Die Kunden von heute erwarten mehr von den Unternehmen, denen sie ihre Zeit und ihr Geld schenken. So wird heute beispielsweise erwartet, dass diese Unternehmen nicht nur hochwertige Produkte bereitstellen, die sich an den Kundenwünschen orientieren, sondern auch ethisch und verantwortungsvoll handeln und positiven Einfluss auf die Welt nehmen.
Doch auch wenn viele bekannte Unternehmen mittlerweile sozialer Gewissenhaftigkeit und Integrität eine hohe Bedeutung einräumen, braucht es formellere Kontrollmechanismen. Gesetzliche Anordnungen (in Form von Gesetzen, Leitlinien und Vorschriften, die von Bundes- und Landesregierungen durchgesetzt werden können) legen strenge, messbare Standards für Unternehmen fest. So tragen sie dazu bei, dass Unternehmen mit Geschäftstätigkeit in ihre Geltungsbereichen auf sichere und faire Weise vorgehen und den festgelegten Erwartungen entsprechen.
Natürlich sind Gesetze nicht statisch – sie entwickeln sich ständig weiter und verändern sich. Doch von Unternehmen wird erwartet, dass sie stets alle relevanten Vorschriften kennen – ansonsten riskieren sie empfindliche Strafen. Um ihre Interessen zu schützen und sicherzustellen, dass sie innerhalb der Grenzen des Gesetzes arbeiten, sind Unternehmen in jeder Branche auf Compliance angewiesen.
Der Zweck von Unternehmen ist es, Kundenbedürfnisse zu erfüllen und Umsatz zu generieren. Compliance hilft ihnen dabei, diese Ziele zu erreichen. Die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften führt in der Regel zu kostspieligen Bußgeldern, Gerichtsverfahren und Ermittlungen, die Umsätze schnell nichtig machen können. Sie können sogar die Geschäftsfähigkeit eines Unternehmens stören. Compliance ist auch wichtig, um den guten Ruf eines Unternehmens zu wahren. In einer Zeit, in der sich Informationen blitzschnell verbreiten, kann jeder Compliance-Fehltritt schnell öffentlich bekannt werden. Das schadet dem Image der Marke und beeinträchtigt das Vertrauen der Verbraucher.
Der Sarbanes-Oxley Act (SOX) unterstreicht beispielsweise die entscheidende Rolle, die Compliance bei der Aufrechterhaltung der finanziellen Integrität und des guten Rufs eines Unternehmens spielt. Als regulatorisches Framework schreibt SOX strenge interne Kontrollen und häufige Audits vor, um Finanzbetrug zu verhindern und die Erstellung fehlerfreier Finanzberichte zu gewährleisten. SOX setzt die Verantwortlichkeit auf den höchsten Ebenen der Unternehmensführung durch, schützt Investoren vor finanziellen Fehlabrechnungen und reduziert das Risiko von Finanzskandalen, die den Ruf des Unternehmens beeinträchtigen könnten. Darüber hinaus fördert SOX-Compliance die betriebliche Transparenz und stärkt Datensicherheitsprotokolle, die Unternehmen erhebliche Strafen und Bußgelder ersparen können.
Ein weiteres Beispiel ist NERC-CIP. Dieses Protokoll sorgt dafür, dass kritische Infrastruktur von Energie- und Versorgungsunternehmen ordnungsgemäß gewartet wird und vor Cyberbedrohungen geschützt ist. Wir haben in Form von Waldbränden die verheerenden Auswirkungen eines falschen Umgangs mit Infrastruktur erlebt. Solche Fälle können zu Gerichtsverfahren führen und das Vertrauen der Öffentlichkeit verringern.
Bei Compliance geht es jedoch nicht nur darum, Strafen zu vermeiden. Ein stärkerer Fokus auf Compliance treibt Unternehmen auch zur Innovation an – insbesondere in Branchen wie Umweltregulierung, wo Compliance die Entwicklung umweltfreundlicherer Technologien und nachhaltigerer Verfahren fördern kann.
Außerdem kann ein leistungsstarkes Compliance-Programm die betriebliche Effizienz steigern, indem Prozesse optimiert und umfassende Datensicherheitskontrollen eingeführt werden. Da Datenschutzverletzungen immer häufiger auftreten und die Bedrohungen immer vielfältiger werden, ist die Einhaltung von Datenschutzgesetzen ein absolutes Muss. Wenn sensible Daten nicht geschützt werden, kann dies zu irreparablen Schäden führen – sowohl im Unternehmen selbst als auch in der Beziehung zu seinen Kunden.
Mit einfachen Worten: Compliance-Prozesse und Compliance-Strategien dienen als Leitfaden für Unternehmen, während sie auf ihre Ziele hinarbeiten. Um diesen Zweck zu erfüllen, übernehmen Compliance-Abteilungen in der Regel die Verantwortung dafür, dass ihr Unternehmen alle offiziellen rechtlichen Vorschriften vollständig einhält.
Wie wichtig Compliance ist, wird an den Vorteilen deutlich, die sie bietet – sie kann einen echten Wettbewerbsvorteil darstellen. Wie bereits erwähnt, haben Unternehmen mit effektiven Compliance-Programmen in der Regel folgende Vorteile:
Compliance-Programme helfen Unternehmen, relevante Gesetze im Blick zu behalten und zu befolgen. Dieser proaktive Ansatz reduziert das Risiko von Gesetzesverstößen, Rechtsstreitigkeiten und Einschränkungen, die den normalen Betrieb unterbrechen und zu Bußgeldern oder anderen, härteren Strafen führen können. Durch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften können Unternehmen unerwünschte rechtliche Schwierigkeiten vermeiden und sich stattdessen auf ihre zentralen Geschäftsaktivitäten konzentrieren.
Verbraucher und Geschäftspartner bevorzugen zunehmend Unternehmen, die nicht nur erfolgreich sind, sondern auch ethisch und verantwortungsvoll handeln. Viele Kunden wollen beispielsweise Geschäfte mit Unternehmen tätigen, die die Einhaltung von ESG-Vorschriften nachweisen, aber nicht mit solchen, die der Umwelt schaden. Entsprechend verbessert eine starke Compliance-Bilanz die Markenwahrnehmung und den Ruf des Unternehmens. Ein Engagement für Compliance kann zu einem wichtigen Bestandteil der Markenidentität eines Unternehmens werden und das Vertrauen und die Treue von Kunden, Investoren und Mitarbeitern fördern.
Compliance-Programme umfassen häufig die Implementierung standardisierter Verfahren und Best Practices. Diese Standardisierung optimiert nicht nur Workflows, sondern trägt auch zu einem sicheren Arbeitsplatz bei. So sorgt beispielsweise die Einhaltung von Arbeitsschutzvorschriften für eine Arbeitsumgebung, die frei von unnötigen Gesundheitsrisiken ist. So sinkt die Wahrscheinlichkeit von Unfällen, während die Gesamtproduktivität verbessert wird.
Compliance sorgt auf dem Markt für faire Wettbewerbsbedingungen. Indem sichergestellt wird, dass alle Unternehmen dieselben Regeln und Standards einhalten, fördert Compliance einen fairen und gesunden Wettbewerb. Das ist besonders wichtig in Branchen, in denen fehlende Compliance einen unfairen Vorteil bieten kann, z. B. durch ungesetzliche Kosteneinsparungen.
Ein effektives Compliance-Programm hilft Unternehmen, Risiken zu begrenzen, bevor sie sich zu schwerwiegenden Problemen entwickeln. Dieser Aspekt des Risikomanagements ist entscheidend für langfristige Nachhaltigkeit und Rentabilität. Durch die Minimierung der Risiken rechtlicher Strafen und Rufschädigungen und den Aufbau einer sicheren und effizienten Arbeitsumgebung trägt ein Compliance-Programm zur finanziellen Gesundheit und Stabilität des Unternehmens.
Obwohl Compliance einen wichtigen Zweck erfüllt und eine Reihe von Vorteilen bietet, bringt sie auch Herausforderungen mit sich, die Unternehmen bewältigen müssen. Viele dieser Herausforderungen sind auf die Veränderlichkeit der gesetzlichen Vorschriften zurückzuführen, andere auf die Komplexität einer Integration dieser Vorschriften in bestehende Geschäftsstrukturen und -kulturen.
Hier einige zentrale Herausforderungen:
Gesetze entwickeln und verändern sich als Reaktion auf soziale Umstände, was die Vorhersage künftiger Gesetzestrends zu einer schwierigen Aufgabe macht. Die Entwicklung der Rechtslandschaft ist schwer zu prognostizieren. Als Abhilfe können Unternehmen in Compliance-Prognosetools investieren und regelmäßige Branchen-Benchmarks durchführen. Auch indem sie sich über regulatorische Neuigkeiten informieren und mit Branchenverbänden vernetzen, können sie frühzeitig Einblicke in potenzielle Veränderungen gewinnen.
Die Aufrechterhaltung der Compliance (z. B. die Erfüllung der Anforderungen von SOX und NERC-CIP) verursacht oft erhebliche Kosten durch Tests und Audits. Um diese Kosten zu verringern, können Unternehmen fortschrittliche Audit-Technologien einsetzen, Audits an spezialisierte Unternehmen outsourcen und Compliance-Prozesse automatisieren, um die manuelle Arbeit zu reduzieren. Dies optimiert die Betriebsabläufe und kann die Kosten der Compliance-Tests senken.
Viele Unternehmen stellen eigens Compliance-Manager ein, aber das bedeutet nicht, dass die Compliance nur in der Verantwortung von Compliance-Beauftragten und Compliance-Managern liegt. Um sicherzustellen, dass alle im Unternehmen bei der Arbeit die Gesetze und etablierten Standards einhalten, ist ein kultureller Wandel erforderlich. Leider kann sich der Aufbau und die Förderung einer solchen Kultur schwierig gestalten. Unternehmen können diese Probleme lösen, indem sie die Compliance-Werte von der Führungsebene bestätigen lassen und kontinuierliche Mitarbeiterschulungen durchführen – während sie klar kommunizieren, wie wichtig Compliance ist. Indem Unternehmen Compliance in Leistungsmetriken integrieren und konforme Verhaltensweisen belohnen, können sie ihren Mehrwert noch verstärken.
Compliance-Experten können Unternehmen helfen, Compliance zu erreichen. Doch da immer mehr Unternehmen Wert auf Compliance legen, schränkt die wachsende Nachfrage die Verfügbarkeit potenzieller Mitarbeiter ein, die diese wertvollen Fähigkeiten besitzen. Unternehmen sollten sich darauf konzentrieren, attraktive Karrierewege für ihre Compliance-Rollen zu schaffen, kontinuierliche Schulungen und Weiterbildungen anbieten und Partnerschaften mit Bildungseinrichtungen in Betracht ziehen, um spezialisierte Compliance-Schulungsprogramme zu entwickeln.
Im Unternehmen kann jede Veränderung störend wirken, auch wenn sie noch so positiv ist. Die Integration von Compliance-Prozessen in bestehende Geschäftsabläufe kann wichtige Prozesse verlangsamen oder unterbrechen. Diese Störungen können mithilfe von Software für Automatisierung und Compliance-Management minimiert werden, die Mitarbeitern die Zusammenarbeit mit dem Compliance-Team erleichtert.
Ein letzter wichtiger Aspekt der Compliance sind Vorhersagen darüber, wie sich neue Gesetze auf das Unternehmen auswirken könnten. Die Auswirkungen neuer Vorschriften auf den Geschäftsbetrieb und die Rentabilität zu verstehen und zu messen, erfordert detaillierte Datenanalysen. Unternehmen können die potenziellen Auswirkungen neuer Vorschriften mit prädiktiven Analysen und Modellen schätzen. Regelmäßige Audits und Folgenabschätzungen sind nötig, um die laufenden Auswirkungen der Compliance auf den Geschäftsbetrieb zu ermitteln.
Die Gewährleistung der Compliance ist ein fortlaufender Prozess, der sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert. Er umfasst mehrere wichtige Maßnahmen, die Unternehmen bei der Erfüllung rechtlicher und branchenspezifischer Vorschriften unterstützen. Die wichtigsten Phasen dieses Prozesses sind:
Ermittlung relevanter Vorschriften
Der erste Schritt zur Compliance besteht darin, herauszufinden, welche Gesetze und Vorschriften für das Unternehmen gelten. Dazu gehört die Kenntnis von Bundes-, Landes- und Kommunalvorschriften, die sich direkt oder indirekt auf das Unternehmen auswirken oder ihm vorschreiben, wie es arbeiten sollte. Ein umfassendes Verständnis dieser Vorschriften trägt dazu bei, dass alle relevanten Bereiche abgedeckt werden und das Unternehmen nicht an Standards gemessen wird, die es gar nicht kennt.
Bestimmung der geltenden Anforderungen
Nachdem alle relevanten Vorschriften ermittelt wurden, müssen in der nächsten Phase die spezifischen Anforderungen innerhalb dieser Vorschriften ermittelt werden, die für das Unternehmen gelten. Hierzu wird eine detaillierten Analyse der Vorschriften durchgeführt, um zu verstehen, inwiefern sie im Kontext des Unternehmens gelten und welche Änderungen vorgenommen werden müssen, um die Compliance zu gewährleisten.
Interner Audit
Bevor neue Prozesse eingeführt werden können, ist es wichtig, einen klaren Überblick über den aktuellen Stand der Compliance im Unternehmen zu haben. Ein interner Audit kann diese Informationen zu Tage fördern und dabei Bereiche mit fehlender Compliance und anderen Lücken identifizieren, die möglicherweise verbessert werden müssen. So wird eine Baseline festgelegt, auf deren Grundlage Compliance-Prozesse erstellt oder geändert werden können.
Compliance-Nachweise für künftige Audits
Unternehmen müssen Nachweise über aktuelle Compliance-Praktiken und ergriffene Korrekturmaßnahmen sammeln und organisieren. Dieser Schritt stellt sicher, dass das Unternehmen bei externen Audits konkrete Beweise für seine Compliance-Bemühungen und die betriebliche Integrität vorlegen kann. Wenn in dieser Phase detaillierte Aufzeichnungen und Dokumentationen geführt werden, vereinfacht das die Audit-Prozesse und die Erfüllung der Compliance-Anforderungen bei möglichen späteren behördlichen Prüfungen.
Einrichtung und Dokumentierung von Compliance-Prozessen
Wenn die Anforderungen geklärt sind und der erste Audit abgeschlossen wurde, ist es an der Zeit, die internen Betriebsabläufe so anzupassen, dass die Risikobereiche besser abgesichert werden. Richten Sie Compliance-Prozesse ein, und dokumentieren Sie sie klar und verständlich. Geben Sie eindeutige Anweisungen zu den einzelnen Verantwortlichkeiten und Zielen innerhalb dieser Prozesse, und zeichnen Sie jede Änderung sorgfältig auf, um sie in künftigen Audits nachweisen zu können.
Compliance-Schulungen
Compliance ist eine unternehmensweite Verantwortung: Alle Mitarbeiter sind daran beteiligt. Entsprechend sollten regelmäßige Schulungen angeboten werden, um Mitarbeiter und Stakeholder über Compliance-Prozesse, ihre Bedeutung und alle Änderungen von Vorschriften zu informieren.
Überwachung und Bewertung von Änderungen an Vorschriften
Compliance ist keine einmalige Aufgabe, sondern erfordert kontinuierliche Aufmerksamkeit. Vorschriften ändern sich oft, und es ist wichtig, diese Änderungen kontinuierlich zu überwachen, um festzustellen, ob sie für das Unternehmen relevant sind. Und wenn relevante Änderungen erkannt werden, müssen Unternehmen schnell handeln, um entsprechend die Compliance-Prozesse zu aktualisieren und Mitarbeiter zu schulen.
Abgesehen von den grundlegenden Prozessen gibt es noch weitere Maßnahmen, mit denen Unternehmen für eine effektive Compliance sorgen können. Beachten Sie folgende Best Practices:
Überwachen Sie die regulatorische Landschaft kontinuierlich auf Änderungen. Sie müssen sich nicht nur über branchenspezifische Vorschriften informieren, sondern auch umfassendere Änderungen im betreffenden Rechtsraum im Blick behalten. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Compliance-Strategien schnell und effektiv anpassen.
Erstellen Sie einen Compliance-Verhaltenskodex. Dieses Dokument sollte die Selbstverpflichtung des Unternehmens zu einer fairen, sicheren und ethischen Geschäftstätigkeit vermitteln und Mitarbeitern als Compliance-Richtlinie bei der täglichen Arbeit und bei der Entscheidungsfindung dienen.
Priorisieren Sie Tests beim Festlegen der Kontrollmechanismen. So wird eine Überlastung durch zu viele Kontrollmechanismen vermieden, wenn die Vorschriften zunehmen. Durch die Harmonisierung dieser Kontrollmechanismen, sodass sie mehrere Vorschriften abdecken, vermeiden Sie unnötige Tests und Wartungsarbeiten und verbessern die Effizienz und Überschaubarkeit dieser Kontrollmechanismen.
Überprüfen und aktualisieren Sie die Compliance-Richtlinie regelmäßig auf Relevanz, identifizieren und beheben Sie Schwachstellen in der Richtlinie, und passen Sie sie an die neuesten gesetzlichen Änderungen an. Diese Überprüfungen helfen Ihnen bei der Aufrechterhaltung eines effektiven und aktuellen Compliance-Framework.
Die Automatisierung von Compliance-Aktivitäten kann die Effizienz und Fehlerfreiheit erheblich steigern. Automatisierungen können regulatorische Änderungen überwachen, die Dokumentation verwalten und die unternehmensweit einheitliche Einhaltung der Compliance-Prozesse sicherstellen. Dieser technologiegestützte Ansatz optimiert das Compliance-Management und reduziert das Risiko menschlicher Fehler.
Formalisieren Sie das Compliance-Engagement Ihres Unternehmens, indem Sie eine detaillierte Compliance-Richtlinie erstellen und verbreiten.
Eine Compliance-Richtlinie ist eine Reihe formalisierter Leitlinien und Verfahren, die ein Unternehmen festlegt, um die Einhaltung relevanter gesetzlicher Standards und Branchenvorschriften zu gewährleisten. Sie dient als Eckpfeiler der Anpassung von Verhaltensweisen und Entscheidungen des Unternehmens an die externen gesetzlichen Anforderungen. Eine solche Richtlinie erfüllt gleich zwei Zwecke: Sie dient zum einen dazu, rechtliche Verstöße zu verhindern, die zu Strafen führen können. Zum anderen schützt sie die Integrität und den guten Ruf des Unternehmens in den Augen von Aufsichtsbehörden, Kunden und der Öffentlichkeit.
Die Richtlinie beschreibt in der Regel die spezifischen Gesetze und Vorschriften, die für das Unternehmen gelten, legt die Verantwortlichkeiten von Mitarbeitern und die Erwartungen fest, die an sie gestellt werden, und beschreibt die Prozesse für die Überwachung der Compliance und die Compliance-Berichte. Sie kann Protokolle für regelmäßige Audits, Schulungsprogramme für Mitarbeiter oder auch Methoden zur Behebung von Compliance-Verstößen vorgeben. Indem sie diese Aspekte klar definiert, trägt sie zu einer Kultur der Compliance im Unternehmen bei und stellt sicher, dass alle Aktivitäten innerhalb des rechtlichen Rahmens und der ethischen Standards stattfinden, die von den Aufsichtsbehörden festgelegt wurden.
Je nachdem, wo ein Unternehmen seinen Hauptsitz hat und wie sein Kundenstamm aussieht, muss es möglicherweise mit vielen verschiedenen lokalen, regionalen, nationalen und ausländischen Vorschriften vertraut sein. Darüber hinaus unterliegen viele Branchen eigenen Gesetzen und Standards. Dementsprechend müssen Compliance-Initiativen auch branchenspezifische Vorschriften berücksichtigen.
Zwar wird empfohlen, dass jedes Unternehmen eine individuelle und detaillierte Bewertung der Vorschriften in der eigenen Branche durchführt. Doch es gibt einige wichtige Branchenvorschriften, die Sie auf jeden Fall kennen sollten:
SOX: Dieses Gesetz wurde als Reaktion auf Finanzskandale wie Enron und WorldCom erlassen. SOX definiert strenge Audit- und Finanzvorschriften, um Aktionäre und die Öffentlichkeit vor Buchhaltungsfehlern und betrügerischen Praktiken zu schützen.
Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA): Diese Vorschrift gilt für Bildungseinrichtungen und andere Organisationen, die Schüler- oder Studentendaten sammeln.
Health Information Technology for Economic and Clinical Health (HITECH) und Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA): Diese Gesetze gelten für Gesundheitsdienstleister und andere Unternehmen/Gruppen, die digitale Patientendaten erfassen, speichern oder übertragen.
Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS): Dieser Standard gilt für Zahlungsprozesse, Unternehmen und Gruppen, die digitale Finanzdaten speichern und übertragen.
NIST Risk Management Framework: Dieses Framework wurde vom National Institute of Standards and Technology (NIST) entwickelt und bietet einen umfassenden Prozess, der Sicherheits-, Datenschutz- und Risikomanagement-Aktivitäten beinhaltet. Es dient US-Bundesbehörden und anderen Organisationen zur Bewältigung von IT-Sicherheitsrisiken.
NERC Critical Infrastructure Protection: Diese Standards werden von der North American Electric Reliability Corporation (NERC) durchgesetzt und sollen Einrichtungen schützen, die für den Betrieb des nordamerikanischen Stromversorgungsnetzes nötig sind. Dies können reale oder virtuelle Einrichtungen sein, die für ein zuverlässiges Stromnetz unerlässlich sind.
California Consumer Privacy Act (CCPA) von 2018: Dieses Gesetz stärkt die Rechte der Einwohner Kaliforniens in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten und erlegt den Unternehmen, die diese Informationen erfassen oder verkaufen, Datenschutzpflichten auf.
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Dies ist eine wichtige Verordnung für Unternehmen, die in der Europäischen Union tätig sind oder mit den Daten von EU-Bürgern arbeiten. Die DSGVO ist bekannt für ihre strengen Datenschutzanforderungen, die umfassende Kontrolle über die eigenen personenbezogenen Daten gewähren und schwere Strafen für Verstöße vorsehen.
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