Abwesenheitsverwaltung ist der Prozess der Nachverfolgung und Minimierung von Mitarbeiterabwesenheiten, um die Produktivität aufrechtzuerhalten. Dazu gehört die Verwendung von Richtlinien und Tools zur Nachverfolgung von Abwesenheitsarten (wie krankheitsbedingten Ausfällen, Urlaub und anderen Freistellungen), um Unterbrechungen am Arbeitsplatz zu minimieren und die Produktivität zu wahren.
Mitarbeiter sind mehr als nur Assets; sie sind Menschen. Und ob nun aufgrund von Krankheit, Notfällen, Terminen oder einfach nur einer wohlverdienten Auszeit – jeder Mitarbeiter kann (und sollte) gelegentlich von der Arbeit freigestellt werden. Doch während diese arbeitsfreien Zeiten notwendig sind, haben ungeplante Abwesenheiten ernste Folgen. Wenn wichtige Beteiligte unerwartet fehlen, kann das die Produktivität des Teams zum Erliegen bringen – und so werden Prozesse unterbrochen und die Geschäftsergebnisse des Unternehmens beeinträchtigt. Und selbst geplante Abwesenheiten können zu potenziellen Problemen führen, wenn sie falsch verwaltet werden. Um diesen Gefahren entgegenzuwirken, sich besser auf Mitarbeiterabwesenheiten vorzubereiten und sie zu managen, setzen Unternehmen auf Lösungen für Abwesenheitsverwaltung.
Abwesenheitsverwaltung ist der strategische Prozess der Nachverfolgung, der Analyse und der Bestimmung des richtigen Umfangs von Mitarbeiterabwesenheiten. Durch eine Kombination aus Richtlinien, Programmen und Tools können Unternehmen sicherstellen, dass Mitarbeiterabwesenheiten – ob geplant oder ungeplant – den täglichen Betrieb nicht beeinträchtigen. Das trägt nicht nur dazu bei, die Teamproduktivität aufrechtzuerhalten, sondern fördert auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter, indem ihr Bedarf an persönlicher Freizeit besser erkannt und berücksichtigt wird. Es handelt sich um ein empfindliches Gleichgewicht, bei dem berücksichtigt werden muss, was eine legitime Abwesenheit von unseriösen, übertriebenen oder betrügerischen Fällen unterscheidet. Werden all diese Abwesenheiten effektiv verwaltet, führt das zu einem gesünderen und produktiveren Arbeitsplatz.
Unternehmen sind dazu da, Geld zu generieren. Daher ist es wahrscheinlich keine große Offenbarung, dass im Grunde alles, was in einem Geschäftsumfeld geschieht, mit einem Geldbetrag verbunden ist. Die Schulung und Ausstattung von Mitarbeitern, die Bezahlung von Büroräumen und Versorgungsleistungen, die Bereitstellung von Versicherungen – all das sind Kosten, die ständig durch die Arbeit der internen Teams ausgeglichen werden müssen. Abwesenheiten entfernen einzelne Teammitglieder vorübergehend aus der Gleichung, was zu Produktivitätsverlusten und damit zu verschwendeten Betriebskosten führt.
Das ist ein großes Problem: Es wird geschätzt, dass Mitarbeiterabwesenheit in den USA jedes Jahr zu Produktivitätsverlusten in Milliardenhöhe führt. Genauer gesagt, fallen die Gefahren falsch verwalteter Mitarbeiterabwesenheit in mindestens eine der beiden folgenden Kategorien:
- Finanzielle Probleme
Abwesenheiten – selbst wenn sie nur für kurze Zeit anhalten – können sich direkt auf das Geschäftsergebnis eines Unternehmens auswirken. Die damit verbundenen Kosten, die für die Suche nach einem Ersatz und durch die potenziell geringere Produktivität dieses Ersatzes entstehen, summieren sich schnell. Ohne Abwesenheitsverwaltung ist das Unternehmen oft gezwungen, einfach nur zu reagieren, anstatt diese Szenarien proaktiv zu antizipieren und zu planen. Und das führt zu Unterbrechungen und finanziellen Rückschlägen. - Kulturelle Probleme
Geld mag bei Mitarbeiterabwesenheiten ein großes Problem darstellen, doch es ist nicht der einzige Bereich, der davon betroffen ist. Wenn Mitarbeiter ihre Arbeit verpassen, muss diese oft von Kollegen übernommen werden. Das führt dazu, dass sie Überstunden machen, zusätzliche Aufgaben übernehmen müssen und dass Effizienz und Mitarbeitereinbindung leiden. Wenn dieses Problem nicht angegangen wird, kann es am Ende die ganze Unternehmenskultur prägen, was zu Unmut und Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern führt. Im Laufe der Zeit kann das die Mitarbeitereinbindung beeinträchtigen und sogar vermehrt zu Burnout führen. Langwierige oder wiederkehrende Abwesenheiten können auch auf zugrunde liegende Unternehmensprobleme wie Mobbing am Arbeitsplatz oder schlechte Arbeitsmoral hindeuten.
Glücklicherweise kann die richtige Software für Abwesenheitsverwaltung, mit der sich Mitarbeiterdaten nachverfolgen und überwachen lassen, dazu beitragen, die Anzahl ungeplanter Abwesenheiten zu reduzieren. Und sie kann Unternehmen dabei unterstützen, geplante und ungeplante Abwesenheiten so zu verwalten, dass Mitarbeiter davon profitieren, die Unternehmenskultur zu schützen und die kontinuierliche Produktivität der Mitarbeiter zu gewährleisten.
Obwohl Abwesenheitsverwaltung Vorteile für jedes Unternehmen bietet, das Mitarbeiter beschäftigt, ist eine spezielle Richtlinie für die Abwesenheitsverwaltung für einige Unternehmen wichtiger als für andere. Im Folgenden finden Sie einige Indikatoren, die Sie beachten sollten, wenn Sie darüber nachdenken, ob sich Abwesenheitsverwaltung für Sie lohnt:
- Geringere Produktivität
Zu viele ungeplante Abwesenheiten können zu einer erheblichen Verringerung der Produktivität führen, während zu wenige Abwesenheiten oder zu wenig geplanter Urlaub zu überarbeiteten Mitarbeitern führen, die ebenfalls unproduktiver werden. Beide Situationen sind also durch eine sinkende Produktivität gekennzeichnet und eindeutige Anzeichen dafür, dass das Unternehmen von Abwesenheitsverwaltung profitieren könnte.
- Schlechte Arbeitsqualität
Ähnlich wie die Produktivität sinkt auch die Arbeitsqualität, wenn Abwesenheiten zu häufig oder zu selten auftreten. Wenn Aufgaben schlecht ausgeführt werden, könnte das mit emotionalem Stress oder persönlichen Verpflichtungen zusammenhängen, die unberücksichtigt bleiben. Abwesenheitsverwaltung kann dabei helfen, diese Probleme zu erkennen.
- Höhere Mitarbeiterfluktuation
Ein starrer Ansatz für Abwesenheiten und Urlaub kann zu Unzufriedenheit und hoher Mitarbeiterfluktuation führen. Wenn dieses Problem nicht angegangen wird, kann es zu einer negativen Unternehmenskultur führen, was einen Mangel an Ressourcen und einen schlechten Ruf nach sich zieht – und das kann wiederum die Rekrutierungsrate beeinträchtigen. Wenn ein Unternehmen Schwierigkeiten hat, hochwertige Mitarbeiter zu finden und zu halten, kann das auf einen ineffektiven Ansatz für Abwesenheitsverwaltung zurückzuführen sein.
Damit ein Unternehmen einen effektiven Ansatz für Abwesenheitsverwaltung entwickeln kann, muss es zunächst eine entsprechende Richtlinie erstellen. Dies ist ein strukturierter Satz von Leitlinien, die beschreiben, wie ein Unternehmen mit geplanten und ungeplanten Mitarbeiterabwesenheiten umgeht. Diese Richtlinie sorgt nicht nur für Einheitlichkeit und Fairness, sondern hilft Unternehmen auch, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Um eine gut durchdachte Richtlinie für die Abwesenheitsverwaltung zu erstellen, müssen Sie verschiedene komplexe Punkte verstehen und bestimmte Schritte befolgen. Im Folgenden sehen wir uns die grundlegenden Schritte zum Erstellen einer effektiven Richtlinie für die Abwesenheitsverwaltung an:
Abwesenheiten klar definieren
Es ist wichtig, die Erwartungen an die Anwesenheit klar zu definieren und zu kommunizieren. Mitarbeiter müssen wissen, wann sie bei der Arbeit sein müssen, um als Teil des Teams voll funktionsfähig zu sein. In der Richtlinie sollte auch angegeben werden, wie viel Freizeit den Mitarbeitern im Laufe des Jahres zur Verfügung steht, um Klarheit zu schaffen und Missbrauch zu verhindern. Legen Sie die Zahl der Urlaubstage genau fest, und bestimmen Sie, was als geplante und ungeplante Abwesenheit zählt.Festlegen, wie Abwesenheiten nachverfolgt werden
Eine effiziente und genaue Nachverfolgung von Abwesenheiten ist von entscheidender Bedeutung. Einige Arbeitgeber verlassen sich zwar immer noch auf manuelle Prozesse (wie Tabellenkalkulationen), doch die meisten Unternehmen haben mittlerweile automatisierte Lösungen eingeführt, um die Aufgabe zu vereinfachen und gleichzeitig die Genauigkeit zu verbessern. Die Auswahl der richtigen Tools kann den Verwaltungsaufwand verringern und die Abwesenheitsverwaltung vereinfachen.Arbeitsgesetze verstehen
Arbeitnehmerrechte sind gesetzlich geschützt – das gilt auch für das Recht auf Urlaub. Dennoch geht jeder Staat anders an diese Frage heran, indem er gesetzliche Vorschriften und Compliance-Anforderungen für bezahlte, unbezahlte und längere Abwesenheiten festlegt. Diese Gesetze können strenge Strafen nach sich ziehen. Daher wird empfohlen, dass sich Unternehmen bei der Erstellung einer Richtlinie für die Abwesenheitsverwaltung mit den rechtlichen Anforderungen vertraut machen.Verfahren festlegen
In der Richtlinie für die Abwesenheitsverwaltung sollten die Abwesenheitsverfahren explizit beschrieben werden. Wen sollten Mitarbeiter benachrichtigen, wenn sie abwesend sind, und wann? Wie gehen Manager mit wiederholter unentschuldigter Verspätung um? Wie sieht der Prozess für die Genehmigung oder Ablehnung von Urlaubsanträgen aus? Klare Verfahren helfen dabei, Ordnung zu schaffen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten wissen, was sie erwarten können.
Für effektive Abwesenheitsverwaltung müssen Richtlinien so implementiert werden, dass sie sowohl dem Interesse des Unternehmens als auch den Interessen der Mitarbeiter dienen. Um dieses Gleichgewicht zu erreichen, müssen Best Practices eingehalten werden, die Kommunikation, Flexibilität und Empathie fördern. Im Folgenden finden Sie einige der Best Practices für Abwesenheitsverwaltung, die zu einem harmonischeren und produktiveren Arbeitsplatz führen können:
Können Mitarbeiter ins Büro kommen und einen ganzen Tag arbeiten, während sie mit einer Erkältung kämpfen? Absolut. Aber das sollten sie nicht. Das gleiche gilt für Mitarbeiter, die unter Burnout leiden oder gelegentlich einen halben Tag freinehmen müssen, um persönliche Aufgaben zu erfüllen. Ungesunde oder erschöpfte Mitarbeiter produzieren weniger, liefern Arbeit von geringerer Qualität und können sogar Erkältungen an ihre Kollegen weitergeben. Daher ist es kontraproduktiv, Mitarbeiter zu ermutigen, sich nicht freizunehmen.
Mitarbeiter müssen wissen, dass ihre körperliche und geistige Gesundheit wichtig ist und dass es Abwesenheitsrichtlinien gibt, die ihnen die Möglichkeit geben, bei Bedarf die Arbeit auszulassen. Indem sie die Abwesenheit von Mitarbeitern in einem positiven Licht darstellen, können Führungskräfte auch ihr Engagement für das Wohlbefinden der Mitarbeiter unter Beweis stellen, was zu einer gesünderen, glücklicheren und engagierteren Belegschaft führt.
Fehlzeiten und ungeplante Abwesenheiten können viele Ursachen haben, und nicht alle sind auf Mitarbeiter zurückzuführen, die versuchen, die Großzügigkeit ihres Arbeitgebers auszunutzen. Einfache Missverständnisse in Bezug auf Richtlinien für Mitarbeiterurlaub können zu größeren Schwierigkeiten bei der Abwesenheitsverwaltung führen. Deshalb ist es so wichtig, Erwartungen effektiv zu kommunizieren.
Gleichzeitig wird empfohlen, dass Manager und Mitarbeiter umfassend in den Unternehmensrichtlinien für Abwesenheitsverwaltung geschult werden. Dadurch entsteht eine Belegschaft, in der alle verstehen, wie sich ihre An- oder Abwesenheit auf die Finanzen und die Unternehmenskultur auswirkt und wie die Abwesenheit von Mitarbeitern überwacht wird.
Manchmal ist nicht die Arbeit selbst das Problem, sondern die Tatsache, dass man zu einem bestimmten Zeitpunkt bei der Arbeit sein muss. Einige Mitarbeiter fühlen sich vielleicht nicht in der Lage, zum Büro zu pendeln, aber haben kein Problem damit, die Arbeit remote zu erledigen. Und diejenigen, die Probleme mit der Zeitplanung haben, sind möglicherweise trotzdem bereit, den gesamten 8-Stunden-Arbeitstag zu leisten – vorausgesetzt, diese acht Stunden sind nicht auf starre Bürozeiten beschränkt. Glücklicherweise ermöglicht moderne Technologie mehr Arbeitsflexibilität, als es früher möglich war.
Mit flexiblen Arbeitsmöglichkeiten unterstützen Unternehmen die unterschiedlichen Bedürfnisse und Lebensstile ihrer Mitarbeiter. Durch Homeoffice und flexible Arbeitszeiten können Unternehmen Stress reduzieren und die Work-Life-Balance insgesamt verbessern. Das steigert nicht nur die Moral, sondern führt auch oft zu mehr Produktivität und Kreativität, ganz zu schweigen von weniger Fehlzeiten.
Richtlinien und Programme sind nur so effektiv wie die Personen, die für ihre Implementierung zuständig sind, und das gilt insbesondere für die Abwesenheitsverwaltung. Effektive Abwesenheitsverwaltung ist von erfahrenen Managern abhängig, die verstehen, wie diese Richtlinien einheitlich, präzise und mit Empathie angewendet werden können, während gleichzeitig die Einhaltung von Bundes- und Landesvorschriften gewährleistet wird.
Durch gezielte Schulungen erhalten Manager die Tools, mit denen sie verschiedene Abwesenheitsszenarien handhaben, problematische Muster erkennen und Mitarbeiter unterstützen können. Diese Schulungen steigern die Empathie, die Einheitlichkeit und die Effizienz beim Umgang mit Abwesenheiten und schaffen eine positivere Arbeitsplatz-Experience für alle Beteiligten.
Nach einer längeren Abwesenheit kann es für Mitarbeiter schwierig sein, ihre Denkweise zu ändern und wieder in den alten Arbeitsfluss zurückzukehren. Sie sind möglicherweise nicht auf dem neuesten Stand hinsichtlich der aktuellen Ziele oder anderer Entwicklungen und – im Falle von Personen, die sich erst kürzlich von einer Krankheit erholt haben – möglicherweise noch nicht gesund genug, um ihre früheren Aufgaben vollständig wiederaufzunehmen. Durch die Einführung einer Richtlinie für die Rückkehr an den Arbeitsplatz können Sie sicherstellen, dass alles in Ordnung ist, bevor Mitarbeiter wieder an die Arbeit gehen.
Ein Gespräch zur Rückkehr an den Arbeitsplatz muss nicht allzu formell sein. Doch es sollte genug Struktur bieten, um eine Diskussion über die Ursache der Abwesenheit zu ermöglichen – sowie darüber, wie der Mitarbeiter die Rückkehr an den Arbeitsplatz sieht und ob angemessene Anpassungen oder zusätzliche Unterstützung erforderlich sind, um einen gesunden und nahtlosen Übergang zu ermöglichen. Dieses Gespräch sollte dazu beitragen, die Erwartungen des Mitarbeiters, aber auch des Managers zu ermitteln.
Der Einsatz von Technologie für die Abwesenheitsverwaltung – mit fortschrittlichen Nachverfolgungsfunktionen und Selfservice-Tools – schafft eine effiziente und leistungsfähige Umgebung. Moderne Tracking-Tools minimieren menschliche Fehler, verringern den Verwaltungsaufwand und bieten Einblicke, um viele der zugrunde liegenden Probleme zu lösen, die zu Fehlzeiten führen können.
Diese Funktionen ermöglichen datengestützte Entscheidungen und tragen zu einem optimierten Ansatz bei der Abwesenheitsverwaltung bei. Gleichzeitig fördern Selfservice-Tools ein Gefühl von Autonomie und Verantwortung unter den Mitarbeitern, indem sie es ihnen ermöglichen, ihren Urlaub anzufordern und zu verwalten, ohne sich auf andere verlassen zu müssen. So wird nicht nur der Verwaltungsaufwand reduziert, sondern auch die Transparenz und die Abstimmung zwischen Abwesenheit und Unternehmensanforderungen verbessert. Die Kombination dieser Tools schafft einen umfassenden, technologieorientierten Ansatz, der sowohl den Unternehmenszielen als auch dem Wohlbefinden der Mitarbeiter dient.
Die komplexe Nachverfolgung ungeplanter Abwesenheiten, bisheriger Urlaubstage, regulatorischer Compliance und wiederholter Verspätungen kann ohne die richtigen Tools überwältigend sein. Dennoch geht es bei Softwarelösungen für Abwesenheitsverwaltung nicht nur darum, den Verwaltungsaufwand zu verringern, sondern auch darum, wertvolle Einblicke zu gewinnen, um nicht nur die Produktivität des gesamten Unternehmens, sondern auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu verbessern.
Zu den wichtigsten Fähigkeiten von Software für Abwesenheitsverwaltung gehören:
- Abwesenheits- und Urlaubsverlauf anzeigen
Diese Funktion bietet einen umfassenden Überblick über den Abwesenheits- und Urlaubsverlauf jedes Mitarbeiters und bietet so Einblicke in individuelle Muster, die für die Personalisierung von Managementstrategien hilfreich sein können. - Berichte erstellen
Die Compliance mit Vorschriften wie dem Family Medical Leave Act (FMLA) ist unerlässlich. Software für Abwesenheitsverwaltung kann detaillierte Berichte erstellen, um sicherzustellen, dass sowohl geplante als auch ungeplante Abwesenheitszeiten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. - Abwesenheitsraten mit Branchen-Benchmarks vergleichen
Um die Gesamteffizienz und Wettbewerbsfähigkeit bewerten zu können, müssen Unternehmen verstehen, wie ihre Abwesenheitsraten im Vergleich zu Branchenstandards abschneiden. Software für Abwesenheitsverwaltung bietet entsprechende Einblicke, die fundierte Entscheidungen und die strategische Planung erleichtern. - Abwesenheitsprozesse automatisieren und optimieren
Moderne Tools für die Abwesenheitsverwaltung bieten oft Selfservice-Optionen, mit denen Mitarbeiter ihre Abwesenheitszeiten selbst anfordern und verwalten können. Das fördert das Verantwortungsbewusstsein und die Autonomie der Mitarbeiter und reduziert gleichzeitig den Verwaltungsaufwand. - Integration anderer Verwaltungstools unterstützen
Viele Abwesenheitsverwaltungssysteme sind so konzipiert, dass sie sich nahtlos in andere HR-Tools integrieren lassen. So wird sichergestellt, dass alle Informationen im Zusammenhang mit der Abwesenheit eines Mitarbeiters leicht zugänglich und mit anderen HR-Funktionen abgestimmt sind. Und so entsteht ein einheitlicherer Verwaltungsansatz.
Die effektive Verwaltung von Mitarbeiterabwesenheiten erfordert einen strategischen, durchdachten Ansatz, der Compliance, Mitarbeitereinbindung und Produktivität in Einklang bringt. Aber wie können Unternehmen diesen komplexen Prozess vereinfachen und gleichzeitig eine erstklassige Mitarbeiter-Experience gewährleisten? ServiceNow Employee Journey Management bietet hierfür eine umfassende Lösung.
Employee Journey Management wurde entwickelt, um die Art und Weise zu transformieren, wie Unternehmen verschiedene Mitarbeiterszenarien bewältigen, einschließlich Onboarding, Rollenübertragung oder Urlaub. Die Lösung unterstützt HR-Teams mit intelligenten Workflows, die das gesamte Unternehmen abdecken, und bietet Mitarbeitern umfassende Selfservice-Optionen für die Anforderung und Verwaltung von Urlaubsanträgen. ServiceNow Employee Journey Management basiert auf der leistungsstarken, branchenführenden Now Platform® und hilft Ihnen sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die bestmögliche Unterstützung in der Abwesenheitsverwaltung erhalten, damit sie ihre tägliche Arbeit optimal erledigen können.
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