Beim Erstellen eines Geschäftskontinuitätsplans sollten Sie sich auf vier Bereiche konzentrieren.
Betriebliches Kontinuitätsmanagement ist nur effektiv, wenn es implementiert wurde, bevor ein Notfall eintritt. Die frühzeitige Identifikation potenzieller Risiken und die Vorbereitung darauf – etwa durch die Einrichtung eines Krisenmanagement-Teams – helfen sicherzustellen, dass Ihre Organisation im Ernstfall nicht planlos agiert. Diese Antizipationsphase sollte Folgendes umfassen:
Durch eine umfassende Bestandsaufnahme der wichtigsten Verbrauchsmaterialien und – wenn möglich – eine Aufstockung dieser Bestände können Sie sicherstellen, dass Sie auch bei Unterbrechungen der Lieferketten über die Ressourcen verfügen, die Sie zur Aufrechterhaltung Ihrer Geschäftstätigkeit benötigen.
Moderne Geschäftsprozesse laufen nicht im Vakuum ab: Sie bestehen aus einem komplexen Netz voneinander abhängiger Funktionen. Indem Sie herausfinden, welche Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Funktionen, Prozessen und Systemen bestehen, können Sie genau ermitteln, auf welche Bereiche Sie Ihre Bemühungen konzentrieren sollten. Doch es gibt auch Abhängigkeiten außerhalb Ihres Unternehmens, die ebenfalls zu berücksichtigen sind.
Mit einer Business-Impact-Analyse und einer Risikobewertung können Sie besser verstehen, wo wichtige Elemente Ihres Geschäfts am stärksten gefährdet sind. Und wenn Sie diese Bereiche identifiziert haben, können Sie sie priorisieren, um sich beim Aufbau Ihres Geschäftskontinuitätsplans auf die wichtigsten Elemente mit den größten potenziellen Auswirkungen zu konzentrieren.
Beim Erstellen Ihres Geschäftskontinuitätsplans werden Sie wahrscheinlich damit beginnen, die potenziellen Schwächen innerhalb Ihres Unternehmens zu erkennen. Diese Schwachstellen können in Notfallsituationen zusätzliche Probleme verursachen. Indem Sie bestehende Fehler beheben und regelmäßige Präventivmaßnahmen ergreifen, können Sie die Wahrscheinlichkeit einer Unterbrechung verringern. Die Präventionsphase sollte Folgendes umfassen:
Mit den richtigen Kontrollen können Unternehmen viele Unterbrechungen vermeiden, die Katastrophen und andere Notfälle mit sich bringen. Zu identifizieren und festzulegen, welche Kontrollen als Reaktion auf welche Notfälle implementiert werden können – z. B. Cybersecurity-Kontrollen im Falle eines Cyberangriffs oder Hochwasserbarrieren im Falle einer Überschwemmung –, ist ein wesentlicher Bestandteil des betrieblichen Kontinuitätsmanagements in der Präventionsphase.
Wenn Sie Ihren Plan entwickeln, sollten Sie nicht erst darauf warten, dass ein Notfall eintritt, um die Effektivität des Plans zu testen. Mit Mitarbeiterschulungen und Programmprüfungen können Sie Probleme in Ihrem Plan beheben oder sogar ganz verhindern, bevor sie überhaupt auftreten.
Eine schnelle Reaktion ist wahrscheinlich der effektivste Schutz vor Unterbrechungen. Deshalb sollten Sie Ihre Systeme aktiv auf Unterbrechungen überwachen und entsprechend reagieren, sobald sie auftreten. Mit fortschrittlichen Überwachungstools können Sie sogar automatische Reaktionen für bestimmte Situationen festlegen, wodurch das Problem der Antwortzeit vollständig wegfällt.
Wenn Unterbrechungen auftreten, entscheidet Ihre Reaktion darüber, wie sie sich auf Ihr Unternehmen auswirken. Stellen Sie sicher, dass die Zuständigkeiten für alle Mitglieder Ihres Teams klar definiert sind und dass Sie eine Strategie haben, um Mitarbeiter anzuleiten und für Stabilität zu sorgen. Die Reaktionsphase sollte Folgendes umfassen:
Im Falle einer Unterbrechung steht die schnelle Wiederherstellung im Fokus, damit der Geschäftsbetrieb zeitnah fortgesetzt werden kann. Arbeiten Sie schnell, um alle betroffenen Systeme wiederherzustellen, und priorisieren Sie hierbei kritische Systeme. Beachten Sie außerdem, dass die Reparatur bei manchen Systemen und Anwendungen mehr Zeit benötigt als bei anderen.
Kommunikation sollte eine grundlegende Komponente Ihrer Notfallreaktion darstellen. Nutzen Sie verfügbare, nicht betroffene Kommunikationskanäle, um Ihre Mitarbeiter zu erreichen und über die Situation zu informieren. Formulieren Sie Ihre Notfallkommunikation kurz und prägnant, und befolgen Sie die festgelegten Kommunikationsprotokolle. Und wenn sich eine Unterbrechung wahrscheinlich auf Ihre Kunden auswirken wird, sollten Sie sie unbedingt darüber informieren, was gerade passiert und wie Sie das Problem beheben wollen.
Wenn Ihre kritischen Prozesse und Kommunikationsverbindungen wieder reibungslos funktionieren, sollten Sie sich als Nächstes auf die Wiederherstellung aller beschädigten oder kompromittierten Systeme konzentrieren. Die Wiederherstellung kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie jedoch einen wirksamen Kontinuitätsplan haben, können Sie die Elemente mit dem höchsten Risiko zuerst angehen und so deutlich schneller zum Regelbetrieb zurückkehren.
Im Militär heißt es: Kein Plan überlebt den Kontakt mit dem Feind. Und obwohl ein solider, ausgefeilter Geschäftskontinuitätsplan einen großen Beitrag zum Schutz Ihres Unternehmens in Notfällen leisten kann, werden Sie wahrscheinlich nicht umhin kommen, Ihren Plan von Zeit zu Zeit an neue oder unerwartete Umstände anzupassen. Die Anpassungsphase sollte Folgendes umfassen:
Implementieren Sie einen systematischen Prozess, um die Ursache von Problemen oder Ereignissen zu ermitteln, sowie einen Ansatz, um sie zu vermeiden oder darauf zu reagieren. Dahinter steht der Gedanke, dass effektives Management mehr erfordert, als nur Probleme zu lösen, sobald sie auftreten: Es geht auch darum, sie von vornherein zu verhindern.
Werten Sie aus, wie effektiv Ihre Kontrollmaßnahmen waren. Unter anderem sollten Sie beurteilen, ob die Maßnahmen wirksam konzipiert wurden und wie erwartet funktioniert haben. Wenn Lücken erkannt werden, sollten an diesen Stellen neue Kontrollen implementiert werden.