Leistungsmanagement beschreibt den systematischen Prozess zur Verbesserung der Mitarbeitereffektivität durch Zielvorgabe, Leistungsbewertung, kontinuierliches Feedback und Entwicklung persönlicher Fähigkeiten, wobei die individuelle Leistung auf die Unternehmensziele zugeschnitten wird.
Wenn Sie jemals an einer Mitarbeiterbeurteilung oder an einem Strategiegespräch beteiligt waren, haben Sie bereits Erfahrung im Leistungsmanagement. Doch obwohl dies zuverlässige Beispiele sind, geht das Leistungsmanagement in der Realität weit über das jährliche Einzelgespräch mit dem Chef hinaus.
Leistungsmanagement ist eine Unterdisziplin des Personalmanagements und umfasst eine Reihe von Prozessen, die darauf abzielen, einen Mitarbeiter so zu entwickeln, dass er seine Arbeit effektiv erledigen kann. Es basiert auf der kontinuierlichen Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern und unterstützt die strategischen Ziele des Unternehmens durch Optimierung der Arbeitseffektivität und Effizienz. Ziel des Leistungsmanagements ist es, die Mitarbeiterleistung konstruktiv und dauerhaft zu verbessern. Es handelt sich um einen fortlaufenden Prozess, der bei korrekter Anwendung zu kontinuierlichen Verbesserungen führen kann.
Leistungsmanagementsysteme können viele Formen annehmen, und gelten in der Regel auch nur für die Werte, die Kultur und die Ziele des jeweiligen Unternehmens. Die meisten folgen jedoch einer ähnlichen Struktur. Zu den gängigen Komponenten/Aktionen eines Leistungsmanagementsystems gehören:
- Erstellen klarer Stellenbeschreibungen
- Anwerben qualifizierter Kandidaten
- Führen von Vorstellungsgesprächen mit Kandidaten
- Weitere Gespräche und Tests mit den Kandidaten, um ihre Stärken zu ermitteln
- Auswahl der qualifiziertesten Bewerber auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und ihrer kulturellen Eignung
- Unterbreitung von Stellenangeboten an qualifizierte Kandidaten und Aushandlung der Arbeitsbedingungen
- Begrüßung neuer Mitarbeiter im Unternehmen
- Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen und die Unternehmenskultur
- Aushandeln von leistungs- und erfolgsorientierten Standards
- Bereitstellung von Weiterbildungs- und Schulungsmöglichkeiten
- Erteilen von direktem Feedback
- Führen regelmäßiger Leistungsentwicklungsgespräche
- Schaffung von Systemen zur Anerkennung und Belohnung von Mitarbeitern
- Angebot von beruflichen Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten
- Unterstützung bei Austrittsgesprächen, um die Gründe für das Ausscheiden zu ermitteln
Leistungsmanagement ist kein einzelnes Ereignis oder Tool. Es handelt sich nicht um Mitarbeiterbeurteilungen, Umfragen oder Selbstbewertungen und auch nicht um Technologien zur Leistungssteigerung. Leistungsmanagement geht weiter und umfasst verschiedene Aktionen und die damit verbundenen Ressourcen, ist aber selbst ein Prozess, der über die gesamte Mitarbeiter-Journey hinweg Anwendung findet.
Damit ein Unternehmen erfolgreich sein kann, muss es eine klare Vorstellung davon haben, was seine Mitarbeiter tun. Ohne dieses Wissen ist es für das Management viel schwieriger, Mitarbeiter zu lenken und ihre Bemühungen exakt in die richtige Richtung zu leiten. Leistungsmanagement schafft ein System, das Rollen und Verantwortlichkeiten festlegt, individuelle Stärken und Schwächen erkennt, Feedback kommuniziert, außergewöhnliches Verhalten belohnt und kontinuierliche Innovationen fördert. Kurz gesagt: Leistungsmanagement ist wichtig, da es Teams und Einzelpersonen die Unterstützung und das Feedback gibt, die sie benötigen, um ihr Bestes zu geben.
Leistungsmanagement dient der Optimierung der Mitarbeiterleistung, sodass es natürlich alle Vorteile mit sich bringt, die aus einer Belegschaft resultieren, die ihr vollständiges Potenzial entfaltet. Dazu gehören höhere Produktivität und höhere Umsätze. Genauer gesagt hilft das Leistungsmanagement dabei, drei Hauptprobleme zu lösen, mit denen die meisten Unternehmen konfrontiert sind:
- Mitarbeitereinbindung
Wenn Ihr Unternehmen auf jährliche Beurteilungen und Mitarbeiterbeurteilungen setzt, dauert es möglicherweise zu lange, bis Sie wichtiges Feedback geben. Leider wirkt sich fehlendes Feedback negativ auf das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter aus. Regelmäßigere, konsistente Kommunikation und Schulungen verbessern die Mitarbeitereinbindung, was sich wiederum positiv auf Fehlzeiten, Fluktuation, Sicherheitsvorfälle, Produkt- und Arbeitsqualität und letztendlich auch die Kundenzufriedenheit auswirkt. - Halten von Top-Talenten
Mitarbeiter, die das Gefühl haben, in einem Vakuum zu arbeiten, ohne echtes Feedback oder echte Chancen zur Weiterentwicklung, fühlen sich in der Regel weniger mit einem Unternehmen verbunden. Andererseits profitieren Unternehmen, die häufige Diskussionen zur Leistungsbeurteilung, Workshops und Schulungsangebote bieten, von einer gesteigerten Mitarbeiterloyalität. Wenn Mitarbeiter erkennen, dass Sie bereit sind, mehr Zeit und Mühe in sie zu investieren, haben sie einen Anreiz, sich stärker in Ihr Unternehmen einzubringen. Das bedeutet, dass sie nicht nur länger im Unternehmen bleiben, sondern auch kontinuierlich an der Verbesserung ihrer Leistung arbeiten. - Entwickeln interner Führungskompetenz
Die Rekrutierung von externen Mitarbeitern für Führungspositionen kann teuer und zeitaufwändig sein. Und sollte der neue Mitarbeiter nicht gut in die Unternehmenskultur passen, könnten all diese Investitionen am Ende vergebens sein. Die Beförderung in Führungspositionen von internen Mitarbeitern, die sich bereits bewährt haben, mindert dieses Risiko größtenteils. Durch ein effektives Leistungsmanagement können Sie Ihre Top-Mitarbeiter auf künftige Führungspositionen vorbereiten, indem Sie ihnen Schulungen und Feedback bieten, um sie zu unterstützen, die richtigen Führungsqualitäten zu entwickeln. - Sichere Zukunft durch Weiterbildung
Wenn Unternehmen Qualifikationslücken erkennen und sich auf kontinuierliches Weiterbildung konzentrieren, verschaffen sie ihren Mitarbeiter die Anpassungsfähigkeit und Kompetenzen, die sie benötigen, um den sich verändernden Anforderungen der Branche und dem technologischen Wandel zu begegnen. Dieser proaktive Ansatz sorgt dafür, dass die Mitarbeiter auf dem neuesten Stand bleiben, während gleichzeitig eine Kultur des Lernens und der Weiterentwicklung gefördert wird. - Verbesserung der Gesamtleistung des Unternehmens
Jeder dieser Vorteile führt zu einem einzigen, primären Vorteil: Er trägt zur Verbesserung der Gesamtleistung des Unternehmens bei. Indem das Unternehmen individuelle Ziele mit denen des Unternehmens abstimmt und regelmäßig Feedback gibt, kann es sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter effizient auf dieselben Ziele hinarbeitet. Diese Ausrichtung führt zu einer besseren Entscheidungsfindung, effektiveren Problemlösungen und einer kohärenteren und produktiveren Arbeitsumgebung, die letztendlich den Erfolg eines Unternehmens ausmacht.
Da das Leistungsmanagement ein fortlaufender Prozess ist, ließe es sich in einer Abfolge von Schritten nur ungenau darstellen. Stellen Sie sich das Leistungsmanagement vielmehr als einen Zyklus vor, der sich ständig wiederholt und sich an neue Themen anpasst. Hier sehen wir uns die vier Phasen des Leistungsmanagementzyklus genauer an:
Die erste Phase des Leistungszyklus konzentriert sich auf die Planung. Hier arbeiten Unternehmen und Mitarbeiter zusammen, um Erwartungen festzulegen. Die Leistungserwartungen können sich auf ein breites Spektrum erstrecken – von der Arbeitszeit im Büro bis hin zur Einhaltung von Unternehmensrichtlinien. In der Regel lassen sie sich jedoch in eine von zwei Kategorien einteilen: Ergebnisse und Maßnahmen. Ergebnisse sind das, was der Mitarbeiter produziert oder erreicht, und Maßnahmen sind die Methoden und Verhaltensweisen, die während des Prozesses angewendet werden.
Legen Sie gemeinsam mit den Erwartungen SMART-Ziele fest (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, terminiert). Diese SMART-Ziele sollten jeweils zu verschiedenen Unternehmenszielen beitragen, aber auch zur persönlichen Entwicklung des Mitarbeiters.
Identifizieren Sie die Maßnahmen, die in den nächsten Monaten ergriffen werden sollten. Überprüfen Sie anschließend die Leistungserwartungen, die sich aus der Stellenbeschreibung ergeben, und nehmen Sie bei Bedarf Aktualisierungen vor. Denken Sie daran, dass es um eine gemeinsame Anstrengung zwischen Management und Mitarbeiter geht. Arbeiten Sie zusammen, um einen persönlichen Entwicklungsplan zu erstellen, der zukünftige Maßnahmen aufzeigt und festlegt, dass sich beide Seiten für die Leistungsverbesserung einsetzen.
In Phase 2 überprüfen die Mitarbeiter ihre Ziele und ergreifen die erforderlichen Schritte, um sie zu erreichen. Diese Phase läuft kontinuierlich über das ganze Jahr, während die Mitarbeiter mit dem Management zusammenarbeiten, um ihre persönlichen Entwicklungspläne umzusetzen.
In der Phase der Fortschrittsverfolgen hat das Management die Aufgabe, den Mitarbeiterfortschritt zu überwachen und bei Bedarf unterstützend einzugreifen. Durch regelmäßiges Feedback können Management und Mitarbeiter Probleme schnell erkennen und Kurskorrekturen vornehmen, statt so lange zu warten, bis diese Probleme nicht mehr zu bewältigen sind.
In dieser Phase ist das Management dafür verantwortlich, potenzielle Hindernisse zu identifizieren und zu beseitigen und Ressourcen für die berufliche Entwicklung, Schulungen und Coaching anzubieten, um den Erfolg der Mitarbeiter sicherzustellen.
In der letzten Phase des Leistungsmanagementzyklus kommen Mitarbeiter und Management wieder zur Überprüfung zusammen. Hier können sie den Fortschritt der Ziele diskutieren, Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten erörtern, Erfolge durchgehen, Aufstiegschancen besprechen, Karriereziele bestätigen oder neu bewerten und die Gesamtleistung des Mitarbeiters beurteilen. Diese Überprüfung ist auch ein idealer Zeitpunkt, um gemeinsam zu ermitteln, welche Schritte als Nächstes anstehen.
Auch hier kann es sich als ineffektiv erweisen, diese Phase auf das Jahresgespräch zu verlegen. Stattdessen führt eine regelmäßige Wiederholung dieser Phase in Abfolge mit den anderen drei zu kontinuierlichen Verbesserungen.
Das Leistungsmanagement kann und sollte auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sein. Erfolgreiche Unternehmen haben jedoch eine Reihe von Grundelementen identifiziert, die den Erfolg des Leistungsmanagements fördern. Zu diesen Elementen gehören:
Viele werden zwar argumentieren, dass das Leistungsmanagement erst nach der Einstellung eines Mitarbeiters beginnt, doch tatsächlich können Sie durch die Festlegung klarer Ziele noch vor der Stellenausschreibung künftige Teammitglieder im Vorhinein auf Erfolgskurs bringen. Um in dieser Phase ein effektives Leistungsmanagement zu fördern, müssen Sie klare Stellenbeschreibungen erstellen und einen Personalbeschaffungsplan verwenden.
Wenn Sie qualifizierte Kandidaten für ein Vorstellungsgespräch auswählen, sollten Sie deren Stärken, Schwächen und Fähigkeiten bewerten, und ob sie gut zu Ihrer etablierten Unternehmenskultur passen. Treffen Sie sich mehr als einmal mit Top-Kandidaten, und verwenden Sie Mitarbeitertests und -aufgaben, wenn dies für die Position angemessen ist.
Sobald Sie die besten Kandidaten ausgewählt haben, verhandeln Sie die Vertragsbedingungen und schließen den Einstellungsprozess ab.
Anstatt darauf zu warten, bis sich die Mitarbeiter eingearbeitet haben, sollten Sie das Leistungsmanagement bereits in den Onboarding-Prozess integrieren. Die ersten Tage und Monate in einer neuen Position ist die Zeit, in denen ein Mitarbeiter die Kollegen und Prozesse kennenlernt, mit denen er in Zukunft arbeiten wird. Es ist auch die Zeit, in der er ein Gefühl für die Leistungskultur Ihres Unternehmens bekommt.
Wenn neue Mitarbeiter in Ihr Unternehmen aufgenommen werden, beinhaltet ein effektives Leistungsmanagement, den ihnen eine Orientierung zu geben. Dazu kann auch die Zuweisung eines Mentors oder Ähnliches gehören. Der Zweck des Onboardings besteht darin, den neuen Mitarbeiter effektiv in das Unternehmen und seine Kultur zu integrieren.
Je früher Sie Ziele festlegen können, desto schneller kann ein neuer Mitarbeiter seine Leistung steigern. Bringen Sie Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten frühzeitig und häufig zusammen, um Anforderungen und leistungsbasierte Leistungsstandards, Ergebnisse und Kennzahlen zu vereinbaren. Wenn ein Mitarbeiter an der Festlegung und der Ausrichtung der eigenen Ziele an den Unternehmenszielen beteiligt wird, steigert das seine Selbständigkeit und sein Verantwortungsgefühl.
Man kann gar nicht oft genug darauf hinweisen, dass eine jährliche Leistungsüberprüfung möglicherweise nicht regelmäßig genug ist, um die Mitarbeiterleistung effektiv zu überwachen und zu bewerten. Ein effektives Leistungsmanagement basiert stattdessen auf einem konsistenten Rhythmus von Meetings, die dazu beitragen sollen, Mitarbeiterziele neu auszurichten, Projekte zu priorisieren und Hindernisse für den Fortschritt zu identifizieren und zu beseitigen.
Top-Talente sind außergewöhnlich und das aus gutem Grund: Sie treiben ihre eigene Optimierung voran. Wenn Sie qualifizierte Mitarbeiter einstellen, ihnen aber keine Chance auf berufliche Weiterentwicklung bieten, werden sie sich wahrscheinlich langweilen und weiterziehen. Alternativ kann Ihr Unternehmen durch die Erweiterung von Mitarbeiterkompetenzen von diesen zusätzlichen Fähigkeiten profitieren. Unterstützen Sie Mitarbeiter dabei, innerhalb Ihres Unternehmens Karriere zu machen, und machen Sie sich bewusst, dass nicht jeder Aufstieg vertikal verlaufen muss. Ermöglichen Sie laterale Bewegungen und Versetzungen an andere Standorte.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Leistungsmanagementstrategie robuste Optionen für die Mitarbeiterentwicklung umfasst, damit Ihre wertvollsten Ressourcen nicht stagnieren. Dazu können bei Bedarf auch Job-Shadowing und andere Schulungen gehören.
Sich Anerkennung für gute Arbeit zu wünschen, ist nur natürlich. Dies gilt insbesondere für Mitarbeiter: Wenn in den Leistungsmanagementprozessen keine Mitarbeiteranerkennung enthalten ist, werden Mitarbeiter irgendwann unzufrieden und verlieren jegliche Motivation. Priorisieren Sie effektive Vergütungs- und Anerkennungssysteme in Ihrem Unternehmen, um Ihre Mitarbeiter für positive Beiträge zu belohnen.
Ein Thema, das im Zusammenhang mit effektivem Leistungsmanagement immer wieder auftaucht, ist häufiges Feedback. Regelmäßige Überprüfungen und ehrliche Bewertungen sowie vierteljährliche Planungsgespräche zur Leistungsentwicklung geben Mitarbeitern Einblick in verbesserungswürdige Bereiche und zeigen ihnen gleichzeitig, dass das Management an ihrem Erfolg interessiert ist.
Akzeptieren Sie außerdem, dass Feedback in beide Richtungen gehen muss. Auch Mitarbeiter sollten das Management beurteilen können, um die Leistung zu verbessern. Wenn Sie beispielsweise ein Ausscheidungsgespräch führen, können Sie wichtiges Feedback zu möglichen Problemen in Ihrem Unternehmen sammeln, die eventuell zur mehr Fluktuation führen.
Unternehmen jeder Größe benötigen ein geeignetes Tool für das Leistungsmanagement mit den richtigen Funktionen. Das System sollte den Leistungsmanagementprozess optimieren und gleichzeitig auf jedem Schritt IT-Prozesse vereinfachen. Zu den Funktionen eines idealen Tools gehören:
- Zielmanagement:
Ein wesentlicher Bestandteil des Leistungsmanagements ist die Festlegung und Verwaltung von Zielen. Eine Lösung sollte Raum für mehrere Zieloptionen bieten, die Möglichkeit, Ziele nachzuverfolgen, und Platz für relevante Notizen zu den Zielen. Dies kann auch bei der Umsetzung von SMART-Zielen nützlich sein, um Mitarbeitern Zwischenziele zwischen Leistungsbewertungen zu geben. - Anpassbare Formulare zur Leistungsüberprüfung:
Prüfer benötigen Flexibilität im Prüfungsprozess, unabhängig davon, ob die Prüfung einfacher oder umfassender ausfällt. Konsistente und detaillierte Formulare können Unklarheiten verhindern, um die Qualität und Effektivität von Überprüfungen zu verbessern. - Anerkennungen:
Ein Vergütungsmanagementsystem kann die Implementierung von Anerkennungen, wie Leistungsvergütung und langfristige Anreizprogramme, unterstützen. - Verbesserungspläne:
Leistungsmanagementsysteme sollten in der Lage sein, die Leistung der Mitarbeiter automatisch zu verfolgen und bei einem Leistungsrückgang einen Plan zur Leistungsverbesserung zu implementieren.
Eines der Elemente, das das Leistungsmanagement besonders effektiv macht und es von herkömmlichen Mitarbeiterbeurteilungen unterscheidet, ist die Regelmäßigkeit. Im Gegensatz zu Modellen, die auf jährlichen oder vierteljährlichen Überprüfungen basieren, konzentriert sich diese Methode auf häufige, aussagekräftige Interaktionen zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten. Der Kern des kontinuierlichen Leistungsmanagements liegt in seiner Konsistenz – ein aktiver, fortlaufender Prozess, der Ziele, Fortschritte und persönliche Erfolge ständig im Fokus hält. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Ziele festgelegt und regelmäßig überprüft, kontinuierlich überwacht und bei Bedarf angepasst werden.
Da sich die Anforderungen der Mitarbeiter und ihrer Unternehmen stetig weiterentwickeln, muss sich das Leistungsmanagement von statischen, unregelmäßigen, isolierten Interaktionen zu einem einzigen, kontinuierlichen Dialog entwickeln.
Traditionelle jährliche Mitarbeiterbeurteilungen sind seit langem ein integraler Aspekt des Personalmanagements, aber die sich schnell entwickelnde Geschäftslandschaft von heute verlangt mehr. Kontinuierliches Leistungsmanagement ist ein unverzichtbares Tool, um die Bemühungen der Mitarbeiter an den Unternehmenszielen auszurichten, kontinuierliche Verbesserungen zu fördern und Agilität auch in sich verändernden Branchen und Märkten zu gewährleisten.
ServiceNow HR Service Delivery spielt eine zentrale Rolle bei der Unterstützung dieses Ansatzes für ein kontinuierliches Leistungsmanagement. Systeme zur HR-Servicebereitstellung müssen die erforderliche Infrastruktur und Tools bieten, um laufende Gespräche, Feedback und Entwicklung zu erleichtern. Sie ermöglichen es Vorgesetzten und Mitarbeitern, den Fortschritt nachzuverfolgen, Ziele festzulegen und zu aktualisieren und Feedback in Echtzeit einzuholen. Diese Systeme werden entwickelt, um den Leistungsmanagementprozess zu optimieren und ihn effizienter und effektiver zu machen. Darüber hinaus bieten sie wertvolle Einblicke in Daten, die fundiertere Entscheidungen und Strategieentwicklung in der Personalverwaltung ermöglichen – alles über eine zentrale Plattform.
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