Seit die Menschen von Punkt A nach Punkt B reisen, verlassen sie sich auf Karten, um ihren Weg zu finden. Workflow-Diagramme (auch als Flussdiagramme bezeichnet) erfüllen eine ähnliche Funktion und verdeutlichen jeden Schritt eines Prozesses, einschließlich Abhängigkeiten, Verantwortlichkeiten und Tools. Auf diese Weise können Benutzer effektive Workflows logisch planen, ineffiziente Schritte und Hindernisse beseitigen, mit anderen Teams zusammenarbeiten und mögliche nächste Schritte in jeder Phase eines Projekts sehen.

Ein Beispiel für ein Workflow-Design-Tool, in dem Workflow-Diagramme verwendet werden, finden Sie unter ServiceNow Flow Designer. Flow Designer ermöglicht es professionellen Entwicklern und Low-Code-Geschäftsanalysten, Geschäftsprozesse als digitale Workflow zu automatisieren und zu integrieren, indem sie Befehle in natürlicher Sprache eingeben.

Aktivitätsdiagramme erweitern dieses Konzept. Ein Aktivitätsdiagramm bildet ein bestimmtes Verhalten mit UML (Unified Modeling Language) ab. Es stellt den Workflow von Aktivitäten innerhalb eines Systems mithilfe von festgelegten Notationen, Symbolen und Regeln dar. UML-Aktivitätsdiagramme werden in der Regel bei der Modellierung von Softwaresystemen verwendet. Sie werden als Verhaltensdiagramme bezeichnet, da sie beschreiben, was in den Systemen geschehen soll, die sie abbilden.

Aktivitätsdiagramme funktionieren ähnlich wie Flussdiagramme, indem sie dynamisches Verhalten innerhalb eines Systems visuell darstellen. Aktivitätsdiagramme stellen den Programmfluss auf einer hohen Ebene dar, sodass Benutzer die Bedingungen und Einschränkungen im Zusammenhang mit bestimmten Vorgängen besser verstehen und den Nachrichtenfluss zwischen Aktivitäten sehen können.

Durch die Erstellung eines Aktivitätsdiagramms in UML können Benutzer sowohl bedingtes als auch paralleles Verhalten modellieren und grafisch darstellen. Der Fluss einer Aktivität kann mithilfe verschiedener Steuerelemente im UML-Flussdiagramm visualisiert werden. Aktivitätsdiagramme eignen sich besonders für:

• Modellierung von Anwendungsfällen und der Schritte, aus denen sie bestehen
• Definition eines Softwareprotokolls als zulässige Abfolge von Interaktionen zwischen Komponenten
• Modellierung von Softwarealgorithmen
• Darstellung von Geschäfts-Workflows für mehrere Benutzer in einem System
• Modellierung des Ausführungs-Flow zwischen Systemelementen
• Präsentation ausführlicher Informationen über Funktionen oder Algorithmen im System
• Erzeugen eines allgemeinen Verständnisses der Systemfunktionen

Wie bei jedem Diagramm, dass einen Geschäftsprozess darstellt, besteht der Hauptvorteil eines Aktivitätsdiagramms in einer verbesserten Prozesstransparenz und -klarheit. Benutzer können die Beziehung zwischen Objekten schnell verstehen und sehen, wie sie zusammenwirken. Sie können auch erkennen, wo Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten bestehen und wo wichtige Entscheidungen getroffen werden müssen. Ebenso sind Diagramme für die Zusammenarbeit und Dokumentation von Vorteil, da sie Prozesse auf eine Art und Weise kommunizieren, die alle Teams und Abteilungen problemlos verstehen.

Zusätzlich zu diesen Vorteilen können Aktivitätsdiagramme Unternehmen in folgenden Bereichen unterstützen:

• Demonstration der Logik eines Algorithmus
• Beschreibung der Schritte in einem UML‑Anwendungsfall
• Illustration von Workflows zwischen Benutzern und Systemen
• Vereinfachung und Verbesserung der Prozesse durch Klarstellung potenziell komplexer Anwendungsfälle
• Modellierung von Elementen der Softwarearchitektur, einschließlich Funktionen, Methoden und Operationen

Zwar folgen Aktivitätsdiagramme in UML standardisierten Regeln, doch sie bieten auch einige Freiheiten, insbesondere in Bezug auf die Elemente, die sie enthalten. Die meisten Aktivitätsdiagramme enthalten jedoch die folgenden Komponenten:

Aktivitäten

Aktivitäten beschreiben Geschäftsprozesse und beinhalten Aktivitätsknoten und -kanten, damit Aufgaben in einer gewissen Reihenfolge ablaufen können.

Aktionen

Eine Aktion ist eine Aufgabe, die entweder von der Software oder dem Benutzer ausgeführt wird. Aktionen beginnen, wenn alle Eingabebedingungen erfüllt wurden. Sie verwenden eingehende und ausgehende Aktivitätskanten, um den Kontrollfluss und den Fluss der Daten zwischen Aktivitätsknoten anzugeben.

Aktivitätskanten

Eine Aktivitätskante ist eine direkte Verbindung zwischen Aktivitätsknoten, die den Pfad darstellt, den ein Token zwischen zwei Aktivitätsknoten nehmen kann. Die Aktivitätskante ist dafür verantwortlich, den Fluss zur nächsten Aktion fortzusetzen, sobald die vorherige Aktion abgeschlossen ist.

Steuerungs-Flows

Steuerungs-Flows sind Verbindungen, die den Fluss zwischen Schritten im Diagramm visualisieren.

Startknoten

Der erste Knoten am Anfang des Diagramms ist der Startknoten, der den Beginn der Aktivität darstellt.

Entscheidungen

Eine Entscheidung ist ein Punkt im Diagramm, an dem der Benutzer oder die Software eine Entscheidung treffen muss. Jede Option führt zu einer neuen Verzweigung, sodass die Entscheidung aus einem Eingang und mindestens zwei Ausgängen besteht.

Zusammenführungen

Zusammenführungen sind die Gegensätze von Entscheidungen und führen mehrere Zweige oder Flüsse in einem einzigen Punkt zusammen. Eine Zusammenführung besteht aus mindestens zwei Eingaben und nur einer Ausgabe.

Endknoten

Der Endknoten ist der letzte Schritt der Aktivität. Der Abschluss dieses Knotens ist gleichbedeutend mit dem Abschluss der Aktivität.

Das Verständnis der verschiedenen Notationen und Symbole ist entscheidend für die effektive Nutzung und Interpretation von Aktivitätsdiagrammen. Die Symbole dienen als Sprache des Diagramms und ermöglichen es, komplexe Workflows, Entscheidungen und Prozesse klar und konsistent zu planen. Zu den Standardbezeichnungen und -symbolen, die häufig in einem Aktivitätsdiagramm zu finden sind, gehört der Anfangsstatus oder Startpunkt.
Dieser wird in der Regel durch einen gefüllten Kreis dargestellt und kennzeichnet den Ausgangspunkt des Aktivitätsflusses. Der Anfangsstatus legt die Phase der nachfolgenden Aktionen oder Aufgaben im Diagramm fest. Bei Swimlane-Aktivitätsdiagrammen sollte der Startpunkt in der ersten Spalte in der oberen linken Ecke platziert werden.

• Aktivitäts- oder Aktionsstatus
  Aktionsstatus (auch „Aktivitätsstatus“ genannt) beschreiben kurz die Aufgaben und Vorgänge, die im gesamten Prozess-Flow ausgeführt werden. Diese Notationen werden oft als abgerundete Rechtecke dargestellt und enthalten eine Beschreibung der auszuführenden Aktivität.
• Aktionsfluss
  Der Aktionsfluss wird durch Pfeile dargestellt, die die Aktionsstatus verbinden. Sie zeigen die Reihenfolge an, in der die Aktivitäten ausgeführt werden, und leiten den Fluss von einem Status zum anderen.
• Objektfluss
  Objektflüsse ähneln Aktionsflüssen, werden jedoch verwendet, um den Fluss von Objekten oder Daten zwischen Aktivitäten anzugeben. Sie können ebenfalls durch Pfeile dargestellt werden. Manchmal werden sie mit Anmerkungen versehen oder sie erhalten andere Farben oder Stile, um sie von Aktionsflüssen zu unterscheiden.
• Entscheidungen und Verzweigungen
  Entscheidungen werden durch Rauten dargestellt und kennzeichnen Entscheidungspunkte innerhalb des Prozesses. Die Verzweigung erfolgt von diesen Entscheidungspunkten aus zu mehreren möglichen Pfaden, die auf Bedingungen oder Wahlmöglichkeiten basieren.
• Leitplanken
  Leitplanken sind Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit der Fluss auf einem bestimmten Pfad fortgesetzt werden kann. Sie werden in der Regel neben dem Pfeil, der von einem Entscheidungssymbol ausgeht, beschriftet, um den bedingten Fluss anzuzeigen.
• Synchronisierung
  Eine Synchronisierungsleiste (oft als „Gabel“ oder „Zusammenführen“ bezeichnet) wird verwendet, um den Punkt darzustellen, an dem mehrere Flüsse konvergieren (zusammenlaufen) oder divergieren (verzweigen). Dies hilft bei der Modellierung paralleler Aktivitäten innerhalb des Systems.
• Zeitereignis
  Dies ist ein Uhrsymbol oder eine Anmerkung mit einem Zeitpunkt, der festlegt wird oder nach einer bestimmten Zeitspanne eintritt, an dem eine Aktivität stattfinden soll. Zeitereignisse helfen bei der Modellierung von Prozessen mit strengen Fristen.
• Zusammenfügungsereignis
  Zusammenführungsereignisse werden durch Rauten dargestellt und sind ähnlich wie Entscheidungen, aber ohne Bedingungen. Diese Symbole zeigen an, wo mehrere Flüsse zusammenkommen, um einen einzigen, einheitlichen Fluss zu bilden.
• Gesendete und empfangene Signale
  Gesendete und empfangene Signale stellen dar, wie eine Aufgabe durch externe Elemente verändert werden kann, und werden durch einen Briefumschlag abgebildet. Gesendete und empfangene Signale werden verwendet, um anzuzeigen, wenn ein Status nicht geändert werden kann, bis eine bestimmte Nachricht empfangen wird.
• Unterbrechungskante
  Eine Unterbrechungskante ist eine gezackte (blitzförmige) Linie mit einer Pfeilspitze, die eine Unterbrechung des Hauptflusses anzeigt. Sie wird verwendet, um Ausnahmen oder Ereignisse zu modellieren, die die normale Abfolge von Aktivitäten unterbrechen können.
• Swimlanes
  Swimlanes sind parallele Kästen oder Spalten, die verwendet werden, um Aktivitäten zu trennen, je nachdem, wer für sie verantwortlich ist – Abteilungen, Systeme oder Einzelpersonen.
• Endgültiger Status oder Endpunkt
  Der Status „Endgültig“ gibt das Ende des Aktivitätsflusses an und zeigt, dass der Prozess abgeschlossen wurde. Er wird oft durch einen gefüllten Kreis in einem leeren Kreis dargestellt.

Zwar dienen sowohl Aktivitätsdiagramme als auch Flussdiagramme der Visualisierung von Prozessflüssen und Entscheidungspfaden, doch weisen sie unterschiedliche Merkmale, Notationen und Anwendungsfälle auf, die sie von anderen abheben. Wenn Unternehmen die Unterschiede verstehen, können sie leichter entscheiden, welches Tool für ihre Anforderungen am besten geeignet ist.

Komplexität und Detailgenauigkeit

• Aktivitätsdiagramme: Sie sind in der Regel komplexer und weisen einen höheren Detaillierungsgrad auf, einschließlich bedingtem und parallelem Verhalten und Synchronisationspunkten. Sie sind Teil der Unified Modeling Language (UML) und folgen daher einem standardisierten Satz von Notationen und Symbolen.
• Flussdiagramme: Sie sind im Allgemeinen einfacher und weniger detailliert und werden für unkomplizierte Prozesse und Entscheidungsstrukturen verwendet. Sie verfügen nicht über einen standardisierten Satz von Notationen, obwohl es häufig verwendete Symbole gibt.

Notation und Symbole

• Aktivitätsdiagramme: Sie verwenden eine spezifische Reihe von UML-Notationen, einschließlich Aktionsstatus, Aktivitätskanten, Steuerungsfluss und andere, die eine einheitliche, formalisierte Darstellung von Prozessen ermöglichen.
• Flussdiagramme: Sie verwenden einen losen Satz von Symbolen wie Ovale für Anfang/Ende, Rechtecke für Prozesse und Rauten für Entscheidungspunkte.

Kontext der Verwendung

• Aktivitätsdiagramme: Sie werden hauptsächlich in der Softwareentwicklung zur Darstellung der dynamischen Aspekte von Softwaresystemen verwendet, sind aber auch in anderen Bereichen zur Modellierung komplexer Prozesse nützlich.
• Flussdiagramme: Sie haben ein breiteres Anwendungsspektrum von Geschäftsprozessen bis zur Systemtechnik und können in fast jeder Disziplin eingesetzt werden.

Flexibilität

• Aktivitätsdiagramme: Aufgrund ihrer formalen Darstellungen sind sie starr, aber dies kann ein Vorteil beim Modellieren komplexer, vielschichtiger Systeme sein.
• Flussdiagramme: Sie sind flexibler und einfacher zu erstellen, geeignet für unkomplizierte Prozesse, die keine speziellen Notationen erfordern.

Objekt- und Datenfluss

• Aktivitätsdiagramme: Sie können nicht nur den Fluss von Aktivitäten, sondern auch den Fluss von Objekten oder Daten zwischen Aktivitäten modellieren, um ein vollständigeres Bild des Systems zu erhalten. Sie können sowohl für allgemeine Übersichten als auch für detaillierte Aktivitäten auf niedriger Ebene eines Systems verwendet werden.
• Flussdiagramme: Sie konzentrieren sich in erster Linie auf den Fluss von Aktivitäten oder Aufgaben und berücksichtigen normalerweise nicht den Fluss von Objekten oder Daten zwischen den Aufgaben. Sie bieten in der Regel eine allgemeine Ansicht eines Prozesses und eignen sich möglicherweise nicht für extrem detaillierte Modellierungen.

ServiceNow, der Branchenführer im Bereich IT-Management, eröffnet Unternehmen auf der ganzen Welt die Vorteile der erweiterten Aktivitätszuordnung. Die Prozessautomatisierung mit ServiceNow basiert auf der preisgekrönten Now Platform und ermöglicht Unternehmen die Erstellung detaillierter Prozess-Flows anhand von Daten aus Audit-Trails für eine einfache und dennoch gründliche Analyse von Geschäftsprozessen. Beseitigen Sie Prozessengpässe, finden Sie versteckte Ineffizienzen, sehen Sie detaillierte visuelle Darstellungen Ihres Prozess- und Aktivitätsflusses und erstellen Sie eine vollständige Zuordnung aller Verbindungen, Abhängigkeiten und Beziehungen. Prozessautomatisierung macht all dies möglich.

Prozessautomatisierung bietet Unternehmen eine benutzerfreundliche Lösung für eine schnelle, genaue und kosteneffektive Diagrammerstellung. Unternehmen, die ServiceNow Prozessautomatisierung verwenden, profitieren in der Regel von den folgenden Vorteilen:

Optimierte Prozesse

Nehmen Sie wichtige Prozesse und alle zugehörigen Aufgaben, Aktivitäten, Aktionen, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten unter die Lupe. Umfassende Prozesstransparenz ermöglicht es, die Servicebereitstellung kontinuierlich zu messen und zu verbessern, um SLAs und Kundenerwartungen besser zu erfüllen. Mit ServiceNow läuft die Prozessoptimierung kontinuierlich und effektiv.

Bessere Leistungsüberwachung

Prozesse sind nicht die einzigen Aspekte, die durch Prozessoptimierung verbessert werden können. Servicepersonal und andere Mitarbeiter, die an relevanten Prozessen beteiligt sind, erhalten auch einen detaillierten Überblick über ihre eigene Leistung. Prozessoptimierung ermöglicht es, die Effektivität im gesamten Unternehmen zu betrachten und zu vergleichen, sodass Führungskräfte und Mitarbeiter Maßnahmen zur Verbesserung der Ergebnisse von Arbeitsgruppen und Aufgaben ergreifen können.

Höhere Produktivität

Durch die Optimierung von Geschäftsprozessen ermöglicht ServiceNow Prozessoptimierung Unternehmen, unnötige Elemente zu eliminieren und Mitarbeitern sowie Maschinen eine einfache, leicht nachvollziehbare Abfolge von Schritten zur Verfügung zu stellen, um Aktivitäten abzuschließen. Dies setzt Ressourcen frei, die für andere Projekte und Aufgaben eingesetzt werden können, wodurch die Produktivität des Unternehmens insgesamt verbessert wird.

Höhere Effizienz

Neben der gesteigerten Produktivität trägt die Möglichkeit, unnötige Varianten aus zentralen Geschäftsprozessen zu eliminieren, auch zur Senkung der Investitionskosten bei. Unternehmen können mit weniger mehr erreichen und die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse steigern.

Schneller zum Ergebnis

Optimierte Prozesse bedeuten auch schnellere Lösungen. Und durch die Integration der ServiceNow-Lösung „Management kontinuierlicher Verbesserungen“ und anderer ServiceNow-Apps erreichen Unternehmen schnellere Workflows als jemals zuvor.