Der Begriff Anwendungsportfolio-Management (Application Portfolio Management, APM) beschreibt die Entwicklung und Steuerung einer Anwendungsstrategie, um den Technologiestapel eines Unternehmens zu optimieren.
Die Digitalisierung schreitet immer schneller voran, und es werden ständig neue Anwendungen eingeführt, um diese Transformation zu unterstützen. Angesichts dieser Lage müssen viele Unternehmen erkennen, dass die Governance und Transparenz ihrer Anwendungsportfolios immer schwieriger werden. Und je umfangreicher Softwarefähigkeiten werden, desto mehr Anwendungen brauchen Unternehmen für ihr Geschäft. Doch dieses höhere Maß der digitalen Einführung bringt mit der Verschiebung Anwendungstransparenz auch einen großen Nachteil mit sich: den als Application Sprawl bezeichneten ausufernden Einsatz von Anwendungen.
Um die digitale Transformation und das digitale Geschäft zu unterstützen, werden Unternehmensumgebungen jeden Tag neue Anwendungen hinzugefügt. Doch hierbei kommen nicht nur bekannte Anwendungen zum Einsatz. Benutzer können heute auch einfacher denn je eigenständig Anwendungen kaufen und implementieren. Eine kurze Onlinesuche, gefolgt von einer Bestätigung der Zahlungsdetails, und schon befindet sich die Anwendung im Technologiestapel des Unternehmens und kann verwendet werden. Doch auch wenn die Anwendung später nicht mehr benötigt wird, bleibt sie im Stapel. Viele solcher Anwendungen verbrauchen weiterhin Unternehmensressourcen, obwohl sie dem Unternehmen keinerlei Geschäftsnutzen bieten.
Und das ist nur ein Beispiel für Application Sprawl. Viele Unternehmen verwenden Anwendungslisten in Excel, um ihren Softwarebestand zu verwalten und diesem Problem entgegenzuwirken. Doch dieser Ansatz führt schnell zu doppelten und veralteten Daten, und immer mehr Unternehmen erkennen, dass sie eine umfassende Übersicht ihres gesamten Softwareportfolios benötigen, um zu gewährleisten, dass Technologiestapel effizient und für die aktuellen Anforderungen relevant bleiben.
Die Lösung für dieses Problem heißt Anwendungsportfolio-Management (APM). Es unterstützt Unternehmen durch Einblicke und Datenanalysen in Echtzeit, die für die Verwaltung ihrer gesamten Anwendungsumgebung erforderlich sind. Das Endergebnis? Eine bessere Zuteilung von Kosten, ein besseres Verständnis der Anwendungen, die für das Geschäft notwendig sind, und eine Verringerung der Risiken, indem Verantwortliche genau wissen, welche Anwendungen sich dem Ende ihrer Lebensdauer nähern. Diese Informationen sind erforderlich, da Enterprise Architects nicht nur die aktuelle Anwendungsinfrastruktur unterstützen, sondern gleichzeitig eine Roadmap für die künftige Entwicklung planen müssen.
APM nimmt den gesamten Softwarestapel des Unternehmens unter die Lupe, bietet eine ausführliche Übersicht aller Anwendungen und fügt sie in den Kontext der unternehmensweiten Strategie ein. So erhalten Unternehmen mit APM folgende Vorteile:
Der vielleicht wichtigste und potenziell wertvollste Vorteil – und ein zentraler Bestandteil von APM – ist die Fähigkeit, Gefahren entgegenzuwirken, die mit nicht mehr genutzten Anwendungen einhergehen. Wenn Anwendungen das Ende ihrer Lebensdauer erreichen, können sie erhebliche Risiken und Schwachstellen verursachen. Mit APM können Unternehmen effektive End of Life‑Pläne für ihre Anwendungen erstellen, damit diese potenziellen Sicherheits- und Prozessrisiken künftig keine Schwierigkeiten mehr verursachen können.
Große wie kleine Unternehmen setzen in ihrer Infrastruktur häufig Tausende unterschiedlicher Softwareanwendungen ein. Anwendungsportfolio-Management ordnet diese Anwendungen Geschäftsfähigkeiten zu, damit Verantwortliche ganz leicht die Kandidaten ermitteln können, die keinen Mehrwert mehr bieten und das Unternehmen nicht mehr unterstützen. Darüber hinaus können Anwendungsindikatoren angewendet werden, um die umgebungsweite Leistung zu messen. Mit diesen Indikatoren findet und kategorisiert APM schnell die einzelnen Anwendungen, ersetzt nicht mehr benötigte Tools und gewährleistet, dass jede Software einen echten Geschäftsnutzen liefert.
Jede Geschäftsanwendung hat eine entscheidende Funktion: das Unternehmen zu unterstützen. Anwendungsportfolio-Management kann nicht nur äußerst effektiv eine grundlegende Ansicht der Anwendungen und ihrer Abhängigkeiten bieten, sondern auch essenzielle Daten für groß angelegte IT-Transformationen zusammentragen. Während sich die Anwendungslandschaft weiterentwickelt und verändert, um neue strategische Initiativen zu unterstützen, bietet APM zuverlässige Echtzeitberichte, mit denen Führungskräfte und Entscheider die Auswirkungen von IT-Investitionen besser überblicken können. Darüber hinaus erstreckt sich Anwendungsportfolio-Management über das gesamte Anwendungsportfolio, wodurch Entscheider die nötigen Einblicke erhalten, um aktuelle Software mit den übergeordneten Geschäftsanforderungen in Einklang zu bringen.
Anwendungsportfolio-Management kategorisiert und bewertet Anwendungen anhand der Gesamtbetriebskosten und anderer relevanter Faktoren. So erhalten Verantwortliche eine klare Übersicht des tatsächlichen Nutzens einzelner Softwareanwendungen und können fundierte Entscheidungen treffen und die Kapitalrendite aus jeder einzelnen IT-Investition maximieren.
Ein weiterer Vorteil der Anwendungskategorisierung und -bewertung im Rahmen von APM besteht darin, dass Unternehmen leichter erkennen, was erledigt werden muss, und ihren Technologiestapel einfacher identifizieren und priorisieren können. Mit Anwendungsportfolio-Management erkennen Sie, welche Anwendungen sich dem Ende ihrer Lebensdauer nähern, und können im Einklang mit anderen Unternehmensinitiativen und -prioritäten planen.
Lücken, Redundanzen und obsolete Technologien können wichtige Geschäftsprozesse zum Erliegen bringen. Anwendungsportfolio-Management deckt diese versteckten Engpässe auf und geht noch einen Schritt weiter, indem praktikable Verbesserungen präsentiert werden, mit denen die Prozesse höchste Effizienz erreichen.
Indem alle Anwendungen und Tools an einem Ort zusammengebracht werden, erhalten Teams und Abteilungen eine zentrale Datenquelle (eine sogenannte „Single Source of Truth“) in Bezug auf Anwendungsfunktionen und -investitionen. Das verbessert die Kommunikation zwischen Stakeholdern und verhindert, dass Ressourcen für unnötige IT-Käufe verschwendet werden – oder für Anwendungen, die keinem Zweck dienen.
Mit Anwendungsportfolio-Management können Unternehmen die Dokumentation und Governance ihres Anwendungsportfolios erheblich vereinfachen. Die Phasen, die für den Aufbau einer effektiven APM‑Lösung erforderlich sind, sind jedoch nicht ganz offensichtlich. Im Folgenden sehen wir uns die Schritte an, die für ein erfolgreiches Anwendungsportfolio-Management erforderlich sind:
Der erste Schritt des Anwendungsportfolio-Managements besteht in der Katalogisierung der Software, die im Unternehmen zum Einsatz kommt. Treffen Sie sich mit Serviceverantwortlichen in jeder Abteilung, und nehmen Sie den Bestand aller Anwendungen auf, die entweder derzeit verwendet werden oder für die Sie über aktive Abonnements verfügen, obwohl sie nicht genutzt werden. In dieser Phase empfiehlt es sich auch, weitere relevante Informationen zu den einzelnen Anwendungen zu sammeln, darunter auch Details zu Verträgen und Kosten, um später eingehendere Anwendungsbewertungen zu ermöglichen.
Unternehmen müssen nicht nur eine Bestandsaufnahme sämtlicher aktueller Anwendungen durchführen, sondern diese Anwendungen auch den jeweiligen Verantwortlichen zuordnen, sprich: den Personen, die die Anwendung später nutzen werden. Diese sollten über den APM‑Prozess und die damit verbundenen Ziele informiert werden. Darüber hinaus können Unternehmen mithilfe von Workflows zur Datenzertifizierung Einführung und Qualitätskontrolle der Anwendungsdaten kombinieren, um ihre Anwendungsstrategie zu optimieren.
Jede Anwendung durchläuft ganz natürlich einen Nützlichkeits-Lebenszyklus: von aktiver Nutzung über eine Teilaktivität beim Auslaufen der Anwendung bis hin zur Inaktivität. Sobald eine Anwendung keinen Geschäftsnutzen mehr erfüllt, muss sie entweder durch eine aktualisierte Version ersetzt oder vollständig entfernt werden. Durch die Definition dieses Lebenszyklus können Verantwortliche deutlich leichter ermitteln, in welcher Lebenszyklusphase sich eine Anwendung gerade befindet.
Selbst aktive Anwendungen bieten ein ganz unterschiedliches Maß an Geschäftsnutzen. Indem Sie bestimmen, wie oft diese Anwendungen genutzt werden – und wie wichtig häufig verwendete Anwendungen für Teams und Workflows sind –, können Sie den Nutzen leichter einschätzen.
Aufbauend auf dem vorherigen Schritt müssen Unternehmen als Nächstes Gesamtbetriebskosten und Geschäftsnutzen jeder aktiven Softwareanwendung bestimmen und sie den einzelnen Geschäftsfähigkeiten zuordnen. So erhalten Unternehmen einen Benchmark, anhand dessen sie andere potenzielle Lösungen bewerten können.
Die letzte Phase im APM‑Prozess ist die Implementierung eines datengesteuerten Anwendungsindikator-Framework. Hiermit können Manager das Anwendungsportfolio regelmäßig neu bewerten und verwalten, um langfristigen Geschäftsnutzen aufzubauen und die IT vollständig auf Geschäftsziele abzustimmen.
Wenn Anwendungsportfolio-Management richtig implementiert wird, bildet es ein zuverlässiges Fundament für die geschäftliche Transformation, das Daten für kleinere Investitionen liefert, die Auswirkungen dieser Investitionen maximiert und kontinuierliche Innovation fördert. Im Folgenden lernen Sie einige Best Practices kennen, mit denen Unternehmen mit APM‑Lösungen optimale Ergebnisse erzielen können:
Anwendungsportfolio-Management soll Führungskräften und anderen Stakeholdern bessere Entscheidungen darüber ermöglichen, welche Anwendungen den größten Geschäftsnutzen bringen. Indem Unternehmen die Anforderungen aktueller Benutzer ermitteln – also welche Anwendungen sie für ihre Arbeit benötigen –, können sie mit APM ihre Geschäftsfähigkeiten auf die Unternehmensstrategie abstimmen. APM muss Führungskräften, Projektmanagern, Anwendungsarchitekten und anderen Rollen in der Technologieplanung als verlässliche Stütze dienen, damit sie die Software erhalten, mit der sie ihre Arbeit erledigen, die Geschäftsstrategie unterstützen und Antworten auf ihre Fragen finden können.
Datenerfassung und -verwaltung sind in APM nicht Aufgabe eines einzigen Teams. Stattdessen müssen Datenlieferanten aus anderen Teams und Abteilungen regelmäßig Daten beitragen, und zwar über ihre klassischen Zuständigkeiten hinaus. Damit sie die nötige Anleitung und Motivation erhalten, um eine Rolle als APM‑Datenlieferant einzunehmen, sollten Unternehmen zunächst eine Gruppe von „Pilot“-Datenlieferanten auswählen, die sie in wichtigen Prozessen und Best Practices schulen. Mithilfe des Feedbacks dieser Early Adopter kann der Schulungsprozess dann für andere Datenlieferanten optimiert werden. Doch dieser Prozess muss nicht unbedingt manuell sein. IT Discovery- und ITAM-Lösungen (IT Asset Management) können relevante Daten automatisch erfassen.
Erfolgreiches Anwendungsportfolio-Management heißt nicht unbedingt, dass ganze Anwendungsportfolios revolutioniert werden. Häufig sind die Erfolge subtiler.
Mit effektivem Anwendungsportfolio-Management erhalten Unternehmen ein klares Bild davon, welche Anwendungen sich in ihrer Umgebung befinden und wie sie Kosten reduzieren können, indem sie Anwendungen entfernen, die der Geschäftsstrategie nicht zugutekommen. Die Mittel für diese Anwendungen können dann stattdessen in das Geschäftswachstum investiert werden. Stakeholder und Führungskräfte können die APM‑Daten effektiv nutzen, um Anwendungen auf Geschäftsfunktionen abzustimmen und gemeinsam eine übergreifende Roadmap für die Strategie zu entwickeln. Indem diese Erfolge dem gesamten Unternehmen vermittelt werden, erkennen Stakeholder auf allen Ebenen den Nutzen von APM leichter.
Anwendungsökosysteme werden zusehends komplexer. Um die wachsenden Anwendungsportfolios effektiv zu managen und gleichzeitig geschäftliche Investitionen zu schützen, brauchen Unternehmen zuverlässige APM‑Tools. Gleichzeitig erleben zahlreiche Branchen derzeit eine grundlegende Verschiebung in Bezug auf ihre bevorzugten Bereitstellungsmodelle: die Migration großer Teile ihrer Daten und Services in die Cloud. ServiceNow, der führende Anbieter für IT-Management, bietet hierfür die richtigen Lösungen.
ServiceNow Application Portfolio Management generiert einen umfassenden Bestand sämtlicher Softwareanwendungen im Unternehmen und kategorisiert diese in vier Bereiche: Planung von Geschäftsfähigkeiten, Rationalisierung von Anwendungen, Nutzung von Informationen und Verwaltung technologischer Risiken. Anhand dieser Einblicke können Führungskräfte technologisch relevante Strategien entwickeln, die Anwendungsfähigkeiten im vollen Umfang auf die definierten Geschäftsziele abstimmen. Und da es sich bei APM von ServiceNow um eine cloudbasierte Lösung handelt, die nahtlos Daten aus anderen integrierten IT-Workflows nutzen kann, profitieren Unternehmen von ganzheitlicher Datengenauigkeit im gesamten Ökosystem, auf die sie überall und jederzeit zugreifen können.
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