglaublich zeitaufwändig. Und je schneller ein Unternehmen wächst, desto schwerer können manuelle Prozesse mithalten. Mit Automatisierung können Unternehmen bestimmte grundlegende Routineaufgaben an ein Computerprogramm abgeben. So können sie das Compliancemanagement optimieren, dabei die Genauigkeit, Einheitlichkeit und Produktivität steigern und selbst bei plötzlichem Geschäftswachstum optimal skalieren.
Der wahrscheinlich einfachste, aber effektivste Schritt für gesteigerte Compliance besteht darin, stets die neuesten Patches für sämtliche IT‑Systeme zu installieren. In vielen Fällen lässt sich dieses Patching fast vollständig automatisieren. Alle gepatchten Systeme sollten auf ihre Funktionsfähigkeit getestet werden, bevor sie wieder in Betrieb genommen werden.
In vielen Fällen ist Compliance eine gesetzliche Anforderung. Und selbst wenn sie nicht vom Gesetzgeber vorgegeben ist, bietet die Einhaltung wichtiger IT‑ oder Geschäftsrichtlinien und -standards erhebliche Vorteile. Um mit dem Compliancemanagement zu beginnen, können Sie folgende Schritte befolgen:
- Holen Sie alle Führungskräfte und wichtige Entscheidungsträger im Unternehmen mit an Bord.
- Erstellen Sie ein formelles Programm, in dem wichtige Standards und Vorgaben identifiziert, Richtlinien konzipiert und Kontrollen erzeugt werden.
- Ermitteln Sie kritische Systeme, Assets, Prozesse und Lieferanten, deren Compliance verwaltet werden muss.
- Legen Sie fest, wer für die Compliance der kritischen Systeme, Assets, Prozesse und Lieferanten zuständig ist.
- Erstellen Sie ein zentrales Repository zur Ermittlung fehlender Compliance für Daten, Auditprotokolle und Asset-Informationen (wie die CMDB).
- Ziehen Sie bei Bedarf externe Personen mit speziellem Fachwissen hinzu.
- Bieten bzw. ordnen Sie in sämtlichen relevanten Abteilungen Complianceschulungen an.
- Automatisieren Sie Kontrolltests, um eine laufende Complianceüberwachung zu gewährleisten.
ServiceNow, ein „Leader“ im Gartner Magic Quadrant für IT‑Risikomanagement, ist außerdem ein führender Anbieter digitaler Compliancelösungen. ServiceNow Governance, Risk, and Compliance (GRC) basiert auf der preisgekrönten ServiceNow AI Platform und bietet Unternehmen alles, was sie brauchen, um effektive Governance-Frameworks einzurichten.
Innerhalb dieser Frameworks können Benutzer Vorgaben importieren, Richtlinien identifizieren und den zugehörigen Lebenszyklus einrichten, Kontrollen zuweisen und testen, Nachweise erstellen, regelmäßige Tests planen und Verfahren für Problem- und Aufgabenmanagement nutzen, um Complianceprobleme zu handhaben, sobald sie auftreten. Und bei alldem wird ServiceNow GRC durch dynamische, zentralisierte Dashboards unterstützt, mit denen Unternehmen die richtigen Informationen erhalten, um schnell und entschieden zu handeln.
Mit Policy and Compliance Management von ServiceNow wird laufendes Compliancemanagement ein integraler Bestandteil Ihres Geschäftserfolgs.