Bei einem PMO kann es sich um eine interne oder externe Gruppe von Beschäftigten handeln, die für die Verwaltung von Produkten zuständig ist. PMOs unterscheiden sich von anderen Aspekten eines Projektmanagementteams. Sie decken einen breiten Bereich mit Mitarbeitern aus vielen Disziplinen ab und sind für Projektmanagementstandards verantwortlich, nicht für ein einzelnes Projekt. Das PMO umfasst in der Regel eine Mischung von Experten für IT, Planung, Finanzen und Risikomanagement, die gemeinsam sicherstellen, dass alle Projekte die vom Unternehmen festgelegten Ergebnisse erzielen.
Nicht jedes Unternehmen braucht ein PMO, aber jedes benötigt einen Projektmanager. Der Projektmanager ist die Person, die für die übergeordnete Kontrolle und den Erfolg von Projekten verantwortlich ist. Portfoliomanager überwachen alle Projekte und Programme in einem Unternehmen, konzentrieren sich jedoch auf die übergeordneten Ziele – und darauf, inwiefern Projekte und Programme auf diese Ziele abgestimmt sind.
Ein PMO führt die Projektdokumentation und stellt Handlungsempfehlungen und wichtige Metriken für die Ausführung der Projekte unter seiner Aufsicht bereit. Sehr oft ist ein PMO auch für die Budgetierung und Finanzierung dieser Projekte verantwortlich.
Der Einsatz eines PMO kann für Projektmanagement-Strategien und das Unternehmen als Ganzes von Vorteil sein. Insgesamt kann ein PMO einen umfassenden Überblick bieten und sorgfältige Planung ermöglichen. Das Projektmanagement wird überwacht, und es gibt Standardverfahren für das Unternehmen.
Hier drei weitere Gründe, warum PMOs Unternehmen einen echten Mehrwert bieten können:
Mit einem PMO verfügen alle Mitarbeiter, die an Projekten im Unternehmen arbeiten, über klare standardisierte Methoden und Verfahren. Ein PMO definiert und pflegt die Projektmanagement-Standards für das Unternehmen, wodurch es für Projektmanager und andere Mitglieder des Projektmanagement-Teams leichter wird, die genehmigten Verfahren zu kennen. Ein PMO standardisiert all diese Elemente und vereinfacht dadurch den Prozess.
Wenn ein PMO Verfahren standardisiert, bietet sich dadurch eine großartige Chance für eine verbesserte unternehmensinterne Abstimmung. Die PMO-Abteilung bzw. PMO-Gruppe kann sicherstellen, dass die Standards und Verfahren für das Projektmanagement auf den allgemeinen Zweck des Unternehmens, seine aktuelle Dynamik und andere Produktziele abgestimmt sind. Diese Abstimmung trägt auch dazu bei, dass Projekte einen echten Mehrwert generieren. Ein PMO ist außerdem auf einzigartige Weise in der Lage, Ähnlichkeiten zwischen Projekten zu finden und zu melden, um Überschneidungen oder Ressourcenverluste zu vermeiden. Stattdessen wird jedes Projekt auf die anderen Projekte und auf das Ziel des Unternehmens abgestimmt.
Eine Aufgabe des PMO besteht darin, Projektmanager auszuwählen und auszubilden. Wenn ein PMO diese Verantwortung übernimmt, hat das jeweilige Unternehmen am Ende besser geschulte und qualifizierte Projektmanager. Anstatt die Schulung jemandem zu überlassen, der wenig Erfahrung mit Projektmanagement hat, kann eine Abteilung, die ausschließlich für Projektmanagement eingerichtet wurde, die Qualität der Schulungen optimieren. Daher haben Unternehmen, die PMOs aufbauen (oder verpflichten), oft bessere Projektmanager.
Nicht jedes Unternehmen hat ein PMO, und nicht jedes PMO sieht gleich aus. Für den Aufbau eines PMO gibt es keinen Standard. Dennoch gibt es einige gängige Formen, die ein PMO im Rahmen der Projektmanagement-Strategie eines Unternehmens annehmen kann. Hier zwei der häufigsten Formen, die die unterschiedlichen Rollen veranschaulichen, die PMOs innerhalb eines Unternehmens spielen können:
Eine gängige Art von PMO ist das unterstützende oder beratende PMO. Ein unterstützendes PMO sammelt alle Projekte in einem Unternehmen, bietet Best Practices für diese Projekte und stellt Vorlagen und Schulungen bereit. Doch all das geschieht eher auf beratende Weise. Diese Art von PMO kann extern arbeiten oder auch Teil eines abteilungsspezifischen oder regionalen PMO sein.
Ein leitendes PMO hat ein hohes Maß an Managementkontrolle und kann Unternehmensstandards und -verfahren durchsetzen. Im Grunde genommen ist ein leitendes PMO die zentrale, maßgebliche Stelle im Unternehmen, wenn es um das Projektmanagement geht. Während ein beratendes PMO möglicherweise nur Ratschläge zu Best Practices für ein bestimmtes Projekt gibt, wäre ein leitendes PMO befugt, diese Best Practices auch durchzusetzen.
PMOs übernehmen wichtige Rollen im Rahmen des Projektmanagements. Wenn ein Unternehmen ein PMO einsetzt, hat es in der Regel drei Arten von Rollen und Verantwortlichkeiten: Anleitung, Dokumentation und Berichterstellung.
PMOs können den Umgang mit Strategien und Tools für das Projektmanagement anleiten. Insbesondere stellen sie diesbezüglich Anleitungen zu Methodik und Best Practices bereit. Hier einige der häufigsten und nützlichsten Methoden und Frameworks für das Projektmanagement, die PMOs unterstützen können:
- Agile
Agile ist ein iterativer Ansatz für die Planung und Steuerung von Projektprozessen, der sie in kleinere Zyklen aufteilt, die sogenannten Sprints. Der Ansatz ist flexibel und leistungsstark.
- Wasserfall
Mit dem Wasserfallmodell fließt jede Aufgabe wie bei einem Wasserfall in die nächste. Das Timing erfordert eine sorgfältige Planung, doch der Flow kann Projekte effektiv voranbringen.
- Scrum
Scrum ähnelt Agile, doch bei diesem Ansatz sind alle 30 Tage Ergebnisse fällig. Diese Methode ist großartig für Teams, die mit der Produktivität zu kämpfen haben.
- Six Sigma
Six Sigma ist eine Methode, die zur Verbesserung von Prozessen beiträgt, indem sie Elemente beseitigt, die als Fehler gelten. Das Ziel besteht darin, Fehler jeglicher Art zu reduzieren, um für maximale Genauigkeit zu sorgen und großartige Produkte herzustellen.
Eine wichtige Rolle des PMO ist die Dokumentation. PMOs bieten Anleitungen und Best Practices für das Projektmanagement – diese Best Practices werden unter anderem aus vergangenen Projekten abgeleitet. Wenn PMOs Projekte dokumentieren, können sie bessere Entscheidungen treffen und vorhersagen, was für ein bestimmtes Projekt gut funktioniert und am besten geeignet ist. Die Dokumentation hilft dabei, praktische Abläufe zu verbessern.
PMO-Berichte sind ein wertvolles Tool für ein erfolgreiches Projektmanagement. Durch die Berichterstellung werden Projekte auf Kurs gehalten und Stakeholder über den Fortschritt informiert. Wenn ein PMO die Berichterstellung verwaltet, kann es den Projektfortschritt nachverfolgen, alle Stakeholder auf dem Laufenden halten und dem leitenden Management von dem Projekt berichten. Das reduziert den Reporting-Aufwand für Projektmitglieder und hält das Projekt von Anfang bis Ende auf Kurs.
PMOs können Unternehmen viele Vorteile bieten und zahlreiche wichtige Rollen und Verantwortlichkeiten übernehmen – doch sie können auch Herausforderungen mit sich bringen. Diese Herausforderungen gestalten sich zwar oft schwierig, können jedoch alle von Unternehmen, die mit einem PMO den Erfolg ihres Projektmanagements steigern wollen, gemeistert werden. Hier vier der häufigsten Herausforderungen von PMOs und wie Sie sie überwinden können:
Ein PMO ist nur nützlich, wenn es mit den Teammitgliedern kommuniziert, die am Projekt arbeiten. Mangelnde Kommunikation zwischen einem PMO und den Teammitgliedern bedeutet, dass das Team nicht von dem Wissen und den Standards profitiert, die das PMO bereitstellen kann. Um diese Herausforderung zu meistern, muss das PMO mehrere Kommunikationskanäle haben und regelmäßig Rücksprache mit den Teammitgliedern halten.
Für einige Unternehmen ist es am besten, hierbei den Projektmanager als Bindeglied einzusetzen – das kann effektiv sein, solange regelmäßige Kommunikation stattfindet.
Die Besetzung von PMOs ist besonders wichtig für ihren Erfolg. Eine Herausforderung entsteht, wenn in PMO-Teams die erforderlichen Kompetenzen fehlen, um dem Projektmanagement-Team echten Mehrwert zu bieten. Die Lösung für diese Herausforderung besteht darin, Teammitglieder mit den erforderlichen Kompetenzen für die Rollen und Verantwortlichkeiten eines PMO auszuwählen. Oft stellen Unternehmen hierfür viele verschiedene Personen ein.
Manche PMOs haben keinen Überblick, wie die Projekte laufen und was die Teams gerade tun. Dieser Mangel an Transparenz verringert das Potenzial und den Mehrwert von PMOs. Wenn PMOs keine Transparenz haben, können sie die Teams nicht über die besten Projektmanagement-Verfahren für ihr Projekt informieren. Um diese Herausforderung zu meistern, ist es wichtig, PMOs die nötigen Einblicke in die Arbeit der Teams zu gewähren. Das kann auch die Kommunikation verbessern.
Konflikte können jede Art von Projekt zum Scheitern bringen. Wenn Teamkonflikte nicht gelöst werden, kann dies zu vielen Problemen mit PMOs führen. Der Schlüssel besteht darin, Möglichkeiten zur Konfliktlösung bereitzustellen, bevor diese Konflikte eskalieren. Wenn Sie Probleme frühzeitig angehen, können Sie die Produktivität Ihrer Teams steigern und das Risiko reduzieren, dass ein Projekt ins Stocken gerät.
Die richtige PMO-Software passt auch zu den Geschäftszielen. Leider verwendet nicht jedes Unternehmen die richtige Software. Viele Unternehmen verwenden PPM-Lösungen (Projekt-Portfoliomanagement) als PMO-Software. Doch die Wahrheit ist, dass diese Lösungen nicht ausreichen. Denn auch mit PPM ist es schwierig, Strategien, Investitionen und Ergebnisse zu entwickeln und aufeinander abzustimmen.
Aus diesem Grund hat ServiceNow Strategisches Portfoliomanagement entwickelt. Unternehmen können damit Prioritäten setzen und finanzieren, eine Roadmap für Investitionen erstellen, Pläne kommunizieren und den Fortschritt verfolgen. Mit SPM können Teams die Methoden für die Planung und Ausführung ihrer Arbeit frei wählen und dabei den gesamten Geschäftsbedarf konsolidieren und zentralisieren. Es ist eine PMO-Software, mit der Unternehmen Herausforderungen meistern und die Vorteile eines starken PMO genießen können.
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