Arbeitsmanagement ist die strategische Koordination von Workflows, Aufgaben und Ressourcen, um Produktivität, Effizienz und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens zu optimieren. Dazu gehört die Planung, Organisation, Priorisierung und Nachverfolgung von Aufgaben, um Ziele effektiv zu erreichen.
Arbeitsmanagement umfasst eine Vielzahl von Disziplinen und Ansätzen, um eine effiziente und effektive Aufgabenausführung, Projektabwicklung und Gesamtproduktivität zu gewährleisten. Hier einige wichtige Arten des Arbeitsmanagements:
Projektmanagement umfasst die Planung, Ausführung und Überwachung bestimmter Aufgaben oder Initiativen mit definierten Zielen, Zeitplänen und Budgets. Es stellt sicher, dass aufwendige Projekte in überschaubare Schritte unterteilt, den richtigen Personen oder Teams zugewiesen und überwacht werden, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.
Zeitmanagement konzentriert sich auf die Optimierung der Art und Weise, wie Mitarbeiter ihre Zeit für Aufgaben und Aktivitäten nutzen. Dazu gehört das Festlegen von Prioritäten, das Erstellen von Zeitplänen und das Anwenden von Techniken, um die Produktivität zu steigern und Ablenkungen zu minimieren. Und das führt am Ende zu einer besseren Work-Life-Balance und einer höheren Effizienz.
Bei der Ressourcenverwaltung geht es um die Zuteilung und Nutzung der Assets eines Unternehmens, einschließlich Personal, Finanzen, Ausrüstung und Materialien. Effektive Ressourcenverwaltung stellt sicher, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen, um Projekt- und Betriebsanforderungen zu unterstützen.
Prozessmanagement umfasst den Entwurf, die Implementierung und die Verbesserung von Workflows und Verfahren innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist es, den Betrieb zu optimieren, Ineffizienzen zu beseitigen und die Qualität zu verbessern, indem Prozesse standardisiert und optimiert werden.
Customer-Relationship-Management konzentriert sich auf die Verwaltung und Pflege starker Beziehungen zu Kunden. Es umfasst Strategien, Tools und Praktiken, um die Kundenzufriedenheit, -treue und langfristige -aktivität zu verbessern.
Business Intelligence (BI) umfasst die Erfassung, Analyse und Interpretation von Daten, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Dazu gehört der Einsatz von BI-Tools und -Technologien, um Rohdaten in wertvolle Einblicke zu verwandeln, die die strategische Planung und Leistungsverbesserung unterstützen.
Die Geschäftsperspektive im Arbeitsmanagement umfasst die Abstimmung aller arbeitsbezogenen Aktivitäten auf die Gesamtziele des Unternehmens. Sie betont die Bedeutung einer ganzheitlichen Sicht der Arbeit und berücksichtigt, wie sich diese Arbeit auf das Endergebnis, die Kundenzufriedenheit und die langfristige Nachhaltigkeit des Unternehmens auswirkt. Effektives Arbeitsmanagement berücksichtigt stets den breiteren Geschäftskontext und stellt sicher, dass alle Bemühungen zum Unternehmenserfolg beitragen.
Unternehmen stehen vor zahlreichen Herausforderungen: von umfangreichen Workloads über technologische Fortschritte und Komplikationen bis hin zu digitalen Daten, Kundenbetreuung, unübersichtlichen Ressourcen, Mitarbeitermanagement und vielen anderen Faktoren. Arbeitsmanagement umfasst all diese Aufgaben und ermöglicht es Unternehmen, jeden Ablauf und jeden Prozess zu optimieren – insbesondere durch die Erstellung wiederverwendbarer Workflows, die jedes Team nutzen kann. Hier einige der wichtigsten Vorteile und positiven Auswirkungen eines gut ausgeführten Arbeitsmanagements:
Optimierte Produktivität
Effektives Arbeitsmanagement optimiert Aufgaben und Projekte, steigert die Produktivität, minimiert Verzögerungen und erhöht die Leistung.Ressourcenauslastung
Arbeitsmanagement maximiert die Ressourceneffizienz, indem es personelle, finanzielle und technologische Assets sinnvoll zuweist, um Verschwendung zu minimieren und das Potenzial zu optimieren.Anpassungsfähigkeit
Mit Arbeitsmanagement können sich Unternehmen schnell an neue Bedingungen anpassen und sich so in einer dynamischen Geschäftslandschaft einen Wettbewerbsvorteil sichern.Qualitätssicherung
Unternehmen können beständige, hochwertige Ergebnisse gewährleisten, indem sie Prozesse einrichten und verbessern und die Kundenzufriedenheit steigern.Zielerreichung
Arbeitsmanagement richtet alle Bemühungen auf strategische Ziele aus und erleichtert so die Verfolgung des Fortschritts und das Erreichen von Zielen.Zusammenarbeit und Kommunikation
Effektives Arbeitsmanagement fördert die Zusammenarbeit und klärt Rollen, reduziert Missverständnisse und verbessert die Teamarbeit.Risikominderung
Arbeitsmanagement erkennt Probleme frühzeitig und ermöglicht eine proaktive Problemlösung und Risikominderung, um Projekte auf Kurs zu halten.Kundenzufriedenheit
Und schließlich priorisiert Arbeitsmanagement die Kundenbedürfnisse, was zu zeitnahen, hochwertigen Service- und Produktbereitstellung und damit auch zu einer höheren Zufriedenheit führt.
Der Arbeitsmanagement-Prozess kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Hier jedoch einige grundlegende Schritte, die sich bei der Einrichtung eines effektiven Prozesses bewährt haben:
Der erste Schritt im Arbeitsmanagement-Prozess besteht darin, die fällige Arbeit zu identifizieren. Dazu gehört die Erkennung von Aufgaben, Projekten oder Initiativen, die mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Die Identifizierung umfasst auch die Bestimmung des Arbeitsumfangs, der erforderlichen Ressourcen und der wichtigsten beteiligten Stakeholder. Indem Unternehmen klar definieren, was erreicht werden muss, können sie die Voraussetzungen für ein effektives Arbeitsmanagement schaffen.
Sobald die Arbeit definiert ist, besteht der nächste Schritt darin, einen umfassenden Plan zu erstellen. Die Planung umfasst die Definition von klaren Zielen, von Strategien, mit denen sich diese Ziele erreichen lassen, sowie von Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder. Ein gut durchdachter Plan umfasst außerdem Budgetierung, Risikobewertung und einen Zeitplan für den Projektabschluss. Die Planung bietet eine Roadmap für den gesamten Arbeitsmanagement-Prozess, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und verstehen, wie es weitergeht.
Bei der Planung werden Zeit und Ressourcen bestimmten Aufgaben im Arbeitsplan zugewiesen. Dazu gehört das Erstellen von Zeitplänen, Fristen und Meilensteinen, um den Fortschritt zu verfolgen. Bei einer effektiven Planung werden Faktoren wie Ressourcenverfügbarkeit, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und potenzielle Engpässe berücksichtigt. Ein gut konzipierter Zeitplan hilft Teams, ihre Zeit effizient zu verwalten, Fristen einzuhalten und auf Kurs zu bleiben, um Projektziele zu erreichen.
Die Dokumentation der Arbeit ist entscheidend für Transparenz, Verantwortlichkeit und Wissensweitergabe. Dieser Schritt umfasst das Erstellen von Datensätzen, Berichten und Dokumentationen, die wichtige Informationen über die ausgeführte Arbeit erfassen. Sie umfasst außerdem die Dokumentation von Projektzielen, Fortschrittsaktualisierungen, getroffenen Entscheidungen und auftretenden Änderungen oder Problemen. Eine ordnungsgemäße Dokumentation stellt sicher, dass alle Beteiligten des Arbeitsmanagement-Prozesses Zugriff auf wichtige Informationen haben und bei Bedarf darauf zurückgreifen können.
Die Analyse ist ein fortlaufender Prozess während des gesamten Arbeitsmanagement-Zyklus. Hierbei werden Fortschritt, Leistung und Ergebnisse anhand der festgelegten Ziele bewertet. Durch die Analyse von Daten und Leistungskennzahlen können Unternehmen Bereiche mit Verbesserungsbedarf identifizieren, fundierte Entscheidungen treffen und ihre Strategien bei Bedarf anpassen. Die Analyse liefert wertvolle Einblicke, die zukünftige Bemühungen des Arbeitsmanagements lenken und zu kontinuierlichen Verbesserungen und mehr Erfolg beim Erreichen der Unternehmensziele führen können.
Arbeits- und Projektmanagement sind zwei miteinander verwandte, aber unterschiedliche Disziplinen, die häufig in verschiedenen Kontexten verwendet werden. Der grundlegende Unterschied zwischen Arbeits- und Projektmanagement besteht darin, dass Arbeitsmanagement ein deutlich langfristigerer Prozess für unternehmensweite Anforderungen, Anliegen und Workflows ist, während sich Projektmanagement viel stärker auf einzelne Projekte konzentriert. Lassen Sie uns das Ganze noch etwas genauer klären:
Im Arbeitsmanagement sehen die essenziellen Komponenten wie folgt aus:
Umfang
Das Arbeitsmanagement umfasst eine breite Palette von Aktivitäten innerhalb eines Unternehmens, einschließlich Projekten, alltäglichem Betrieb, Routineaufgaben und laufenden Prozessen.Zweck
Das Hauptziel besteht darin, sicherzustellen, dass die gesamte Arbeit, ob projektbasiert oder betrieblich, effizient ausgeführt wird und sich an den Unternehmenszielen orientiert.Fokus
Das Arbeitsmanagement konzentriert sich auf die Optimierung von Ressourcen, Workflows und Prozessen im gesamten Unternehmen, um die Produktivität und die Effektivität insgesamt zu verbessern.Beispiele
Es erfordert die Verwaltung von Routineaufgaben, des täglichen Betriebs, langfristiger strategischer Initiativen und kontinuierlicher Prozessverbesserungen.
Projektmanagement gestaltet sich etwas anders:
Umfang
Projektmanagement ist eine Untergruppe des Arbeitsmanagements, die sich speziell auf die Planung, Ausführung und den Abschluss einzelner Projekte mit definierten Zielen, Zeitplänen und Budgets konzentriert.Zweck
Es geht in erster Linie darum, sicherzustellen, dass ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wird, seine Ziele erreicht und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.Fokus
Projektmanagement konzentriert sich auf die logistischen Aspekte der Verwaltung von Ressourcen, Aufgaben, Zeitplänen und Risiken im Kontext eines Projekts.Beispiele
Es umfasst Aktivitäten wie die Planung einer Produkteinführung, den Bau eines Gebäudes oder die Implementierung eines Software-Upgrades.
Kollaboratives Arbeitsmanagement beschreibt einen umfassenderen Ansatz, der Prinzipien des Arbeitsmanagements und des Projektmanagements kombiniert. Dabei geht es um Zusammenarbeit, Koordination und Kommunikation über verschiedene Arten von Arbeiten hinweg, sei es im laufenden Betrieb oder bei einzelnen Projekten. CWM-Tools und -Praktiken zielen darauf ab, eine einheitliche Plattform zu schaffen, auf der Teams Aufgaben, Projekte und Prozesse verwalten und gleichzeitig die Zusammenarbeit und Transparenz fördern können.
Während Arbeitsmanagement ein breiteres Spektrum von Aktivitäten innerhalb eines Unternehmens abdeckt, konzentriert sich Projektmanagement im Wesentlichen auf die Planung und Ausführung einzelner Projekte. Kollaboratives Arbeitsmanagement versucht, die Kluft zwischen diesen beiden Bereichen zu überbrücken, indem eine ganzheitliche Lösung bereitgestellt wird, die sowohl Arbeits- als auch Projektmanagement-Aspekte integriert, um die Gesamtproduktivität und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen zu verbessern.
Ein Arbeitsmanagement-System (Work Management System, WMS) ist eine Zusammenstellung von Verwaltungstools und Software, die entwickelt wurde, um die Koordination, Planung, Ausführung und Überwachung verschiedener arbeitsbezogener Aufgaben und Bemühungen zu vereinfachen. Dieses System fungiert als zentralisierter Hub, der auf strategische Weise die Zuteilung von Ressourcen verbessert, Workflows optimiert, die Zusammenarbeit fördert und die Gesamteffizienz des Unternehmens steigert.
Arbeitsmanagement-Software bietet Unternehmen mehrere wesentliche Vorteile in verschiedenen Aspekten ihres Betriebs. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Säulen von Arbeitsmanagement-Software sowie ihre Vorteile für Unternehmen.
Arbeitsmanagement-Software optimiert das Aufgabenmanagement, indem sie eine zentrale Plattform für die Erstellung, Zuweisung, Nachverfolgung und Priorisierung von Aufgaben bereitstellt. Hierdurch erhalten Unternehmen folgende Vorteile:
Effizienz
Die Software stellt sicher, dass Aufgaben organisiert sind und Teammitglieder ihre Verantwortlichkeiten kennen, wodurch Verwirrung und Verzögerungen reduziert werden.Produktivität
Teams können sich auf die Erledigung von Aufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit der Koordination der Arbeit zu verbringen.Transparenz
Manager können den Aufgabenfortschritt überwachen, Engpässe identifizieren und fundierte Entscheidungen treffen, um Projekte auf Kurs zu halten.
Ohne gute Kommunikation können Unternehmen nicht erfolgreich sein, insbesondere weil sie jeden Prozess beeinflusst. Effektive Kommunikation ist entscheidend für den Geschäftserfolg – und Arbeitsmanagement-Software kann sie durch folgende Vorteile verbessern:
Echtzeit-Zusammenarbeit
Die Software bietet Funktionen wie Chat, Kommentare und Benachrichtigungen, die eine sofortige Kommunikation zwischen Teammitgliedern ermöglichen, selbst wenn sie remote arbeiten.Transparenz
Der Kommunikationsverlauf wird häufig gespeichert, sodass Entscheidungen und Diskussionen klar dokumentiert werden.Weniger E-Mails
Die interne Kommunikation wird weniger per E-Mail abgewickelt, sodass der Posteingang deutlich übersichtlicher ist.
Der sichere Austausch von Informationen und Daten ist eine Herausforderung der modernen Welt, in der Geräte und das Internet viele Vorteile, aber auch zahlreiche Gefahren mit sich bringen. Arbeitsmanagement-Software ermöglicht eine nahtlose Dateifreigabe durch:
Zentralisierter Speicher
Die Software bietet ein zentrales Repository für Dokumente und Dateien, sodass Teammitglieder problemlos darauf zugreifen und gemeinsam daran arbeiten können.Versionskontrolle
Viele Systeme bieten eine Versionskontrolle, um Änderungen nachzuverfolgen und die Integrität von Dokumenten zu wahren.Sicherheit
Die Software umfasst häufig Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vertraulicher Dateien und zur Zugriffskontrolle.
Zeiterfassung ist entscheidend für Effizienz und Kostenmanagement, und Arbeitsmanagement-Software kann die Funktionen und Vorteile der Zeiterfassung auf folgende Weise verbessern:
Genaue Abrechnung
Sie ermöglicht es Unternehmen, Kunden genaue Rechnungen auf Grundlage der Zeit zu stellen, die für Aufgaben oder Projekte aufgewendet wurde.Ressourcenzuteilung
Manager können beurteilen, wie die verfügbare Zeit den verschiedenen Aufgaben und Projekten zugewiesen wird, um die Ressourcenzuteilung zu optimieren.Leistungsanalyse
Mithilfe von Zeitverfolgungsdaten können Manager die Produktivität von Personen und Teams bewerten, Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren und datengestützte Entscheidungen treffen.
Letztendlich spielt Arbeitsmanagement-Software eine entscheidende Rolle bei der Optimierung des Aufgabenmanagements, der Verbesserung der Kommunikation, der Erleichterung der Dateifreigabe und der Zeitverfolgung. Diese Vorteile tragen gemeinsam zu höherer Produktivität, besserer Zusammenarbeit sowie zur allgemeinen Betriebseffizienz für Unternehmen aller Größen und Branchen bei.
Arbeitsmanagement ist ein weit gefasster Begriff, der für viele kleine, aber wirkungsvolle Versprechungen verwendet wird. Dementsprechend kann er für verschiedene Unternehmen unterschiedliche Dinge bedeuten. Doch egal, was Unternehmen im Arbeitsmanagement sehen – sie müssen einen strategischen Ansatz verfolgen, der ihre Vision in greifbare Ergebnisse umsetzt. Und genau hier kommt das SPM-System (Strategic Portfolio Management) von ServiceNow ins Spiel. Mit SPM können Führungskräfte die Lücke zwischen Strategie und Ergebnissen schließen und sicherstellen, dass die geleistete Arbeit mit den übergeordneten Zielen des Unternehmens übereinstimmt.
Mit SPM erhalten Unternehmen die Möglichkeit, die wichtigen Dinge zu priorisieren, zu finanzieren und auszuführen, während sie gleichzeitig eine klare Roadmap erstellen, die Investitionen leitet und Pläne effektiv kommuniziert. Dieser konsolidierte und zentralisierte Ansatz zur Verwaltung der Geschäftsanforderungen ist der Eckpfeiler eines effizienten Arbeitsmanagements. Erfahren Sie mehr über die SPM-Plattform von ServiceNow, um Ihre Arbeitsmanagement-Strategie noch heute zu optimieren!