eDiscovery ist der Prozess der Identifizierung, Erfassung und Erstellung elektronisch gespeicherter Informationen (ESI) für juristische Zwecke, z. B. bei Investigationen oder als Beweismittel in Gerichtsverfahren. ESI kann E-Mails, Dokumente, Beiträge in sozialen Medien und digitale Daten umfassen.
Digitale Informationen sind in nahezu jedem Aspekt der Gesellschaft zu einem integralen Bestandteil geworden – so auch bei Rechtsstreitigkeiten und in der Forensik. Da die digitale Kommunikation zunehmend herkömmliche analoge Kanäle ablöst und elektronische Geräte in allen Branchen und Lebensstilen allgegenwärtig geworden sind, wächst die Menge an ESI in rasantem Tempo. Dies eröffnet Angehörigen der Rechtsberufe und Ermittlern ganz neue Chancen, denn Beweise (in Form von digitalen Informationen) bieten Einblicke in Rechtsfälle und die darin Verwickelten. Natürlich reichen herkömmliche Erkennungsmethoden angesichts der Menge verfügbarer ESI nicht mehr aus.
Um diesem Bedarf gerecht zu werden, setzen Unternehmen und Juristen auf eDiscovery.
eDiscovery ist eine neue Erkennungsmethode für eine zunehmend digitale Welt und eine umfassende Lösung für den Umgang mit digitalen Beweisen. eDiscovery ist in der Lage, ESI im Rahmen von autorisierten juristischen Anfragen und bei internen Untersuchungen zu identifizieren, zu erfassen und zu erstellen und umfasst die gesamte Bandbreite digitaler Datentypen. Dazu gehören:
- E-Mails
- Dokumente
- Präsentationen
- Datenbanken
- Voicemail
- Audio- und Videodateien
- Social Media
- Websites
Papierdokumente sind längst nicht mehr so weit verbreitet wie früher. Da ein Großteil der Geschäftskommunikation und -datensätze nun elektronisch gespeichert wird, ist ein neuer digitaler Ansatz erforderlich, um die papierlose Ablage vollständig einzubeziehen. eDiscovery ermöglicht es Unternehmen, elektronische Beweise und andere digitale Informationen effizient zu finden und abzurufen, selbst wenn diese Beweise über komplexe Server verteilt sind. Dies macht sie für die Beilegung von Rechtsstreitigkeiten und Untersuchungen unverzichtbar.
eDiscovery optimiert den Discovery-Prozess. Im Gegensatz zu herkömmlichen papierbasierten Methoden, die zeitaufwändig und ressourcenintensiv sein können, nutzt eDiscovery Technologie, um ESI schnell zu durchsuchen, zu sammeln und zu organisieren. Dank dieser Effizienz lassen sich Zeit und Kosten sparen, die mit der umfangreichen manuellen Überprüfung und dem Abrufen von Dokumenten verbunden sind.
Letztendlich liegt die Bedeutung von eDiscovery in der Fähigkeit, Unternehmen Zeit und Geld zu sparen. Durch den schnellen und präzisen Zugriff auf digitale Beweise können Unternehmen juristische Herausforderungen effektiver meistern, Risiken mindern und Ressourcen zuweisen. Da die Menge an elektronischen Daten ständig zunimmt, ist die Einführung von eDiscovery für Unternehmen, die in der modernen Rechtslandschaft wettbewerbsfähig und konform bleiben wollen, unerlässlich geworden.
Trotz aller Zeit und Mühe, die eDiscovery Unternehmen sparen kann, ist es immer noch ein akribischer Prozess, der die genaue Einhaltung einer bestimmten Abfolge von Aktionen erfordert. Auch wenn jede Anwaltskanzlei spezifische Verfahren für eDiscovery verwendet, lassen sich die Erfassung, Aufbewahrung und Präsentation von ESI in der Regel in neun Phasen optimieren. Zusammen bilden diese Phasen den eDiscovery-Prozess, der es Unternehmen ermöglicht, elektronisch gespeicherte Informationen effizient zu verwalten und zu präsentieren, die Compliance mit rechtlichen Anforderungen zu gewährleisten und Rechtsstreitigkeiten beizulegen:
Der eDiscovery-Prozess beginnt mit Informationsgovernance, was die Einrichtung von Verfahren, Kontrollen und Richtlinien für die Datenerfassung und -Aufbewahrung umfasst. Das „Information Governance Reference Model“ (IGRM) dient als Framework und stellt sicher, dass eDiscovery-Agenturen die bewährten Best Practices konsequent befolgen.
In dieser Phase arbeiten die Stakeholder daran, zu ermitteln, welche Daten aufbewahrt werden müssen. Dies wird durch Befragungen, eine Untersuchung der Fallfakten und eine Analyse der digitalen Umgebung erreicht. Es ist wichtig zu bestimmen, welche Informationen für den laufenden Rechtsstreit relevant sind.
Sobald die Daten identifiziert wurden, müssen sie aufbewahrt werden, und die Dateneigentümer werden formell angewiesen, sie nicht zu löschen. Durch die Bewahrung wird sichergestellt, dass potenziell wichtige Informationen verfügbar und unverändert bleiben.
Es gibt verschiedene Technologien zur Datenerfassung, aber die gewählten Methoden müssen dem definierten Rechtsverfahren entsprechen. Das Sammlungsteam stellt sicher, dass digitale Assets erfasst werden, ohne dass kritische Metadaten wie Erstellungsdatum, Größe und Audit-Protokolle der einzelnen Dateien geändert werden.
Erfasste Rohdaten sind in der Regel unorganisiert und für die Beweisvorlage ungeeignet. In der Verarbeitungsphase werden die Daten organisiert und relevante Informationen extrahiert. Automatisierungstools können dabei helfen, relevante Daten von der Spreu der irrelevanten Informationen zu trennen.
Die Prüfung von Dokumentation und digitalen Assets kann manuell oder mithilfe künstlicher Intelligenz erfolgen. In dieser Phase werden relevante Informationen von unnötigen, für den laufenden Rechtsstreit nicht relevanten Daten getrennt. In dieser Phase werden auch Dokumente identifiziert, die dem Anwaltsgeheimnis unterliegen.
In dieser Phase werden digitale Assets für die Präsentation sortiert und aufbereitet. Prüfer identifizieren Muster und wichtige Informationen, die für Rechtsstreitigkeiten wichtig sind, und entwerfen ein Präsentationslayout für die Verwendung vor Gericht oder bei der Befragung.
Um sich auf Gerichtsverfahren vorzubereiten, müssen digitale Assets in physische Dokumentation umgewandelt werden, die vor Gericht vorgelegt werden kann. Anwälte wählen die wichtigsten Daten aus und bereiten sie für die Präsentation vor.
Schließlich müssen die Beweise in Rechtsstreitigkeiten verschiedenen Parteien vorgelegt werden, darunter Anwälten, Richtern, Jurys, Mediatoren und den Teilnehmern von Befragungen. Während dieser Phase werden die Daten klar und verständlich organisiert, sodass sie für die Zielgruppe leicht verständlich und navigierbar sind.
Wie bereits erwähnt, sind mit eDiscovery auch gewisse Herausforderungen verbunden. Die effektive Bewältigung dieser Herausforderungen ist für alle Unternehmen, die die Vorteile nutzen und gleichzeitig Risiken und Geschäftsunterbrechungen minimieren möchten, von entscheidender Bedeutung. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Hindernisse im Zusammenhang mit eDiscovery sowie Vorschläge zu deren Abbau:
Die schiere Menge an elektronisch gespeicherten Informationen (ESI) kann eDiscovery komplex und nicht mehr handhabbar machen.
Die Lösung: Durch den Einsatz fortschrittlicher Daten-Analytics und lernfähiger Systeme können Unternehmen relevante Daten in großen Mengen schnell identifizieren. Strategien zur Datenreduzierung, wie Deduplizierung und Daten-Culling, können ebenfalls dazu beitragen, das Volumen effektiv in den Griff zu bekommen.
Obwohl eDiscovery im Vergleich zu herkömmlichen papierbasierten Ermittlungsmethoden einen schnelleren und optimierteren Ansatz bietet, kann sich der eDiscovery-Prozess – mit seinen vielen Phasen und einer umfassenden Datenprüfung – immer noch zeitaufwändig gestalten und möglicherweise Gerichtsverfahren in die Länge ziehen.
Die Lösung: Unternehmen sollten in eDiscovery-Software und -Technologien investieren, die gute Bewertungen für effiziente Datenverarbeitung und -prüfung erhalten haben. Entsprechend geschultes Personal kann den Prozess beschleunigen, ebenso wie die Entwicklung klarer eDiscovery-Protokolle und -Workflows.
Damit eDiscovery effektiv funktionieren kann, müssen Rechtsabteilungen und IT-Teams zusammenarbeiten, die oft unterschiedliche Prioritäten und Fachkenntnisse haben.
Die Lösung: Richten Sie eine klare Struktur mit Kommunikations- und Kooperationsprotokollen zwischen diesen Teams ein. Stellen Sie funktionsübergreifende eDiscovery-Teams mit Vertretern aus der Rechtsabteilung und der IT zusammen, um einen einheitlichen Ansatz zu gewährleisten. Die Schulung beider Teams in Best Practices für eDiscovery kann Wissenslücken schließen.
Die Kosten für eDiscovery können schnell durch die Decke gehen, insbesondere bei komplexen Fällen mit umfangreichen Datenmengen.
Die Lösung: Implementieren Sie Kostenkontrollstrategien, indem Sie die Datensammlung und -verarbeitung sorgfältig verwalten. Falls erforderlich, sollten Sie bestimmte eDiscovery-Aufgaben an Drittanbieter auslagern (sofern kostengünstige Anbieter verfügbar sind). Evaluieren Sie Preismodelle von eDiscovery-Software und Serviceanbietern, um sicherzustellen, dass sie in das Budget des Unternehmens passen.
Der Umgang mit sensiblen Daten während eDiscovery erfordert extreme Sorgfalt, um Datenschutz und -sicherheit zu gewährleisten.
Die Lösung: Nutzen Sie umfassende Datenverschlüsselung und Zugriffskontrollen, um vertrauliche Informationen während des gesamten eDiscovery-Prozesses zu schützen. Prüfen und überwachen Sie regelmäßig die Datenverarbeitungspraktiken, um die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) sicherzustellen.
Alle Unternehmen, die in Rechtsstreitigkeiten involviert sind (oder werden könnten), sollten ernsthaft über eDiscovery nachdenken. Ein Toolset, das Gigabyte an Daten durchsucht, stellt ein zuverlässiges Sicherheitsnetz für den Fall bereit, dass bestimmte ESI schnell gefunden werden müssen. Das Potenzial von eDiscovery geht abgesehen davon über den rein juristischen Bereich hinaus; folgende Fachleute können von eDiscovery profitieren:
Anwälte sind die Hauptanwender von eDiscovery-Lösungen. Sie setzen sie ein, um elektronische Beweise in Gerichtsverfahren zu sammeln, zu prüfen und vorzulegen. Diese Tools unterstützen Juristen bei der effizienten Identifizierung und Organisation relevanter elektronischer Dokumente, E-Mails und anderer digitaler Informationen, die für ihre Fälle entscheidend sein können. eDiscovery spart ihnen Zeit und Kosten durch die Optimierung des Ermittlungsprozesses.
Neben Einzeljuristen verlassen sich auch Anwaltskanzleien – insbesondere solche, die sich auf Gerichtsprozesse spezialisiert haben – stark auf eDiscovery als grundlegenden Bestandteil ihrer Rechtspraxis. Mit eDiscovery-Lösungen können diese Unternehmen ihren Kunden umfassende und effiziente Services bereitstellen und Fälle mit erheblichen Mengen an elektronischen Daten effektiver bearbeiten.
Interne Rechtsabteilungen in Unternehmen nutzen eDiscovery, um juristische Angelegenheiten, Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und interne Untersuchungen zu verwalten. eDiscovery-Tools unterstützen die Rechtsabteilung in Unternehmen bei der Identifizierung und Aufbewahrung elektronischer Beweismittel und stellen sicher, dass sie schnell und effektiv auf juristische Herausforderungen oder Anfragen von Behördenseite reagieren können.
Regierungsbehörden, einschließlich Strafverfolgungsbehörden, Aufsichtsbehörden und Rechtsabteilungen, nutzen eDiscovery bei ihren Ermittlungen und Gerichtsverfahren. Lösungen, die eDiscovery beinhalten, spielen eine entscheidende Rolle bei der Erfassung, Überprüfung und Organisation elektronischer Beweismittel für die Strafverfolgung und die Durchsetzung behördlicher Maßnahmen.
Compliance-Beauftragte und Auditoren verwenden eDiscovery, um die Einhaltung rechtlicher und behördlicher Vorgaben durch Unternehmen zu überprüfen. Der richtige eDiscovery-Ansatz hilft diesen Experten dabei, potenzielle Compliance-Verstöße zu erkennen und zu beheben, indem sie einen genaueren Blick auf die besonders relevanten elektronischen Datensätze und Schriftwechsel werfen. Außerdem können sie mithilfe von eDiscovery Datenintegrität gewährleisten und Compliance mit branchenspezifischen Vorschriften nachweisen.
Verantwortliche Mitarbeiter in der Datensatzverwaltung, die die Richtlinien eines Unternehmens zur Informationsgovernance überwachen, können eDiscovery nutzen, um eine ordnungsgemäße Datenaufbewahrung und -vernichtung zu gewährleisten. eDiscovery hilft den Verantwortlichen in der Datensatzverwaltung dabei, Datensätze herauszufiltern, um in Rechtsfällen zu helfen, und hilft den Datenverwaltern, die Aufbewahrungsrichtlinien einzuhalten. Letztendlich reduzieren Mitarbeiter in der Datensatzverwaltung, die eDiscovery-Lösungen korrekt einsetzen, die juristischen Risiken für ihr Unternehmen.
Da der Nutzen von eDiscovery bei strafrechtlichen Ermittlungen so stark im Vordergrund steht, ist es nur natürlich, dass manche Experten eDiscovery als Synonym für digitale Forensik betrachten. Aber obwohl es sowohl bei eDiscovery als auch in der digitalen Forensik um die Untersuchung elektronischer Daten geht, dienen sie unterschiedlichen Zwecken und verfolgen grundlegend andere Ansätze und Ziele.
Die digitale Forensik befasst sich in erster Linie mit der Bewahrung, Extraktion und Analyse elektronischer Daten zu Ermittlungs- oder juristischen Zwecken. Ein Forensikexperte, geschult in Computerwissenschaften und Cybersicherheit, ist maßgeblich dafür verantwortlich, dass die Integrität der digitalen Beweise nicht verletzt wird und dass die auf digitalen Geräten gespeicherten Informationen extrahiert werden.
Experten für digitale Forensik nutzen spezielle Techniken und Tools, um Daten auf methodische und wissenschaftliche Weise zu erfassen. So wird sichergestellt, dass sämtliche Originalbeweise unverändert bleiben. Dazu dringen sie tief in den digitalen Bereich ein und suchen nach versteckten Daten, gelöschten Dateien und Metadaten. Digitale Forensik wird häufig bei strafrechtlichen Ermittlungen, Cybersicherheitsvorfällen und Fällen eingesetzt, in denen die Datenintegrität von entscheidender Bedeutung ist.
Im Gegensatz zur digitalen Forensik ist eDiscovery ein Prozess, der sich auf die Identifizierung, Sammlung und Organisation von ESI zum Zweck der rechtlichen Prüfung und Produktion konzentriert. Im Gegensatz zur digitalen Forensik geht es bei eDiscovery nicht um die detaillierte Analyse von Daten durch einen Forensikexperten (obwohl einige eDiscovery-Tools eine detaillierte Datenanalyse beinhalten). Stattdessen ist sie eher darauf ausgerichtet, Informationen in einem Format zu erfassen und aufzubereiten, das für Rechtsexperten und andere Stakeholder leicht verständlich ist. Mit anderen Worten: Das Ziel von eDiscovery besteht darin, ESI den an den Ermittlungen beteiligten Anwälten, Rechtsberatungsteams und anderen relevanten Parteien zugänglich zu machen.
eDiscovery dient als Eckpfeiler für die effiziente Verwaltung elektronisch gespeicherter Informationen in Gerichtsverfahren und erleichtert die Identifizierung, Sammlung und Präsentation wichtiger elektronischer Beweise. Allein der Umfang und die Komplexität von eDiscovery erfordern jedoch innovative Lösungen, um die komplexen Prozesse zu optimieren. Legal Service Delivery von ServiceNow ist eine leistungsstarke Softwarelösung für Rechtsfragen, die die Herangehensweise von Rechtsabteilungen an eDiscovery und digitale Forensik modernisiert. Mit ServiceNow können Unternehmen Silos beseitigen, die Zahl der manuellen Verfahren reduzieren, die Effizienz steigern und gleichzeitig Risiken reduzieren. Dadurch wird der Rechtsweg von Anfang bis Ende transformiert, was die Transparenz und Produktivität in allen Bereichen verbessert.
Eine herausragende Funktion innerhalb des Legal Service Delivery-Ökosystems ist die App Legal Digital Forensics. Diese Software bietet eine forensische Grundlage mit optimierten Prozessen für die Anforderung, Zuweisung und Nachverfolgung von eDiscovery-Abfragen im gesamten Unternehmen. Sie vereinfacht die Identifizierung von Datenquellen mit und ohne Überwachung und lässt sich nahtlos in eDiscovery-Tools von Drittanbietern integrieren, um wertschöpfende Services bereitzustellen.
Erfahren Sie mehr über ServiceNow für eDiscovery und digitale Forensik. Klicken Sie hier, um sich eine Demo anzuschauen, und sehen Sie selbst, wie ServiceNow Ihrem Unternehmen helfen kann, mehr aus seinen ESI zu machen.