Workflow-Management beschreibt die Systeme und Taktiken, die Unternehmen einsetzen, um die Produktivität zu steigern, Frustration zu verringern und den Aufgabenfluss zu optimieren.
Prozesse sind der Motor Ihres Unternehmens. Für jedes Ziel gibt es eine Reihe von Schritten, die es zu befolgen gilt, damit aus Konzepten und Ideen überzeugende Ergebnisse werden. Wenn alle Aufgaben und Personen, die einen Prozess ausmachen, zusammengeführt werden, um ein sonst unerreichbares Ziel zu erreichen, nennt man dies einen Workflow. Die besten Workflows sind automatisiert. Durch Workflow-Automatisierung lassen sich Engpässe und Fehler beseitigen, die häufig mit mühsamen, manuellen Prozessen und Aufgaben einhergehen.
Um effektive Geschäftsabläufe noch weiter zu vereinfachen, wenden sich viele Unternehmen dem Workflow-Management zu.
Dabei geht es darum, Geschäftsaufgaben und -prozesse zu identifizieren, zu kategorisieren, zu strukturieren, nachzuverfolgen, zu dokumentieren und zu optimieren, damit diese reibungslos und präzise zu den gewünschten Ergebnissen führen. Workflow-Management wird häufig in zwei Kategorien eingeteilt:
- Prozessintegration
Bei der Prozessintegration werden Geschäftsprozesse über Anwendungen und Lieferanten hinweg definiert. - Event-Automatisierung
Die Event-Automatisierung überschneidet sich mit der Workflow-Automatisierung und ermöglicht es, einzelne Aufgaben innerhalb eines Workflows zu automatisieren.
Im Wesentlichen dreht sich beim Workflow-Management alles um die Beantwortung von vier grundlegenden Fragen zu den einzelnen Aufgaben innerhalb des Workflows:
- Was muss getan werden?
- Wer muss es tun?
- Wann muss es fertig sein?
- Wie soll es gemacht werden?
Richtig angewandt, bietet Workflow-Management klare Transparenz, Prozessautomatisierung und unterstützende Tools zur Steuerung von Verantwortlichen und Prozessen. Hinzu kommt, dass Teams mit zuverlässigen Workflows produktiver und effizienter arbeiten und zielorientierter sind als solche, die keine Workflows einsetzen. Der Grund dafür liegt im einfachen Zugriff auf Workflow-Daten, der mehr Transparenz in die beteiligten Schritte und Prozesse bringt und zeigt, welche Rollen für welche Aktionen verantwortlich sind.
So wie Workflows Menschen und Prozesse zusammenbringen, sind es Projekte, in denen mehrere Workflows zusammenlaufen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Projektmanagement beschreibt die Tools und Strategien, die mit der Steuerung und Optimierung dieser Projekte verbunden sind. Ein Beispiel: Workflow-Management hilft, die Prozesse zu veranschaulichen und zu optimieren, die für das Onboarding neuer Mitarbeiter benötigt werden. Projektmanagement hingegen definiert und regelt die Aufgaben im Detail, die für Rekrutierung, Einstellung und Onboarding eines bestimmten neuen Mitarbeiters erforderlich sind.
Angesichts der immer ausgefeilteren Software für das Workflow-Management kann es aber auch zu großen Überschneidungen zwischen diesen beiden Disziplinen kommen. In der Tat sind die besten heute erhältlichen Workflow-Management-Systeme in der Lage, im Wesentlichen alle Aufgaben des Projektmanagements zu übernehmen, auf die ein Unternehmen angewiesen ist.
Angesichts des Umfangs und der Komplexität der meisten modernen Geschäftsprozesse sind effektive Tools erforderlich, um die mit Workflows verknüpften Aufgaben und Personen zu koordinieren und nachzuverfolgen. Workflow-Management-Systeme sind Softwarelösungen, die Unternehmen bei der Optimierung ihrer Workflows helfen sollen. Diese Tools enthalten in der Regel integrierte Funktionen, die es ermöglichen, wiederkehrende Aufgaben und Prozesse zu automatisieren, Erinnerungen und Nachverfolgungen zu planen, Benutzer auf zu erledigende Aufgaben hinzuweisen, Leistungsmetriken zu verfolgen und alle Aspekte des Workflows bei der Arbeit im Blick zu behalten.
Für die effektive Verwaltung von Workflows von Anfang bis Ende gibt es eine Menge zu beachten. Erstklassige Workflow-Management-Systeme müssen in der Lage sein, jeden Aspekt des Workflow zu optimieren und die Benutzer auf allen Ebenen zu unterstützen. Aus diesem Grund benötigen Workflow-Management-Systeme eine Reihe fortschrittlicher Funktionen und Fähigkeiten, darunter:
- Nachverfolgung von Analysen
- Automatisierte Benachrichtigungen
- Cloud-Computing
- Codefreier Workflow-Designer
- Drag-and-Drop-Tools
- Integration mit Anwendungen von Drittparteien
- Low-Code-App-Entwicklung
- Parallele Verzweigungen
- Berichterstellung
- Rollenbasierte Zugangskontrolle
- Indikatoren für den Status einer Servicelevel-Vereinbarung (SLA)
Software-Tools für das Workflow-Management sind so konzipiert, dass sie den größten Teil der mit Workflows verbundenen Aufgaben übernehmen. Allerdings hängt die Effektivität jedes Tools stark davon ab, ob Sie es richtig einsetzen und sein Potenzial voll ausschöpfen können. Bei der Implementierung einer Workflow-Management-Lösung für Ihr Unternehmen sollten Sie die folgenden Best Practices berücksichtigen:
Workflows können über die Grenzen einzelner Abteilungen hinausgehen und Menschen und Prozesse in Ihrem gesamten Unternehmen einbeziehen. Und da sich diese Lösungen auf das gesamte Unternehmen auswirken werden, sollten Sie unbedingt die Unterstützung der Unternehmensleitung gewinnen. Besprechen Sie das Workflow-Management mit Vorgesetzten und Mitgliedern der Chefetage, und stellen Sie sicher, dass Sie deren Unterstützung haben, bevor Sie sich festlegen.
Neben der Unternehmensführung müssen Sie auch einzelne Stakeholder im Unternehmen einbeziehen. Ermitteln Sie, wer für die verschiedenen Aufgaben innerhalb des Workflow verantwortlich sein wird. Arbeiten Sie eng mit diesen Verantwortlichen zusammen, um sicherzustellen, dass alle Voraussetzungen für eine effektive End-to-End-Steuerung der Prozesse gegeben sind.
Die Zuordnung ist ein zentraler Aspekt des Workflow-Managements, aber nicht jeder Workflow hat die gleiche Dringlichkeit oder Bedeutung. Sie sollten Ihr Hauptaugenmerk auf Workflows mit hoher Priorität (solche, die mit Finanzen, IT, HR usw. zu tun haben) und auf kundenorientierte Workflows richten. Diese Workflows müssen agil, voll funktionsfähig und effizient sein. Sobald sie eingerichtet sind, können Sie die wichtigsten Workflows priorisieren.
Automatisierung ist der Schlüssel zum effektiven Workflow-Management und sollte, wo immer möglich, eingesetzt werden. Durchforsten Sie Ihren Workflow nach einfachen, sich wiederholenden Aufgaben oder Genehmigungen. Diese eignen sich möglicherweise gut für eine Automatisierung, damit die Mitarbeiter mehr Zeit für andere, strategischere Aufgaben haben.
Die Zuordnung von Workflows liefert einen Überblick darüber, welche Aufgaben genau anfallen. So können Sie redundante Aktionen aufspüren, die Ihren Mitarbeiter Zeit kosten, aber keinen zusätzlichen Nutzen bringen. Arbeiten Sie eng mit Ihren Stakeholdern zusammen, um Workflows zu überprüfen, Doppelarbeit zu erkennen und diese zu beseitigen.
Viele Workflows müssen nach der Bereitstellung möglicherweise neu bewertet und überarbeitet werden. Legen Sie relevante Metriken fest, und überwachen Sie die Leistungskennzahlen (KPIs), um sicherzustellen, dass alles optimal abläuft und die einzelnen Prozesse wie erwartet funktionieren. So können Sie potenzielle Problembereiche identifizieren, auf deren Verbesserung Sie dann hinarbeiten können.
Auch wenn moderne Automatisierungstechnologien Workflows erstellen können, die sich selbst steuern, ist es immer besser, wenn der Prozess von Menschen überwacht wird. Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Workflows, nehmen Sie bei Bedarf Kurskorrekturen vor, und nutzen Sie die Einblicke, die Sie gewinnen, um Ihr Geschäft weiter zu optimieren.
Einer der wichtigsten Vorteile des Workflow-Managements besteht in der Optimierung von Prozessen durch die Beseitigung von Engpässen und doppelten Aufgaben. Und so ist Geschwindigkeit zwar ein natürliches Nebenprodukt dieses Ansatzes, aber die Einrichtung eines Workflow-Management-Systems von Grund ist nichts, was über Nacht geschieht. Das Setup der entsprechenden Tools, die Schulung der Benutzer, die Integration der zugehörigen Systeme und schließlich die Bereitstellung der Lösung können Tage, Wochen oder sogar Monate in Anspruch nehmen. Eine Alternative bsteht darin, das Workflow-Management ohne großen Einrichtungs- oder Schulungsaufwand auf einer größeren Verwaltungsplattform mit Low-Code-Tools auszuführen. Das ermöglicht eine schnellere Bereitstellung – oft innerhalb eines einzigen Tages.
Prozesse sind der Motor Ihres Unternehmens, und die Art und Weise, wie Sie Ihre Workflows verwalten, kann darüber entscheiden, wie effektiv diese Prozesse funktionieren. ServiceNow, der führende Anbieter von IT-Management-Systemen, bietet ein Workflow-Management, das neue Maßstäbe setzt.
Das auf der preisgekrönten ServiceNow AI Platform basierende Workflow-Management von ServiceNow kombiniert Low-Code-Tools und sofort einsatzbereite Funktionen mit fortschrittlicher künstlicher Intelligenz und unterstützenden Tools, die alle von einem einzigen, zentralen Ort aus zugänglich sind. Erstellen Sie individuelle Workflows schnell und präzise. Integrieren Sie bestehende Daten und Tools. Definieren und verfolgen Sie wichtige Metriken und KPIs. Legen Sie Variablen und Workflow-Verzweigungen fest. Und setzen Sie dabei auf revolutionäre Automatisierung, damit alles in die richtige Richtung läuft.
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